S.nr Sameiermøte Sørumsand Park Sameie

Transkript

1 S.nr. 511 Sameiermøte 2014 Sørumsand Park Sameie

2 INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Sameiermøte i Sørumsand Park Sameie avholdes tirsdag 11. mars 2014 kl. 1800, møterommet til Trento. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og to personer til å undertegne protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSOPPGJØRET FOR GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE Sørumsand, I styret for Sørumsand Park Sameie Både seksjonseier og ektefelle/samboer kan møte på sameiermøtet, men bare én kan stemme for seksjonen. Leietager i boligseksjon har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Seksjonseier som ikke selv kan være tilstede på sameiermøtet, kan møte ved fullmektig, jfr. Eierseksjonslovens 33. Fullmakten skal være skriftlig. Ektefelle/samboer som ikke selv er seksjonseier, bør medbringe fullmakt. Navneseddel eller fullmakt leveres i utfylt stand ved inngangen.

3 INNSTILLING TIL SAKER SOM SKAL BEHANDLES PÅ ORDINÆRT SAMEIERMØTE 11. MARS KONSTITUERING Forslag til de enkelte poster blir lagt frem på sameiermøtet. 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 Årsberetningen vedlegges og anbefales godkjent. 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2013 A) Årsregnskapet for 2013 anbefales godkjent. B) Anvendelse av årsresultatet. Negativt årsresultat overføres til udekket underskudd. 4. GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE A) Forslag til styrehonorar legges frem på møtet. 5. INNKOMNE FORSLAG Hver sak må innstilles. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlem for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 1 år

4 Sørumsand Park sameie STYRETS ÅRSBERETNING TILLITSVALGTE Styret har i perioden bestått av: Styreleder : Ingrid B. Øye (tidl. Ingebrigtsvoll) 1) (valgt for 2 år i 2013) Styremedlem : Bente Nyengen (valgt for 2 år i 2013) Styremedlem : Tommy Stenbakken 2) (valgt for 2 år i 2013) Varamedlem til styret: : Ragnhild Tanum (valgt for 1 år i 2013) Ingrid B. Øye 1) valgte å gå av som styreleder i september og rykket ned til styremedlem etter Tommy Stenbakken 2), som gikk av i samme tidsrom grunnet flytting. Kristine Rønås ble valgt inn som ny styreleder etter Ingrid B. Øye på ekstraordinært sameiermøte 18. september Styret har mottatt en skriftlig bekreftelse fra næringsdelen at de trekker sitt kandidatur. Bente Nyengen trer derfor ut av styret og hennes plass er på valg. I andre utvalg : Ingen 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er Boligbyggelaget Romerike (BORI). Revisor er statsautorisert revisor Svindal, Leidland, Myhrer & Co AS, Lillestrøm. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER a) Sørumsand Park sameie ble stiftet 20. februar 2011 og har organisasjonsnummer Sameiet består av 28 boligseksjoner og 5 næringsseksjoner, fordelt på 1 bygning med adresse Sørumsandvegen 66. Eiendommen har gnr. 46 og bnr. 366 i Sørum kommune. b) Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjoner og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne. c) Sameiets styre har for tiden kontor i seksjon 18/H0402. Styret kan kontaktes på epost styret@sorumsandpark.no. Flere kontaktdetaljer finnes på oppslagstavlen i inngangspartiet. Styret består av 3 kvinner. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte. d) HMS / ansatte / arbeidsmiljø Sameiet er underlagt internkontrollforskriften av Forskriften pålegger sameiet å planlegge, gjennomføre og dokumentere alle nødvendige tiltak i forbindelse med helse, miljø og sikkerhet i sameiet.

