Lederutviklingsprogram for Grimstad kommune

Lederutviklingsprogram for Grimstad kommune

Innledning Kommunesektoren står ovenfor utfordringer i framtida som handler om å møte den demografiske utviklingen og innbyggernes behov for velferdstjenester. Kommunesektoren må rekruttere og beholde relevant og kompetent arbeidskraft, og samtidig bidra til fornyelse av tjenester og arbeidsformer. Lederutviklingsprogrammet tar utgangspunkt i de utfordringer ledere i kommunal sektor står ovenfor generelt, og i Grimstad kommune spesielt. Kommunen er en politisk styrt organisasjon, og dette stiller særlige krav til administrativ styring og ledelse. Kvaliteten i samspillet mellom administrasjon og politisk nivå er derfor viktig for å oppnå vedtatte mål og resultatkrav. Videre må ledelse i kommunen utøves i skjæringspunktet mellom forventninger fra ulike eksterne interessenter (eksempelvis nasjonale og regionale myndigheter, sykehus etc) og krav og forventninger fra kommunens innbyggere. I tillegg fremmer interne interessenter som for eksempel tillitsvalgte, ulike fagmiljø, kulturer og enkeltpersoner sine interesser og forventninger til ledelsen. Dette utfordrer ledelsen til kontinuerlig å ha fokus på Kvalitet i styring og struktur, på relasjonsbygging i forhold til ulike eksterne og interne interessenter, og på organisatoriske endringsprosesser som skal bidra til å utvikle kommunen i samsvar med nye oppgaver, krav og forventninger, jf modellen for ledelse i kommunal sektor. Lederprogrammet rettes mot to hovedutfordringer for kommunesektoren: Evnen til utvikling og nyskapning Evnen til å rekruttere, utvikle og beholde medarbeider Modell for ledelse i kommunal sektor. Kilde: KS. Skodd for fremtiden. Lederutviklingsprogrammet skal i et slikt perspektiv videreutvikle og styrke lederkompetansen på person- og organisasjonsnivå for å kunne løse de ulike kortsiktige og langsiktige utfordringer som kommunen står overfor. Programmet skal videre bidra til å styrke den enkelte leders ferdigheter og kompetanse, og gi dem trygghet i å gjennomføre nødvendige omstillings- og utviklingsprosesser og bidra til våre medarbeideres vekst og utvikling. Gjennom programmet vil deltakerne få kunnskap og øving i teori, verktøy, modeller og regler som er relatert til kommunesektoren generelt, og Grimstad kommune spesielt. Side 2 av 9

Målsetting Det overordnede målet med ledelsesutviklingsprogrammet er å styrke og utvikle lederskapet i Grimstad kommune, og sikre et samfunnsbevisst og fremtidsrettet fokus hos ledere. I dette ligger det at vi sammen skal utvikle oss til en sterk, tydelig, innovativ og fremtidsrettet ledelse der brukerorientering er den sentrale ledesnor. Sitat fra rådmannen i Grimstad kommune: «Vi må gjøre tingene annerledes i framtiden. Vi må radikalt endre måten vi leverer våre tjenester på. Innovasjon er midlet det eneste midlet vi kan møte våre utfordringer på. Innovasjon må bli en kjernevirksomhet for Grimstad kommune.» Lederutviklingsprogrammet bygger på kommunens sentrale styringsdokumenter og kjerneverdier med de krav og forventninger som disse trekker opp. Programmet skal bidra til verdiforankring og til utvikling av et felles sett av kunnskap og ferdigheter hos kommunens ledere. Den enkelte leders ansvar for å utvikle og legge til rette for gode tjenester er sentralt i programmet, hvor målet er: å styrke identiteten som leder i kommunen og bygge felles bedriftskultur å utvikle ledere som tar ansvar, og som har autoritet og tillit å bidra til trygge og utviklingsorienterte ledere gi økt innsikt og kunnskap om egen lederadferd og utviklingspotensiale gi økt innsikt og kunnskap om organisasjonskultur og utvikling av organisasjoner å skape nettverk og en positiv lederkultur i kommunen å fremme bedre resultater o bedre kvalitet på tjenesteleveranser til innbyggerne o økt medarbeidertilfredshet o bedre økonomi- og ressursforvaltning Arbeidsform og læringssituasjoner Lederutviklingsprogrammet vil være erfaringsbasert gjennom en kombinasjons av teoretisk temainnføring i plenum, samt arbeid i grupper med vekt på erfaringsutveksling og praktisk øving/refleksjon. Gjennom programmet vil deltakerne få kunnskap og øving i teori, verktøy, modeller og regler som er relatert til kommunesektoren generelt, og Grimstad kommune spesielt. Programmet et forankret i erfaringsbasert metodikk der læring gjennom refleksjon over egen og andres praksis står sentralt. Erfaringsbasert læring, baserer seg på at man gjennom opplevelser og erfaringer, tilegner seg ny kunnskap. Den erfaringsbaserte læringsprosessen beskriver gjennom om fire trinn: Trinn 1 Erfaringer: konkrete handlinger/ erfaringer man har gjort Side 3 av 9

