Teorier om organisasjon og organisering Kan vi egentlig kalle det «teorier», og i tilfelle, om hva? Og hvorfor går det ikke oftere galt i helsesektoren? Historiske linjer og sentrale tema i organisasjonsteori tiår Organisasjoner Sentrale begreper betraktes som 1920 Maskiner Effektivitet, mål og strategi, formell organisasjonsstruktur, belønningssystem, styring og kontroll 1930 Sosiale system Motivasjon, menneskelige behov, gruppeprosesser 1950 Beslutningsarenaer Informasjon, beslutninger 1960 Politiske arenaer Ulike interesser, makt, konflikt 1960 Åpne system Omgivelser, usikkerhet, avhengighet, legitimitet F//: Endringsledelse/Faglige og administrative temaer/organisasjonsteorier Professor emeritus Jan Erik Karlsen Utdanningskurs H i samfunnsmedisin Stavanger, 20.1.2015 1960 Dynamiske enheter Endring, organisatorisk læring 1980 Kulturer Organisasjonskultur, organisasjonsidentitet 1990-> Nettverk Nettverksorganisering, virtuelle organisasjoner Fra: administrasjon Til: organisasjoner Med: omgivelser... av; markeder, institusjoner, nettverk, etc En historie Hva handler organisasjonsvitenskapen om? 1. Om å forklare og forstå (finne mønster og regelmessigheter) i organisatoriske fenomener 2. Den sentrale avhengige variabel (det fenomen som skal forklares og forstås): a: Ansattes atferd b: Variasjon i organisasjoners resultater Typer av forklaringer Når forklaringen er; 1. «Ledelse»; jakten på ledelsens «DNA»; (leder)egenskaper/-trekk/-stiler,-situasjoner Status: lederforskning er svakt begrunnet i vitenskapelig forstand 2. «Formell struktur»; måten formell koordinering og formell spesialisering er utformet på, vil legge føringer på hvordan ansatte tenker og handler Status: kan forklare mange rasjonelle elementer ved organisatorisk atferd 3. «Uformelle normer og kultur»; Organisasjonskultur (alle former for uformelle normer) har styrende virkning på medlemmers atferd Status: Kan forklare variasjoner i tilsynelatende like organisasjoners resultater Hva er en organisasjon? 1. En organisasjon består av en gruppe mennesker som i fellesskap arbeider mot spesifikke mål. Kan organisasjoner «ville» noe? Organisasjonens mål er samordningen av mange viljer til noe som representerer et felles organisasjonsuttrykk 2. Aktivitetene i en organisasjon preges av en relativt høy grad av formalisering - regler, prosedyrer Samordningen (strukturen) er resultatet av formelle regler, men i alle organisasjoner fins uformell påvirkning (kultur) Som sosial konstruksjon er organisasjon således en vedtatt ordning med bestemte elementer; medlemskap, hierarki, regler, overvåkning, sanksjoner 1
Stabilitet vs endring Det er en allmenn oppfatning at alle faktorer som inngår i en formell organisasjons verdikjede er foranderlige over tid. Gjenfinnes i teorier om strategi, system, evolusjon, i kritisk så vel som i institusjonell teori Alle organisasjoner har sin egen interne ordning og sine egne omgivelser Både organisasjonen selv og dens omgivelser må forholde seg til endringer for å overleve Endringer forbindes også med økte kostnader Det koster å lære nytt, og det kan gi både konflikt og motstand Stabilitet tilstrebes derfor på kort sikt Endringsvilje, fleksibilitet og innovativ praksis er nødvendig på lengre sikt En antakelse om endring bør også inkludere en antakelse om stabilitet, sier Gudmund Hernes. Han hevder at begge elementer må inngå en teori om sosial struktur og prosess. Formell og uformell organisasjon Alle organisasjoner har begge former Formell organisasjon er et nedtegnet system av tildelte roller og oppgaver, modell for arbeidsutførelse og fordeling av arbeidsoppgaver. Organogram, stillingsinstrukser, prosedyrer, kommunikasjonslinjer, planer og flytdiagram viser oppgavesystemets enhetlige «kart» Uformell organisasjon er den måten man faktisk gjør arbeidsoppgavene