INNKALLING TIL ÅRSMØTE Ordinært årsmøte i Sameiet Rugdemoen avholdes 13.03.2013 kl 20:00, sted: Lykkebo, Jessheim. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING a. Valg av møteleder b. Opptak av navnefortegnelse c. Valg av sekretær og to personer til å undertegne protokollen d. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2012 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2012 4. GODTGJØRELSER TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE 7. ÅRSMØTET HEVES 8. BEBOERMØTE a. Her kan drøftes saker av allmenn interesse Møtet skal være over, senest innen kl 22:00. Jessheim, 05.03.2013 Styret i Sameiet Rugdemoen Seksjonseier som ikke kan møte på sameiermøtet, kan i henhold til eierseksjonslovens 33 møte ved fullmektig. Ektefelle/samboer kan møte, men må ha fullmakt for å kunne stemme. Kun én kan stemme for seksjonen. Leietaker i boligseksjon har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen. 1
INNSTILLING TIL SAKER SOM SKAL BEHANDLES PÅ ÅRSMØTET 13.03.2013. 1. KONSTITUERING Forslag til de enkelte poster blir lagt frem på årsmøtet 2. ÅRSBERETNING FOR 2012 Årberetningen vedlegges, og anbefales godkjent 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2012 a. Regnskapet for 2012 anbefales godkjent b. Anvendelse av årsresulatet: Styret foreslår at negativt resultat dekkes av opptjent egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET a. Forslag til styrehonorar legges frem på møtet b. Andre honorar 5. INNKOMNE FORSLAG a. Vedtektsendringer fra styret 6. AV TILLITSVALGTE a. Valg av 1 styremedlem for 2 år b. Valg av 1 varamedlem for 2 år c. Valg av valgkomité for 1 år 2
STYRETS ÅRSBERETNING 2013 1. TILLITSVALGTE Styret har i perioden bestått av: Styreleder :Lars Berge (Valgt for 2 år i 2012) Styremedlemmer :Marit Aarhus Megrund (Valgt for 2 år i 2011) :Hans-JO Koglin (Valgt for 2 år i 2012) Varamedlemmer :Marianne Røhme (Valgt for 1 år i 2012) :Lisbeth Mossin (Valgt for 1 år i 2012) :Marit Kristoffersen (Valgt for 2 år i 2012) Valgkomite :Henning Megrund (Valgt for 1 år i 2012) :Stian Breen (Valgt for 1 år i 2012) :Steinar Vik (Valgt for 1 år i 2012) 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er Boligbyggerlaget Romerike (BORI) i henhold til forretningsførerkontrakt. Revisor er statsautorisert revisor Svindal, Leidland, Myhrer & Co AS, Lillestrøm. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER a. Virksomhetens art: Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjonsloven og har som formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne. b. HMS/Ansatte/arbeidsmiljø: Styret har egen HMS-ansvarlig, som jobber med å utvikle videre et system for internkontroll, som er i tråd med internkontrollforskriften. Sameiet har ingen ansatte. c. Ytre miljø: Sameiets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø. d. Likestilling: Sameiets styre består av 1 kvinne og 2 menn. Styrets leder er mann. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. e. Stiftelse: Sameiet ble stiftet 09.07.2003 og har organisasjonsnummer 986 231 781. Sameiet består av 54 seksjoner, fordelt på 12 bygninger med følgende adresser: Rugdevegen 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 30, 32 og 34. Sameiet har oppført sine bygninger på eiendommen gnr 5 bnr 94 i Ullensaker kommune. f. Andre opplysninger: Vedtekter/regler: Det er utarbeidet egne vedtekter og husordensregler for sameiet. Internett: Sameiet har egen hjemmeside på http://rugdemoen.wordpress.com. Styret har e-post rugdemoen@gmail.com. Det er opprettet en egen lukket gruppe 3