Trinn 2 Refleksjon: refleksjon over læring Trinn 3 Abstrakt begrepsforming: hvordan det du har lært kan Trinn 4: Aktiv eksperimentering/iverksetting: bruk av ny kunnskap og ferdigheter Programmet strekker seg over ett år, med fem samlinger der de to første gjennomføres for den første deltakergruppen høsten 2015. De tre siste samlingene gjennomføres våren 2016. Hver samling vil være av to dagers varighet. Mellom samlingene ønsker vi obligatorisk mellomarbeid som tar utgangspunkt i deltakernes egen hverdag. Hver enkelt samling vil ta utgangspunkt i sentrale problemstillinger som en leder møter, med utgangspunkt i de to hovedutfordringer kommunesektoren står ovenfor. Arbeidsmåtene vil være prosessorientert og vektlegger øvelser, problemløsning, erfaringsutveksling og forelesinger med refleksjoner. Det er en forutsetning at deltakerne er aktive og tar medansvar for felles læring. Teori omformes til praktisk kunnskap og forankres i erfaringsbasert metodikk gjennom debatt, egen presentasjoner, trening, tilbakemeldinger og refleksjon. Det vil bli etablert en deltakergruppe på 24 ledere satt sammen på tvers av sektorer og enheter, og som i seg selv representerer betydelig kunnskap og lederkompetanse. Arbeidsformen vil derfor basere seg på en veksling mellom kunnskapsformidling, erfaringsutveksling, refleksjonsarbeid, studier i egen sektor/enhet og arbeid med utviklingstiltak. Den enkelte deltaker inngår i en utviklingsgruppe på 8 ledere, der to og to vil arbeide tett sammen og støtte og bistå hverandre i en coach-relasjon i perioden mellom samlingene. Denne relasjonen forankres i utviklingstiltak som den enkelte skal gjennomføre i løpet av programmet. Samspillet og innholdet i de ulike læringssituasjonene er oppsummert i figuren under: Utviklingsgrupper Gruppeoppgaver og øvelser Refleksjoner og diskusjoner Plenum Deltakergruppe Hovedforedrag Gruppepresentasjoner Teori-, modell og verktøygjennomgang Diskusjoner Oppsummering og evaluering Coaching-relasjoner Diskusjoner og oppgaveløsing Refleksjoner Arbeid i mellomperiodene Individ Forberedelser i forkant av plenumssamlingene Refleksjoner i forhold til tema fra plenumssamlingene Arbeid i mellomperiodene Side 4 av 9

Innhold Innholdet i lederutviklingsprogrammet vil være knyttet opp til problemstillinger for å videreutvikle og styrke lederkompetansen på person- og organisasjonsnivå. Målet skal være å kunne løse de ulike kortsiktige og langsiktige utfordringer som kommunen står overfor. Temaene på samlingene knyttes opp mot modellen for ledelse i kommunal sektor, hvor det fokuseres på oppgaveorientering, relasjonsorientering og utviklingsprosesser. Hver enkelt samling vil ta utgangspunkt i sentrale problemstillinger som en leder møter i forhold til utfordringene kommunesektoren står ovenfor for å kunne levere tjenester til brukerne. Samlingene skal bidra til å styrke den enkelte leders ferdigheter og kompetanse, og gi dem trygghet i å gjennomføre nødvendige omstillings- og utviklingsprosesser og bidra til våre medarbeideres vekst og utvikling. Hver samling starter med hovedforedrag av rådmannen som har samme tittel som temaet for samlingen. Hver av samlingen vil være prosessorientert, hvor det vektlegges øvelser, problemløsning, erfaringsutveksling og forelesinger med refleksjoner. Teori omformes til praktisk kunnskap og forankres i erfaringsbasert metodikk gjennom debatt, egen presentasjoner, trening, tilbakemeldinger og refleksjon. Gjennomgående fokus i programmet vil være den enkelte leders sin utøvelse av ledelse, hvor utvikling av de personlige lederegenskapene vil gå som en rød tråd gjennom hele programmet. Dette ved at deltakerne kontinuerlig utfordres mht. verdigrunnlag, egne kvaliteter og begrensinger i utøvelse av lederskapet. Figuren under gir en samlet illustrasjon av lederutviklingsprogrammets innhold. Gjennomgående fokus på alle samlingene vil være; «Meg som leder» i forhold til temaene. Samling 1 Ledelse i kommunal sektor Samling 2 Virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitet Samling 3 Utøvelse av lederskap i Grimstad kommune Samling 4 Innovasjon og organisasjonskultur Samling 5 Helhetlig lederskap og integrasjonsperspektivet Side 5 av 9