på, den måten man løser problemer den formelle organisasjonen ikke har forutbestemt eller anvist løsninger på, kommunikasjonsmønstre som går på tvers av oppgitte veier. Uformell organisasjon ytrer seg oftest i ulike «organisasjonskulturer» som ikke er enhetlige, men er praksisfellesskap knyttet til fremherskende normer, verdier, tatt-for-gitt antakelser som en subgruppe har lært gjennom sin organisasjonshistorie. Jf. Eriksson, s. 30 Organisasjon og omgivelser Selve organisasjonsbegrepet forutsetter at det fins «noe annet» som ikke er organisasjon. Dette kalles «omgivelser» og lenge har man sett på disse som annerledes og til dels ikke-organisert enn det som befinner seg inni organisasjonen (Jf. Eriksson kap. 8). Omgivelsene vil kunne ha tre fremtredelsesformer: 1. Naturgrunnlaget Jord, luft og vann Råmaterialer, bærekraft og samfunnskontrakt 2. Tekniske omgivelser Alle typer markeder (leverandører, konkurrenter, kunder) Makt og konflikter 3. Institusjonelle omgivelser Kultur, sedvaner, lover og regler Regulativ, normativ, kognitiv legitimitet Hvorfor er organisasjoner viktige i moderne samfunn? Samfunn er i bevegelse fordi individer handler Organisasjoner samler individer i varige grupper Individer handler innenfor rammen av organisasjoner Organisasjoner koordinerer individenes handlinger Organisasjoner bidrar til å forme individenes valg Organisasjoner er den viktigste kilden til makt Hvordan er organisasjoner viktige i moderne samfunn? Organisasjoner er «stoffet som moderne samfunn er laget av» Organisasjoner samhandler med andre organisasjoner Eierskap Nettverk Markeder Medlemskap Organisasjoner handler på «egne» vegne Organisasjoner påvirker sine egne handlingsbetingelser Tre «organisasjonsparadigmer» 1) Organisasjonen som et rasjonelt system: «Organizations are collectivities oriented to pursuit of relatively specific goals exhibiting relatively highly formalized social structures» Hensiktsrettet ledelse, oppgaveløsning 2) Organisasjonen som et naturlig system: «Organizations are collectivities whose participants share a common interest in the survival of the system and who engage in collective activities, informally structured, to secure this end» Fokus på faktiske atferdsmønstre, gruppeprosesser, vedlikehold av grupper, enighet versus konflikt 3) Organisasjonen som et åpent system: «Organizations are systems of interdependent activities linking shifting coalitions of participants; the system are embedded in - dependent on continuing exchanges with and constituted by - the environments in which they operate» Utveksling med omgivelsene 2
Særtrekk ved rasjonelt og naturlig perspektiv Rasjonelt perspektiv Språk/begreper; informasjon effektivitet optimalisering implementering design Kognitive begrensninger knyttet til beslutningstaking; tvang (constraint) autoritet regler direktiver jurisdiksjon prestasjonsprogrammer koordinering Naturlig perspektiv Det vi kan se i slike typer teorier, er; Målkompleksitet Skille mellom de fastlagte og de virkelige målene. Selv om man jobber mot de fastlagte mål, jobber man også med såkalte vedlikeholdsmål, hvor det viktige er at organisasjonen holdes ved like. Uformelle strukturer Dersom målene for organisasjonen ikke er klare, vil heller ikke strukturen være det. Vi vil da se at de formelle strukturene blir supplert, erodert, transformert av det vi kjenner som uformelle strukturer Organisasjon som system Åpent eller lukket? Nye tanker om organisasjonsutvikling: Systemtenkning fra organisasjonskart til prosesskart fra prosedyrer til systemer fra siloorganisering til team Holistisk tenkning fra reduksjonisme til helheten er mer enn summen av delene «alt henger sammen med alt» fra vanntette skott til åpenhet fra siloorganisering til team I dag betrakter vi organisasjonen som åpent system System av gjensidig avhengige