KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Betalingsløsning for Skolefrukt.no
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Stiftelsen Opplysningskontoret for frukt og grønt (OFG) er en felles organisasjon for grøntbransjen i Norge, opprettet for å drive nøytral informasjons- og markedsføringsarbeid til nytte for alle som produserer og selger friske grøntvarer. OFG skal gjennom markedsførings- og informasjonsaktiviteter stimulere til økt totalforbruk av frisk(e) frukt, bær, grønnsaker og poteter i det daglige kostholdet. 1.2 Anskaffelsen OFG administrerer skolefruktordningen rettet mot rene barneskoler på vegne av Helsedirektoratet. Skolefruktordningen innebærer at alle Norges rene barneskoler (1-7 skoler) har et tilbud om en subsidiert fruktordning, der betalingen i hovedsak skjer av foresatte. Pr. i dag har 880 skoler en foreldrebetalt abonnementsordning, 104 skoler har gratis frukt (for eksempel ved at kommunen betaler), mens 776 ikke har noen fruktordning. I høstsemesteret 2011 var ca. 48.000 elever med på den foreldrebetalte ordningen, mens ca. 12.000 elever på rene barneskoler fikk gratis frukt. For å administrere den foreldrebetalte ordningen har OFG laget et administrasjonssystem kalt skolefruktsys.no. I dette systemet er ansatte i OFG, fruktgrossister, skoler og foresatte integrert. For eksempel vil nye bestillinger fra foresatte automatisk legge seg til plukklister hos fruktleverandørene. Når foresatte bestiller frukt går de gjennom ulike trinn i skolefruktsys.no (se bilag 1). Trinn 5 gjelder betalingen. OFG estimerer at omtrent 35.000 foresatte vil betale med kort i august/september og 25.000 i desember/januar i skoleåret 2012/2013, og at andel betalinger med kort gradvis vil øke. I diagrammet under vises dagens skjermbilde når betaling er foretatt.
OFG ønsker å inngå avtale med én leverandør om levering av betalingsløsning for skolefrukt.no. Leveransen skal omfatte følgende: 1. Ordinær korttransaksjon OFG må ha en kortløsning som er mest mulig brukervennlig og der andelen betalingsforsøk som må gjennomføres flere ganger, reduseres til et minimum. Det vil være et spesielt stort behov for transaksjoner de første dagene i hvert nye semester (august og januar). Leverandørene skal tilby en garanti for at betaling faktisk gjennomføres. Herunder skal det beskrives hvilken kompensasjon som vil innrømmes OFG dersom garantien ikke innfris. 2. Faktura Behovet for at OFG skal kunne generere fakturaer til kunder, er stadig økende. Spesielt gjelder dette for skoler som betaler inn for flere elever av gangen. Leverandørene skal derfor tilby en total løsning for slik kundefakturering, som innbefatter utsendelse av faktura, purrerutiner og hvordan OFG skal fange opp betalte fakturaer. 3. Utvikling av nye teknologiske løsninger OFG og Skolefrukt.no ønsker å fremstå som innovative og ha de nyeste teknologiske løsninger. Leverandørene skal derfor i tilbudet foreslå innovative løsninger som kan utvikles på kort sikt og i løpet av avtaleperioden. Et mål vil være å gjøre betalingen for foresatte enklest mulig. Et eksempel på en innovativ løsning kan derfor være at foresatte som har deltatt i Skolefrukt ett semester, får en SMS påfølgende semester med spørsmål om de fortsatt vil være med i skolefruktordningen. De foresatte får oppgitt pris for det nye semesteret og kan bekrefte sin deltakelse på mobilen. 4. Interaksjon med Skolefruktsys.no OFG har avtale med firmaet Proxycom i Trondheim som står bak utvikling og drift av Skolefruktsys.no. Utviklingen og driften av Skolefruktsys.no vil også i kommende avtaleperiode forestås av Proxycom. Det vil være behov for tilpasning/integrasjon mellom leverandørens betalingsløsning og Skolefruktsys.no. Proxycom har beregnet kostnaden ved å gjennomføre en slik nødvendig tilpasning/integrasjon til NOK 136 000. Grunnlaget for Proxycoms beregning fremgår av bilag 2 til konkurransegrunnlaget. Leverandørene skal oppgi i tilbudet hvor stor andel av integrasjonskostnaden på NOK 136 000 de vil påta seg å bære. Den resterende andel av kostnaden vil bli lagt til leverandørens tilbudspris. Evalueringen av tildelingskriteriet Totalkostnad (jf. punkt 6.2 nedenfor) vil således baseres på summen av leverandørens pris og den andel av integrasjonskostnaden som OFG må bære (dvs. den andelen som leverandøren ikke påtar seg å bære). Dersom kostnaden ved tilpasning/integrasjon mellom den valgte leverandørens betalingsløsning og Skolefruktsys.no viser seg å bli høyere enn Proxycoms anslag på NOK 136 000, vil OFG betale det overskytende beløpet. Hvis kostnaden viser seg å bli lavere, vil leverandørens andel (som oppgitt i tilbudet) reduseres tilsvarende.
