Referat fra møte i administrasjonsutvalget, 21.04.2015 Tilstede Medlemmer: Direktør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (leder) Rektor Frøystein Gjesdal, NHH (nestleder) Direktør Carl-Morten Gjeldnes, Høgskolen i Østfold Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, NTNU Ass.direktør Seunn Smith-Tønnessen, UIA (vara) Ass.direktør Britt Elin Steinveg, UiT Norges arktiske universitet Fra UHRs sekretariat: Seniorrådgiver, Ann Elin Brattebø Andersen Forfall: Seniorrådgiver, Kjærstin Åstveit Godkjent referat Møtedato: 21.04.2015 Møtetid: Kl. (10.00 15.00) Møtested: UHRs lokaler Saksnr.: Sak 23/15 Godkjenning av innkalling og saksliste To saker ble behandlet under eventuelt. Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 24/15 Referat fra forrige møte i utvalget Referatet fra sist møte er godkjent på sirkulasjon, referat er lagt ut på nettsiden til administrasjonsutvalget: http://www.uhr.no/rad_og_utvalg/utvalg/administrasjonsutvalget/motereferat Sak 25/15 Møtereferat er godkjent Direktørsamling i Tromsø program Direktørsamlingen er lagt til Tromsø i forlengelsen av UHRs representantskapsmøte, samlingen starter 12. mai 2015 kl. 15.30-17.30 og 13. mai kl:0900-1200, lunsj 12-13.
Tidstyv er tema, administrasjonsutvalget inviterer KD til å holde innlegg om hvordan departementet vurderer arbeidet med tidstyvprosjektet og hva er videre prosess? Hvilken rolle vil KD ta, hvilken rollefordeling og arbeidsfordeling ser KD for seg mellom departement og institusjonene, hvilke forventninger har KD til sektoren. Administrasjonsutvalget er opptatt av at fokus må være på framtidens administrasjon og ikke avbyråkratisering. Det er mye som er spilt inn til tidstyv-prosjektet, hva har vi kontroll på selv og hvordan arbeider andre med dette, og hvilke føringer kan det gi for administrasjonsutvalgets arbeid fremover. Hvordan setter vi dette i kontekst med strukturmeldingen? Program 12. mai: 15.30-15.40: Velkommen og formål v, Ann Elisabeth Wedø, leder av Administrasjonsutvalget 1540-1610: Innledning, Arne Lunde, KD, 1610-1630: Diskusjon, ledet av Ida Munkeby 1630-1645: Pause 1645-1730: Case UiT, v/ Svein Are Kjeldnes Felles middag på kvelden, sted: Fjellheisen, kl. 1930, felles buss fra hotellet kl 1900. 13. mai: Britt Elin leder dagen 0900-0945: Uninett hvilken rolle ser Uninett for seg at de kan ta når det gjelder strukturmeldingen, digitaliseringsarbeidet og tidstyvprosjektet 0945-1000: Pause 1000-1100: Gruppearbeid 1100-1200: Forslag til prioriterte områder be om at det meldes inn 1-3 prioriterte områder som institusjonene ønsker å arbeide med Program og påmelding sendes ut i uke 18 dvs i løpet av 30.april. De andre tema som ble løftet på møtet i administrasjonsutvalget som: informasjonssikkerhet, sikkerhet og beredskap og erfaringsutveksling mellom ulike erfaringer/modeller for internrevisjonsarbeid kan være aktuelle for direktørsamling høsten 2015. Sak 26/15 Endelig program til direktørsamlingen er godkjent med de endringer som kom i møtet. Oppfølging av IKT-arkitekturseminaret 18. mars og videre arbeid med digitalisering og effektivisering i UH-institusjonene På Ikt-seminaret deltok representanter fra Kunnskapsdepartementet, Uninett, CRIStin, FSAT, NSD, IT-direktører fra universiteter og høgskoler i sektoren, IKT-ledere fra BOTTsamarbeidet og representanter fra UHRs administrasjonsutvalg. Seminaret var vellykket og det er laget en oppsummering fra seminaret 18. mars over utfordringer og muligheter, hvilke oppgaver bør prioriteres og hvordan kan dette gjennomføres? Ann Elisabeth Wedø bearbeider oppsummeringen og den bearbeidete versjonen sendes sendes deretter ut til alle deltakerne på seminaret.
