INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE I henhold til FOA del I og II RAMMEAVTALE FOR LEVERING AV: Automatisk alarmoverføring og toveis tale på heis til 110 en og vaktselskap Side 1 av 12
1 Generelt om oppdraget... 3 1.1 Invitasjon og orientering... 3 1.2 Kunngjøring... 3 1.3 Særlige forhold... 3 1.3.1 Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår... 3 1.3.2 Poster som ikke er prissatt... 3 1.3.3 Produktbeskrivelse... 4 1.4 Kontraktsbestemmelser... 4 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget... 4 2 Orientering om leveransen... 5 2.8 Fremdrift forbehold vedrørende finansiering... 6 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen... 6 3.1 Lov om offentlige anskaffelser... 6 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen... 7 3.3 Offentlighet... 7 3.4 Leverandør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner... 7 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud... 7 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet... 7 4.1 Kvalifisering - Tildeling... 7 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen... 8 4.3 Skatteopplysninger... 9 4.4 HMS-egenerklæring... 9 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen... 9 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget... 9 5.1 Generelt om forbehold... 9 5.2 Forbehold om forskudd... 10 5.3 Alternative tilbud... 10 5.4 Tilbud på deler av oppdraget... 10 6 Krav til tilbudet... 10 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse... 10 6.2 Vedståelsesfrist... 10 6.3 Tilbudets språk... 10 6.4 Hva skal leveres?... 11 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist... 11 7 Oppdragsgivers underskrift... 12 8 Vedlegg... 12 Side 2 av 12
1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Det skal skiftes ut gamle og etableres nye linjeoverføringer på alarmoverføring og toveis tale på heis mellom Statsbyggs eiendommer til 110 er og vaktselskap. Totalt forvalter Statsbygg cirka 2,7 millioner m2 bygningsareal fordelt på over 2300 bygninger på 600 eiendomskompleks i Norge inkludert Svalbard, og cirka 170 bygninger på 67 eiendomskompleks i utlandet. Eiendomsmassen består av høyskoler, tinghus, kulturbygg, vei - og trafikkstasjoner og andre formålsbygg. Kongelige eiendommer inngår i porteføljen i tillegg til ambassader og embetsbosteder i utlandet. Statsbygg er Norges største eiendomsforvalter i statlig sivil sektor. Det er Statsbyggs regionskontor i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø som står for forvaltningen av eiendomsporteføljen. Konkurransegrunnlaget består av følgende deler Denne innbydelse Tilbudsskjema Kontraktsbestemmelser for oppdraget Utkast til avtaledokument Kravspesifikasjon Liste over eiendommer som skal bytte ut alarmsender 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er oversendt Doffin den. 1.3 Særlige forhold Tilbyderen må ved utarbeidelse av sitt tilbud ta hensyn til at arbeid i regjeringsbygg og klassifiserte bygg forutsetter sikkerhetsklarering av personell. Tilbyder har ansvar for at de disponerer personell som enten er sikkerhetsklarert (og kan dokumentere dette), eller at de har personell som vil bli sikkerhetsklarert. Alle nødvendige personopplysningsblanketter for uklarert personell sendes til Statsbygg som vil forestå klarering. 1.3.1 Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk rett stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. 1.3.2 Poster som ikke er prissatt Side 3 av 12
Poster som ikke er priset i tilbudet vil medføre at tilbudet avises. 1.3.3 Produktbeskrivelse Åpen anbudskonkurranse Med mindre tilbyder har tatt uttrykkelig forbehold om å levere et produkt som avviker fra spesifikasjonen, plikter tilbyder, dersom han får kontrakten og uavhengig av kvalitet og egenskaper på tilbudt produkt, å levere et produkt, innenfor rammen av tilbudssummen, likeverdig med det produkt som er angitt i spesifikasjonen. 1.4 Kontraktsbestemmelser Som kontraktsbestemmelser for oppdraget gjelder Norsk Standard NS 8434:2008 Alminnelige kontraktsbestemmelser for manuelle vakt- og sikkerhetstjenester så langt det passer, med unntak av punkt 18.3 og 18.4, hele kapittel VIII og tillegg A.1-A.13. Statsbygg har inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt et informasjonsmøte. