Anskaffelsesnr.: A-92984, SAP HCM Vedlegg A LEVERANSEBESKRIVELSE
Anskaffelsesnr.: A-92984, SAP HCM Side 2 av 7 Innhold 1 Anskaffelsens omfang... 3 2 Leveransemodell for NSB... 4 3 Beskrivelse av funksjonalitet i tjenesteomfanget... 4 4 Beskrivelse av grensesnitt og lagring... 6 5 Historiske data... 7 6 Funksjonalitet som vurderes implementert (opsjoner)... 7
Anskaffelsesnr.: A-92984, SAP HCM Side 3 av 7 1 Anskaffelsens omfang NSB har benyttet SAP HCM til kompetanseplanlegging og -kontroll, lønn, rapportering og personaladministrasjonsiden januar 2011. På det tidspunktet ble det tatt i bruk en relativt forenklet løsning, men i ettertid har NSB komplettert løsningen både med portal (ESS/MSS) samt flere andre løsninger og moduler. Enkelte komponenter i SAP HCM er virksomhetskritiske, spesielt innenfor kompetansesyring hvor masterdata er integrert med andre forretningssystemer. Dagens løsning har følgende kompleksitet og produksjonsmengde: Kompleksitet: 10 tariffavtaler 60 særavtaler 11 ulike naturalytelser Ca 440 ulike lønnarter 9 selskaper Mengde: Ca 5800 lønnsmottakere hver måned ESS/MSS: ca 550 ledere og øvrige er enten medarbeidere eller utenfor portalløsningen. SAP Fiori: Benyttes for omtrent samme målgruppe som beskrevet over SAP tid og reise: Uklart nøyaktig antall som bruker løsningen ved en overgang til ny leverandør, men dette vil være inntil 3000 turnusansatte er ikke målgruppen. 7355 sykemeldinger over 16 dager 277 foreldrepermisjoner Mottatt og krevd refusjon fra NAV i underkant av 120 millioner Ca. 14.000 reiseregninger, hvorav 50 % av disse er elektronisk og resten manuelle NSB skal videreføre SAP som teknologi for lønn- og personaltjenestene, og vil således vurdere å ta i bruk nye eller eksisterende løsninger som kan være til hjelp for understøttelse av HR-prosesser. Noen av disse er også beskrevet som opsjoner i denne konkurransen. Kunden skal selv utføre lønn- og personaloppgaver i systemet. Anskaffelsen omfatter derfor ikke konkurranseutsetting av lønn- og personalprosesser (BPO).
Anskaffelsesnr.: A-92984, SAP HCM Side 4 av 7 2 Leveransemodell for NSB NSB Fellestjenester planlegger å levere SAP-tjenester til forretningssiden i henhold til følgende modell. Figur 1: NSBs leveransemodell NSB beholder funksjoner som superbrukere, førstelinje støtte, IT-støtte til NSBs gjenværende infrastruktur, IT-governance, leverandørstyring og strategi. NSB og valgte leverandør vil måtte komme til enighet om en rolle- og ansvarsmatrise for å kunne oppfylle SLA kravene. Dette bør gjøres som en del av utviklingen av prosedyrer og styringsdokumenter for tjenesten. 3 Beskrivelse av funksjonalitet i tjenesteomfanget I det følgende beskrives funksjonalitet som inngår i omfanget for tjenesteleveransen. 3.1 Organisasjonsstyring NSB benytter Organization Management (OM) som grunnlag for opprettelse og vedlikehold av organisasjonsstruktur. 3.2 Personaladministrasjon NSB oppretter/vedlikeholder all personalstamdata i SAP HCM. Noe informasjon opprettes og vedlikeholdes ved bruk av ESS/MSS. Nyansettelser, endring av stillingsvilkår og fratredelser gjennomføres ved bruk av saksganger i SAP HCM.
