Protokoll fra ordinært sameiermøte i Bølgen Boligsameie Møtedato: 27.03.2014 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Til stede: Hundsund ungdomsskole, auditorium C 26 seksjonseiere, 2 representert ved fullmakt, totalt 28 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Elin B. Skaalerud. Møtet ble åpnet av styreleder Øyvind Pedersen. 1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Øyvind Pedersen foreslått. Øyvind Pedersen ble valgt. B Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Godkjent. C Valg av referent og en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Elin B. Skaalerud foreslått, og til å signere protokollen ble Geir Arne Olsen foreslått. Valgt. D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Møtet ble erklært for lovlig satt. 2 Behandling av årsberetning for 2013 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Godkjent. 3 Behandling av årsregnskap for 2013 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Godkjent.
4 Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble i budsjettet foreslått satt til kr 50 000,-. Det kom motforslag på at styrehonoraret utbetales med kr 50 000,-, og at det i tillegg utbetales kr 30 000,- som et tilleggshonorar til hele styret pga at de har lagt ned mye arbeid i året som har gått. Forslaget om at det ubetales kr 50 000,- med et tilleggshonorar på kr 30 000,- ble vedtatt. 5 Behandling av innkomne forslag og saker A Endring av 10 i vedtektene. Forslag fra styret. Styrets forslag. På konstituerende sameiermøte i 2012 ble det valgt styreleder og fire styremedlemmer. Sameiets vedtekter 10 1.avsnitt er som følger: Sameiet skal ha et styre på 3 medlemmer og to varamedlemmer som velges av sameiermøtet. Styremedlemmene tjenestegjør i to år med mindre en kortere eller lengre tjenestetid blir blir bestemt av sameiermøtet som foretar valget. Styret skal ha en styreleder som velges særskilt av sameiermøtet. 10 1.avsnitt endres til: Sameiet skal ha et styre på 5 medlemmer. En styreleder og fire styremedlemmer som velges av sameiermøtet. Styremedlemmene tjenestegjør i to år med mindre en kortere eller lengre tjenestetid blir bestemt av sameiermøtet som foretar valgene. Det skal velges 3 medlemmer til valgkomite Enstemmig vedtatt. B Gulvvarme og ventilasjonsanlegg. Forslag fra Gjertrud og Frode Barlein. Kort saksfremstilling: Dårlig fungerende gulvvarmeanlegg og ventilasjonsanlegg påvirker direkte bokvaliteten til beboerne. For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen. Forslag til vedtak: Styret skal hvert kvartal informere sameierne om status, framdrift og planlagte tiltak i forbindelse med ferdigstillelse av gulvarmeanlegget og ventilasjonsanlegget. Styrets forslag til vedtak: Styret er klar over at det ikke kan informeres godt nok. Problemstillingene vedrørende varme- og ventilasjon er mange og sammensatte. Disse skriver seg helt fra innflytting og oppleves forskjellig av de enkelte sameiere. Det er problemer med for varmt eller for kaldt også at varme og ventilasjon er dårlig i bad eller i kjøkkenavtrekk.
Styret hadde forventet at utbygger ville følge opp klagene som er kommet siden innflytting, men foreløpig er det ikke skjedd noe. Vi har fortsatt å purre opp utbygger som sier at - alt fungerer som det skal tross målinger som viser det motsatte. Som tidligere nevnt har styret engasjert ekstern konsulent på varme og ventilasjon. Det er påpekt er rekke feil som fortsatt ikke er løst og heller ikke meldt tilbake om. Det ble påvist mangelfull informasjon på det elektroniske verktøyet som skulle fortelle om anleggene. Styret har selv måtte hente inn viktig informasjon fra leverandører og kommune som grunnlag for vår konsulent. Etter at konsulenten har avgitt ny rapport vil anleggene bli testet og overtatt av sameiets styre dersom de fungerer som de skal. Det er tegnet serviceavtale med Østfold Enøk og ventilasjon. Etter service er foretatt vil ventilasjonsanlegget bli kontrollert og satt i drift slik leverandøren krever. Styret er ikke i uenig i de strekpunktene som brevet inneholder, og vil påse at anlegget blir kjørt slik leverandør og servicepartner anbefaler. Dersom det anbefales nattsenking vil dette bli vurdert. Styret ber sameiermøtet å ta orienteringen til etterretning. Styret skal hvert kvartal informere sameierne om status, framdrift og planlagte tiltak i forbindelse med ferdigstillelse av gulvarmeanlegget og ventilasjonsanlegget. C Teknisk og juridisk bistand. Forslag fra Gjertrud og Frode Barlein. Kort saksfremstilling: Ref sakene over angående gulvvarme, ventilasjon og vannlekkasjer i garasjeanlegget. For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen. Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å engasjere byggteknisk og juridisk kompetanse i arbeidet med å ferdigstille tekniske anlegg. Styrets forslag til vedtak: Styret har engasjert teknisk konsulent som har arbeidet med problemene siden mai 2012. Vi har ikke evnet å få fram et entydig svar fra utbygger om hvorfor anleggene ikke gir de forventede resultater. Styret innrømmer gjerne å ha liten kompetanse på dette feltet, men når det påvises feil eller mangler ble det forventet at utbygger tar tak i disse. Dette har ikke skjedd. Styret har også hatt møter med jurist som er oppdatert på saken og som vil bistå sameiet i en prosess når byggetekniske svar foreligger. Styret ber sameiermøtet å ta orienteringen til etterretning. Styret gis fullmakt til å engasjere byggteknisk og juridisk kompetanse i arbeidet med å ferdigstille tekniske anlegg.
6 Valg av tillitsvalgte A Øyvind Pedersen ble valgt som styreleder for 2 år på årsmøtet i 2013. Tas til orientering. B Som styremedlemmer for 2 år, ble Amir H. Ashtari og Geir Arne Olsen foreslått. Valgt ved akklamasjon C Som styremedlem for 1 år, ble Unni Indahl foreslått. Valgt ved akklamasjon. I tillegg ble Kjell Beckstrøm valgt som styremedlem for 2 år på årsmøtet i 2013. Beckstrøm stilte sin plass til disposisjon, men det var ingen andre kandidater som meldte seg. Beckstrøm ble dermed valgt ved akklamasjon. D Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble Kim Gerdts, Frode Barlein og Sølvi A. Amlankaas foreslått. Valgt ved akklamasjon. Møtet ble hevet kl.: 20:32 Protokollen signeres av Øyvind Pedersen/s/ Møteleder Elin B.Skaalerud/s/ Referent Geir Arne Olsen/s/ Protokollvitne
Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Øyvind Pedersen Rolfsbuktallèen 10 2013-2015 Styremedlem Kjell Beckstrøm Rolfsbuktallèen 8 2013-2015 Styremedlem Amir H. Ashtari Rolfsbuktallèen 8 2014-2016 Styremedlem Unni Indahl Rolfsbuktallèen 12 2014-2015 Styremedlem Geir Arne Olsen Rolfsbuktallèen 8 2014-2016 Snarøya den 27.03.2014