aktiviteter Skiftende koalisjoner Organisasjonen og omgivelsene en del av sine egne omgivelser kontinuerlig kontakt med omgivelsene konstitueres av sine omgivelser Organisasjonsteoriens røtter Den vitenskapelige revolusjon 1500-1600-tallet Den industrielle revolusjon 1700-1800-tallet Smiths spesialiseringsprinsipp arbeidsdeling Webers byråkrati regelstyringens overlegenhet Fayols organisasjonsprinsipper god administrasjon Taylors vitenskapelig ledelse mennesket må styres DEVISE: Effektivitet basert på mennesker som maskiner. Pionertidens sentrale perspektiver Organisering av arbeid kapital - kunnskap 1900: Vitenskapelig bedriftsledelse Frederic Taylor 1920: Den administrative skole Henri Fayol 1920: Den byråkratiske skole Max Weber 1930: Human Relations Elton Mayo 1950: Sosio-teknisk teori Eric Trist 1960: Systemteori Ludwig von Bertalanffy Vitenskapelig bedriftsledelse The principal object of management should be to secure the maximum prosperity for the employer, coupled with the maximum prosperity for each employee (Taylor) Taylors prinsipper om arbeidsdeling spesifiserte oppgaver spesialisering direkte kontroll kommunikasjon tjenestevei akkordlønn 3
Den administrative skole Fayols 14 ledelsesprinsipper 1. Arbeidsdeling 8. Sentralisering 2. Myndighet og ansvar 9. Ledelsesnivåer 3. Disiplin 10. Orden 4. Enhetlig ledelse 11. Likhet 5. Enhetlige mål 12. Stabile vilkår for ansatte 6. Individuelle interesser underordnes 13. Initiativ bedriftens interesser 7. Belønning av ansatte 14. Korpsånd Den byråkratiske skole Webers karakteristika for byråkratiet, prinsippet om; 1) faste og avgrensede arbeidsområder 2) hierarkisk innordning og gradert autoritet 3) skriftlig saksbehandling og arkivering 4) spesialisert opplæring 5) å vie all arbeidskapasitet til byråkratiet og kontoret 6) at ledelse skjer etter generelle regler Psykologien gir nye ideer Menneskelige behov inn i teoriene Maslows behovsteori (1954) Herzbergs to faktorer (1959) McGregors teori X og Y (1960) Likerts gruppeteori (1961) Argyris om ansattes deltagelse og læring (1957, 1964) Thorsrud og Emery om selvstyrte grupper (1970) Human Relations (i) Hawthorne (1927-32) Kjernespørsmål: a) hva motiverer arbeidere til å arbeide hardere? b) hva kan ledelsen gjøre for å skape en tilfreds og produktiv arbeidsstokk? Hawthorne-studiene søkte å: a) finne svar på... produktivitet hos de ansatte jobbtilfredshet arbeidsorganisering b) gjennom å teste ut sammenhengen mellom fysiske arbeidsforhold og produktivitet DEVISE: Effektivitet basert på at mennesker søker å tilfredsstille egne behov. Human Relations (ii) Hawthorne-studiene viste at: Sosio-teknisk teori Tidligere måtte mennesket tilpasse seg maskinen Undersøkelser viste at teknologien hadde betydning for trivsel, innstilling til arbeidet og effektivitet I valget av teknologi er det nå viktig å ta hensyn til mennesket 4
Systemteori Gir oss et bilde av hvordan organisasjoner fungerer og hvordan de enkelte delene henger sammen Kan nyttes til å beskrive kompleksiteten i en organisasjon Rasjonalitet og definisjoner De eldste teoriene, slik som den vitenskapelige bedriftsledelse, administrative ledelse og byråkratiteori, tar utgangspunkt i et rasjonelt systemperspektiv, hvor organisasjonene ses på som et kollektiv orientert mot å forfølge spesifiserte mål, og å utvikle relativt høyt formaliserte sosiale strukturer. De yngre teoriene, med sitt utspring i Human Relations, tar utgangspunkt i en mer naturlig system definisjon, hvor organisasjoner er kollektiv hvor deltakerne deler en felles interesse i at systemet skal overleve, og hvor de involverer seg i kollektive aktiviteter og uformelle strukturer for å sikre overlevelse. Moderne organisasjonsteori Berger &Luckmann Symbolsk fortolkende, sosial virkelighetskonstruksjon Karl E. Weick «Organisering» som