1.3 Kontraktsperiode Avtalen vil gjelde fra 1. august 2013 til 31. juli 2016. Eventuelle tilpasninger og testing av nye systemer antas å finne sted i perioden oktober 2012 april 2013. 1.4 Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i Doffin 29.5.2012 1.5 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Kontaktperson for anskaffelsen hos OFG er Tore Angelsen, e-post: tore.angelsen@frukt.no. Alle henvendelser i forbindelse med konkurransen skal rettes til kontaktpersonen via e-post., og merkes spørsmål anbud betalingsløsning. Siste frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget er 2.7.. Siste utsendelse av svar på spørsmål og eventuell øvrig tilleggsinformasjon vil finne sted 5.7. Innkomne spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli publisert elektronisk på Doffin. 1.6 Rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har OFG rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer vil umiddelbart bli kunngjort i Doffin. 1.7 Fremdriftsplan OFG har lagt opp til følgende estimerte fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring 29.5 Tilbudsfrist 3.8. Tilbudsåpning 8.8. Evaluering 15.8 Valg av leverandør og meddelelse til leverandørene om tildelingsbeslutningen 17.8 Klagefrist 27.8 Kontraktssignering 3.9 Vedståelsesfrist 7.9 Publisering av tildeling 12.9 Fremdriftsplanen etter tilbudsfristens utløp er kun veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i planen etter dette tidspunktet.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for anskaffelsen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) av 7. april 2006 nr. 402 del I (alminnelige bestemmelser) og del II (anskaffelser under EØS-terskelverdiene). 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres etter anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse. 2.3 Forbud mot forhandlinger Det gjøres oppmerksom på at det i en åpen anbudskonkurranse gjelder et forhandlingsforbud, jf. anskaffelsesforskriften 21-1 (1). Det er følgelig ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder med hensyn til pris, kontraktsvilkår eller andre forutsetninger. Leverandørene må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudsfrist Tilbudet må være OFG i hende senest 3.8. kl 10.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Språk All tilbudsinformasjon skal være på norsk. Det er likevel adgang til å benytte vedlegg på svensk, dansk eller engelsk dersom norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og beskrivelser som dette konkurransegrunnlaget med vedlegg stiller krav om. Tilbudet skal innbindes og organiseres på følgende måte: 1. Tilbudsbrev, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde en bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet frem til vedståelsesfristens utløp (jf. punkt 3.10 nedenfor). Videre skal tilbudsbrevet gi en samlet presentasjon av leverandørens eventuelle forbehold (jf. punkt 3.8 nedenfor).
2. Dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene i punkt 4.1 4.3. Dokumentasjonen skal organiseres under hvert enkelt kvalifikasjonskrav. 3. Beskrivelse av tildelingskriteriene, jf. punkt 6.2 nedenfor. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer. 3.4 Emballering og merking Tilbudet skal leveres i lukket og anonym konvolutt/forsendelse og være merket anbud betalingsløsning Skolefrukt. 3.5 Leveringssted Tilbudet skal leveres direkte eller sendes med post til: Opplysningskontoret for frukt og grønt Postadresse: Postboks 187 Økern, 0510 Oslo Besøksadresse: Økern torg vei 6, bygg 1. Tilbudet kan ikke leveres per e-post eller telefaks. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.8 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot eller avvike vesentlig fra konkurransegrunnlaget eller kontraktsbestemmelsene for oppdraget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften 11-11 (1) bokstav d og e. Andre (ikke-vesentlige) forbehold/avvik skal være presise og entydige, og være priset slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal presenteres samlet i tilbudsbrevet, jf. punkt 3.3 ovenfor. I tillegg skal de spesifiseres direkte i tilbudsteksten der de er av relevans. Tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften 11-11 (1) bokstav f.
