HMS-PLAN 2010 FOR ALTA KOMMUNE

HMS-PLAN 2010 FOR ALTA KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalgets vedtak: AMU godkjenner handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet for Alta kommune for 2010 som framkommer av saksframlegget. med forbehold om endringer etter behandling i rådmannens ledermøte 30.11.09. Saksopplysninger: Vedlegg: Sektorvise handlingsplaner Prosjektplan Prosjekt Nærvær Kompetanseplan høsten 2009 Statusrapport Kvalitetskommuneprogrammet (sendt pr. mail til medl.) Prosjekt HMS (sendt pr. mail til medl.) Andre saksdok.: ALTA VIL Alta kommunes arbeidsgiverpolitikk Arbeidsmiljøloven og forskrift om internkontroll Styringsdelen HMS Bakgrunn: I hht. Arbeidsmiljøloven, HMS-forskriften og vårt HMS-system skal arbeidsgiver sørge for løpende kartlegging og kontroll av arbeidsmiljøet, og arbeidsgiver skal sørge for at det drives et planmessig og systmatisk HMS-arbeid. Som et ledd i dette arbeidet skal det utarbeides årlige handlingsplaner for HMS. I hht. HMS-forskriften skal dette dokumentes skriftlig. Kommunedelplanen ALTA VIL, virksomhetsplaner og arbeidsgiverpolitisk dokument ligger til grunn for utarbeidelsen av planverk innen HMS. I hht. vårt interne HMS-system skal hver enkelt avdeling utarbeide en årlig HMS-plan basert på vernerunder og andre kartlegginger. Disse avd.vise HMS-planer sendes så sektorledelsen, som igjen utarbeider en sektorvis HMS-plan på tiltak som skal utføres på sektornivå. De sektorvise planer danner så grunnlag for den overordna HMS-planen sammen med andre kartlegginger og innspill som er kommet fram. Vi har i år mottatt HMS-plan fra alle sektorer og rådmannens stab, dog ikke innenfor de frister som er satt i styringsdelen. Vi har dermed hatt litt for lite tid til å gjennomarbeide alt grunnlaget. I tillegg vil kvalitetskommuneprogrammet, det nye NÆRVÆRS-prosjektet og implementering av HMS-systemet være en naturlig del av overordnet HMS-plan. Målsettinger Kommuneplanens samfunnsdel ALTA VIL (2004-2015) fastsetter følgende hovedmål 6 : Alta vil at kommunen skal ha en omstillingsdyktig organisasjon som møter brukerne på en positiv måte. Delmål 6.4: Alta kommune vil ha tydelige ledere sin bidrar til likestilling, nytenkning og trivsel. Retningslinje 6.4.3:

Legge til rette for et godt fysisk, faglig og sosialt arbeidsmiljø I tillegg finner vi følgende relevante retningslinje 2.1.4 under Hovedmål om miljø og bærekraftig utvikling: Legge til rette for miljøvennlig forbruk, produksjon og arbeidsmiljø i kommunens egen organisasjon. Med grunnlag i overnevnte mål og retningslinjer er det overordnede målet for HMS-arbeidet i Alta kommune følgende: HMS-systemet i Alta kommune skal bidra til: - At alle arbeidsplasser og lokaler innrettes slik at arbeidssituasjonen er helsefremmende, sikker og meningsfylt - At medarbeiderne trives og tar medansvar for helse, miljø og sikkerhet. Trivsel måles ved HKI-metoden med målsetting om gjennomsnittlig score på 24 i hele organisasjonen (maks score er 30) - At sykefraværet ikke overstiger gjennomsnitt på 7,6 % - Å sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar nødvendig kompetanse innen HMS - Vern av ytre miljø - Å bygge opp Alta kommunes omdømme Den årlige handlingsplan må bygge oppunder overnevnte målsettinger. HMS-organisering Alta kommune har følgende funksjoner knytta direkte mot HMS-arbeidet: AMU: 10 medlemmer (5 fra hver av partene). Arbeidstakersiden v/grete J. Thomassen har ledervervet for AMU i 2010. 2 hovedverneombud med til sammen 50 % frikjøp (redusert med 10 % i 2009) 52 verneområder med hvert sitt verneombud Bedriftshelsetjeneste: Finnmark Bedriftshelse as med årlig avtale som omfatter alle ansatte Denne ble høsten 2008 sagt opp, men det ble inngått avtale for hele 2009. Det vil inngås avtale for deler av 2010 med samme leverandør (se egen sak). Personalavdelingen ivaretar det overordnede HMS-arbeidet på vegne av rådmannen, inkl. 100 % prosjektlederstilling i kvalitetskommuneprogrammet og HMS, og nå 100 % Prosjektstilling i Nærværsprosjekt. Økonomi På budsjettposten for 2009 har vi kr. 450.000,- til HMS-tiltak og kjøp av tjenester fra Finnmark Bedriftshelse as. Det ligger på et lavere nivå enn tidligere år. Dette har sammenheng med at rådmannen i sin innsparingspakke har lagt til grunn at sektorene i større grad skal finansiere en del tiltak i grunnpakkeavtalene selv, at vi kan få en del tilretteleggingstilskudd og BHT-tilskudd fra NAV.

