UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGET Referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg 12. januar 2007 Tid: 12.01.07 fra kl. 10.00-14.30 Sted: i Universitets- og høgskolerådets lokaler, Pilestredet 46B, 6. etasje. Til stede: Høgskoledirektør Tor A. Aagedal (leder), Høgskolen i Agder Administrerende direktør Baard Wist, Norges idrettshøgskole Direktør Birgitta Rødstøl Næss, Høgskolen i Østfold Universitetsdirektør Per Ramvi, Universitetet i Stavanger (vara for Hanne Harlem) Andre: Generalsekretær Ola Stave, UHR Assisterende universitetsdirektør, UiB, Sverre Spildo Alf Hansen, daglig leder, UNINETT FAS Forfall: Universitetsdirektør Hanne Harlem, Universitetet i Oslo Universitetsdirektør Kåre Rommetveit, Universitetet i Bergen Administrerende direktør Nils Dugstad, Universitetet for Miljø- og biovitenskap SAKSLISTE UHR A 01/07 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. UHR A 02/07 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte 06.10.06, godkjent ved sirkulasjon, se http://www.uhr.no/documents/referat_6_oktober06.pdf Referatet tas til orientering. UHR A 03/07 Referatsaker 1. Referat fra møte høgskolesektorens oppfølgingsgruppe og SSØ vedrørende innføring av nye tjenestemodeller (referat vedlagt som eget pdf-dokument) 2. Rapportering til DBH. Henvendelse fra Britt-Elin Steinveg (se vedlegg) Sakene tas til orientering. 1
UHR A 04/07 Orienteringssaker 1. UHRs direktørskole. Første samling avholdt. Orientering v/birgitta Rødstøl Næss. 2. Elektronisk anskaffelsesstøttesystem- oppfølging av punkt 6 i KDs tildelingsbrev til institusjonene. Søknad om utsettelse ble sendt fra UHR til KD 21.12.06 (se vedlegg). 3. Arbeidsgruppe for krav til målstyring og rapportering til Kunnskapsdepartementet. Status - effekt av arbeidet Det vises til tidligere behandling i Administrasjonsutvalget. Rapporten ble oversendt KD som benyttet den som grunnlag for tildelingsbrev for 2007. Arbeidsgruppens leder har utarbeidet en analyse av hvor mye av gruppens arbeid som er tatt inn i tildelingsbrevet (se vedlegg). Administrasjonsutvalget vedtok på møtet 6.10.06 at utvalget skulle fortsette arbeidet med en delrapport II som tar for seg kobling til intern styringsrapportering. Denne rapporten skal etter planen foreligge til møtet 12.01.07. UHR har fakturert medlemsinstitusjonene for 150 000 for arbeidet iht administrasjonsutvalgets vedtak. Utgiftene for for delrapport II har blitt dekket av UHR. Arbeidsgruppen har fått en henvendelse fra PWC og Corporator som gjerne vil gi en demonstrasjon av hvordan UH-sektorens målstruktur kan iverksettes på institusjonen (slik veilederen viser) med Corporators IT-verktøy. Arbeidsgruppen har sagt ja til å delta på en slik demo, men understreket at dette er helt uforpliktende - og gitt beskjed om at UNINETT FAS også må inviteres. Arbeidsgruppen har hatt en undersøkelse av interessen for IT-verktøy i sektoren på dette feltet, og mange av høgskolene er interesserte i å vurdere dette. 4. Utvalg for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng Arbeidet er i gang, se vedlagte referat fra møtene. Utvalget har fått utsatt frist til 1. april 2007 5. Status forhandlingene med Kopinor. UHRs forhandlingsutvalg har i løpet av august og september hatt forhandlingsmøter med Kopinor med tanke på å komme til enighet om mønsteravtalen om bruk av opphavsrettslig beskyttet materiale i UH-sektoren, samt starte utredning av digital avtalelisens. Det har foreløpig ikke lyktes for forhandlingsutvalget å bli enig med Kopinor. Sakene tas til orientering. Mht o-sak nr 3, så vil UHRs sekretariat sende delrapport II (veilederen) til medlemsinstitusjonene, den vil også bli presentert på neste møte i direktørforum UHR A 05/07 DBH Styringsgruppe-oppnevning av nytt medlem Ass. Universitetsdirektør Sverre Spildo, UiB og UHRs generalsekretær Ola Stave deltok under denne saken. UHRs Administrasjonsutvalg bes om å foreslå nytt medlem til DBH styringsgruppe 2
