Tilsyn - TYDAL HELSEHUS

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 7 27.02.2014 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Elin Skancke, tlf. 92812064 TYDAL KOMMUNE HELSE- OG SOSIALADMINISTRASJON v/rådmann 7590 TYDAL Tilsyn - TYDAL HELSEHUS Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 29.01.2014. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Tydal helsehus 7590 TYDAL Til stede fra virksomheten: Heidi Selboe Welve (tjenesteleder sykehjem/hjemmetjeneste), Ragnhild Wesche Kvål (helse- og sosialsjef), Frank Lysø (personalrådgiver), Hege Kløften (verneombud), Linda M. Sandøy (tillitsvalgt fagforbundet), Dortea Østbyhaug (tillitsvalgt NSF) og Heidi Bente Stokke (bedriftshelsetjeneste). Til stede fra Arbeidstilsynet: Elin Skancke (seniorinspektør) og Odd Erik Bakka (seniorinspektør) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

VÅR REFERANSE 2 av 7 Tilsynet var meldt på forhånd og foregikk som et møte ved Tydal helsehus med ledelsen, vernetjenesten og tillitsvalgte. Bedriftshelsetjenesten var også tilstede. Vi hadde fått tilsendt relevant dokumentasjon på forhånd. Vi fikk opplyst at sykehjem og hjemmetjenesten ble slått sammen til en felles tjeneste med felles bemanning i 2009. Det er ca 35 ansatte hvorav ni heltidsstillinger. Det benyttes ikke innleie fra bemanningsselskap, men noen vikarer ved fravær. Sykehjemmet og hjemmetjenesten er organisert med tre avdelinger; sykehjemsavd., demensavd. og hjemmetjeneste. Det er felles turnus for alle ansatte og felles vernetjeneste og tillitsvalgte. Kjøkkenet er lokalisert ved helsetunet og hører helsetunet som verneområde, men kjøkkenet har egen driftsleder. Det er en fagansvarlig sykepleier ved hver avdeling som innehar det faglige ansvaret, mens personalansvaret ivaretas av tjenesteleder. De fleste ansatte rullerer mellom avdelingene, foruten noen som er fast ved demensavdelingen. Utfordringer i arbeidsmiljøet Vi fikk opplyst at svingninger knyttet til pasientbelegg ved sykehjemmet og at det blir flere tyngre pasienter kan oppleves som utfordrende i perioder. Tiltak som er iverksatt for å redusere belastningene knyttet til dette har vært organisering av arbeidsoppgavene, tettere dialog med forvaltningskontoret og endring av turnus i perioder. Det har vært gjennomført økning av stillingsandel ved å flytte ressurser fra helg. Ønsketurnus har ført til noen utfordringer for ansatte gjennom at man har mer variasjon i hvem man jobber sammen med når man er på jobb, spesielt på helg. Innføringen av ønsketurnus har derfor vært innført som en lengre prosess hvor det har blitt tatt hensyn til ulike behov underveis. Vi fikk opplyst at ønsketurnus fungerer godt i dag og at dette har økt trivselen for ansatte når man er på jobb fordi man i større grad har fått vakter som tar hensyn til familieliv. Hjemmetjenesten kan oppleve noen utfordringer knyttet til tilrettelegging i hjemmet til bruker. Det har vært fokus på at det skal gjøres en kartlegging av bolig før tjenestetilbudet tilbys, samt at det er viktig å avklare forventningene på forhånd. Hjemmetjenesten har en tett og god dialog med forvaltningskontoret for å få dette til på en god måte. Ledelsen og ansatte har blitt mer bevisst på å ta hensyn til ansattes arbeidsmiljø inne i brukers hjem og hvilke krav de bør stille til bruker for å tilrettelegge for minst mulig belastning for de ansatte. HMS-kompetanse og vernetjeneste Vi fikk opplyst at tjenesteleder og verneombud har gjennomført nødvendig HMS-opplæring. Medvirkning Under tilsynet opplyste tillitsvalgte og verneombud at de deltar i turnusutvalg hvor de har dialog med arbeidsgiver. Tillitsvalgte deltar også i drøftingsutvalg. Utover dette er det jevnlig dialog med arbeidsgiver ved behov. Ut i fra referatene fra turnusutvalget fremgår det at det stort sett er forhold knyttet til turnus og avvik som er sakslisten for turnusutvalgsmøtene.

