INNKALLING TIL SAMEIERMØTE

Transkript

1 INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Sameiermøte i Sameiet Rugdemoen avholdes Kl 20:00, Lykkebo, Jessheim. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og to personer til å undertegne protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSOPPGJØRET FOR GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE Jessheim, I styret for Sameiet Rugdemoen Både seksjonseier og ektefelle/samboer kan møte på sameiermøtet, men bare én kan stemme for seksjonen. Leietager i boligseksjon har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Seksjonseier som ikke selv kan være tilstede på sameiermøtet, kan møte ved fullmektig, jfr. Eierseksjonslovens 33. Fullmakten skal være skriftlig. Ektefelle/samboer som ikke selv er seksjonseier, bør medbringe fullmakt. Navneseddel eller fullmakt leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 INNSTILLING TIL SAKER SOM SKAL BEHANDLES PÅ ORDINÆRT SAMEIERMØTE I SAMEIET RUGDEMOEN KONSTITUERING Forslag til de enkelte poster blir lagt frem på sameiermøtet 2. ÅRSBERETNING FOR 2016 Årsberetningen vedlegges og anbefales godkjent. 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2016 A) Årsregnskapet for 2016 anbefales godkjent. B) Anvendelse av årsresultatet. Styret foreslår at resultatet tillegges opptjent egenkapital. 4. GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE A) Forslag til styrehonorar legges frem på møtet. 5. INNKOMNE FORSLAG A) Felleskostnader økes med 2,5%, i tråd med KPI-vekst februar februar Kostnader knyttet til Get justeres og viderefaktureres i tråd med avtale. Forslag til vedtak: Tilsvarende forslagstekst B) Styret vurderer selskapets kapitalforvaltning, løpende behov, tilfredsstillende lav risiko, avkastning på denne, og kommer tilbake med en sak til sameiermøtet. Forslag til vedtak: Styret utreder ulike muligheter for kapitalforvaltning 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av leder for 1 år B) Valg av (1) styremedlemmer for 2 år C) Valg av (1) styremedlemmer for 1 år C) Valg av (2) varamedlemmer for henholdsvis 1 og 2 år D) Valg av valgkomité for 1 år E) Andre utvalg

3 1. TILLITSVALGTE Rugdemoen Sameie STYRETS ÅRSBERETNING 2016 Styret har i perioden bestått av: Styreleder : Lars Berge (valgt for 2 år i 2016) Styremedlem : Hans-JO Koglien (valgt for 2 år i 2016) Styremedlem : Liss Helen Olsen (valgt for 2 år i 2015) Varamedlemmer til styret: Lisbeth Mossin : (valgt for 1 år i 2016) Karianne Kaasa : (valgt for 2 år i 2016) Valgkomitè Marit Kristoffersen : (valgt for 1 år i 2016) Steinar Wiik : (valgt for 1 år i 2016) Marianne Røhme : (valgt for 1 år i 2016) 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er BORI BBL. Revisor er statsautorisert revisor SLM Revisjon AS, Lillestrøm. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER A Sameiet Rugdemoen ble stiftet 9/7/2003 og har organisasjonsnummer Postadresse: Postboks 323, 2001 Lillestrøm Fakturaadresse: Sameiet kan motta EHF. Faktura i pdf/tiff sendes til faktura@bori.no Papirfaktura sendes til: Sameiet Rugdemoen Fakturamottak BORI Postboks 4381 Vika, 8608 MO I RANA Bygningsadresser: Sameiet består av 54seksjoner med adresse Rugdevegen 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 30, 32 og 34. Eiendommen har gnr 5 bnr 94 i Ullensaker kommune. B Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjoner og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne.

4 C D Styret består av (1) kvinne og (2) menn. Styrets leder er mann og nestleder er kvinne/mann. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. HMS / Ansatte / arbeidsmiljø Styreleder er mann, hms-ansvarlig er mann og sekretær er kvinne. Arbeidsmiljøet har bestått i å samtale om ulike saker som har kommet til styret. Noen saker har også styret utviklet selv. Det har vært en åpen og god dialog mellom deltakerne i styret, for å komme frem til de ulike beslutningene og vedtakene. Sameiet er i gang med å utvikle en egen HMS-perm for oppfølging og dokumentasjon av tiltak i sameiet. Styret har også vært i kontakt med et firma som har web-basert internkontrollsystem for oppfølging og dokumentasjon av tiltak i sameiet og systemet varsler den ansvarlige når det er tid for et periodisk tiltak. Dette ser ut til å være et godt arbeidsverktøy for styret og god informasjonskanal for sameiere. Det gjennomføres jevnlig inspeksjon og vernerunder i bygningen(e) og på eiendommen. Det siste året har sameiet gjennomført disse HMS-tiltakene: - Dialog om pris vedrørende snøbrøyting/gressklipping. - Undersøkelser vedrørende hvilken plan sameiet skal ha for brannvern og sikkerhet. - Undersøkt verdien på bruk av elektrisk gressrobot. - Vedtak om kjøp av elektronisk radonmåler, raskere måling samt mulig leieinntekt. - Vedtak om radonmåling leiligheter i første etasje, i sameiet i løpet av høsten Utarbeidet plan for ny lekeplass i mellom nr. 20 og Vært i kontakt med ulike tilbydere av brannsikkerhet. - Dugnad - Parkeringsplasser, både merking og fjerne plasser i sameiet. Vedlikeholdshistorikk Type vedlikehold Årstall Beising 2010 Beising 2011 Beising 2012 Beising 2013 Kabel TV/bredbånd 2014 Vedlikehold utføres i henhold til sameiets vedlikeholdsplan. Se eget punkt.

