Hvordan komme i gang med digitaliseringsarbeidet innenfor plan- og byggesaksområdet? NKF Tromsø den 30.01.2017 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder Plan, bygg & geodata
Tema Informasjon om det pågående digitaliseringsarbeidet rettet mot plan- og byggesak Viktig å komme i gang med arbeidet Noen tips for å lykkes med digitaliseringsarbeidet
Fokus på tjenestene til innbyggere og næringsliv, arbeidsprosesser og teknologi (verktøy)! Utfordre markedet med reelle anskaffelser!!..og mindre fokus på GIS-verktøy og sak/arkiv-løsninger
Staten, kommuner og KS samarbeider for å gi kommunene verktøy og felleskomponenter for bruk i digitaliseringsarbeidet Line Richardsen Konstituert programleder Lars Sverre Gjølme Kompetanse Skole og oppvekst Informasjonssikkerhet Rune Sandland Arkitektur og standardisering 428 kommuner 19 fylkeskommuner
ü Spesifikasjoner og underlagsdokumentasjon for bruk ved anskaffelse av plan- og byggesaksløsning ü Felles arkitekturprinsipp for å sikre at løsninger utvikles på en optimal og mest mulig hensiktsmessig måte ü Nasjonale fellesløsninger og komponenter
Fra byggesøknad til byggetillatelse
Tjenestekonsesjon på bruk av Fellestjenester BYGG Acos Ambita Arkitektbedriftene Atea Catenda Evry Geomatikk Holte Jotne Norkonsult Norkart Rørentreprenørene Solita Tieto (Software Innovation) Trimbel (ViaNova)
BIM i byggesøknad - hva betyr dette for kommunene? Digitale modeller i stedet for tegninger All data direkte inn i sakssystemet Matrikkel automatisk overføring av data KOSTRA automatisk høsting av data Brukergrensesnitt etter kommunens ønske God prosess og beslutningsstøtte
ebyggesak og eplansak bygger på en felles tilnærming i fire steg KS sin tilnærming til utvikling av digitale løsninger 1 2 3 4 Forstå brukerbehovene Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Utarbeide standarder, fellesløsninger og anskaffelsesunderlag som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Tilgjengeliggjøre i KS verktøykasse Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner og leverandører i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell
ebyggesak saksbehandlingssystem for kommunene Kravspesifikasjon for saksbehandlingssystem Utviklet av KS i samarbeid med kommunene, DiBK, Kartverket og SSB Styrke kommunene som bestillere Like system gir likere saksbehandling Hyllevare og «skyløsninger»
Arbeidsflaten fokus på saksbehandleren og beslutningsstøtte Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon Fokus på vesentlig informasjon Løsrevet fra arkivstruktur Milepæler og sjekklister Beslutningsstøtte
ebyggesak 2.0 videre prosess Prosesstøtte for delesak, ulovlighetsoppfølging og tilsyn Implementere sjekklister fra DiBK Nasjonal veileder med obligatoriske krav og opsjoner Veiledning og systemstøtte for innsending, arkivering og samhandling Veiledning og systemstøtte for tilgang til kart, grunndata og DOK-analyse Krav til roller og rettighetsstyring Forslag til volumbasert prismodell Nasjonal veileder for bruk i enklere anskaffelsesprosesser
Målbilde - eplansak
Effektmål eplansak Styrke kommunens omdømme Gjøre kommunen attraktiv for investorer Bedre, enklere og raskere arealplanlegging Bedre dialog med alle aktører Økt digital kompetanse Forbedret arbeidssituasjon Mindre ressursbruk til redundante operasjoner Anvender felleskomponenter og felles data Leverandøruavhengighet
Hovedprosesser
IDÉARK Beskrivende tittel: Samhandlingsrom publikums perspektiv Varslingstjeneste varsler berørte eiendommer (inkl. naboer) og andre interesserte (mulig å abonnere på varsling). Varsling kan skje ved; - Når forslagsstiller melder oppstart - Når publikum kan melde inn synspunkter / merknader - Når formelle beslutninger tas Varslene må utformes i klartekst gjøre det enkelt for den som mottar varselet å forstå hva det gjelder og hva vedkommende kan gjøre. Tydelig tidslinje der prosessens steg er lett forståelig. Tydelig fremstilling av hva som planlegges / konsekvensene av planarbeidet. Dette vil imidlertid være noe som utvikles gjennom planprosessen og dette må også komme entydig fram. Mulighet til å gi innspill, kommentarer og merknader på relevante steg i prosessen. Mulig en bør kunne se andre sine innspill (dette må vurderes). Det må også vurderes hvorvidt det skal besvares fra kommunens side. Rolle(r) som etterspør; Alle Rolle(r) som berøres av ide; Alle Hvilke prosesser berører ideen? Alle Innsyn i de formelle dokumentene. Beskrivelse av idéen: Se over Utfordring som vil løses: Innsyn, dialog, samhandling, kommunikasjon, saksbehandling, informasjon Hva kreves for å implementere idéen:
Hvorfor er det så viktig å komme i gang med arbeidet?