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos følgende: Tekniske spørsmål: Kåre Petter Larsen e-post adr.: kpl@statsbygg.no. Innkjøpsfaglige spørsmål: Christina Lain Knudsen, e-post: ChristinaLain.Knudsen@statsbygg.no Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar vil bli sendt samtlige tilbydere. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget 1.7 Estimert fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt dato/uke Fast/ Tentativ Aktivitet 12.09.2014 Fast Kunngjøring av konkurranse 30.09.2014. Kl. 12.00 Fast Tilbudsfrist og åpning Uke 40-43 Tentativ Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Uke 43 Tentativ Utsendelse av tildelingsbrev Uke 44-45 Tentativ Klagefrist Uke 46 Tentativ Kontraktsinngåelse Side 4 av 12
2 Orientering om leveransen 2.1 Generelt Leveransen omfatter leie av sikker tjeneste på alarmoverføring og toveis tale på heis mellom Statsbyggs eiendommer til 110 en og vaktselskap. I tillegg til dette med lokal og valsing til Statsbygg via SMS og e-post osv. Ved fornyelse av abonnement eller ved etablering av nye sendere for alarmoverføring gis leverandøren i henhold til denne avtalen enerett. 2.2 Rammeavtalens varighet Avtalens varighet vil være 4 år fra kontraktsignering. Det vil være mulig å gjøre avrop på rammeavtalen i 4 årsperioden. Lengden på hvert avrop vil vare fra bestilling og frem til rammeavtalens utløp. Etter rammeavtalens utløp skal alle aktive abonnement være operative inntil ny alamroverføringsenhet på eiendommen er satt i drift. Dette skjer innen rimelig tid, og faktureres i henhold til gitte priser. Statsbygg forbeholder seg retten til å si opp abonnement i avtaleperioden som følge av endringer i bruk, eierforhold m.m. Statsbygg skal kunne si opp avtalen med 3 mnd. skriftlig varsel. 2.3 Avrop Ved alle avrop på rammeavtalen vil Statsbygg sende et bestillingsbrev med en beskrivelse av oppdraget med rammetall for behov. Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle bestillinger elektronisk 2.4 Beskrivelse av dagens løsning Vi har ca. 300 eiendommer med eksisterende alarmsendere og ca. 20 toveis tale på heis som er driftsatt i dag. Disse tjenestene er tilknyttet eksterne vaktselskap og har og lokal valsing til Statsbygg. I tillegg til dette har Statsbygg tilgang på eksisterende tilbyders webgrensesnitt for overvåking, varsling og konfigurasjon av alarmsendere på lokal varsling. Statsbygg har etablert en ny kablet infrastruktur med standard grensesnittskap hvor alarmsender står eller skal plasseres. I dette skapet er det satt opp 220V kurs, ferdig kablet mot plintpanel for tilkobling til alarmpunktene og datapunkt for Internett med automatisk IP mottak (DHCP) via Statsbyggs eget Eiendomsnett. (se vedlagt Statsbyggs TK-549 (tekniske krav) og kravspesifikasjon) Side 5 av 12
2.5 Nærmere om leveransen Se vedlagt kravspesifikasjon. 2.6 Faktura Fakturering sendes til brukerstedet, som er eiendommen hvor tjenesten benyttes. Leverandøren skal sende spesifisert faktura hvert kvartal med kuttdato siste søndag i måneden og ha 28 dagers betalingsfrist regnet fra fakturadato. Fakturagebyr aksepteres ikke. Ytterligere detaljer vedrørende fakturering gis på oppstartsmøte etter at kontrakt er inngått. - elektronisk fakturaadresse 9908:971278374 - referanse id (eks V430KHAA) - dersom du har bestillingsnummer (6 siffer), skal dette også oppgis. 2.7 Vedlikehold og service Anskaffelsen omfatter årlige vedlikehold og tester, ref. kravspesifikasjonen. 2.8 Fremdrift forbehold vedrørende finansiering Etter avtaleinngåelse skal entreprenøren i samråd med Statsbygg sette opp en detaljert fremdriftsplan, som vil være bindende og dagmulktsbelagt slik det fremgår nedenfor. MILEPÆLER DATO DAGMULKT Utarbeidelse fremdriftsplan 3 uker etter avtaleinngåelse Kr. 2000,- pr. kalenderdag, begrenset oppad til kr. 100.000,- Igangsetting montasje I henhold til Kr. 2000,- pr. kalenderdag, fremdriftsplan dokumentasjon / funksjonstester I henhold til fremdriftsplan begrenset oppad til kr. 100.000,- Kr. 2000,- pr. kalenderdag, begrenset oppad til kr. 100.000,- 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Anskaffelsen er en uprioritert tjeneste etter vedlegg 6, kategori 23. Dette medfører at anskaffelsen følger reglene i forskriftens del I og del II, jf forskriftens 2-1 (5), selv om terskelverdiene i 2-2 overskrides. For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Side 6 av 12
