Til styringsgruppen for fusjon Dato: 5.4.2013 Arkivref.: 2012/6171 SG 15-13: FORSLAG TIL FORDELING AV SAK-MIDLER 2013-2014 Bakgrunn Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark er i brev av 15.2.2013 fra Kunnskapsdepartementet (KD) gitt tilsagn om en tildeling på 20 mill. kroner i SAK-midler for 2013. Tildelingsbrevet fra KD foreligger foreløpig ikke, men direktørene ser det som hensiktsmessig at det likevel foretas en foreløpig fordeling av disse midlene som sikrer en viss forutsigbarhet for enhetene i det videre arbeidet. I sak til styringsgruppen for fusjon den 4.2.2013 (SG 9-13) vedtok styringsgruppen at følgende prinsipper skulle ligge til grunn for fordelingen: - Midlene disponeres over to år 2013 og 2014 - Tildeling til økt frikjøps ressurs til tjenestemannsorganisasjonene. Dette drøftes nærmere med organisasjonene. - Ressurser til studentdemokratienes fusjonsprosess. - Ressurser til kulturbygning - Arbeidsgruppa for integrering foreslår faglige utviklingstiltak og søker om finansiering for disse gjennom SAK midlene, herunder frikjøp av prosjektledere og evt. andre sentral personer (helt eller delvis) innen enkelte fagområder hvor et større utviklingsarbeid skal gjøres (f.eks Lærerutdanningene, sykepleierutdanningene og evt. andre) - Driftskostnader for arbeidsgruppene (reiser) dekkes av SAK midlene for o 2 møter per arbeidsgruppene o 2 møter per undergruppene o Det forutsettes at videokonferanser, skype, adobe connect etc. brukes aktivt i arbeidet - 2 stillinger til fusjonssekretariatet i 2013 - Reise- og driftsutgifter for fusjonssekretariatet - Investeringer til webkamera etc. for å kunne gjennomføre møter i Adobe Connect og lignende. Status pr 21.3.2013 1
Hittil har midler i all hovedsak vært benyttet driftskostnader i forbindelse med arbeidet i de ulike arbeids- og undergrupper, samt dekning av reiseutgifter for styringsgruppa, ledelse, tillitsvalgte og studenter. Ikke alle påløpte utgifter er foreløpig regnskapsført, verken ved UiT eller HiF. Dette skyldes at reiseregninger bl a er på arbeidsflyt i systemene. Samlet er det regnskapsført om lag 0,5 mill. kroner på prosjektet pr i dag (samlet på UiT og HiF) før lønnsutgifter til fusjonssekretariatet er medregnet. Forslag til fordeling Universitetsdirektøren og høgskoledirektøren foreslår følgende fordeling av SAK-midler (en mer detaljert oversikt følger vedlagt): Område: Titak Beløp (i hele 1000)* 1 Faglig utviklingsoppgaver 5-årig lærerutdanning og 3 500 barnehageutdanningen (HSL-fak) Helse- og sosialutdanning (Helsefak) 1 500 Økonomi/administrative fag (BFE-fak) 150 Teknologi/ingeniør (NT-fak) 100 Idrett, sosial og nytt inst (Finnmarksfak) 1 200 Prof II, likestillingsarbeid (Finnmarksfak) 300 2 Fellesutgifter Systemomkostninger (engangsutgifter) 2 320 UiT: Drift av fusjonssekretariatet, 2 190 tillitsvalgtressurs, reiseutgifter, mv (spesifisert budsjettforslag følger vedlagt) HiF: Drift av fusjonssekretariatet, 1 540 tillitsvalgtressurs, reiseutgifter, mv (spesifisert budsjettforslag følger vedlagt) Ny grafisk profil 2 000 3 Avsetninger Kulturbygging (tildeles etter søknad) 1 200 Styrking av førstelektorprogrammet, jf Felles 800 politisk plattform Lederutvikling 700 Avsetning til senere fordeling 2 500 * alle tildelinger er engangstildelinger og disponeres av enhetene. Utgifter utover foreslåtte beløp dekkes av den enkelte enhet Ad. 1: Faglige aktiviteter Rektorene har tidligere i fusjonsprosessen signalisert at det vil være viktig å prioritere SAK-midler til faglige utviklingsoppgaver. De har spesielt pekt på 5-årig integrert lærerutdanning, men også på andre fagområder hvor det er behov for utviklingsarbeid, og samordning av bl a felles studieplaner, og lignende. Oppsummert foreslår direktørene følgende fordeling av midler til faglig aktiviteter: Lærerutdanning med implementering av en femårig integrert grunnskolelærerutdanning. En videreføring av en felles grunnskolelærerutdanning er en klar forutsetning for fusjonen og det vil være behov for ressurser knyttet til samordning av studieplaner og -løp, og andre utviklingskostnader. Direktørene foreslår at det settes av 3,5 mill. kroner til formålet. Videreutvikling av de helsefaglige utdanningene. Det er knyttet kostnader til samordning av studieplaner spesielt gjelder dette sykepleierutdanningen, men også øvrige helsefaglige 2