I tillegg har vi kr. 100.000 + til disposisjon til kjøp av tjenester fra vårt forsikringsselskap VITAL. Det vil også bli lagt ned ressurser til deltakelsen i kvalitetskommuneprosjektet, både internt og eksternt. Rådmannen har i tillegg fått kr. 2. mill. til nærværsarbeidet. En del av midlene vil gå til finansiering av prosjektlederstilling. Fakta om Alta kommune Antall ansatte/årsverk: 1500/1250 fordelt på ca. 90 enheter Sykefravær 2008: 11,2 % Sykefravær 2009: 1. kv. 11,16 %, 2. kv. 11,29 % og 3. kv. 10,10 % Score HKI-måling pr. des. 2008: 24 (362 respondenter) (Det er ikke foretatt HKI-måling i 2009, men fom. 2010 skal Bedre.kommune.no benyttes) Antall ansatte på seniortiltak: 71 Antall uføre: 208 kvinner og 55 menn For øvrige fakta: se sektorenes HMS-plan Kartlegging av HMS Vernerunder virker fortsatt å være den mest brukte metoden for å kartlegge HMS-ståa i virksomhetene. I tillegg skal medarbeidertilfredshet måles årlig, og risikovurderingsystem skal benyttes i større grad for bedre å kunne klassifisere tiltak ut fra definert risiko. Medarbeider/utviklingssamtaler, personalsamtaler, befaringer, sykefravær, antall skader og avvik kan også bidra til å si noe om tilstanden innenfor HMS. De fleste virksomheter gjennomfører en eller flere av metodene for kartlegging. Vernerunder og medarbeidersamtaler er som sagt de mest vanlige. Vi ser at vi har forholdsvis gode score på trivsel, og spesielt gjelder det de områder som går på det mellommenneskelige (ledelse, bry seg om osv.) Barn og unge-sektoren har i 2009 benyttet Bedre.kommune.no som verktøy for å undersøke medarbeidertilfredshet. Vi vil til møtet i AMU få informasjon om resulatet av disse undersøkelsene. Generelt kan vi si at vi har et forbedringspotensiale i å systematisere og analysere våre tiltak for å kartlegge arbeidsmiljøet. Det gjelder eksempelvis andel gjennomførte medarbeidersamtaler, antall og resultat fra risikovurderinger, medarbeiderundersøkelser osv. For framtida må vi få bedre struktur på å måle, jfr. systemet for helhetlig målstyringssystem. Her kan også et elektronisk HMS-system være et tjenlig verktøy. Kompetanse Alta kommune avholder jevnlig grunnkurs HMS for verneombud og ledere, sist i september/ oktober 2009. Vi avholder 1-2 samlinger pr. år for verneombudene for å holde disse faglig oppdatert. Det er tidligere slått fast at risikovurdering i større grad skal benytte som metoden i HMSarbeidet. Den nye Arbeidsmiljøloven har også forsterket dette i 3-1 c. Vi er derfor nødt til å fortsette arbeidet med å bygge opp denne kompetansen ute i virksomhetene. I år har dette

hatt fokus i helse- og sosialsektoren, bl.a. ved at prosjektleder HMS har jobbet i denne sektoren i mye av 2009. I vinter/vår 2009 var det også mye fokus på lederopplæring i helse og sos.sektoren. Basert på erfaringene herfra har personalavd. Gjennomført en rekke kompetansehevingstiltak høsten 2009. Planen ligger vedlagt. Mye av opplæringen har gått på ulike typer verktøy for ledere, slik at disse dyktiggjøres i sin daglige jobb som leder. Vi har tro på at dyktige ledere er noe av det viktigste for å oppnå økr nærvær. Vi