5 Den enkelte beboer har plikt til å foreta egenkontroll på elektrisk anlegg og brannvarslings-/brannslokkingsutstyr i boligen og til å varsle styret dersom det oppdages potensielt farlige forhold utenfor boligen. Styret ivaretar den øvrige internkontrollen, herunder brannvern, elektrisk fellesanlegg og tekniske anlegg. Det er utarbeidet et internkontrollsystem for sameiet og en egen HMS-perm for oppfølging og dokumentasjon av tiltak i borettslaget. Styret i samarbeid med vaktmester har jevnlige inspeksjonsrunder, samtidig som vaktmester ukentlig skal følge opp. Styret har informert samtlige beboere skriftlig om hva HMS betyr for sameiet, samt viktigheten rund dette. Det er hengt opp plansjer over nødnummer og branninstruks lett synlig på oppslagstavlen i inngangspartiet. Sameiet har ingen ansatte. e) Ytre miljø Sameiets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø i nevneverdig grad. f) Andre opplysninger Vedtekter/regler: Det er utarbeidet egne vedtekter og husordensregler for sameiet. Vaktmestertjeneste: Sameiet har avtale med Slemdal AS om vaktmestertjeneste. Renhold: Firmaet Slemdal AS er engasjert til å vaske våre fellesarealer. Parkering: Alle sameieseksjonene er tildelt en merket biloppstillingsplass i garasjeanlegget med eksklusiv rett til å bruke. Nøkler: Nøkler kan fås ved henvendelse til Sørumsand Industribygg og må betales av den enkelte. Kun andelseiere har rett til å rekvirere nøkler. Utleie: Seksjonseiere som ønsker leie ut egen leilighet må fylle ut et fremleieskjema som skal være styret i hende i god tid før innflytting. Styret skal til en hver tid sitte med en oversikt over hvem som bebor sameiet. Brannsikringsutstyr: Lovverket krever at hver bolig skal være utstyrt med røykvarsler og brannslokningsutstyr, enten pulverapparat eller brannslange. Det er også installert rislingsanlegg i samtlige leiligheter og fellesarealer. Kabel-TV og bredbånd: Tjenesten leveres av Canal Digital. Servicetelefon er betjent mellom kl Se for mer informasjon. Energimerking: Energiattest er obligatorisk for alle boliger som skal selges eller leies ut. Attesten kan utarbeides av eier på

6 g) Vedlikeholdshistorikk Sameiet har foreløpig ingen vedlikeholdshistorikk da det ble opprettet i FORSIKRINGER Sameiets eiendom og bygning er forsikret i Gjensidige, polise nr Som hovedregel dekkes de fleste skader på bygningen, så sant skaden er plutselig og upåregnelig. Manglende vedlikehold er ikke en forsikringssak. Ved skade i boligen innen kontortid skal beboerne straks ta kontakt med vaktmester. Utenfor kontortid gis det melding til borettslagets styreleder eller forsikringsselskapets vakttelefon Egenandel er for tiden kr Forsikringen dekker ikke innbo og løsøre. Den enkelte seksjonseier må selv tegne innboforsikring. Forsikringen dekker også bekjempelse av skadedyr. Dersom det oppdages mus, rotter, kakerlakker, veps, maur, sølvkre eller lignende i boligen må den enkelte seksjonseier umiddelbart ta kontakt med styreleder eller vaktmester (telefonnummer på oppslagstavlen) som igjen tar kontakt med Anticimex, som vi har avtale med. Det er ikke egenandel på skadedyrbekjempelse. 5. STYRETS ARBEID Siden lederskiftet i september har styret avholdt 7 møter og behandlet rutinesaker som: Budsjettering Regulering av felleskostnader Internkontroll og oppdatering av HMS-plan (Helse, Miljø og Sikkerhet). Løpende vedlikehold Andre større saker kan nevnes: Revisjon av husordensreglene Revisjon av vedtektene Vasket søppelrommet, hengt opp plakater med illustrasjoner som alle kan forstå Arbeidet systematisk mot beboerne med viktigheten av gode rutiner rundt brannberedskap og rømningsveier Gjennomgang av alle varslingsanlegg i bygget vedrørende brann eller annen evakuering Større saker som skal behandles i neste styreperiode: Oppgradering av sykkelrommet Reparere vannlekkasjen i 4. etasje, samt kjeller Følge opp saker under innkomne forslag Etablere egen nettside: Styret har avholdt følgende velferdstiltak og arrangementer: 2 ekstraordinære sameiermøter 2 ordinære sameiermøter Nyhetsskriv som distribueres månedlig Annen viktig informasjon som distribueres jevnlig til beboerne Julesammenkomst Sørum og Blaker Historielag holdt foredrag om bygdas historie