5 Forsikring Sameiets eiendommer, bygninger m.m er forsikret i Gjensidige Skadeforsikring AS, polise nr Nytt selskap fra Skader som dekkes av forsikringen er som hovedregel alle skader så sant skaden er upåregnelig og skjer plutselig og uforutsett. Unntatt er skader som skyldes slitasje, alder, korrosjon, dyr, insekter, sopp og råte. Det er noe dekning for bekjempelse av skadedyr og treinnsekter. Videre erstattes ikke skader som skyldes svinnsprekker, setninger, material- og konstruksjonsfeil. Egenandelen er for tiden kr ,-. Forsikringen dekker ikke innbo og løsøre. Den enkelte beboer bør selv tegne en innboforsikring. BORI samordner skademeldinger og melder skadesakene til forsikringsselskapet. Ved skade i boligen skal beboerne straks ta kontakt med styreleder eller BORI, telefon Utenfor kontortid gis det melding til sameiets styreleder eller Gjensidige skadeforsikrings vakttelefon E Ytre miljø Sameiets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø i nevneverdig grad. 4. STYRETS ARBEID Siden forrige sameiermøte har styret avholdt fire møter og behandlet rutinesaker, så som: Budsjettering Regulering av felleskostnader som lønn til styret. Internkontroll og oppdatering av HMS-plan (Helse, Miljø og Sikkerhet) Løpende vedlikehold Forsikringsskader (Det har ikke vært saker til behandling i dette året) Av andre større saker kan nevnes: Utført ekstraordinært vedlikehold, maling av inngangspartier Store planlagte vedlikeholdsarbeider for årene fremover som utvikling av ny lekeplass, renhold og maling av gule bygg, samt Planer for årene fremover Serviceavtaler og kontroll av brannslokningsapparater og røykvarslere under vurdering. Reforhandlet inngåtte avtaler med Rødningsby vedrørende vinter-/ sommervedlikehold. Vurdering av oppsigelseforhold for en beboer knyttet til HMS Kurs med firma Boligbrann A/S vedrørende brannsikkerhet i sameiet. Info rundskriv - hjemmeside sameiets facebookside Det er gjennomført dugnad Bomiljø ny skitrasè i nær omegn. Omsetning av boliger har økt det siste året. Kan være en naturlig følge av økte priser. Fjerne småskog mot skogholt for bedre utsikt/ unngå fuglelopper. Styret er ikke i en rettslig tvist som kan medføre økonomisk ansvar for sameiet.

6 5. REGNSKAPET FOR 2016 Regnskapet for 2016 viser et driftsresultat på kr ,- og et positivt årsresultat på kr ,-, i forhold til budsjettert resultat på kr ,-. Arbeidskapital, d.v.s. likviditet til disposisjon etter avdrag/låneopptak, utgjorde pr kr ,- Styret foreslår at årsresultatet tillegges opptjent egenkapital. Påtroppende styre bør vurdere hvordan selskapets kapital forvaltes, spesielt i perioder med lav rente og lave kostnader på vedlikehold. Sameiermøtet inviteres til å gi styret innspill til dette. Resultatet er bedre enn budsjett. Primær årsak til det er utsatte investeringer. Budsjett og regnskap har et avvik på kr ,-. Det forklarer i all hovedsak forskjellen mellom budsjettert årsresultat og faktisk årsresultat. Det er gjennomført vedlikehold som, etter styrets oppfatning, er tilstrekkelig til å ivareta bygningenes tilstand og verdi. Det er foretatt avsetninger til fremtidig vedlikeholdsansvar. Det bemerkes at styret har vurdert å skyve enkelte investeringer fremover i tid. Sameiermøtet bør drøfte prioriteringer fremover, og gi innspill til det nye styret. For øvrig vises til de enkelte tallene i resultatet og balansen og de regnskapsoversikter som fremkommer under noter til regnskapet. Årsregnskapet gir en rettvisende oversikt over lagets økonomiske stilling pr og for resultatet og kontantstrømmene i regnskapsåret som er i overensstemmelse med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk. I samsvar med regnskapslovens 3-3 bekreftes det at forutsetningen om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelse av regnskapet. Det har ikke inntrådt vesentlige forhold av økonomiske eller av annen karakter fra og frem til styret årsberetning er avgitt.

7 6. KOSTNADSUTVIKLING / BUDSJETT FOR 2017 Felleskostnader Oversikten er basert på nåværende innbetaling av felleskostnader, med det som vedkommer TV, bredbånd og dugnad. Vedlikehold Sameiet har følgende planer for vedlikehold: Vedlikeholdsplan: Beskrivelse Lekeplass Gjesteparkering Nedløpsrør/takrenner Trappehus nr Grillhytte/lager Annet Maling/beising Ventilasjon Sum Forsikringer: Bygningsforsikringen reguleres på bakgrunn av en generell indeksregulering og en individuell vurdering av skadestatistikk og fremtidig skaderisiko. Det er budsjettert med en økning på 6,6%. Kommunale avgifter Sameiet betaler ikke kommunale avgifter. Det håndteres av hver enkelt sameier. Finanskostnader Sameiet har ingen finanskonstader, ei heller finansiering basert på lån. For øvrig vises til de enkelte tallene i oversikten som er utarbeidet på bakgrunn av de planer som foreligger for 2017 og de endringer som ellers er omtalt i årsberetningen. Jessheim, Liss Helen Olsen styremedlem Lars Berge styreleder Hans-JO Koglien styremedlem