Innkalling til konstituerende sameiermøte 2011

Transkript

1 1 Sameiet Kanalveien Innkalling til konstituerende sameiermøte 2011 Konstituerende sameiermøte i Kanalveien Eierseksjonssameie, avholdes tirsdag, 3. mai 2011, kl i Thon Hotell Arena, Lillestrøm. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to seksjonseiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. SAKER TIL BEHANDLING A) Vedtakelse av husordensregler- Se vedlegg B) Valg av revisor 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av to styremedlemmer, et for 2 år og et for 1 år C) Valg av to varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Lillestrøm, 7. april 2011 Styret i Kanalveien Eierseksjonssameie Per Gøran Eriksen /s/ Yngve Arne Solberg /s/ Gudrun Hamre /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett etter sameiebrøk. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Side 2 Sameiet Kanalveien TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 På beboermøtet den 8. juni 2010 ble følgende interimsstyre valgt: STYRET Leder Per Gøran Eriksen Kanalveien 9 Styremedlem Yngve Arne Solberg Kanalveien 9 Styremedlem Gudrun Hamre Kanalveien 9 VARAMEDLEMMER TIL STYRET Varamedlem Ragnhild Prestrud Kanalveien 15 Varamedlem Ole-Christian Hallerud Einerveien Lommedalen GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 3 styremedlemmer er det 1 kvinne og 2 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiet har ikke valgt revisor. Dette gjøres på konstituerende sameiermøte. EIENDOMMEN Sameiet består av 133 seksjoner. Sameiet er ennå ikke registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund. Dette vil bli gjort etter at konstituerende sameiermøte med valg av styremedlemmer og revisor er avholdt. Sameiet ligger i Skedsmo kommune og har følgende gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Selskapet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter.

3 Side 3 Sameiet Kanalveien VAKTMESTERTJENESTE Vaktmestertjenesten ivaretas av Skedsmo Renhold og Byggservice AS, 2013 Skjetten, som også utfører renhold og gartnertjeneste i sameiet. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift.

4 Side 4 Sameiet Kanalveien TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på ENERGIMERKING Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På kan seksjonseieren utarbeide en energiattest for sin bolig. STYRETS ARBEID Styremøter Styret har gjennomført 7 styremøter etter etableringsmøtet i juni Det har i tillegg vært gjennomført møter i forbindelse med overtagelsesbefaringene, samt overtagelsesmøte av FDV med Olav Thon gruppen og Veidekke. Prioriterte saker Styret har etter etableringsmøtet fokusert på følgende saker; - Overtagelsesbefaringer av fellesarealer og garasjeanlegg med Olav Thon og Veidekke - Oppfølging av gjenstående arbeid/saker, som ble avdekket under overtagelsesbefaringene - Inngåelse av avtale på renholds- og vaktmestertjenester - Inngåelse av avtale på gartnertjenester - Inngåelse av drifts- og vedlikeholdsavtaler for heisene, søppelsuganlegget, garasjeportene, nøkkel- og låstjenester - Valg av en enhetlig profil på solskjerming og utelamper, og avtaleinngåelse med leverandører på dette - Utarbeidelse av beboer-reglement - Navneskilt ved siden av ringetablået ved hver av hovedinngangene - Distribusjon av informasjon til beboerne om vaktmestertjenester, beboerreglement, søppelhåndtering etc. - Utbedring av veggene i garasjeanlegget -> legging av membran for å hindre vann fra garasjeanleggene inn i bodområdene - Mobildekning (Telenor) i garasjeanlegget - Opprettelse av egen hjemmeside for sameiet.

5 Side 5 Sameiet Kanalveien Avtaler - I tillegg til de avtaler som er inngått fra Olav Thon s side, har Styret inngått følgende avtaler; o Vaktmester-, renholds- og gartnertjenester - Skedsmo Renhold og Byggservice AS o Heis OTIS AS o Søppelanlegget Envac AS o Garasjeporter Hørmann AS o Nøkkel- og låstjenester Karl Jensen AS Informasjon distribuert til beboerne Styret har i postkassene til alle beboerne, og gjennom oppslag distribuert informasjon om vaktmester og renholdstjenester, nøkkel- og låstjeneste, beboer-reglement, søppelavhending etc. BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET 2010 Regnskapet gjelder perioden juni 2010 til 31. desember Styret mener at regnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for Regnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr ,-. KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr ,-. Regnskapet er ikke revidert og det er ikke utbetalt honorar til revisor. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til balansen, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen).

6 Side 6 Sameiet Kanalveien Styret tar forbeholdt om krav/fakturaer som gjelder regnskapsåret 2010, men som ikke er mottatt av sameiet innen avslutning av regnskapet for INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR 2011 (Budsjett) Til orientering for sameiermøtet har styret satt opp en oversikt over beregnede driftinntekter og driftkostnader i Tallene er vist som egen kolonne lengst til høyre for resultatoppstillingen. Da sameiet ennå ikke har et fullt driftsår bak seg, hefter det noe usikkerhet ved budsjettallene. For å styrke likviditeten har styret besluttet å øke felleskostnadene med 3 % fra Budsjettet viser et forventet driftsresultat på kr ,- Det vises til de enkelte tallene i oversikten. Lillestrøm,7. april 2011 I styret for Sameiet Kanalveien Per Gøran Eriksen /s/ Yngve Arne Solberg /s/ Gudrun Hamre /s/

7 7 Sameiet Kanalveien Revisjonsberetning settes inn på egen side

8 8 Sameiet Kanalveien KANALVEIEN EIERSEKSJONSSAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/ fyring Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

9 9 Sameiet Kanalveien EIENDELER KANALVEIEN EIERSEKSJONSSAMEIE BALANSE Note OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 LILLESTRØM , STYRET FOR SAMEIET KANALVEIEN PER GØRAN ERIKSEN YNGVE ARNE SOLBERG GUDRUN HAMRE

10 10 Sameiet Kanalveien NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Garasjeleie Brensel Diverse Næringsseksjon Næringsseksjon Næringsseksjon Næringsseksjon Avregning næringsseksjoner SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 4 STYREHONORAR Det er ikke utbetalt honorar til styret. NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Opprydning reskontro 155 SUM ANDRE INNTEKTER 155 NOTE: 5 KONSULENTHONORAR OBOS Prosjekt - overtakelse SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 6 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold heisanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

11 11 Sameiet Kanalveien NOTE: 7 KOMMUNALE AVGIFTER Eiendomsskatt Kommunale avgifter SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 8 ENERGI / FYRING Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Driftsmateriell Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester Trykksaker -458 Porto Bank- og kortgebyr -966 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 355 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 244 SUM FINANSINNTEKTER 599 NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregning, Næringsseksjon 2 44 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 44 NOTE: 12 LEVERANDØRGJELD Akershus Energi og Varme AS OBOS Eiendomsforvaltning OBOS -332 OTIS AS Skedsmo Renhold og Byggservice AS SUM LEVERANDØRGJELD

12 12 Sameiet Kanalveien NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Avregning, Næringsseksjon Avregning, Næringsseksjon Avregning, Næringsseksjon SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

13 Side 13 Sameiet Kanalveien