7 Grunnet store problemer med våre heiser er det opprettet sak mot ThyssenKrupp. En sak som fremmes av advokatkontoret Økland & co i Lillestrøm. Det er Sørumsand Industribygg som fører saken og som dekker saksomkostningene. 6. REVIDERING AV SAMEIETS VEDTEKTER Vedtektene, punkt 2 - Eiendommen Bebyggelsen og tomten gnr. 46, bnr. 366 i Sørum kommune ligger i sameie mellom de 33 eierseksjonene som bebyggelsen og tomten er oppdelt i. For hver seksjon er det fastsatt en sameiebrøk som uttrykker sameieandelens størrelse. Tekst endret til: Bebyggelsen og tomten gnr. 46, bnr. 366 i Sørum kommune ligger i sameie mellom 33 eierseksjoner, hvorav 28 for boligformål og 5 til næringsformål. For hver seksjon er det fastsatt en sameiebrøk som uttrykker sameieandelens størrelse. Vedtektene, punkt 3: Krav til deltakere i sameiet og rettslig råderett Nytt avsnitt: Videre er den enkelte sameier ansvarlig for å holde sin seksjon godt vedlike. Innvendige forandringer er tillatt dersom bygningsloven og byggeforskriftene følges og forandringen ikke er til skade eller ulempe for fellesarealer eller andre sameiere. Vedtektene, punkt 4: Bruken av bruksenheter og fellesarealer Seksjonene har rett til 28 parkeringsplasser på gnr. 46 og bnr. 8. Den nærmere plassering av parkerings-plassene fastsettes av eier av gnr. 46 og bnr. 8. Boligseksjonene skal ha rett til inntil 28 plasser, mens næringsseksjonene skal ha rett til de øvrige plasser som stilles til disposisjon på bnr.8. Den nærmere fordeling av plasser til boligseksjonene foretas av styret, mens næringsseksjonene disponerer sine plasser i fellesskap. Tekst endret til: Seksjonene har rett til 28 parkeringsplasser på gnr. 46 og bnr. 8, mens næringsseksjonene har rett til de øvrige plasser som stilles til disposisjon på bnr. 8. Alle sameieseksjonene er tildelt en merket biloppstillingsplass i garasjeanlegget med eksklusiv rett til å bruke. Nytt avsnitt: Vegger på private terrasser må ikke males eller lakkes. Terrassene er laget av materiale fra lerk, som vil gråne naturlig etter hvert. Nytt punkt om HMS Punkt 7: Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Internkontroll innebærer at borettslaget er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse, miljø- og sikkerhet i borettslagets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern og felles elektrisk anlegg.

8 Den enkelte beboer plikter å foreta egenkontroll på elektrisk anlegg og brannvarslings-/brannslokkingsutstyr i boligen, samt å varsle styret dersom det oppdages potensielt farlige forhold utenfor boligen. Vedtektene, punkt 10: Styret Valg av styre Styret skal bestå av 3 medlemmer og ett varamedlem, der ett av de ordinære styremedlemmene er valgt av næringsseksjonen. Styrets leder velges særskilt. Tekst endret til: Styret skal bestå av 3 medlemmer og ett varamedlem. Styrets leder velges særskilt. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. I forbindelse med valgene fastsetter sameiermøtet tjenestetiden for det enkelte styremedlem og varamedlem. Hvis det ikke fastsettes en bestemt tjenestetid, er et styremedlem og varamedlem valgt for to år. Tekst endret til: I forbindelse med valgene fastsetter sameiermøtet tjenestetiden for det enkelte styremedlem og varamedlem. Hvis det ikke fastsettes en bestemt tjenestetid, er et styremedlem valgt for to år og varamedlem for ett år. Det er viktig at ikke hele styret står på valg samtidig. Ved valg av ny styreleder, plikter den foregående å hjelpe til med å sette den nye styreleder inn i de respektive arbeidsoppgaver. Vedtektene, punkt 14: Mislighold Krav om fravikelse (utkastelse), siste avsnitt For så vidt ikke annet følger av disse vedtekter, gjelder reglene i lov om eierseksjoner av 27. mai 1997 nr INNKOMNE FORSLAG Følgende forslag til forbedringer er innkommet: 1) Pusse opp korridor i 2. etasje. Etter eksakte oppussinger, barn som har tegnet på veggene, samt hyppig inn-/utflyttinger har veggene etter kun 2 år blitt veldig stygge. Dette er noe Sørumsand Industribygg selv bør påkoste, ikke minst på grunn av beslutningen om å bygge 2 nye leiligheter i denne etasjen. 2) Sameiets fellesterasse er ikke pen, da store flak av murpuss har falt av og hvit maling har blitt misfarget av regn og jord fra blomsterbed. Terrassegulvet bør lakkes på nytt i løpet av kommende sommer. Dette kan tas på dugnad. 3) Trappesjakten ser både slitt og møkkete ut grunnet hyppig inn- og utflyttinger, samt håndverkere som frakter oppussingsmaterialer opp og ned. De flotte motivene på veggene ser nå bare utslitt ut, og er med på å trekke standarden på vår trappeoppgang ned.