Oppsummeringen fra seminaret 18. mars og det videre arbeid fremover innarbeides i et notat som administrasjonsutvalget oversender til styrets møte 9. juni 2015. Hvordan tas dette med videre inn i ikt-arkitekturarbeidet, inn mot arbeidsgruppen som KD skal sette ned jf strukturmeldingen og hvordan vil administrasjonsutvalget følge dette opp fremover? Sekretariatet utarbeider et utkast til notat i henhold til diskusjonen i møtet, notatet sendes på sirkulasjon til administrasjonsutvalget for kommentarer før det ferdigstilles og sendes styret. Sak 27/15 Sekretariatet bearbeider kommentarer fra administrasjonsutvalget i notatutkast til styret, notatutkastet sendes på sirk til administrasjonsutvalget. Utlevering av individdata mellom institusjonene Grunnen til utlevering av individdata har blitt en problemstilling for NSD, er at DBH begynner å få individdata i basen, først studentdata og neste år data om ansatte. NSD vil sende en søknad om konsesjon til Datatilsynet, men har ønsket å diskutere ulike problemstillinger med administrasjonsutvalget før en slik søknad sendes. På forrige møte orienterte Kristin Gåsemyr fra NSD om saken, blant annet om hvordan NSD skal forholde seg dersom private konsulentselskap ønsker tilgang til UH-institusjonenes individdata og hva som skal ivaretas av den enkelte institusjon og/eller av NSD. På forrige møte var administrasjonsutvalget enige om at håndtering av dette bør gjøres så enkelt som mulig. NSD har i etterkant av dette møtet kommet med innspill til problemstillinger som administrasjonsutvalget bør diskutere som: - Rutiner som NSD kan praktisere for å ivareta den enkelte institusjons interesser ved bestillinger av personidentifiserende individdata - Grensen for identifisering av student- og tilsattopplysninger ved publisering av personidentifiserende individdata (jf. Rapporter/kuber på web) Dataene eies av institusjonene, det er behov for rutiner som sikrer at institusjonene får melding om hvem som ber om data og hva de ønsker å bruke dataene til. Rutiner og retningslinjer bør være så enkelt som mulig. Administrasjonsutvalget bør sammen med NSD/DBH utarbeide rutiner og retningslinjer. UHRs sekretariat kontakter NSD/DBH for å se om det eventuelt finnes rutiner å ta i bruk, eventuelt om det bør arrangeres et møte for å utarbeide denne type rutiner. Sekretariatet følger opp ved å kontakte NSD/DBH for å utarbeide rutiner. Sak 28/15 Administrasjonsutvalget utarbeider sammen med NSD/DBH rutiner og retningslinjer for dette. UHRs sekretariat kontakter DBH for å se om det eventuelt allerede finnes rutiner å ta i bruk, eventuelt arrangere et møte for å utarbeide denne type rutiner. Arbeidsgruppe knyttet til digitalisering innenfor det studieadministrative området Regjeringen er opptatt av digitalisering og Strukturmeldingen viser til at KD i samarbeid med UHR skal etablere en arbeidsgruppe som skal utarbeide en helhetlig strategi og forslag til
tiltak for hvordan systemer for faglig aktivitet og administrasjon kan brukes og organiseres mer effektivt. Sekretariatet legges til Uninett. Administrasjonsutvalget inviterte UHRs utdanningsutvalg til administrasjonsutvalgets møte for å diskutere digitalisering innenfor det studieadministrative området. Dette er en oppfølging etter parallellsesjon under UHRs representantskapsmøte: hva er gjort allerede, hva er utviklingspotensialet, hvilke tjenester digitaliseres og hvordan? Monica Bakken, avdelingsdirektør ved UiO deltok på møtet på vegne av utdanningsutvalget. Det er mye som skjer på digitaliseringsområdet innen det studieadministrative området for tiden. Både innenfor FSAT og Uninett områder som: opptak, studentweb, samordning av opptak masterstudier, godkjenningsweb, digital eksamen, digitalisering av pensum, fagpersonweb, arkivløsninger, MOOC, undervisning- og vurderingsformer på web, osv. Hvordan sikrer vi en god ressursutnyttelse og en god samordning? Hvordan ivareta de ulike brukergruppene, utvikle gode saksbehandlingsløsninger og sikre likebehandling? Hvem er involvert i