har fått gode tilbakemeldinger på disse interne kursene, og vil gjøre dette til faste kurs i Alta kommune. Andre forhold Kvalitetskommuneprogrammet Alta kommune ble valgt ut som en av 29 kommuner til å delta i første del av kvalitetskommuneprosjektet som Staten, KS og fagforeningene har tatt inititativ til. 5 SFO i barn/unge-sektoren og hjemmebasert omsorg i helse- og sosialsektoren er med som piloter. I 2009 har Elvebakken sykehjem og Renholdstjenesten kommet med i prosjektet, og er godt i gang med å arbeide for økt kvalitet og økt nærvær. Arbeidet er godt i gang både på overordnet nivå og i pilotvirksomhetene. Det er utarbeidet en god prosjektplan for arbeidet, og den følges i stor grad. Prosjektet utløper i september 2010, og det må i løpet av 1. halvår tas stilling til hvordan arbeidet skal videreføres. HMS-prosjektet AMU vedtok i arpil 2007 den nye styringsdelen for HMS-arbeid i Alta kommune. Den er nå trykt opp i mange eksemplar og skal være godt kjent i organisasjonen. Rådmannens ledergruppe har vedtatt at Alta kommune skal gå til anskaffelse av et web-basert kvalitetssikringsprogram som også skal omfatte HMS. Man valgte ut Drift- og utbyggingssektoren som pilotsektor i implentering av HMS-arbeidet og et evt. verktøy. I dette arbeidet konkluderte man med at det er viktig å ha HMS-rutiner manuelt på plass før man tar i bruk et elektronisk verktøy. 2008 ble brukt til å få HMS-arbeidet satt i system i DU- sektoren, noe vi synes å lykkes godt med. I 2009 er det helse- og sosialsektoren som har hatt fokus. Prosjektleder har brukt mye av sin halve stilling til oppfølging ute i sektoren. De har begynt å systematisere HMS-arbeidet, har opprettet HMS-grupper og har utarbeidet forslag tilø rutiner for vold/trusler, mobbing/trakassering og konflikthåndtering. Det er også avholdt kurs i vold og trusler for berørte virksomheter i oktober 2009. Prosjektleders engasjement utløper i 2010, og det må i løpet av 1. halvår tas stilling til hvordan HMS-arbeidet skal på overordnet nivå i framtida, jfr. Arbeidsgiverpolitisk dokument hvor det i kap. 6 framkommer at målsettingen på sikt er å ansette en egen HMS-ansvarlig for hele Alta kommune. Kampanje arbeidsliv Alta kommune har definert et eget prosjekt som heter Kampanje arbeidsliv, som en del av Folkehelseprosjektet. De viktigste tiltakene her har vært en røykfri kommune fra 1.1.10 og økt fysisk aktivitet med ulike trimtiltak. Bedriftshelsetjeneste

Se egen sak om organsering av BHT i 2010. 2008 og også 2009 bar preg av strammere økonomiske rammer for Alta kommune. Bl.a. med ansettelses-stopp og minst mulig inntak av vikarer. Det har nok påvirket arbeidssituasjonen for en del av våre ansatte og virksomheter, selv om adgangen til å ta inn vikar er myket opp i løpet av 2009. Sykefravær - nærvær Alta kommune har et høyt sykefravær eller for lavt nærvær i de fleste sektorer. Vi har over tid arbeidet aktivt med å et lavere sykefravær, men det viser seg likevel at fraværet øker. Det er først og fremst langtidsfraværet som er høyt. Vi har i 2009 ytterligere arbeidet med hvordan vi skal få økt nærvær. Så langt har vi valgt å