VÅR REFERANSE 3 av 7 Det vil være en forbedring om helsetunet har fast møtepunkt med vernetjenesten og tillitsvalgte hvor arbeidsmiljøsaker også er en del av sakslisten som tema for møtet. Dette kan for eksempel være gjennomgang av oppdaterte/nye retningslinjer, utfordringer som har oppstått i arbeidet, opplæringsbehov, planlegging og gjennomføring av verne- og arbeidsmiljøarbeid. Det gjennomføres avdelingsmøter hver måned. Vi fikk opplyst at avdelingsmøtene er en arena hvor alle har mulighet til å medvirke og si det de mener. Det gjennomføres årlig vernerunde og medarbeidersamtaler hvor ansatte har mulighet til å medvirke. HMS-arbeid Det gjennomføres vernerunder og arbeidsmiljøundersøkelse ved helsetunet. Videre gjennomfører kommunen en kartlegging hvor helsetunet også deltar. For at kartlegging og risikovurdering skal fange opp reelle arbeidsmiljøfaktorer som kan gi risiko i hverdagen, f.eks hvordan organiseringen av arbeidet fungerer, ubehagelig hendelser, ergonomiske forhold, endringer, kompetansebehov (se videre til arbeidsmiljømodellen som ble utdelt på tilsyn) kan det være en forbedring å se på om metoden som benyttes i dag er tilstrekkelig for å få frem dette. Bedriftshelsetjenesten kan være en bidragsyter i vurderingen av hvilke metode som egner seg best. Arbeidstid Helsetunet benytter ønsketurnus. Det gjennomføres turnusmøter for å få turnusen til å gå opp og det er et turnusutvalg hvor ledelsen, tillitsvalgte og vernetjenesten deltar. Vi fikk opplyst at ansatte i dag opplever arbeidstidsordningen som positiv, mye på grunn av at man har stor grad av medvirkning og kan i større grad enn før tilrettelegge egen turnus til behovene for ønsket fritid. Turnusen legges inn i et elektronisk system som fanger opp eventuelle brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Avvikssystem Vi fikk opplyst at kommunen har et avvikssystem som er blitt gjennomgått med de ansatte. Det skrives avvik, men det er noe underrapportering på HMS-avvik som gjelder ansattes eget arbeidsmiljø. Verneombudet har tilgang på avvik, men bare gjennom informasjon fra leder. Videre fikk vi opplyst at verneombud ikke kan sende avvik under rollen som verneombud, bare som ansatt. Det vil være en forbedring om avvikssystemet gjorde det mulig for verneombudet å få tilgang til avvik i eget verneområde, samt at det var mulig å sende avvik i rollen som verneombud. Endring/omstilling

