INNKALLING TIL ORDINÆRT ÅRSMØTE 2011

Transkript

1 INNKALLING TIL ORDINÆRT ÅRSMØTE 2011 Ordinært årsmøte i, holdes onsdag 30. mars 2011, kl i Sagstua grendehus, Sagstuveien 17E. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to eiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSER A) Styret, det er budsjettert kr ,-. 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra Finn Hougaard vedrørende reparasjon av lekkasjer i garasjene. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 3 styremedlemmer for 2 år B) Valg av valgkomité C) Valg av andre utvalg/komiteer Ski, 10. mars 2011 Styret i Atle Wisting /s/ Peter Pouzar /s/ Kjersti Nylen Larsen /s/ Tommy Lindblad /s/ Nina Karlsen /s/ I årsmøtet har eierne stemmerett med en stemme for hver eiendom de eier. Eieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 Siden forrige ordinære årsmøte har grendelagets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Atle Wisting Sagstuveien 18 B Nestleder Peter Pouzar Sagstuveien 15 C Styremedlem Kjersti Nylen Larsen Sagstuveien 29 A Styremedlem Tommy Lindblad Sagstuveien 11 A Styremedlem Nina Karlsen Sagstuveien 25 D VARAMEDLEMMER TIL STYRET Varamedlem Kristin Dale Andersen Sagstuveien 45 B GENERELLE OPPLYSNINGER OM GRENDELAGET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av grendelagets 5 styremedlemmer er det 2 kvinner og 3 menn. Grendelaget er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Grendelaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Grendelaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Grendelaget har ikke ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Forvaltor AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Grendelagets revisor er Audinor Revisjon AS. EIENDOMMEN Grendelaget består av 153 boliger. Grendelaget er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnummer Grendelaget ligger i Ski kommune. Styret er ikke kjent med at det ytre miljøet forurenses i vesentlig grad. VAKTMESTERTJENESTE Grendelaget har ikke vaktmester. FORSIKRING Grendelagets eiendommer er fullverdiforsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at grendelaget til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at

3 3 forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte eier gjør inne i boligen. Den enkelte eier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis grendelagets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks E-post forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Grendelaget er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. GRENDELAGETS LÅN Grendelaget har ikke lån. TELENOR Grendelaget er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på KABEL-TV Canal Digital er leverandør av tv- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål vedrørende ditt kabel-tv-abonnement, digital-tv eller bredbånd, kan du ringe tlf Åpningstider hos kundeservice er mandag - fredag kl , lørdag kl Søndager er stengt.

4 4 Oppstår det feil på kabelanlegget utenom normal åpningstid, kan dette rapporteres via telefon lørdager kl og søndager kl For ytterligere informasjon vises det til Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antenne-kontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. AVTALE OM LEVERANSE AV ELEKTRISK KRAFT OBOS har fremforhandlet avtale med LOS for leveranse av el-kraft. Kraftforvaltningsavtalen utløper den har tiltrådt denne avtalen. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet. REHABILITERING STØRRE VEDLIKEHOLD STYRETS ARBEID STYRETS ARBEID Dette punktet utarbeides av styret. Vi har satt opp en del stikkord om emner som kan omtales i styrets beretning: Styre/tun kontaktmøter Styret i grendelaget har i siden siste årsmøte gjennomført 10 styremøter Det har vært gjennomført 1 tun kontaktmøte for å informere om pliktene som tun kontakt. I år har vi opprettet en egen webside som vi bruker til løpende informasjon. Rundskriv har vi kun sendt ut ved behov for ekstraordinær informasjon. Velferdstiltak Det ble arrangert 2 fotballkvelder i forbindelse med fotball VM 2010 Det ble arrangert 1 barnekino kveld i sept Julegrantenningen gikk av stabelen som vanlig første helgen i advent og nissen var på besøk. I år ble det arrangert barne skirenn på Hestejordet og vi opplevde at dette ble en suksess slik at vi håper dette vil bli en tradisjon i fremtiden. Sagstudagen 2010 ble dessverre avlyst da det ikke var mulig å få frivillige til å stille opp med arrangementet. Styret beklager dette, men det er ikke praktisk mulig å gjennomføre med bare styrets innsats. Avtaler/kontrakter Det er ikke inngått noen nye avtaler i forbindelse med driften av sagstua Grendelag, kontrakten vedr. Snørydding videreføres. Postkasser Det er gjort avtale med leverandør av postkasse stativer. Disse skal stå ferdig montert innen