på Facebook, knyttet til sameiet, for å bedre informasjonsarbeidet. Vaktmestertjeneste: Sameiet har avtale med Rødningsby om utvendig sommer- og vintervedlikehold. Parkering: Sameiet har gjesteparkering og garasjer. Hver seksjonseier har en eksklusiv garasje. Utleie: Styret ber om å bli informert om leietakere i seksjonene, slik at det finnes en oversikt over hvem som bebor bygningen. Brannsikringsutstyr: Lovverket krever at hver bolig skal være utstyrt med røykvarsler og brannslokkingsutstyr, enten pulverapparat eller brannslange. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. g. Vedlikeholdshistorikk Type vedlikehold Årstall Beising 2010 Beising 2011 Beising 2012 Beising 2013 Vedlikehold utføres i henhold til sameiets vedlikeholdsplan. Det er ikke planlagt vedlikehold utover prosjektet med utvendig beising. Når dette prosjektet er ferdigstilt, bør det vurderes å utøke noe det vedlikehold som utføres knyttet til dugnad. 4. FORSIKRINGER Sameiets eiendommer, bygninger m.m er forsikret i If Skadeforsikring AS, polise nr 3150507. Skader som dekkes av forsikringen er som hovedregel alle skader så sant skaden er upåregnelig og skjer plutselig og uforutsett. Unntatt er skader som skyldes slitasje, alder, korrosjon, dyr, insekter, sopp og råte. Fra 01.01.10 er det noe dekning for bekjempelse av skadedyr og treinnsekter. Videre erstattes ikke skader som skyldes svinnsprekker, setninger, material- og konstruksjonsfeil. Egenandelen er for tiden kr. 6.000,-. Forsikringen dekker ikke innbo og løsøre. Den enkelte beboer bør selv tegne en innboforsikring. BORI samordner skademeldinger og melder skadesakene til forsikringsselskapet. Ved skade i boligen skal beboerne straks ta kontakt med styreleder eller BORI, telefon 63 89 02 00. Utenfor kontortid gis det melding til sameiets styreleder eller If skadeforsikrings vakttelefon 02400. 4
5. STYRETS ARBEID Siden forrige ordinære årsmøte har styret avholdt møter og behandlet saker, så som: a. Styret avholdt konstituerende møte 30.04.12. b. Dugnad ble avholdt 08.05.12. c. Plenskader i forbindelse med vintervedlikehold er utbedret ved hjelp av å så i de aktuelle områdene. d. Sameiet er i dialog med Øvre Romerike Eiendom hva gjelder vann i garasjer, og enkelte andre reklamasjoner. e. Del tre av beiseprosjektet ble gjennomført i løpet av sommeren 2012. Noen mindre avvik er rapportert til maler, og skal utbedres. Siste del gjenstår i 2013. Det benyttes nå en maling som har lenger varighet. Avskrivningstiden på å benytte en bedre maling er 1 år ekstra. Holdbarheten antas å være flere år ekstra (4-8 år, eller netto 3-7 år fratrukket merkostnad). f. HMS har vært under videreutvikling i løpet av denne styreperioden, herunder merking av utstyr, vedlikehold av lekeplasser, asfaltkanter, bruk av ildsteder og dugnad mht dører og garasjeporter. Styret ønsker også at det i løpet av neste periode utpekes en kontaktperson vedrørende HMS per bygg/seksjon. g. Gatebelysning er utbedret i løpet av perioden. Først ble det gjort undersøkelser, for å avklare hvem som har vedlikeholdsansvaret på denne belysningen, opp mot Ullensaker kommune. Deretter firmaet Infratek engasjert til å utbedre. h. Mellomværende fra tidligere styremedlemmer er oppgjort. i. Parkeringsreglement er utarbeidet, og skilting er anskaffet. Nye parkeringsregler vil trå i kraft fra vinter/vår 2013. j. Styret har hatt en restriktiv holdning til søknader om utvendige endringer, som kan føre