Bedre tjenester for innbygger og næringsliv
Gevinstrealiseringsplan fra Devoteam! Gevinstområde Besparelse #1 Redusert tid til registrering av søknader i kommunen 14 årsverk/12 MNOK årlig #2 Mindre ressursbruk til oppfølging av mangelfulle søknader 105 årsverk/89 MNOK årlig #3 Mer effektiv veiledning til søkere 67,5 årsverk/57,4 MNOK årlig #4 Redusert arbeid med oppdatering av matrikkelen 52 årsverk/44,2 MNOK årlig #5 Mer effektive søknadsløsninger 150 årsverk/ 127,3MNOK årlig #6 Reduksjon av portokostnader 22,3 MNOK årlig TOTALT 388,5 årsverk/352,2 MNOK årlig
Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi må endres Digitalisering = jobbe m organisasjonen og gjennomføre endringene
Sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet.. Lederfokus for å sikre at digitalisering er en integrert del av kommunens mål, strategier og styringsmodell Fokus på endringsledelse og kultur - smidig samarbeid internt i kommunen og med leverandørene Fokus på gjennomføringsevne - øke kompetansen på å identifisere behov, muligheter, gjennomføring og gevinstarbeid
Veikart for tjenesteinnovasjon
Fem faser for omstilling på plan- og byggesaksområdet 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering Anskaffelse og innføring av nye løsninger Overlevering av gevinstrealisering til linjen Oppfølging av planlagte gevinster
Endrings- og gevinstoversikt 1 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster skaper endringene? 3 Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?
Gevinstvurdering
Gevinstrealiseringsplan 1 2 3 4 Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?
Public ebyggesak Løsninger fra Tieto Knut-Erik Gudim Tieto, Software Innovation
Hvordan anskaffe ebyggesak? 1. ebyggesak som sky-tjeneste integrert med kommunens eksisterende løsninger 2. ebyggesak som lokalt installert system integrert med kommunens eksisterende løsninger 3. Oppgradere eksisterende byggesaks-modul i sak/arkivsytem slik at den funksjonelt oppfyller ebyggesak standarden Public 37 Tieto Corporation
1 ebyggesak som skyløsning Public ebyggesak Nasjonale tjenester og registre GI- standard Lokale GIS- Løsninger o.a Arkiv Møte/Utvalg Eksisterede sak/arkiv løsning Kommunens egen infrastruktur 38 Tieto Corporation
1 ebyggesak som skyløsning Public Fordeler Kan anskaffes via leie-avtale (under terskelverdi) Trenger ikke anskaffe ny sak/arkiv løsning Selvstendig fagsystem som kan velges uavhengig av sak/arkiv leverandlr Ingen lokal installasjon nødvendig Alltid oppdatert på siste versjon ebyggesak kan inkludere integrasjoner og kart-tjenester ebyggesak leverandør med totalansvar også for integrasjoner Forutsetninger Lokal (sak-)arkivløsning støtter GI-standard Avtaleform som baserer seg på leie av standard programvare 39 Tieto Corporation
360 ebyggesak Online inkluderer integrasjoner og kart/-data fra Norkart Public ByggSøk ebyggesøknad Historiske data Møte og utvalg Planregister Geointegrasjonsstandarden 360 ebyggesak m/kart ++ fra Norkart Nasjonale standarder Folkeregisteret Enhetsregisteret DiBK Matrikkelen Kartverket DOK Nasjonale felles løsninger Tiltaksbase Økonomisystem Geointegrasjon Noark 5 Kommuens Sak/ Arkiv Grunnboka SvarUt SvarInn DIFI-signering Tieto Corporation 2016 Tieto
360 ebyggesak Online Prinsipper for prising (foreløpig) Public Månedlig leiepris (avhengig av kommune-størrelse og antall saksbehandlere) + en stk.pris per sak Prisen inkluderer: ebyggesak funksjonalitet kart løsning og geo data tjenester fra Norkart** integrasjoner med nasjonale tjenester og registre Integrasjon med lokalt sak/arkiv ** Det kan velges avansert og basis-funksjonalitet Skyløsning gjør det enkelt å komme igang For de fleste under terskelverdi Krever ingen endring i eksisterende sak/arkiv løsning Tieto Corporation 2016 Tieto
2 ebyggesak som lokalt installert fagsystem Public ebyggesak Nasjonale tjenester og registre Lokale GIS- Løsninger o.a Arkiv GI- standard Møte/Utvalg Eksisterede sak/arkiv løsning Kommunens egen infrastruktur 42 Tieto Corporation
3 ebyggesak som modul i sak/arkiv system Public Lokale GIS- Løsninger o.a ebyggesak Integrert sak/arkiv løsning Kommunens egen infrastruktur Nasjonale tjenester og registre Arkiv Møte/Utvalg 43 Tieto Corporation
Takk for oppmerksomheten!