Denne anskaffelsen følger prosedyren «åpen anbudskonkurranse». 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. Tilbudsåpningen er offentlig, og vil finne sted 30.09.2014. Kl. 12.00 Statsbyggs hovedkontor - Besøksadresse: Biskop Gunnerus' gate 6 (Byporten) 0155 Oslo Resepsjonen i 7.etasje 3.4 Leverandør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Side 7 av 12
Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til oppførte tildelingskriterium. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle kvalifikasjoner Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dette gjelder også alle underentreprenører Det kreves at leverandøren har betryggende økonomisk gjennomføringsevne. Leverandøren skal være kredittverdig eller bedre. Det kreves at leverandøren har god erfaring fra gjennomføring av leveranser med tilsvarende kompleksitet og omfang. Dokumentasjon Firmaattest Kredittratingrapport, ikke eldre enn 6 mndr., fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom ikke kredittvurdering foreligger kan tilbyder legge ved følgende: Fremleggelse av nøkkeltall fra foretakets årsregnskap fra de siste 3 regnskapsår Oversikt over relevante referanseoppdrag, utført de 3 siste år med angivelse av oppdragsgiver, oppdragets størrelse, kontraktsverdi og tidspunkt for gjennomføring. Tilbydere registrert i StartBANK kan oppgi StartBANK ID eller sende inn kopi av registreringsbevis i StartBANK istedenfor å sende inn deler av dokumentasjonen Dokumentasjon som kan utelates dersom man oppgir StartBANK ID er 1) Firmaattest, 2) Årsregnskap) Side 8 av 12
4.3 Skatteopplysninger Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Skatteattest for skatt og for merverdiavgift kan bestilles på ett sted. Tilbydere kan enten henvende seg til sitt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften 20-12 (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg. Tilbydere registrert i StartBANK kan oppgi StartBANK ID eller sende inn kopi av registreringsbevis i StartBANK istedenfor. 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som har laveste pris. Vekt Kriterier Dokumentasjon Pris Komplett tilbudsskjema i utfylt stand. 100 % 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, samt vesentlige forbehold/avvik fra kravspesifikasjonen, vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Bemerkninger til den tekniske beskrivelsen og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle sted, men skal i så fall også opplistes i tilbudsbrevet med henvisning til sidetall og postnummer. Side 9 av 12
Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs kontraktsbestemmelser for entrepriser (Blåboka) jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. 5.2 Forbehold om forskudd Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger. 5.4 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Telefaks/e-post/elektronisk lagringsenhet godtas ikke som tilbud. Det samme gjelder for endring av tilbudene. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. Side 10 av 12
6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2. Komplett komplett tilbudsskjema i utfylt stand (vedlegg), 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 4.2 4. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.5 5. Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt 4.3. 6. HMS-egenerklæringsskjema/StartBANK ID/registreringsbevis i StartBANK, jf pkt 4.4 Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket Statsbygg ED - tilbud til anbudskonkurranse alarmoverføring Til: Statsbyggs hovedkontor - Besøksadresse: Biskop Gunnerus' gate 6 (Byporten) 0155 Oslo Resepsjonen i 7.etasje Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, - Postadresse: Postboks 8106 Dep 0032 OSLO Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler på Byporten innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er 30.09.2014. Kl. 12.00 Side 11 av 12
For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted, Oslo. 12.09.2014 For Statsbygg: Christina Lain Knudsen 8 Vedlegg Tilbudsskjema Kontraktsbestemmelser for oppdraget Utkast til avtaledokument Kravspesifikasjon Liste over eiendommer som skal bytte ut alarmsender HMS egenerklæring Side 12 av 12