begrep Oliver Williamson Transaksjonskostnadsteori økonomisk organisasjonsteori Michel Foucault mfl. Postmoderne organisasjonsteori - kunnskapsarkeologi Perspektivmangfold Kritisk teori og dens slektninger 1950-60-tallets organisasjonsteori var normativ og strukturfunksjonalistisk Organisasjonsmodellene ble sett som nøytrale og velegnet som veiledning for ledere I et moderne perspektiv er en organisasjon noe som er en etablert del av samfunnet Teknisk-instrumentell rasjonalitet gir funksjonelle forklaringer på organisasjon og samfunn 1970-80- (+90)tallets kritiske organisasjonsteori bryter med dette teknokratiske synet, og tar inn konfliktteoretiske antakelser om organisasjon Organisasjoner er ikke verdinøytrale, men sosiale arenaer hvor; Makt, sosial rangordning, ressursutnytting iscenesettes og vises Frankfurtskolen var en viktig påvirkningskraft, som kombinerer både Marx og Freud i sine analyser av samfunn, organisasjon og individ Postmoderne organisasjonsteori Fra 1990-tallet vokser det frem postmoderne organisasjonsteorier (dels parallelt med kritisk teori) Ingen enhetlig teoretisk modell av «organisasjon» Organisasjon = en prosess som forsøker å bringe orden i en foranderlig, turbulent, kaotisk verden Organisasjoner gjenskapes hele tiden gjennom sine handlinger, de kan ikke tas for gitt Kritisk til antakelsen om en teknisk-instrumentell rasjonalitet Eksempler på postmoderne organisasjonsteorier Foucalt-perspektiv på HRM HRM er et maktinstrument for kontroll av de ansattes kunnskap Organisasjonsnarrativer Medlemmene kommuniserer hva organisasjonen er og hvilken atferd som er legitim Postmoderne organisasjonsteori anses som elitistisk og vanskelig tilgjengelig, og er marginal sammenlignet med f.eks. institusjonell teori og strategiteori. Kritisk teori representerer et «venstreperspektiv», mens den postmoderne organisasjonsteorien er mer uklar politisk. Postmoderne råd for å håndtere «virkeligheten» Ikke ta noe for gitt bekjemp illusjonene Dekonstruer alle påstander om «sannhet» reduser argumentene til grunnpremissene Dekonstruer særlig maktbegrepet > ledelsen i organisasjoner makt til ledelsen forlenger dominansforhold La stillheten og «de tause» komme til orde kvinner, barn, de eldre, minoriteter, jf. det tause flertall Selv-refleksjon Foucault: for å være postmoderne må mennesket forsvinne 5
Institusjonell teori Antakelse: Institusjoner vokser frem når vi konstruerer vår sosiale virkelighet Tidlig institusjonell teori Er organisasjoner rasjonelle, egentlig? Organisasjoner påvirkes av sine omgivelser og sin historie Organisasjoner gjør det som er passende for å søke stabilitet Teorien tar ikke opp om og hvorvidt organisasjoner påvirker omgivelsene Nyinstitusjonell teori Samfunnet og organisasjonsfeltet påvirker den enkelte organisasjon Organisasjoner streber etter stabilitet Imiterer hverandre for å kunne bli så like som mulig Strukturer reproduseres og blir selvforsterkende Formelle og uformelle strukturer er delvis separert og løst koblet til hverandre Skandinavisk institusjonell teori Organisering beskrives best som en kombinasjon av endring og stabilitet Isomorfi og organisasjonsfelter Nyinstitusjonell teori bytter «omgivelser» med «organisasjonsfelt». Omgivelser skapes av og skaper organisasjoner Organisasjonsfeltet består av viktige interessenter Alle organisasjoner har tilhørighet til et slikt felt, og tilstreber å bli like hverandre Dette skaper institusjonell isomorfisme; Tvingende; staten pålegger alle innen feltet de samme krav Imiterende; en usikker organisasjon imiterer en suksessfull normativ isomorfisme; profesjonalisering i bestemte posisjoner hos alle Institusjonell isomorfisme forsterker overlevelsesevnen og gir et felles vokabular (myter) som forklarer argumentene for hva organisasjonen gjør Nyinstitusjonell teori legger