HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Saksbehandler Ansvarlig direktør Mads E. Berg Saksmappe 14/501 Torbjørg Vanvik Dato for styremøte 5. november 2015 Forslag til vedtak: 1. Styret i HMN RHF tar saken til orientering. Stjørdal 03.11.15 Stig A. Slørdahl Adm dir 1
SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken Ingen Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ GJELDENDE FORUTSETNINGER 2012: Vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. Hovedmålene er: Standardisering Informasjonsdeling gjennom hele pasientforløp Journalsystemer i strukturert form og med aktiv beslutningsstøtte til klinisk aktivitet Bedre ressursutnyttelse og pasientlogistikk, samt redusert pasienttransport Bedre prioriterings- og gjennomføringsevne «Styret ber administrerende direktør legge vekt på samhandling med kommunehelsetjenesten og fastlegene, samt andre offentlige og private aktører i det videre arbeidet. «Tiltaksområde 1 Pasientbehandling og samhandling: 1.1 Bytte ut elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt system 2013: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II, Handlingsplan 2013-2018, og ber om at denne legges til grunn for videre arbeid med IKT i foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør videreføre det forberedende arbeidet for utskifting av nåværende pasientadministrative system og journalsystem i foretaksgruppen. 2014: Styringsgruppe ehelse oversender saken til adm.dir. Helse Midt- Norge RHF med anbefaling om at det arbeides videre med planlegging av et prosjekt for realisering av alternativ 2 i programstyrets anbefaling; - Et helhetlig endringsprogram innen hele helsetjenesten i Midt- Norge på tvers av nivåene understøttet av ny felles systemløsning. 2
2015: Vedtak fra sak 53/15: 1. Styret i HMN RHF gir sin tilslutning til den beskrevne styringsmodellen og ber administrerende direktør om å utarbeide et eget mandat til styringsgruppen for styring av anskaffelsesprogrammet. Styret forutsetter å få seg forelagt forslag til endelig styringsmodell når samarbeidet med aktuelle kommuner er avklart. 2. Styret ber administrerende direktør om at anskaffelsesprogrammet mobiliserer ressurser innenfor tildelte rammer slik at det kan utarbeides et grunnlag for publisering av anskaffelsen som forelegges styret for vedtak i tråd med tidligere føringer gitt i IKT strategi (sak 82/12) og IKT Handlingsplan (sak 53/13). 3. Styret gir sin tilslutning til at det etableres et kvalitetssikringsregime med fire pilarer og ber om at det utarbeides en kvalitetssikringsplan med anbefalte revisjonspunkter for den eksterne kvalitetssikringen på sentrale milepæler/beslutningspunkter som forelegges styret til godkjenning. BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon. FAKTISKE OPPLYSNINGER Nedenfor gis det en oppsummering av aktiviteter siden styresaken i juni 2015 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Hovedaktiviteter og fokusområder siden styresaken i juni 2015 Hovedaktiviteter og fokusområder har vært: Dialog med eier, Helsedirektoratet og styringsgruppen for «En innbygger en journal» vedrørende nasjonale avklaringer om kommunenes deltagelse i programmet hvor ulike løsninger har vært foreslått fra HMNs side. En serie møter med kommunerepresentanter, kommuneadvokat og KS for ferdigstillelse og inngåelse av samarbeidsavtale med kommuner i regionen Gjennomført RFI prosess (markedskartlegging) med meget stor interesse fra både nasjonale og internasjonale aktører. RFI- en har gitt programmet svært nyttig grunnlag for arbeidet med anskaffelsesstrategi og kravspesifikasjonsarbeidet, og hvordan anskaffelsen kan gjennomføres Anskaffelse av en ekstern kvalitetssikrer til programmet i tråd med vedtatt kvalitetssikringsstrategi Organisering og rigging av programorganisasjon, herunder rekruttering og mobilisering av en fullstendig program- og prosjektorganisasjon innenfor de rammer som er fastsatt for programmet Etablering av programplan og detaljplaner for prosjektene i programmet Status ressursmobilisering Programmet er tilnærmet fullt mobilisert med de faste ressursene som skal være i prosjektet. 3
