Konkurransegrunnlag for kjøp av bistand til prosjektet Kost-/nytteanalyser av beredskapstiltak i samferdselssektoren For levering til Samferdselsdepartementet Saksnummer: 14/1096 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 1
1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 2.1 Kvalifikasjonskrav... 4 2.2 Krav til dokumentasjon... 4 2.3 HMS-egenerklæring... 4 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 4 3.1 Leveransebeskrivelse... 4 3.1.1 Bakgrunn og formål... 4 3.1.2 Gjennomføring, omfang og leveringstidspunkt... 5 3.1.3 Kontrakt... 6 3.2 Tildelingskriterier... 6 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 4.2 Forenklet kunngjøring... 6 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 6 4.4 Tilbudsfrist... 7 4.5 Vedståelsesfrist... 7 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 7 5 VEDLEGG... 7 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Samferdselsdepartementet inviterer samtlige leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av bistand til prosjektet Kost-/nytteanalyser av beredskapstiltak i samferdselssektoren. 1.1 Om Oppdragsgiver Samferdselsdepartementet har det overordnede ansvaret for rammevilkår for post- og televirksomhet, for luftfarts-, veg- og jernbanesektoren og for riksvegferjene. Departementet har etatsstyring av Statens vegvesen, Jernbaneverket, Luftfartstilsynet, Statens jernbanetilsyn, Post- og teletilsynet, Taubanetilsynet, samt Statens havarikommisjon for transport. Departementet forvalter i tillegg statens eierinteresser i Avinor AS, Posten Norge AS, NSB AS og Baneservice AS. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Espen Aamodt E-postadresse : espen.aamodt@sd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Bistand til å utvikle en modell/metode som integrerer økonomiske kost-/nytteanalyser og risiko- og sårbarhetsanalyser. Formålet er å styrke beslutningsgrunnlaget for valg av og innretning på beredskapstiltak i samferdselssektoren. (En mer utfyllende beskrivelse av anskaffelsen fremgår av pkt 3) 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 18 Invitasjonen sendt til tilbydere/konkurranse ble kunngjort 22 Tilbudsfrist 23 Tilbudsevaluering 24 Eventuelle forhandlinger og valg av tilbud 26 Kontraktsinngåelse 26 Oppstart av kontrakt Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 3
2 Krav til leverandørene 2.1 Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren: - Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. - Leverandøren skal ha hatt minst to oppdrag de siste tre år hvor kost-/nytteanalyser og risiko- og sårbarhetsanalyser er gjennomført 2.2 Krav til dokumentasjon Tilbudet skal inneholde: Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. En oversikt over oppdrag med relevans for anskaffelsen. Oversikten skal inneholde: Oppdragsgivers navn Konsulenten(e)s navn Oppdragets størrelse/varighet Beskrivelse av oppdraget med presisering av oppnådde resultater Ansvarlig kontaktperson hos oppdragsgiver 2.3 HMS-egenerklæring Den tilbyder som får tildelt kontrakten forplikter seg til å undertegne vedlagte egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS), datert og signert av daglig leder og representant fra de ansatte. 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Leveransebeskrivelse 3.1.1 Bakgrunn og formål Samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i samferdselssektoren handler om å forebygge og håndtere store uønskede hendelser, herunder både ulykker med fare for liv, helse og miljø, og hendelser og svikt i selve transportsystemet med negative konsekvenser for transportevne og fremkommelighet. Tiltak for å forebygge og håndtere slike hendelser tar ulike former, og kan for eksempel knytte seg til dimensjonering og utbygging av infrastruktur for å sikre robusthet og redundans i transportsystemet, styring og regulering av trafikk og aktivitet i transportsystemene, utvikling av planverk til håndtering av krisesituasjoner, mv. Beslutningsgrunnlaget for valg av og innretning på beredskapstiltak er som oftest basert på ulike typer risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) som synliggjør risiko før og etter aktuelle tiltak. Redusert risiko beskrives gjerne i form av redusert sannsynlighet for uønskede hendelser eller i form av reduserte konsekvenser. Eksempler på sistnevnte kan være redusert antall omkomne eller skadde, redusert nedetid i et system eller tjenester, redusert omfang av Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 4