til estetiske og synlige forandringer. k. HMS-ansvarlig har jobbet videre med å finne anbefalte løsninger knyttet til varmepumpe, og hvordan det løses rent estetisk. l. Håndmåking foran garasjeporter er gjenopptatt. m. Sykkelstativ er under utredning av HMS-ansvarlig. n. Befaring av de fleste leiligheter i andre etasje er foretatt, med tanke på sluk og avløp. Konklusjonene i denne rapporten vil først bli tatt opp med Øvre Romerike Eiendom. Deretter anbefales neste styre å finne en så fordelaktig løsning som mulig for sameiet, og dets andelseiere. o. Hogging av trær er under utredning. p. Det er god dialog med Rødningsby, knyttet til snørydding og sommervedlikehold. Det er også gjort oppmerksom på muligheten til å kommunisere via Facebook og hjemmeside. q. Styret innstiller på justering av felleskostnader tilsvarende 3% fra 01.07.13, med tillegg av kr. 35,- per måned i dugnadspremie. r. Det har i perioden ikke vært krevende saker knyttet til naboklager eller uro sameiet. s. Det er ikke utestående fordringer til inkasso, knyttet til innkreving av felleskostnader. t. Sameiet har anskaffet en ny plenlufter og den er merket. u. Lekeplass ved nr 16 er besluttet nedlagt. v. Hekk mot fotballbane bør etableres, og hekk ved nr 20 og lekeplass bør vedlikeholdes bedre. Prosjekt bør innarbeides i neste dugnad, i fall vi har interne ressurser som kan bidra. 5
w. Vår kontaktperson hos BORI, Marianne Kristiansen, er fortsatt i permisjon. Sissel Vik er hennes vikar. x. Styret vil iverksette et system for en mer rettferdig byrdefordeling knyttet til dugnad. De som deltar 100% på dugnad, vil motta en godtgjørelse på kr. 420,-. Ordningen vil gjelde med faktisk virkning for hele 2013, men med økonomisk virkning tilsvarende 50% i 2013. Tilsvarende beløp tillegges felleskostander til samtlige, fra 01.07.13 y. Hogging av trær vil trolig utføres i løpet av vår 2013. z. Overskuddslikviditet er plassert på høyrentekonto. Styret er ikke i en rettslig tvist som kan medføre økonomisk ansvar for sameiet. 6. REGNSKAPET FOR 2012 Regnskapet for 2012 viser et driftsresultat på kr. 33.138,- og et årsresultat på kr. 41.869,-. Arbeidskapitalen d.v.s. likviditeten til disposisjon etter avdrag/låneopptak, utgjorde pr 31.12.12 kr. 548. 990,-. Styret foreslår at resultatet legges til opptjent egenkapital. Kommentarer til avvik mellom regnskap og budsjett: Under budsjettering for 2012 ble det beregnet at hele resten av malerjobben skulle utføres innen kalenderåret. Avtalen viser at resten av malerjobben skulle fordeles på 2012 og 2013. Det er gjennomført vedlikehold (i henhold til vedlikeholdsplan) som, etter styrets oppfatning, er tilstrekkelig til å ivareta bygningenes tilstand og verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til fremtidig vedlikeholdsansvar. Vedlikehold for 2013 fremgår av budsjett, og vil være på samme nivå som 2012. For øvrig vises til de enkelte tallene i resultatet og balansen, og de regnskapsoversikter som fremkommer under noter i regnskapet. Årsregnskapet gir en rettvisende oversikt over lagets økonomiske stilling pr 31.12.2012, og for resultatet og kontantstrømmene i regnskapsåret som er i overenstemmelse med regnskapslovens bestemmelser om god regnskapsskikk. I samsvar med regnskapslovens 3-3 bekreftes det at forutsetningene om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelse av regnskapet. Det er ikke inntrådt vesentlige forhold av økonomiske eller av annen karakter fra 31.12.2012 og frem til styrets årsberetning er avgitt. 6