09.05.11 RETNINGSLINJER FOR KONFLIKTLØSNING VED VEST-AGDER-MUSEET Retningslinjene er forankret i Arbeidsmiljøloven. Retningslinjene godkjennes av AMU. Retningslinjene evalueres etter at de har vært i bruk i ett år. Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til en hver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utviklingen i samfunnet. (Aml 1-1) ARBEIDSGIVERS OMSORGSPLIKT: En arbeidsgiver/avdelingsleder har plikt til å ivareta alle ansattes helse og verdighet Arbeidsgiver/avdelingsleder har: Undersøkelses og aktivitetsplikt. Det vil si at leder skal være oppdatert på arbeidsmiljøet i egen avdeling, følge med og gripe inn om nødvendig. Ansvaret for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. En arbeidsgiver/avdelingsleder har rett til å fordele, styre og lede arbeidet (arbeidsgivers styringsrett). Retten avgrenses bare av lov/regelverk/avtaler. Styringsretten skal gjennomføres på en saklig måte og gjennom en god prosess. ARBEIDSTAKERS MEDVIRKNINGSPLIKT: Alle ansatte har ansvar for å ta opp psykososiale forhold med leder, verneombud eller tillitsvalgte før de utvikler seg til større problemer. Når forhold på arbeidsplassen går utover egen helse, skal ansatte ta dette opp med den det gjelder, eller med nærmeste leder. Ledere, verneombud og tillitsvalgte har i tillegg spesielle oppgaver og ansvar. Arbeidstaker skal sørge for at arbeidsgiver/avdelingsleder eller verneombud blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøloven pålegger alle ansatte å si fra om trakassering, selv om det ikke gjelder en selv. Bakgrunnen kan være hva man har sett, hørt eller blitt betrodd (Aml 2-3) KONFLIKTER MÅ HÅNDTERES! 1
HVA ER EN KONFLIKT: En konflikt inntrer så snart den ene parten i en samhandling opplever frustrasjon, eller når en arbeidstaker føler frustrasjon i tilknytning til arbeidssituasjonen. Dette gjelder mellommenneskelige forhold, ikke forhold knyttet til ansettelsen som er regulert gjennom avtaler og tariffer. Frustrasjoner er subjektive opplevelser som ikke behøver å ha rot i virkeligheten. Konflikter er alvorlige motsetningsforhold der åpen konfrontasjon har oppstått mellom partene. KONFLIKTER INNTIL ET VISST NIVÅ, MÅ ALLE BEDRIFTER HA! Konflikter er en av kildene til forandring, og er nødvendig for utvikling og for å bringe bedriften videre. Konflikter er en naturlig del av alt samarbeid og all endring Et moderat konfliktnivå er optimalt FASENE I EN KONFLIKT: Dette er eksempler på fasene i en konflikt. De er tatt med for å synliggjøre hva som menes med en konflikt og når det er tid for å gå videre med den. Fase 1. Begynnende frustrasjon som vanskeliggjør samarbeid og forståelse. Saken er kjernen forsøke å finne en løsning Fase 2. Utvikling av gjensidige vrangforestillinger, samarbeid byttes ut med blokkeringer, sabotasje og hindringer Fase 3. Det blir satt spørsmål ved motpartens verdi som menneske, benektelse, alle metoder taes i bruk. Manipulering, utskjelling, løgn og hevn. Den andre får som fortjent. Ifølge den østerrikske antropologen Friedrich Glas utvikler konflikter seg gjennom ni typiske stadier: MOMENTER I EN ESKALERENDE KONFLIKT: 1. Begynnende konflikt 2. Partene ser på hverandre som motpoler 3. Klare til kamp 4. Søke støtte hos utenforstående 5. Motparten omtales som å være uten moral og sunn fornuft 6. Trusler og åpne verbale angrep 7. Ødelegge motpartens forsvar 8. Full krig: Alt er lov 9. Mål: Endelig seier 2
HÅNDTERING AV KONFLIKTER OVER ET VISST NIVÅ: Blir du som arbeidsgiver/avdelingsleder, verneombud eller ansatt klar over en pågående konflikt i organisasjonen, har du plikt til å gripe inn. En la det skureledelse er det samme som kaos. Da velger man selv å ha et høyt konfliktnivå. SØRG FOR AT LOVEN OG ALLE FORMELLE PROSEDYRER BLIR FULGT! Ender saken i retten kan mangel på formelle tiltak være avgjørende I en konfliktsituasjon er det bedre med to møter for mye enn ett for lite NB! Ingen kan være anonyme i en konfliktsituasjon Loven sier at sensitive opplysninger kan frigis i en konfliktsituasjon Fortrolighet kan ikke aksepteres når