utdanninger. Direktørene foreslår at det settes av 1,5 mill. kroner til dekning av utviklingskostnader til Helsefak. Etablering av nytt fakultet i Finnmark. Det er i Felles politisk plattform vedtatt at det skal etableres et nytt Fakultet ved UiT, Norges arktiske universitetet med tre institutt (Sosialfag, Idrett og et nytt institutt). Direktørene foreslår at det settes av 1,2 mill. kroner til dekning av engangskostnader i forbindelse med etableringen. Øvrige fagområder: Det vil også påløpe en del engangsutgifter knyttet til øvrige fagområder som økonomi-administrative fag og teknologi- og ingeniørfag. I forslaget over er det lagt inn midler til dekning av engangsutgifter i forbindelse med økt reiseaktivitet og lignende. Når det gjelder finansering av ingeniørutdanninger i Finnmark, har Statsrådet signalisert at det vil komme 20 nye studieplasser til treårige utdanninger. Denne satsingen medfører varige midler til finansiering av studieplasser. Fullt utbygd vil det utgjøre en økning på 6,3 mill kroner (inkl. basis og resultatbasert tildeling). Av prioriterte tiltak over, er midler til en professor-ii stilling i likestilling litt spesiell da denne er knyttet til et prosjekt ved dagens UIT med tilsetting av 4 prof-ii innen kjønn og kjønnsforskning. Ansatte ved HiF søkte da midlene ble lyst ut ved UiT, men nådde ikke opp i konkurransen. Ved å prioritere dette tiltaket over SAK-midler, vil det faglige miljøet ved dagens HIF kunne inkluderes i den felles satsningen. Det er i tillegg satt av felles driftsmidler over de sentrale likestillingsmidlene som det også kan søke på. Ad. 2: Fellesutgifter I sak 9-13 ble det pekt på behovet for å etablere et felles fusjonssekretariat. Det er i forslaget lagt inn midler til en hel stilling i 2013 ved HiF og 2 stillinger i perioden 1.1 til 31.7 ved UiT. Videre er det budsjettert med økte ressurser til tillitsvalgte (1,4 stilling i 2013, se SG sak 10-13), og dekning av reiseutgifter til styringsgruppen, de ulike gruppene som er oppnevnt (arbeidsgrupper og undergrupper), ledelsen, tillitsvalgte og studenter ved de to institusjonene. En fusjon medfører naturlig nok en rekke systemomkostninger for å få samordnet de administrative systemene og funksjonene. Det er budsjettert med utgifter til etablering av gode kommunikasjonslinjer mellom Alta og Tromsø. Videre er det utgifter knyttet til samordning av lønns- og regnskapsdata, samt telefoni og kopi-/printløsninger for studenter ved dagens HiF, slik at ansatte og studenter kan gis lik tjeneste. Totalt er det i forslaget lagt inn en ramme på 2,3 mill. kroner til dekning av systemomkostninger. Dette er trolig ikke tilstrekkelig da vi pr dd ikke har en fullstendig oversikt over de totale merutgiftene. Alle budsjetterte utgiftene er relatert til fusjonen. Det er allerede igangsatt et arbeid for å utvikle ny grafisk profil for Universitetet i Tromsø, Norges Arktiske Universitetet. Det er ute et anbud på kjøp av tjenester i forbindelse med utvikling av ny profil. Foreløpig beregninger viser en kostnadsramme på 2 mill. kroner. Dette er foreslått finansiert av SAK-midler. Ad. 3: Avsetninger Erfaringer fra siste fusjon tilsier at det bør settes av midler som enhetene kan søke på til kulturbygging mellom miljøene ved fusjonerte enheter. Direktørene foreslår at det settes av 1,2 mill. kroner til dette tiltaket. Videre tilsier erfaringer at det er nødvendig å legge til rette for et felles lederutviklingsprogram. 0,7 mill kroner vil kunne gi mulighet til gjennomføre lederutvikling på flere nivåer. Direktørene anbefaler at det nedsettes en gruppe ledet av representant fra nytt rektorat, 3