Samling 1 Ledelse i Samling kommunal sektor å lede i det skapende spenningsfeltet Introduksjon Bli kjent med hverandre og programmet. Hensikt å etablere et læringsmiljø. Introduksjon av sentrale perspektiver og teorier om ledelse og erfaringslære. Oversikt over programmets innhold, faglige tema og pedagogiske tilnærminger. Etablering av utviklingsgrupper og coaching-relasjoner. Rolleforståelse og ledelse i en politisk styrt organisasjon Hva betyr det å være ledere i en kommunal sektor; Samfunnsoppdraget, kommunen som demokratisk arena og samspillet mellom politikk og administrasjon. Forholdet mellom de offentlige ansatte (kommunen) og innbyggerne i kommunen. Refleksjon, utdyping og diskusjoner i forhold til hovedforedraget. Det unike samfunnsoppdraget. Lede en organisasjon som yter lovfestede tjenester. Lede en organsiasjon som er styrt av folkevalgte. Brukerorientering, medvirkning, service og tjenestekvalitet. Innovasjonskultur evne til utvikling og nyskapning - Skodd for framtiden o evnen til å rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere o evnen til utvikling og nyskapning Økt innsikt i hva som kjennetegner samspillet mellom politikk og forvaltning, og samspillet mellom kommunen og innbyggerne. Økt forståelse for lederutfordringer i kommunal sektor. Arbeid i mellomperioden (mellom samling 1-3): Arbeid med eget utviklingstiltak med utgangspunkt i utfordringene som er fokusert i samling 1. Arbeidet med tiltaket skal være avsluttet før samling 3. Utviklingstiltaket skal i etterkant av samlingen presenteres for nærmeste overordnede. Kontrakt inngås med Coach. Samling 2 Virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitet Leder har ansvaret for å levere gode tjenester innenfor gitte rammet. Rammene er gitt i politiske styringsdokumenter, i administrative vedtak og retningslinjer, i økonomiplan og budsjett, og i lov- og avtaleverk. Effektiv internkontroll legger til rette for at tingene gjøres riktig første gang, og bidrar således til kvalitet. Mål og resultatstyring en forutsetning for å realisere samfunnsoppdraget. Som leder er det viktig å bruke handlingsrommet som rammene gir, både til å levere tjenester, men også til å tenke nytt om hvordan en kan utvikle bedre kvalitative tjenester. Lederen skal sikre gode resultater og nå mål innenfor eget ansvarsområde. Side 6 av 9

Refleksjon, utdyping og diskusjoner i forhold til hovedforedraget Interne styringsdokumenter, avtaleverk og juridiske rammer. Virksomhetsstyring o Forsvarlig tjenestetilbud o Godt arbeidsmiljø og lavt sykefravær o Økonomisk kontroll Internkontroll - en nødvendig forutsetning for god styring. Hvorfor internkontroll, og hva betyr dette for deg som leder? Hvilket handlingsrom har den enkelte leder? Økt innsikt i økonomiske sammenhenger og styringssystemer. Økonomistyring som strategisk virkemiddel for å nå kommunens målsetninger. Bevisstgjøring om sammenhengen mellom internkontroll og kvalitet. Innovasjon for bedre tjenester. Kommunen møter behovene for forbedret kvalitet og effektivitet, og utvikler nye løsninger i samarbeid med ansatte, brukere, innbyggere og samarbeidspartnere. Arbeid i mellomperioden (mellom samling 3-5): Erfaringer og læring med basis i utviklingstiltak 1 presenteres og drøftes med coach. Arbeid med eget utviklingstiltak (2) med utgangspunkt i utfordringene som er fokusert i samling 2 eller 3. Arbeidet med tiltaket skal være avsluttet før samling 5. Utviklingstiltaket skal i etterkant av samlingen presenteres for nærmeste overordnede. Kontrakt inngås med coach. Samling 3 Utøvelse av lederskap i Grimstad kommune med viten og vilje! Egen lederrolle i Grimstad kommune. Lederutfordringer og forventninger til lederadferd. Hva slags ledelseutøvelse vil vi ha i Grimstad kommune? Arbeidsgiverstrategi, visjon, etikk, verdier, mål, rammer og lederprinsipper i kommunen. Relasjonsorientert ledelse. Refleksjon, utdyping og diskusjoner i forhold til hovedforedraget. Utøvelse av ledelse i Grimstad kommune - hva er god ledelse? Kommunens verdigrunnlag i teori og praksis- kultur, etikk og verdier. Ledelse i skjæringspunktet mellom etikk, fag, økonomi og politikk Kommunal sektor i endring betydning for ledelse, innovasjon, organisering og styring Leder og arbeidsgiver; relasjonsutvikling, styringsrett og styringsplikt. Helhetlig og situsjonsbetinget ledelse Hvordan utvikle organisasjonskultur endringsledelse? Lederen som pådriver og motivator i hverdagen. Hvordan kommunisere som leder, både internt, eksternt og i media? Side 7 av 9