VÅR REFERANSE 4 av 7 Vi fikk opplyst at samlokaliseringen i 2009 medførte noe utrygghet i en periode. Dette gjorde at prosessen tok lengre tid og at det ble arbeidet med at ansatte skulle få en mykere overgang fra tidligere arbeidsmetode til dagens organisering. Videre ble det opplyst at samhandlingsreformen ikke har medført de store forskjellene for helsetunet. Ansatte har hatt høy kompetanse og vært vant til å ta i mot pasienter tidlig, men kan oppleve noe tyngre brukere og større belegg enn tidligere. Helsetunet opplever stor nytte av forvaltningskontorets arbeid. Samhandlingsreformen har også ført til en positiv faglig utvikling. Vi har fått tilsendt en overordnet omstillingsavtale for det interkommunale samarbeidet i Værnesregionen. Denne avtalen gjelder kun endringer hvor det interkommunale samarbeidet blir benyttet. Denne avtalen inneholder ikke opplysninger om at det skal gjennomføres konsekvensvurdering under planlegging og gjennomføring av endringer som tillitsvalgte og vernetjenesten skal medvirke til. Avtalen ivaretar vernetjenestens og tillitsvalgtes medvirkning gjennom at det er avtalefestet at de skal være representert i alle formelle organer som opprettes i omstilllingsarbeid. Utover dette har ikke Tydal kommune utarbeidet noen rutine for å vurdere arbeidsmiljøkonsekvensene under planlegging og gjennomføring av endringer/omstilling. Det vil bli varslet pålegg vedrørende dette i rapporten etter tilsynet hos Rådmann. Kompetanse Samhandlingsreformen har i noe grad økt behovet for kompetanseheving for å sikre faglig utvikling. Likevel opplever helsetunet at de generelt har hatt god kompetanse også før samhandlingsreformen, da de også tidligere har hatt tradisjon for at brukerne har kommet tidlig tilbake til kommunen. Gjennom det interkommunale samarbeidet har ansatte mulighet for å hospitere ved DistriktsMedisinskSenter i Stjørdal. Det er også mulig å hospitere ved St.Olav ved behov. Det gjennomføres noe internundervisning både som e.læringskurs for tema innen tjenesten og personal og på video, samt jevnlig ergonomiopplæring. Helsetunet har forflytningsveiledere. Bedriftshelsetjeneste Tydal helsetun har utarbeidet en plan for bedriftshelsetjenesten (BHT) sin bistand til enheten. Dette gjennomføres ved at det er planmøter hvor leder, vernetjenesten og tillitsvalgte møter BHT for å lage en plan for kommende periode. Vi fikk opplyst at BHT har bistått med blant annet forflytningsteknikk, stressmestringskurs, helsekontroll for nattevakter, brannøvelse, dialogmøte, tilrettelegging, førstehjelpskurs, inneklimamålinger og tiltak, tema knyttet til omstilling/endring og lysmålinger. Helsetunet opplever at samarbeidet med BHT fungerer godt og at det er lett å ta kontakt med BHT dersom andre behov tilsier det. Sykefraværsoppfølging Vi fikk opplyst at ansatte har fått informasjon om sykefraværsrutine og at sykefravær blir fulgt opp i henhold til rutinen. Bedriftshelsetjenesten skal bistå i dialogmøte 1. Arbeidstøy og smittevern

VÅR REFERANSE 5 av 7 Vi fikk opplyst at alle ansatte får utlevert arbeidstøy og har eget skap i garderober ved helsetunet. Arbeidstøyet blir vasket ved vaskeri. Videre fikk vi opplyst at det ikke foreligger noen skriftlig rutine for rengjøring og vedlikehold av arbeidstøy slik at smitte ikke blir spredt. Det vil bli varslet pålegg vedrørende dette. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 12.03.2014. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - Biologisk helsefare - rutine for vask og desinfeksjon av arbeidstøy og personlig verneutstyr Arbeidsgiver skal iverksette rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen, som må inneholde opplysninger om avtale med vaskeri for vask av arbeidstøy eller opplysninger om annen metode for desinfisering eller destruksjon av arbeidstøy Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 6-9 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 30.05.2014 Begrunnelse:

VÅR REFERANSE 6 av 7 Virksomheten skal ha nødvendige rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke helseskader på grunn av biologisk materiale. Arbeidsgiver skal sørge for at det iverksettes tilfredsstillende rutiner som sikrer at arbeidstøy og personlig verneutstyr, som kan være forurenset av biologiske faktorer, tas av når arbeidsområdet forlates og oppbevares atskilt fra annet tøy og utstyr. Slikt arbeidstøy og personlig verneutstyr skal desinfiseres og rengjøres, repareres eller skiftes ut dersom det er defekt, før det tas i bruk igjen. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i å utarbeide rutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid 6-9 og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr.7. Under tilsynet kom det frem at virksomheten ikke har rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Vi fikk opplyst at alle ansatte får utlevert arbeidstøy og har eget skap i garderober ved helsetunet. Arbeidstøyet blir vasket ved vaskeri. Videre fikk vi opplyst at det ikke foreligger noen skriftlig rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Det foreligger brudd på bestemmelsene om rutine for å hindre helseskader på grunn av biologiske faktorer. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer.

VÅR REFERANSE 7 av 7 Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Elin Skancke seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Tydal helsehus v/ verneombud Tydal helsehus v/ tillitsvalgte TYDAL HELSEHUS, 7590 TYDAL