5 5 Tun kontaktene vil få ansvaret med å olje/beise disse, samt montere post kassene som grendelaget har kjøpt inn. Kostnaden for arbeidet og postkasser blir som bestemt på årsmøte 2010 fordelt og fakturert den enkelte husstand etter ferdigstillelse. Årsmøte 2010 godkjente et tilbud fra Posten Norge, men styret har innhentet flere tilbud og kan meddele en netto besparelse i forhold til dette tilbudet på ca Felleskostnader Det vil p.r. i dag ikke bli noen regulering av felleskostnadene. Garasje utbygging. Styret har hatt befaring med 3 tilbydere av garasjer/utbygging. Det viser seg at dette prosjektet vil medføre en vesentlig høyere kostnad enn først antatt, med riving, grunnarbeider samt oppføring av nye garasjer. Styret har fått tilbud fra OBOS Prosjekt om å innhente flere tilbud samt å styre prosjektet fra kontrakt inngåelse til ferdigstilling. Dette medfører en større kostnad, men det er styrets oppfatning at et prosjekt av denne størrelsen og kostnad bør styres av en profesjonell part. Se vedlegg.(prosjekttilbud fra OBOS) REGNSKAPET FOR 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av grendelagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om grendelagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført konto for egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr ,- mot budsjettert kr ,-. Andre inntekter består av leie for lokale. KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr ,- mot budsjettert kr ,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-.

6 6 Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til elektrisk energi skyldes høyere priser enn antatt. Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOSTNADSUTVIKLING Rentesatsene i OBOS Forvaltor AS pr. den : Rentesatsene i OBOS Forvaltor AS pr. den : Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 3,00% under kr ,05% fra kr til kr 2 mill. 3,10% over kr 2 mill ENERGIMERKING AV BOLIG Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På kan eierne selv utarbeide en energiattest for sin bolig. FORSIKRING Bygningsforsikringen øker litt fra 2010 til Denne økningen inkluderer 0,9% økning i byggeindeksen som reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester. Indeksøkningen er lik for alle forsikringsselskaper. Ut over dette foretar forsikringsselskapene individuell prisjustering med bakgrunn i grendelagets egen skadesituasjon. KOMMUNALE AVGIFTER Kun vann til fellesarealer dekkes av grendelaget. For øvrig dekkes kommunale avgifter av den enkelte boligeier. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning.

7 7 INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2011 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og kostnader i Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2011.) Oversikten er basert på uendrede felleskostnader for året Oversikten gir et forventet årsresultat på kr ,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Ski, 10. mars 2011 I styret for Atle Wisting /s/ Peter Pouzar /s/ Kjersti Nylen Larsen /s/ Tommy Lindblad /s/ Nina Karlsen /s/

8 8

9 9

10 10

11 11 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/ fyring Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

12 12 BALANSE Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER Tomt Varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Innskutt egenkapital 153 * Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Andelsobligasjoner SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Ski 10. mars 2011 I styret for Atle Wisting /s/ Peter Pouzar /s/ Kjersti Nylen Larsen /s/ Tommy Lindblad /s/ Nina Karlsen /s/

13 13 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Leie lokale 400 SUM ANDRE INNTEKTER 400 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr I tillegg har styret fått dekket julebord for kr 3 655,- jfr. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr hvor kr gjelder NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg -714 Drift/vedlikehold garasjeanlegg Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

14 14 NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Kommunale avgifter SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 9 ENERGI / FYRING Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Snørydding/gressklipping Kontor- og datarekvisita Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv -556 Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Frimerker -85 Porto Bankgebyr -551 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 269 Renter av sparekonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader 259 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Renter leverandørgjeld -375 SUM FINANSKOSTNADER -375

15 15 NOTE: 13 VARIGE DRIFTSMIDLER Fellesareal, 3 grendehus, kostpris Kostpris Avskrevet tidligere Garasjeanlegg Kostpris SUM VARIGE DRIFTSMIDLER SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER 0 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Håndkasse tillitsvalgte fra Andre forskudd, Canal Digital 1 halvår Andre forskudd, OBOS Skadeforsikring SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2011, med motpost i leverandørgjeld. Kostnadsføring og utbetaling vil skje i NOTE: 15 INNSKUDD ANDELSOBLIGASJON Andelsobligasjon, innbetalt andel 153 * SUM ANDELSOBLIGASJON

16 16

17 17 Regnskap for velferden 2010, Inn Ut Kassebeholdning pr ,5 Clas Ohlson 49 Elkjøp Finn.no Salg Av henger Pant Europris ,5 Nille Meny ,5 Plantasje Rimi ,5 brio Brio ,5 Europris ,5 Clas Ohlson Plantasjen Posten Elkjøp TOTAL 5937,5 3289,5 Kassebeholdning pr

18 18 5. Saker til behandling A. Forslag fra Finn Hougaard Grunnet manglende oppfølging av årsmøtevedtak:" vurdering av midlertidig reparasjon av lekkasjer i garasjer, og flere tilbakemeldinger om pristilbud på nye garasjer skulle innhentes. Dette er pr. dags dato ikke er gjennomført.derfor foreslår jeg : Styret innkaller til møte innen med pristilbud og finansieringsplan av nye garasjer, evnt. reparasjon av nåværende garasjer.således endelig vedtak kan fattes. Finn Hougaard