Anskaffelsesnr.: A-92984, SAP HCM Side 5 av 7 3.3 Kvalifikasjoner og sertifikater Sertifikater og kvalifikasjonsinformasjon er virksomhetskritisk for togframføring og overføres til tredjepartssystemer. NSB benytter standard kvalifikasjonskatalog men det er noen egenutviklete rapporter og løsninger. 3.4 Lønn NSB benytter SAP Lønn for grunnlag, beregning og utbetaling av lønn. Det er gjort noen tilpasninger innenfor rapportering og ferieberegning, dog innenfor det som er å betrakte som innenfor SAP standard. En stor del av grunnlaget for variabel lønn beregnes og importeres fra andre systemer, men utbetales fra SAP. 3.5 Tidsregistrering I deler av NSB har man tatt i bruk en pilotløsning for SAP Tid inkludert tidsevaluering. 3.6 Fravær NSB benytter standard fraværsfunksjonalitet. Fravær som krever saksbehandling gjennomføres og vedlikeholdes ved bruk av saksganger. Øvrig fravær vedlikeholdes gjennom bruk av ESS/MSS. 3.7 Reise og utlegg I deler av NSB er man i ferd med å ta i bruk en pilotløsning for SAP Reise og utlegg med statens reiseregulativ. 3.8 Refusjonsmodul NSB benytter SAP refusjonsmodul for oppfølging, grunnlag for krav og avstemming mot NAV. 3.9 Mobil løsning NSB har funksjonalitet for å kunne søke/godkjenne fravær samt vise egne lønnsslipper. 3.10 Portal NSB benytter standard ESS/MSS med tilpasset to-stegs arbeidsflyt for den operative delen av organisasjonen. Denne arbeidsflyten er dog innenfor det som er å betrakte som SAP standard workflow. Funksjonalitet i portalen (ESS): Vedlikehold av egne data Søke fravær og legge inn mertid (adm ansatte) Se lønnsslipp Se egne sertifikater og kvalifikasjoner Funksjonalitet i portalen (MSS): Vedlikehold av medarbeiderdata Godkjenne fravær og mertid Rapporter Vedlikehold av sertifikater og kvalifikasjonsinformasjon
Anskaffelsesnr.: A-92984, SAP HCM Side 6 av 7 4 Beskrivelse av grensesnitt og lagring Følgende grensesnitt og lagring skal ivaretas i leverandørens løsning. Figur 2: NSBs integrasjonslandskap for SAP HCM 4.1 Datavarehus NSB benytter RFC som grensesnitt for uttrekk av grunnlag for HR rapportering via NSB egne datavarehusløsninger. 4.2 Grensesnitt til SAP HCM Alle grensesnitt som går til SAP HCM er basert på SAP PI som vist i figuren over. Som det også fremgår benytter NSB SAP BODS og Informatica som verktøy for å integrere Legacy/tredjepartsystemer mot SAP PI. 4.3 Grensesnitt fra SAP HCM Med unntak av Oracle Financial er alle utgående grensesnitt basert på RFC eller IDOC direkte fra SAP HCM uten bruk av PI.
Anskaffelsesnr.: A-92984, SAP HCM Side 7 av 7 5 Historiske data NSB ønsker å overføre historiske transaksjonsdata inn i leverandørens løsning. Det vil imidlertid være en kost-nytte vurdering knyttet til omfanget av en slik overføring. 6 Funksjonalitet som vurderes implementert (opsjoner) NSB har konkrete planer om å utvide bruken av systemet og ta i bruk ny funksjonalitet. I det følgende beskrives funksjonalitet som ikke er i bruk i dagens løsning men som vurderes implementert. Dette skal tilbys som opsjoner til kontrakten. 6.1 Personalarkiv NSB vurderer funksjonalitet hvor personaldokumenter gjøres tilgjengelig i ESS/MSS. 6.2 Talent Management NSB vurderer å ta i bruk modulen Talent Management. I dag opprettes og vedlikeholdes denne informasjonen manuelt i ulike systemer. 6.3 Ledelsesrapportering NSB ønsker en helhetlig løsning basert på beste praksis innenfor ledelsesrapportering tilgjengeliggjort i ESS/MSS. 6.4 Sykefraværsoppfølging for ledere NSB benytter refusjonsmodulen, men har pr i dag en manuell oppfølging av medarbeidere som er sykemeldt. NSB ønsker en helhetlig løsning for sykefraværsoppfølging for ledere.