miljøskadelige utslipp, mv. I tillegg til beskrivelser av redusert risiko gis det i ROS-analyser ofte et anslag på økonomiske kostnader knyttet til implementering av tiltakene. Beslutningsgrunnlaget skissert ovenfor tydeliggjør økonomisk kostnader (i kroner) og beredskapsmessig nytte (målt i redusert risiko) av et tiltak. Den potensielle økonomiske nytten av beredskapstiltak synliggjøres imidlertid i liten grad. Selv om beskrivelser av redusert risiko kan sies å være et indirekte uttrykk for økonomisk nytteverdi for eksempel ved at beredskapstiltak som forhindrer eller begrenser kostbare konsekvenser åpenbart også har en økonomisk nytteverdi verdsettes og synliggjøres ikke denne nytten på en slik måte at beslutningstakere på en rasjonell måte kan balansere kostnader og nytte forbundet med beredskapstiltak opp mot hverandre. Dette kan resultere i at tiltak som ikke er samfunnsøkonomisk lønnsomme iverksettes, eller at samfunnsøkonomisk lønnsomme tiltak ikke iverksettes. Formålet med prosjektet er å utvikle en metode/analysemodell som gir bedre beslutningsgrunnlag for valg av og innretning på beredskapstiltak i samferdselssektoren. For å oppnå dette ser vi for oss at prosjektet skal omfatte følgende momenter: Kartlegge i hvilken grad, ev. hvordan, økonomiske kost-/nytteanalyser per i dag anvendes i forbindelse med utarbeiding av beredskapstiltak i samferdselssektoren eller på andre relevante områder Utrede fordeler og ulemper med ulike tilnærminger, relevante problemstillinger og begrensninger, mv Skissere en metode/analysemodell som integrerer økonomiske kost-/nytteanalyser og risiko- og sårbarhetsanalyser, og som kan anvendes som et verktøy i samferdselssektoren for utforming av mest mulig samfunnsøkonomisk fordelaktige beredskapstiltak. 3.1.2 Gjennomføring, omfang og leveringstidspunkt Leverandøren vil få i oppgave å utrede momentene oppført i pkt 3.1.1 og levere en rapport innen 21. november 2014 som dokumenterer arbeidet. Det vil bli satt ned en referansegruppe i Samferdselsdepartementet som bistår leverandøren med faglige innspill og som kvalitetssikrer arbeidet. Leverandøren og referansegruppen møtes etter behov. Leverandøren vil få i oppgave å forberede og lede møtene. Anskaffelsen vil skje innenfor en økonomisk ramme på NOK 240 000 eks. mva. fordelt over hele kontraktens periode. Fordeling og uttak av timer vil skje etter nærmere avtale med leverandør, og omfanget vil bli løpende tilpasset til departementets behov. Den økonomiske rammen skal dekke leverandørens utgifter til utarbeidelse av rapporten og til møter med referansegruppen. Ytelsen skal utføres i perioden juni 2014 til november 2014. Ytelsen avsluttes med overlevering av rapport. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 5
3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vilkårene i vedlagte utkast til avtale om konsulentbistand. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: 1. Erfaring og kompetanse hos personen(e) som tilbys oppdraget (60 %). Dette vurderes ut fra beskrivelse av henholdsvis a) bemanning (organisasjonsplan), navn og CV for person(er) som skal utføre oppdraget, og b) metodikk eller tilnærmingsmåte for denne type oppdrag 2. Timepris (40 %) 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Forhandlinger Oppdragsgiver vil gjennomføre forhandlinger med et tilstrekkelig antall tilbydere. En eventuell reduksjon av antall tilbydere, vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. Tentativt tidspunkt for forhandlinger er uke 24, jf. pkt 1.4. Oppdragsgiver vil ta kontakt med utvalgte leverandører for nærmere avtale. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en frivillig kunngjøring. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk, i to eksemplarer i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes: Tilbud Kost-/nytteanalyser av beredskapstiltak i samferdselssektoren (saksnr. 14/1096) Kontaktperson: Espen Aamodt (SD) Åpnes kun av adressat Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 6
Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 30. mai 2014 kl 14:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 27. juni 2014 kl 24:00. 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 Vedlegg Vedlegg 1: Kontraktsvilkår Vedlegg 2: HMS - egenerklæringsskjema Vedlegg 3: Taushetserklæring Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 7