som gis ansvar for å utforme et helhetlig lederutviklingsprogram for den nye ledelsen ved institusjonen. Direktørene har mottatt søknad fra leder av programstyret for førstelektorprogrammet hvor det pekes på behovet for en styrking av programmet i en periode. Samme henstilling har kommet fra Arbeidsgruppen FoU og Formidling (se sak 13-13) og er i tråd med føringer i Felles plattform for fusjonen. Direktørene vil anbefale at dette prioriteres med 0,8 mill. kroner. Pr dd har ikke direktørene full oversikt over alle kostander knyttet til fusjonen og anbefaler at det sette av et beløp til uforutsette utgifter (2,5 mill. kroner). Innstilling til vedtak Styringsgruppen slutter seg til forslått fordeling av SAK-midler slik det fremkommer i saksforelegget og vedlagte oversikt. Tromsø/Alta 02.04.2013 Lasse Lønnum universitetsdirektør Pål Markusson høgskoledirektør Vedlegg: Detaljert budsjettforslag 4
Tildeling fusjon Enhet Konkretet tiltak tiltaksnummer Tildeling Fordeling Kommentarer 240001 Universitetet felles utgifter 310000 Det helsevitenskapelige fakultet 100017 20 000 000 helse- og sosialutdanninger 100017 1 500 000 Disponeres av Helsefak til arbeidet med bl a felles studieplaner og andre fusjonsrelaterte engangskostnader 320000 NT-fakultetet 100017 100 000 Div reiseutgifter ifm med tekno/ing. 330000 HSL-fakultetet Etablering av 5-årig lærer utdanning og samordning av barnehagelærerutdanningen 100017 340000 BFE-fakultetet 450000 Universitetsbiblioteket 3 500 000 100017 150 000 Samordning av øk/ad fagene 100017 50 000 Foreløpig; div reiseutg Til utviklingsarbeid og disponeres av HSL-fak til utvikling av en felles 5-årig lærerutdanning og utarb av felles studieplan på barnehageutd. Finnmarksfakultetet Idrett, sosialfag og "nytt institutt" Proff II-stilling til likestillingsprosjekt 260100 Fellesutgifter Disponeres av Høgskolen i Finnmark sammen med fagmiljøer i 1 200 000 Tromsø 300 000 egen søknad til likestillingsutvalget Midler kulturbygging (kan søkes på) 100017 1 200 000 Lederutviklingsprogram 2013/2014 100017 700 000 Styring av førstelektorprogrammet 100017 800 000 Avsettes til senere fordeling 100017 2 500 000 Reserve til senere fordeling 262100 AFU: 590206 15 000 Div reiseutg 262201 UTA: 590206 15 000 Div reiseutg 262301 KSA: Ny grafisk profil 590206 2 000 000 Beslutningsnotat godkjent med inntil 2 mill. kr 262401 ØA: Felles regnskapssystem og reiseutg 590206 293 000 Stipulert: Samkjøring av regnskapssystem 262501 POA: Felles lønnssystem fra 1.1.2013 590206 600 000 Beslutningsnotat godkjent med forbehold om fin.
Felles beredskapsordning 590206 120 000 Beslutningsnotat godkjent med forbehold om fin. Felles Saks-/arkivsystem 590206 62 000 Engangsutgifter 2013 262601 ITA: 590206 Oppgradering av datalinje mellom Tromsø og Alta 590206 400 000 Beslutningsnotat godkjent med forbehold om fin. Kopi- og utskriftløsning for studenter 590206 360 000 Beslutningsnotat godkjent med forbehold om fin. Etablering av felles telefonsystem 590206 500 000 Utredes nærmere Diverse driftsutgifter (reise, merarbeid, mv) ITA 590206 65 000 Diverse utg ifm oppstart 1.8. 261111 Stab, Fusjonssekr i Tromsø Fusjonssekreteriatet i Tromsø 590040 850 000 2 stillinger fra 1.1 tom 31.7.2013 Tillitsvalgte 590040 600 000 ekstraressurs i 2013 som følge av fusjon Reiseutgifter til tillitsvalgte, sekre. styringsgruppe, studenter, Reise- og driftskostander 590040 580 000 m fl. Utgifter ved Høgskolen i Finnmark Fusjonssekreteriatet i Finnmark 620 000 1 stilling 2013 Tillitsvalgte 600 000 ekstraressurs i 2013 som følge av fusjon Reise- og driftskostander 320 000 SUM fordelt 20 000 000