de ulike prosessene og prosjektene? Samordning er sentralt. Digital eksamen er i gang, det er ulike løsninger i bruk. Mye ressurser brukes fordi den enkelte institusjon ikke kan vente på fellesløsninger fra Uninett må være mulig å tenke løsninger på kort og lang sikt. Sannsynligheten for at vi vil komme til å velge kun én felles løsning for hele sektoren er liten. Det bør likevel arbeides med at de ulike initiativene kan samles etter hvert og at disse kan samarbeide/samordnes. Det er viktig at institusjonene deler erfaringer med hverandre. Uninetts arbeid med digital eksamen er et pilotprosjekt. Sektoren preges av at det er mange ulike anbud der ute, som er i ferd med å gå ut på dato. Det er behov for en kunnskapsbank hvem gjør hva, hvilke oppgaver prioriteres på kort og lang sikt? Hvor langt er den enkelte institusjon kommet? Hvilke erfaringer har man med ulike system/løsninger? Hvilke land og institusjoner drar vi erfaringsveksler på? Administrasjonsutvalget bør ha en koordinerende rolle, det er også viktig å involvere direktørnivå for å ha oversikt over investeringer og prioriteringer. Administrasjonsutvalget må raskt kommer i dialog med KD, og bør så snart som mulig begynne å tenke på navn til den foreslåtte arbeidsgruppen (jf. Strukturmeldingen), foreslå forprosjekt for kartlegging. Slik kan administrasjonsutvalget være i forkant av selve Stortingsbehandlingen og kan raskere sette arbeidsgruppen i gang. Administrasjonsutvalget foreslår at det på samme måte som i forbindelse med Ekspertutvalget for ny finansieringsmodell, settes ned en skyggegruppe/arbeidsgruppe som starter å jobbe tett inn mot KD. Skyggegruppen kan f eks settes sammen ved å utvide administrasjonsutvalget med et par ekstra fagrepresentanter f eks IT-direktører fra sektoren. Seunn Smith-Tønnesen foreslås fra administrasjonsutvalget til å følge opp denne skyggegruppen sammen med sekretariatet. Administrasjonsutvalget skal ta en aktiv bestiller rolle og foreslår at det, settes ned en skyggegruppe/arbeidsgruppe som skal arbeide i tett dialog med KD. Gruppen består av administrasjonsutvalget i tillegg til to IT-direktører fra sektoren. Seunn Smith-Tønnesen (vara til administrasjonsutvalget) følger opp skyggegruppen sammen med sekretariatet.
Sak 29/15 Arbeidsgruppe knyttet til digitalisering innenfor HR-området Ikke aktuelt på nåværende tidspunkt å gå videre med en arbeidsgruppe knyttet til HR-område. Det er viktig å avvente KDs arbeid med dette feltet før en slik gruppe nedsettes. Administrasjonsutvalget vedtok at det på nåværende tidspunkt ikke er aktuelt å opprette en arbeidsgruppe knyttet til HR-området. Sak 30/15 Tidstyvprosjektet Tidstyvprosjektet er et tema på Direktørsamlingen 12.-13. mai. Økonomiutvalget har diskutert de punktene som er mest relevante for arbeidsområdet de ivaretar, og har gitt innspill til punkter som administrasjonsutvalget kan gi tilbakemelding til KD om Administrasjonsutvalget avventer KDs arbeid og diskusjoner på direktørsamlingen. Dette i tillegg til de innspill som er kommet fra økonomiutvalget tas opp til diskusjon på neste administrasjonsutvalgsmøte. Neste administrasjonsutvalgsmøte blir til høsten. Sak 31/15 Administrasjonsutvalget tar denne saken opp på direktørmøtet i Tromsø. Rapporten «Hva koster en student?» Kunnskapsdepartementet ga NIFU og Deloitte i oppdrag å gjennomføre en kostnadskartlegging i UH-sektoren, knyttet til fordeling av kostnader for ulike deler av kjernevirksomheten, og analyser av forskjeller i kostnadsnivå mellom institusjoner og ulike studier i UH-sektoren. Økonomiutvalget har mottatt innspill fra flere institusjoner som har gjennomgått rapporten og funnet feil og mangler. Økonomiutvalget fattet følgende vedtak på sitt siste møte: Økonomiutvalget er betenkt over at rapporten «Hva koster en student?» er offentliggjort. Vi mener at manglene ved rapporten er såpass alvorlige at KD bør vurdere om den kan tas i bruk. Økonomiutvalget sender tilbakemeldingene vi har fått videre til administrasjonsutvalget og UHRs styre til