9 4) Å legge struktur på veggene i et fellesområde er kun å gi merarbeid og ekstra kostnader for sameiet, da det er umulig å vaske veggene. Med høy takhøyde er det ikke mulig å organisere en dugnad for å male veggene. Strukturen på veggene er også så skarp at flere har skrapet seg opp. Forslag til utbedring: Pusse ned strukturen litt og male veggene på nytt. 5) Innerst i sykkelboden er en stor, gammel sikringstavle med dårlig elektrisk opplegg. Forslag til utbedring; sikringsskap fjernes eller bygges inn, eventuelt montere nye dører som er branngodkjent, samt at kablene som ikke er i bruk må fjernes. 6) Det er satt opp en sperring ved kjellernedgangen i sykkelrommet. Nedenfor er et åpent leirgolv, og rør fra fjernvarme stikker opp. Jeg tenker her spesielt på rotter og radon. Forslag til utbedring; det må støpes betonggulv. 8. REGNSKAPET FOR 2013 Driftsresultatet utgjør kr , og samlet resultat utgjør kr Det er kr lavere enn budsjettert. Avvikene skyldes i hovedsak: Avvik på konsulenttjenester. Ikke budsjettert. Høyere kostnader enn budsjettert på drift og vedlikehold, kommunale avgifter, og energi og fyring. Arbeidskapital utgjør kr , som er lavere enn vårt anbefalte minimumsnivå tilsvarende 3-6 måneders felleskostnader. Sameiet har svært dårlig likviditet. Styret foreslår at det negative årsresultatet overføres til udekket underskudd. Det er gjennomført små vedlikehold som, etter styrets oppfatning, er tilstrekkelig til å ivareta bygningenes tilstand og verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til fremtidig vedlikeholdsansvar. Sameiet har vurdert å opprette et fond som vil ivareta dette.

10

11 RESULTAT RESULTAT 511 Sørumsand Park Sameie Note Regnskap Inntekter 2013 Regnskap 2012 Budsjett 2013 Budsjett 2014 Innkrevde felleskostnader Sum inntekter Kostnader Lønns- og personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenttjenester Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Andre driftskostnader Sum kostnader Driftsresultat Finansinntekter/-kostnader Renteinntekter Rentekostnader Sum finansposter Årets resultat Overført fra egenkapital Sum disponering Sørumsand Park Sameie

12

13 NOTER NOTER 511 Sørumsand Park Sameie Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Note 1 - Innkrevde felleskostnader Felleskostnader Kabel-TV/bredbånd Sum Note 2 - Lønns- og personalkostnader Fri telefon Motkonto for gruppe Arbeidsgiveravgift Sum Sameiet har ingen ansatte. Sameiet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Note 3 - Godtgjørelse til styre og revisor Utbetalt styrehonorar Godtgjørelse revisor er i sin helhet knyttet til revisjon Sum Utbetalt styrehonorar gjelder for perioden 2012/2013 Note 4 - Konsulenttjenester Teknisk bistand Andre fremmede tjenester Andre forvaltningstjenester Sum NOTER 511 Sørumsand Park Sameie 511 Sørumsand Park Sameie

14 Note 5 - Drift og vedlikehold NOTER Vedlikehold bygg Vedlikehold VVS Vedlikehold utvendige anlegg Vedlikehold heis Vedlikehold garasjer Vedlikehold ventilasjon Brannsikring Kostnader til dugnad Sum Note 6 - Energi/fyring Strøm Sum Note 7 - Andre driftskostnader Lyspærer, sikringer m.m Verktøy og redskaper Nøkler, låser og skilt Vaktmestertjenester Renholdstjenester Kontorrekvisita 29 0 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur Generalforsamling/årsmøte Administrasjonskostnader Telekommunikasjon IT-Kostnader Porto 67 0 Kabel-TV Bank- og kortgebyr, betalingsgebyr Velferdskostnader Øresavrundinger 0 5 Sum NOTER 511 Sørumsand Park Sameie 511 Sørumsand Park Sameie

15 Note 8 - Opptjent egenkapital NOTER Opptjent egenkapital Tilført fra EK fra årets resultat Opptjent egenkapital Udekket tap Note 9 - Arbeidskapital A. Arbeidskapital B. Endring arbeidskapital Årets resultat B. Årets endringer arbeidskapital C. Arbeidskapital Omløpsmidler Kortsiktig gjeld = Arbeidskapital Sørumsand Park Sameie

16

17