Gi økt forståelse for hvilken betydning endringer i kommunal sektor har for ledelse, organisering og styring. Tydeliggjøre hvilke krav og forventninger som stilles til ledelse og egen lederrolle i Grimstad kommune. Mitt utviklingstiltak: Status og videre plan for arbeid med utviklingstiltak 1 gjennomgås og drøftes med egen coach. Samling 4 Innovasjon og organisasjonskultur En sterk organisasjonskultur kan bidra både positivt og negativt. På den ene siden kan den være samlende og styrende, på den andre siden kan den være ekskluderende og splittende. Derfor er organisasjonskulturen svært viktig for alle organisasjoner. Hvordan kan vi ved endringsledelse bygge en positiv organisasjonskultur? Hva fremmer og hva hemmer organisatoriske endringer på individ- og organisasjonsnivå. Skape kultur for utvikling og nyskapning. Refleksjon, utdyping og diskusjoner i forhold til hovedforedraget. Hva menes med organisasjonskultur? Hvordan påvirker kulturen organisasjonen og medarbeiderne? Hvordan kommer organisasjonskulturen til uttrykk? Formell og uformell organisasjonskultur Ledelse og organisasjonskultur Kulturbevisst ledelse som strategi Endringsledelse og organisasjonskultur Strategisk analyse. Strategi som relasjon og nettverk Implementering av strategier. Forståelse av hvordan organisasjonskultur, kan bidra positivt og negativt i et arbeidsmiljø. Hvordan en gjennom arbeid med endringsledelse kan bygge en positiv organisasjonskultur. Kjennskap til metoder og prosessverktøy som benyttes i en endringsprosess. Mitt utviklingstiltak: Erfaringer og læring med basis i utviklingstiltak 2 presenteres og drøftes med Coach. Samling 5- Helhetlig lederskap og integrasjonsperspektivet Medarbeidere som er motiverte og trives godt gir en godt grunnlag for å utvikle og levere gode velferdstjenester. Godt samspill mellom politisk ledelse, administrativ ledelse, tillitsvalgte og myndiggjorte medarbeidere er en forutsetning for å mobilisere medarbeidere i verdiskapningen. Refleksjon, utdyping og diskusjoner i forhold til hovedforedraget. Helhet samspill mellom politisk og administrativt lederskap. Side 8 av 9

Helhet administrativt lederskapssamarbeid på tvers. Utfordrende delegere og myndiggjøre gjennom å utfordre, stille krav og støtte. Utfordrende invitere medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjenesten til medledelse. Motivasjonsteori - hvordan mobilisere medarbeider? Den viktige samtalen med trening på case. Økt innsikt i hvordan og hvorfor etablere et godt samarbeid og samspill mellom politisk og administrativt nivå i kommunen, og mellom ledelse, medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjenesten. Målgruppe Målgruppen for programmet er kommunalsjefer, enhetsledere og fagledere med personalansvar. Omfang og nivå Programmet er et internt lederutviklingsprogram hvor det samarbeides med eksterne parter i forhold til teoretisk tilnærming og prosessgjennomføring, Det tas sikte på å gjennomføre programmet for en deltakergruppe på 24 ledere i en syklus høst/vår, hvor første gruppe gjennomfører programmet 2015/2016. Etter gjennomføring vil deltakerne få kursbevis. Opptakskrav Ledere i kommunen må sende en skriftlig søknad om å få delta på programmet (motivasjon). Kommunalsjefene vurderer søknadene, og gjør en anbefaling og en prioritering om deltakelse. Aktuelle deltakere i programmet blir invitert til en samtale (intervju) med programledelsen. Hensikten med dette er å avklare motivasjonen til de som har søkt om å få delta i programmet. Videre skal samtalen avklare og tydeliggjøre forventningene til deltakernes gjennomføring av programmet (oppmøteplikt, mobilbruk, pc-bruk, utviklingstiltak, overnatting etc). Side 9 av 9