mest vekt på stabilitet og homogenisering, mindre på endring og nyskaping, og antar at hvert felt domineres av én logikk Nyere studier påviser flere institusjonelle logikker innen hvert organisasjonsfelt Egnethetslogikk, knyttes til egen organisasjons identitet Konsekvenslogikk, legitimitet skapes av «rasjonelle» valg Organisasjonsoppskrifter på vandring Virusteorien: Når organisasjons- og ledelsesideer oppfører seg som virus Slående likheter mellom virus og organisasjonsideer når det gjelder så vel det faktum at de spres, som måtene de spres på: 1. Form, innhold og opprinnelse, 2. Spredning, smitte 3. Immunitet (motstand) 4. Inkubasjonstid (implementeringstid) 5. Fra smitte til symptomer 6. Når virus og ideer muterer 7. Inaktivering og reaktivering 1. Virus, og ideer, kan spres direkte og indirekte 2. Det finnes bærere av virus og bærere av ideer Oversettelsesteorien: Når ideer redigeres Grunnleggende innsikt: Når ideer/oppskrifter implementeres, skjer det ikke bare noe med organisasjonen, men også med ideen. Spørsmål: Hvorfor blir ideer oversatt når de implementeres? Lokal tilpasning av «beste praksis» for å unngå konflikter Hvordan foregår det (fins det «oversettelsesregler»)? Translatørkompetanse kreves for kontekstualisering og implementering Hyklerske og irrasjonelle organisasjoner Organisasjoner jobber med doble perspektiver og logikker For å nå målene sine må organisasjonen handle her og nå, samtidig som den beslutningsrasjonelle logikken krever at slike kortsiktige handlinger legitimeres (Brunsson 1989) «Utstillingsteori» (espoused theory), det du sier du støtter «Bruksteori» (theory-in-use), det du faktisk gjør i praksis Organisatorisk ideologi = kognitive, felles forestillinger (Brunsson 1985) Slike forestillinger letter enigheten om hva som er passende beslutninger Mange av de beslutninger som tas, er derfor allerede tatt siden de er i overensstemmelse med den delte ideologien. Ideologien overstyrer de facto formelle prosedyrer Organisasjoner kan altså være både hyklerske og irrasjonelle, og likevel fungere greit i hverdagen Hva er organisasjonsidentitet? Identitet markerer både hva en organisasjon er, dens grenser og dens relasjon til omgivelsene Avgrensning av begrepet: 1. Opplevd som viktig særtrekk ved organisasjonen (sentralitet) 2. Klart skille ift. andre organisasjoner (distinkt) 3. Være kontinuerlig/tidsbestandig (varig) (kilde Albert & Whetten 1985) Røvik (1998) vektlegger pkt. 2; Identiteten konstitueres gjennom løpende sammenligning med andre. Dette gir en distinkt identitet hvor organisasjonen er i stand til å distansere seg til/fra andre. Identitet i spennet mellom fortid og fremtid 1. Identitet rekonstrueres løpende i spenningsfeltet mellom fortid: Hvem har vi vært? Og fremtid: Hvem er vi i ferd med å bli? 2. Oppfatningen av hvem vi har vært gjenfortolkes når forestillingen om hvem vi er i ferd med å bli endres 3. Forestillingen om hvem vi er i ferd med å bli er innleiret i hvem vi har vært The past is as hypothetical as the future (G. M. Mead, 1934) 6
Gjenfortolkning av fortid og fremtid Identitetsdynamiske modell Fortid og fremtid er aktive deler av hverandre og speiles i hverandre (Hernes, 2014) Mulige fortidige identiteter Hvem var vi? Hva gjorde vi? Hvem er vi? Hva står vi for? Hvem holder vi på å bli? Hva vil vi gjerne være?? Mulige fremtidige identiteter Identitetsrekonstruksjon forbinder fortid og fremtid A new future requires a new past (J. March, 2001) Kilde: Schultz & Hernes 2013 Kilde: Hatch & Schultz 2002 Organisasjonskultur 1. Rasjonelt perspektiv (Taylor/Fayol) Kultur er et redskap til oppnåelse av gitte mål, f.eks. pasientsikkerhet Hva er de viktigste verdiene; hvordan skal de utvikles og gjennomsyre organisasjonen? Hvordan skape en sterk og enhetlig organisasjonskultur? Tre nivåer i organisasjonskulturen