3.9 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.10 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet frem til 7.9.2012. Bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet frem til vedståelsesfristens utløp skal gis i tilbudsbrevet, jf. punkt 3.3 ovenfor. 3.11 Offentlig versjon av tilbudet Det følger av lov om rett til innsyn i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16, jf. anskaffelsesforskriften 3-5, at allmennheten etter kontraktstildeling kan kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud. For at OFG skal kunne oppfylle sin taushetsplikt i henhold til anskaffelsesforskriften 3-6, skal leverandøren innlevere en versjon av tilbudet der opplysninger som leverandøren mener det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde (forretningshemmeligheter) er sladdet. Det gjøres oppmerksom på at OFG har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren mener skal unntas offentlighet. Hvis det ikke blir levert en offentlig versjon av tilbudet, vil OFG anse tilbudet som gjenstand for offentliggjøring i sin helhet. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som leverandøren må oppfylle for å ha de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil/kan bli avvist i henhold til bestemmelsene i anskaffelsesforskriften 11-10. 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatt og trygdeavgifter Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjon Attest på betalt skatt og trygdeavgift fra kemnerkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. HMS-egenerklæring.
Merk: Attest for betalt skatt og trygdeavgift og attest for betalt merverdiavgift må fremskaffes fra to ulike instanser. 4.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Firmaattest 4.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig god soliditet til å kunne gjennomføre oppdraget. Dokumentasjon Årsregnskap for siste 3 år inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring 4.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon Oversikt over leverandørens tilsvarende leveranser de siste 3 år, inkludert deres tidspunkt, verdi og mottaker. Leverandøren skal oppgi referanseperson med e-post og telefonnummer for tidligere leveranser. Oversikt over leverandørens bemanning som vil bli benyttet til gjennomføring av oppdraget. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- /styringssystem. 5 BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av innkomne tilbud Tilbud vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. OFG vil på anmodning skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene.
6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN OG VALG AV LEVERANDØR 6.1 Avlysning og totalforkastelse OFG kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud hvis det foreligger saklig grunn for dette. Det tas forbehold om at kostnadene ved gjennomføring av oppdraget ikke overstiger forsvarlig fastsatte budsjetter. 6.2 Valg av leverandør Kontrakt vil bli tildelt leverandøren som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Leverandørens oppfyllelse av OFGs spesifiserte behov. Vekt 30% Under dette tildelingskriteriet vil OFG i hovedsak vurdere: Brukervennlighet på tilbudt kortløsning Tilbudt fakturaløsning Forslag til nye teknologiske betalingsløsninger Tilbudt garanti for at betalingstransaksjoner gjennomføres 30% Under dette tildelingskriteriet vil OFG vurdere leverandørens garanti for at betalingen gjennomføres når foresatte betaler med kort i Skolefruktsys.no, herunder tilbudt kompensasjon dersom garantien ikke innfris. Totalkostnad 40% Tildelingskriteriet består av to elementer: Leverandørens pris for tjenesten.. Andel av beregnet integrasjonskostnad (NOK 136 000) som må bæres av OFG, jf. punkt 1.2 (4) over. Ved evalueringen vil begge elementene bli vektlagt, for slik å komme frem til OFGs totalkostnad. Ved variabel pris vil OFG basere seg på en forventet kortbetaling (jf. Punkt 1.2) i perioden.
6.3 Meddelelse om kontraktstildeling OFGs beslutning om hvilken leverandør som er tildelt kontrakt, vil bli meddelt skriftlig til samtlige leverandører i rimelig tid før kontrakten signeres. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget av leverandør og angi fristen for å påklage beslutningen.