konflikten involverer flere parter Er det levert en muntlig eller skriftlig klage på kollega/kollegaer, kan ikke klagen trekkes Er det levert en muntlig eller skriftlig klage på arbeidsmiljøet, kan klagen ikke trekkes Verneombudet kan ikke komme med anonyme henvendelser Enkle prosedyrer: Leder/avdelingsleder Avdelingsleder blir oppmerksom på konflikt mellom to ansatte på egen avdeling. En av partene kan ha meldt fra eller informasjonen kan ha kommet fra andre som har opplevd eller hørt om konflikten. Blir du som arbeidsgiver/avdelingsleder eller verneombud oppsøkt av arbeidstaker som føler urett, hør på vedkommende, men gi aldri uttrykk for egen mening eller ta parti. Da blir du part i saken og er ikke i stand til å megle. Anonymitet aksepteres ikke det skal ikke være fortrolighet i en konfliktsituasjon Kall umiddelbart inn begge parter samtidig og la dem forklare seg sammen. Ingen av partene kan be om anonymitet eller å ha samtaler alene med leder. Partene har anledning til å ha med seg bisittere. Melder den ene part fra om at vedkommende har med bisitter, skal den andre part informeres om dette. Ikke velg side, vær nøytral. Begge sider skal ha omsorg. Møtet skal gjennomføres i avlukket rom uten forstyrrelser. Sørg for at møtet gjennomføres på et saklig nivå og at språkbruk og støynivå ligger innenfor akseptable grenser. Kan konflikten løses på stedet, lages en avtale mellom partene om hvordan man opptrer videre. Avtal samtidig tidspunkt for evaluering av avtalen. Leder må følge med på situasjonen i etterkant for å se at konflikten virkelig ble løst og at partene opptrer som forutsatt. 3
Skriv referat fra alle møter. Referatet skrives under av begge parter og leder. Ender saken til retten, er referatene et krav. Er konflikten umulig å løse, skal avdelingen kontakte personalansvarlig i VAM IKS, som setter i gang nødvendige tiltak. Arbeidstaker: Når det oppstår konflikter mellom personer som er ansatt i museet, skal de som opplever konflikten ta opp problemene med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for alle involverte. Skrive gjerne ned hva du selv mener er problemet. Det er viktig å skille mellom hva som faktisk har hendt, og hva det er du selv føler. Dette kan hjelpe deg til å se situasjonen utenfra og å se om det er et mønster i det som skjer. Du kan be om bistand fra en tredjepart, men vurder om dette fører til at konflikten eskalerer. Om du føler at du ikke klarer å løse konflikten selv må arbeidsgiver kontaktes. Da kan du ta med deg tillitsvalgt/ verneombud /andre du har tillit til. Om nærmeste leder er involvert i konflikten eller ikke bidrar til løsning, kontaktes ledere på neste nivå. Du plikter å delta på møter arbeidsgiver avholder for å gjøre seg kjent med sakens innhold /løse konflikten. I disse møtene kan du ta med deg tillitsvalgt /verneombud eller andre du har tillit til. Før møtene bør du tenke gjennom hvordan du mener konflikten kan løses. Pass på at det blir ført møtereferat, og at dette underskrives av møtedeltakerne. Er du uenig i noe av det som er blitt sagt eller bestemt, sørg for at dette framkommer i referatet. Som part i konflikten har du rett til å se sakens dokumenter, men ikke nødvendigvis alle opplysninger som omhandler den andre part. Vest-Agder-museet vil på en personalsamling ha dette som tema, hvor ansatte i fellesskap skal jobbe fram eksempler på god kommunikasjon. Disse tretten som nevnes her er hentet fra Vest-Agder fylkeskommune og er eksepler på hva som menes med god kommunikasjon ansatte i mellom. EKSEMPLER PÅ GOD KOMMUNIKASJON 1. jeg praktiserer diskresjon 2. jeg har rett til å si NEI 3. jeg snakker for meg selv 4. jeg har rett til å vise følelser 5. jeg er her og nå 6. jeg sjekker ut tolkninger og tror på svaret 7. jeg snakker MED - ikke OM 8. jeg tar ansvar for meg selv og eget utbytte 9. jeg sier det jeg mener, og gjentar ikke argumenter 4
10. jeg forteller hva jeg trenger, i stedet for å kritisere 11. jeg unngår bruk av uklare ytre kilder 12. jeg har rett til å spørre, men har ikke krav på svar 13. jeg har rett til å feile 5