Funksjonelt perspektiv 2. Symbolsk perspektiv (Schultz 1993) Kultur er en felles identitet og samhørighet du er del av Kulturen (og organisasjonen) konstrueres sosialt og endres på grunn av forhandling og samhandling, f. eks om optimale pasientforløp Kultur kan forstås og forklares, men ikke bevisst styres kulturen blir et felles fortolkningsmønster for samhandling 3. Funksjonelt perspektiv (Schein 1987) Kultur er noe du deler, den er relasjonell og kollektiv og vokser frem for å styrke ekstern tilpasning og intern integrasjon Kultur kan stimuleres for et gitt formål, f.eks. som respons på krav til samhandling mellom ulike ledd i helsevesenet det fins teknikker/virkemidler til å skape/endre samhandlingskulturen over tid 40JEK Formell struktur Myte og seremoni Antakelse: Organisering handler om å tilpasse seg institusjonelle regler, mer enn å samordne og kontrollere aktiviteter. «Prat, beslutninger og handling» er ikke nødvendigvis lenket sammen Strukturelle elementer (planer) og aktiviteter er ofte løst koblet Regler brytes, beslutninger får uventede virkninger, metoder er ineffektive Normen om rasjonalitet er en «institusjonalisert myte» som brukes som referanse når vi skal forklare hva vi gjør Tekniske systemer og forskrifter blir tatt-for-gitt og antas å levere rasjonelle løsninger Mytene synliggjøres gjennom egne avdelinger (HRM, HMS,..) Mytene tilfører organisasjonen legitimitet og styrker derved overlevelsesevnen, men påvirker ikke direkte det organisasjonen gjør Overlevelse handler mest om legitimitet, ikke bare om effektivitet Seremoniell etterlevelse av institusjonelle regler (mytene) gjør organisasjonene like hverandre Tekniske krav og handlemåter kan kollidere med ulike seremonielle regler Formell struktur endres lett når moter, lover og normer endres. Uformell organisasjon brukes for å samordne og styre organisasjonen i praksis Organisasjon som struktur Organisasjonsformer må tilpasses ulike omgivelser. Derfor trenges ulike former. Oppgavedeling former organisasjonens struktur. Perspektiver på variasjon: Arbeidsdeling og intern differensiering Intern koordinering og integrasjon av; Personer, avdelinger og funksjoner Ulike løsninger på koordinering Styring ovenfra; direktiver, ordre Standardisering; felles regler og ordninger Gjensidig tilpasning; utøvelse av (ekspert-/lekmanns)skjønn 7
Grunnleggende elementer i en organisasjonsstruktur Hva er: Koordineringsmekanismen? Sentral organisasjonsenhet? Graden av sentralisering? Strukturelle drakrefter De ulike organisasjonskomponentene trekker organisasjonen i hver sin retning: Toppledelsen overvåker og sentraliserer Mellomledelsen desentraliserer og trekker makt fra toppledelsen og produksjonskjernen Produksjonskjernen utvikler faglig selvstyre og profesjonaliserer Teknostrukturen standardiserer arbeidsprosessene Støttestaben samarbeider for å bli etterspurt av de øvrige enheter Artsvariasjon: Mintzbergs fem organisasjonsformer Fem grunnleggende organisasjonsformer Metaforer innen organisasjonsteori Maskinmetafor; organisasjoner som administrative verktøy klassisk perspektiv 1900 Den organiske metafor; organisasjoner som levende systemer moderne perspektiv 1950 Kulturmetafor; organisasjoner som kulturer med vekt på tradisjoner, myter, symboler symbolsk-fortolkende perspektiv 1980 Collagemetafor; organisasjoner som konstruerte sammenstillinger/collage postmoderne perspektiv 1990 Noen hovedpoenger Moderne samfunn er sammenvevet av organisasjoner Tidsbegrenset deltakelse eller «totale institusjoner»? Perspektiver på grunnleggende dynamikk Rasjonelle, «naturlige», åpne systemer Perspektiver på individers adferd i organisasjoner Se den enkelte deltaker i lys av fremtidige muligheter, kilder til identitet Perspektiver på organisasjoners utforming Arbeidsdeling og integrasjon, oppgaveløsning 8