I tillegg til de faste ressursene i prosjektet pågår arbeidet med å planlegge ytterligere involvering av ressurser fra helseforetakene som ikke skal være fast i prosjektet, men som skal delta i ulike arbeidsgrupper som skal jobbe med kravspesifisering på ulike delområder. Dette er sentralt også for å sikre stort eierskap til den nye løsningen som anskaffes, noe som vil bidra til en enklere implementering og øke sannsynligheten for å realisere gevinster med en ny løsning. Regionalt senter for helsetjenesteutvikling og fagdirektørene i helseforetakene har bidratt aktivt i planleggingen av gjennomføringsopplegget. Risikostyring og kvalitetssikring Opplegg for risikostyring og kvalitetssikring basert på de fire grunnpilarene som ble fremlagt for styret i styremøtet i juni er under etablering. Operativ kvalitetssikring av programmets leveranser er iverksatt ved intern kvalitetssikrer. Det er nylig inngått en rammeavtale på ekstern kvalitetssikring for HMN. Det er inngått avtale med tre leverandører i prioritert rekkefølge: 1) Metier AS, 2) Dovre Group AS, 3) KPMG AS. Kvalitetssikring vil bli basert på de samme prinsipper som ligger i Finansdepartementets KS regime. Første runde med ekstern kvalitetssikring er under planlegging. Programmet har etablert opplegg for kvalitativ og kvantitativ risikohåndtering. Kommunikasjon og forankring Det har i forberedelsen av arbeidet med kravspesifikasjon vært en rekke planleggingsmøter preget av meget god dialog og godt samarbeid med RSHU og hovedledelsen ved St. Olavs, og det er følgelig lagt gode rammer for klinisk deltagelse i arbeidet med kravspesifisering. Det er videre gjennomført møter med fagdirektører og ledelsen ved HMR og HNT, og det oppfattes å være god kontakt og dialog med alle HF i forhold til det forestående arbeidet med kravspesifikasjon og anskaffelse. Sentral ledelse i programmet vil i løpet av kort tid bli fristilt fra andre oppgaver i HMN for å sikre tilstrekkelig kapasitet til programledelse, involvering og forankring både internt og i forhold til en rekke eksterne interessenter. Programmet har nylig rekruttert en erfaren kommunikasjonsansvarlig fra ett av HF- ene. Disse tiltakene vil bidra til å sikre ytterligere involvering og godt eierskap til programmet fra alle HF- ene noe som er helt avgjørende gjennom hele programmets funksjonstid. Det må påregnes å bruke mye tid fra flere ledernivå til både intern og ekstern kommunikasjon knyttet til anskaffelsen. Økonomi Programmet er innenfor gjeldende budsjett for 2015. Det er gjennomført en kvantitativ risikoanalyse (P50/P85) av utkastet til budsjettet for 2016. Tilsvarende vil bli gjennomført for fremtidige budsjetter og investeringsplaner. Fremdrift Fremdriften i prosjektet er i hovedsak i tråd med tidligere planer. Det pågår detaljplanlegging 4
for å fastsette endelig dato for publisering av konkurransen tidlig i 2016. Det er ingen endringer i planlagt dato for kontraktsinngåelse. Org.nr. 983 658 776 HELHETLIG DRØFTING Styringsmodell I styremøtet i juni 2015 ble det lagt frem og vedtatt en styringsmodell for programmet. I saken ble det anslått at styret ville få forslag til endelig styremodell til vedtak i oktober 2015, men i mangel av nasjonale avklaringer vedrørende kommunal deltagelse i programmet vil en slik sak kunne legges fram først i februar 2016 da det antas at endelig avklaring vil følge av foretaksmøte i januar 2016. Administrerende direktør har utarbeidet et mandat for programstyret og det etableres nå med noe justert sammensetning i forhold til beskrivelsen i styresak 53/15. Programstyret rapporterer til administrerende direktør. ADM. DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Administrerende direktør oppretter programstyret med en hensiktsmessig sammensetning for formålet inntil endelig styringsmodell kan vedtas når det foreligger en skriftliggjort nasjonal avklaring mht. kommunal deltakelse i anskaffelsesprogrammet for ny PAS/EPJ. For øvrig anbefales styret å ta saken til orientering. 5