fokusere på følgende i tillegg til alledere igangsatte tiltak: - revisjon av rutiner for oppfølging av sykemeldte - tidligere avklaring av ansatte med lavt nærvær - tettere oppfølging av ansatte og virksomheter med for lavt nærvær - møte med legene - organisering av BHT og arbeidet med nærvær nærværsprosjekt ( se vedlegg) I tillegg er både kvalitetskommuneprogrammet, kompetansehevingstiltak, kampanje arbeidsliv og samhandling med NAV tiltak som er målretta mot økt nærvær. Handlingsplanen Vi har i nedenfor satt opp en kortfattet oversikt over prioriterte HMS-tiltak i 2010. Vi har prøvd å skissere tiltak knytta opp mot de ulike mål som framkommer av arbeidgiverpolitisk dokument og styringsdelen HMS, i tillegg til at vi har samkjørt tiltaken i rådmannens virksomhetsplan. I tillegg vil grunnpakkeavtalene med Fibas gi oversikt over detaljerte tiltak som Fibas og sektorene skal gjennomføre i 2010 (må vedtas i januar). Situasjonsbeskrivelse/ mål Godt fungerende HMSsystem Tiltak Økonomi Ansvarlig Tidsfrist 1.Implementering av styringsdelen forts. Evt. VITALmidler Rådmannens stab 31.12.10 2.Arbeide med et web-basert system 2. Prosjektleder 3. vurdere videre organisering av HMSarbeidet etter at prosjektet utløper i 2010 3. Rådm. 4. AMU Økt nærvær 1.Egne prosjektmidler 4. Prosjektleders innsatsområde i 2010 må fastsettes. 1.Kvalitetskommuneprogrammet 1.Prosjektleder 1. 30.9.10

Kartlegging av arbeidsmiljø 2.IA-arbeidet fortsetter i hht. IAstrategi 06-09 3. Gjennomføre Nærværs-prosjektet Innføre Bedre. Kommune.no som verkøty Vernerunder og risikovurdering 3. Prosjektmidler Har abbonement 2 og 3: Personalavd. Personal i samarbeid med sektorene 3: 31.10.10 30.9.10 Risikovurdering som kartleggingsmetode i HMS Bedriftshelsetjeneste ut på anbud evt. etablering av egen BHT - nye grupper inn i BHT Fysiske mangler i arbeidsmiljøet Gjennomføre tiltak som framkommer av grunnpakkeavtalene med Finnmark Bedriftshelse as Avlsutte prosjekt Kampanje arbeidsliv og implementere tiltakene Implementering av nye rutiner - forebygging av vold og trusler, mobbing og konflikthåndtering Medarbeidersamtaler Kompetanseheving Prosess i løpet av 2010 for endelig konklusjon Fysiske forbedringer i hht. vernerunder Kurs Eksisterende midler Ikke egne midler fra HMS-potten i år Se grunnpakker Kr. 450.000 + og sektorfinansiering Gjennomføre planlagte tiltak og evaluere resultat pr. 1.3.10 Kompetanseheving Kompetansemidler Kompetansemidler Rådmannens stab. Arbeidsgruppe Drift og utbygg. Og sektorene selv Personal og sektorleder Resten av prosjektmidlene Prosjektleder og arb.gr. 31.12.10 1.10.10 31.12.10 30.9.10 1.4.10 Personal 31.12.10 Økonomiske konsekvenser: Vi har kr. 450.000 til HMS-tiltak og bedriftshelsetjeneste. Det er på samme nivå som i 2009. Vi foreslår derfor at hele potten går til tjenester fra Fibas og at kompetansetiltak finansieres over de sentrale kompetansemidler. Midlene fra forsikringsselskapet vurderes fortløpende til tiltak overfor og tiltak i Kvalitetskommuneprogrammet. De 2 mill. som er bevilget til arbeidet med økt nærvær foreslås blir disponert av styringsgruppa for nærværsprosjektet.