orientering, og eventuelt oppfølging. Saken skal diskuteres på UHRs styremøte 27. april og det foreligger utkast til brev til KD om saken med ønske om at rapporten trekkes. Kritikken som kommer fra sektoren er skarp og administrasjonsutvalget støtter innstillingen til styrets møte Sak 32/15 Sak 33/15 Administrasjonsutvalget stiller seg bak og støtter innstillingen som legges frem for UHRs styre. Forslag til endringer i mandatet til økonomiutvalget Forslag til endringer i mandatet til innkjøpsutvalget Sak 32 og 33 ble tatt under ett. Administrasjonsutvalget synes det er mange gode ambisjoner som kommer frem fra utvalgene. Det er uklart om flere av endringer som fremkommer er
deler av et mandat eller om det er mer oppgaver som utvalgene skal gjennomføre. Dette er det viktig å rydde opp i. Økonomi- og innkjøpsutvalg er begge utvalg under Administrasjonsutvalget. Det er et ønske fra administrasjonsutvalget å møte leder fra begge utvalg for å diskutere mandat og oppgaver videre fremover. Administrasjonsutvalget vedtok at mandat og oppgaver for innkjøpsutvalget og økonomiutvalget drøftes på første møtet til høsten, administrasjonsutvalget inviterer lederne av begge utvalg til neste møte. Sak 34/15 Nærings-ph.d.-ordningen: kostnader og rammevilkår for opphold ved institusjonen Nærings-ph.d.-ordningen er et virkemiddel for å fremme forskning for og i næringslivet, den «legger til rette for at bedrifter kan beholde og øke egen forskerkompetanse og samtidig å bygge og forsterke bånd mellom foretaket og utdanningsinstitusjonen» (Meld. St. 18 (2012-2013) Lange linjer kunnskap gir muligheter). Ordningen skal bidra til at næringslivet forsker mer og samhandler mer med relevante forskningsmiljøer. Institusjonene i UHsektoren får på sin side viktig tilgang til miljøer med spesialkompetanse, og mer kontakt med næringslivet. Ordningen har fungert siden 2008. Det er enkelte faktorer som bidrar til å komplisere gjennomføringen av ordningen. Nærings- ph.d.-prosjektene omfattes av reglement om statlige universiteters og høgskolers forpliktende samarbeid. Prosjektene klassifiseres derfor som oppdragsforskning eller salg ved institusjonene. Innføring av TDI-modellen for beregning av totalkostnader bidrar til å understreke behovet for å komme frem til en felles praksis. UHR ved administrasjonsutvalget og forskningsutvalget har etter møte med Forskningsrådet og Kunnskapsdepartementet blitt oppfordret til å oppnevne en nasjonal arbeidsgruppe som skal kartlegge kostnader og inntekter knyttet til ordningen, undersøke om det er grunnlag for å fastsette en standardisert pris eller prisramme som står i rimelig forhold til institusjonenes kostnader og finanseringen av ordningen, m.m. UHR har sendt brev til KD om saken. Administrasjonsutvalget tar saken til etterretning. Sak 35/15 Orienteringssaker Eventuelt - Internrevisjon et samarbeid på tvers, samarbeid mellom UiS, UiA, UiN og HiB. Dette er et SAK-prosjekt som ble tildelt 1 mill kr i 2012 for perioden 2012-2014, prosjektet var et av flere i regi av administrasjonsutvalget. Erfaringene er gode og man ønsker å videreføre dette i permanent form etter prosjektet. Informasjon om prosjektet ønskes som et tema på direktørsamlingen til høsten gjerne en erfaringsutveksling med andre eksempler på løsninger som f eks HiOAs modell. Rapporten vil bli tilgjengelig på UHRs nettsider under SAK-prosjektenes nettsider og UHRs sekretariat sender rapporten til KD.
- BOTT-arbeidet er i ferd med å formaliseres på en mer strukturert måte enn tidligere. Universitetsdirektørene har fått et mandat og vil utgjøre en styringsgruppe for BOTTsamarbeidet. BOTT-samarbeidet er samarbeid om systemløsninger mellom UiB, UiO, UiT og NTNU. Det er ikke en konkurrent til Uninett, men et bidrag. Det skal etableres en egen nettside for BOTT-samarbeidet. Arbeider med et forprosjekt om arkivsystem. Markedsundersøkelse, setter i gang et prosjekt på økonomi- og lønnssystem. Kontraktene for de fleste store systemer går i ut i 2018. BOTT skal ha møte med KD 30 april. -