Sakspapir Sammensetning og informasjon om styringsgruppen, se vedlegg KD eier DBH og har laget seg en styringsgruppe, der det sitter 5 representanter fra sektoren. Tradisjonelt har DBH hatt representanter fra studie- og økonomisiden. KD oppnevner medlemmer, men ønsker å konsultere UHRs administrasjonsutvalg mht forslag til nytt medlem. Det er ca 2-4 møter i året. Det er ønskelig med en representant fra høgskolesektoren, med kompetanse på studiesiden og evne til å se dette i en større sammenheng. Det ble fremmet et forslag fra Høgskolen i Østfold møtet, men administrasjonsutvalget ønsker også å undersøke med leder av Utvalg for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng før endelig kandidat foreslås. Sekretariatet undersøker forslag til mulige kandidater iht diskusjonen i møtet og melder deretter i samråd med utvalgsleder inn foreslått kandidat til KD og DBH. UHR A 06/07 Likviditet - veiledning til institusjonene om føring og rapportering av midler som overføres fra år til år. Ass. Universitetsdirektør Sverre Spildo, UiB og UHRs generalsekretær Ola Stave deltok under denne saken. Det vises til kutt i budsjettet til UH-sektoren for 2007 og UHRs pressemelding av 24. 11.06, der UHR er uenig i Riksrevisjonens tolkning av at det er avsatt 2,3 milliarder kr i UH-sektoren i ubrukte midler. Det er stort fokus i UH-institusjonene på å følge gjeldende økonomiinstruks, og det er viktig at institusjonene utvikler systemer for likviditetsstyring som sikrer at overføringene fra år til år ikke blir for store. Sakspapir UHRs pressemelding av 24.11.06, se http://www.uhr.no/documents/pressemelding_riksrevisjonen_1.d oc Forhåpentligvis blir likviditeten ved årsskiftet i 2007/2008 lavere enn året før. Det er viktig at institusjonene tenker likviditetsstyring, god vedlikeholdsaktivitet på bygningssiden er en god metode. Administrasjonsutvalget ber beregningsutvalget om å analysere 2006- tallene så raskt som mulig etter årsavslutning15. februar. Målet å komme tidligst mulig ut med analyse av tallene slik at sektoren kan forberede seg i forhold til argumentasjon for statsbudsjettet 2008. 3
UHR A 07/07 Insentiver for samhandling om forskningsprosjekter mellom mellom universiteter/høyskoler og randsonen Fellesmøte mellom administrasjonsutvalget og forskningsutvalget i UHR. I UHRs styremøte20.11.06 behandlet styret det nye basisbevilgningssystemet for instituttsektoren. Styret nedsatte da en ad hoc arbeidsgruppe bestående av Jan Haaland, Ivar Langen og Hanne Harlem som skal se på problematikken rundt randsone-/kjernevirksomhet. Fredag 5.1.07 ble det holdt et møte i UHR der Sverre Spildo, UiB, Ivar Langen, UiS, Jan Haaland, NHH og Johs. Kolltveit, Norges forskningsråd deltok. I tillegg møtte Ola Stave, Berit Hyllseth og Sigrid Tollefsen fra UHR. Som en oppfølging av denne saken, er det utarbeidet et forslag til brev til KD. Brevet peker på urimelige utslag av formaliteter i forholdet mellom KD/NFR og utførende FoU-partnere. Som en foreløpig straksløsning ber en om at departementet åpner for at Forskningsrådet kan tildele prosjektmidler direkte til mer enn èn FoUpartner. Slik det er nå er det vanskelig å la NFR-midlene gå gjennom en koordinerende samarbeidspart, da de regnskapsmessig ikke vil fremstå som inntekt fra NFR, men fra tredjepart. KD godtar foreløpig ikke at pengene har gått via slik FoU-partner som grunnlag for telling av NFR-akuivitet. Som en foreløpig straksløsning bør NFR kunne dele pengestrømmen mellom FoUpartnerne, selv om bare en institusjon står som kontraktspartner. På sikt må dette løses med henblikk på å rasjonalisere samarbeidsforholdene mellom universitet og FoU-institutt Sakspapir Utkast til brev til Kunnskapsdepartementet (vedlagt) Administrasjonsutvalget og Forskningsutvalget mener det er behov for en grundigere gjennomgang for å undersøke hvorvidt det foreligger formelle hindringer for samarbeid mellom forskningsinstitusjoner både i og utenfor UH-sektoren og eventuelt hvordan disse kan reduseres. Målet må være å komme frem til helhetlige insentivordninger for sektoren som stimulerer til konstruktivt faglig samarbeid mellom alle typer institusjoner. Utvalgene anbefaler derfor at UHRs generalsekretær tar saken tilbake til styret for å avklare videre oppfølging. UHR A 08/07 Finansiering av forskning - samarbeid mellom UHRs forskningsutvalg og administrasjonsutvalg Fellesmøte mellom administrasjonsutvalget og forskningsutvalget. Ass. Universitetsdirektør Sverre Spildo, UiB og UHRs generalsekretær Ola Stave deltok under denne saken. Denne saken er en oppfølging fra behandling i forskningsutvalget 23.05.06 en av tre foreslåtte prioriterte områder for forskningsutvalget i 2007. Forskningsutvalget arbeider videre med å kartlegge kostnadsstrukturen ved 4
forskningsvirksomheten ved universiteter og høgskoler, med henblikk på framskaffeinformasjon som kan underbygge argumentasjon om infrastrukturkostnader og andre indirekte kostnader. Det var lagt opp til en foreløpig diskusjon av problemstilling og organisering av et eventuelt samarbeid med UHRs forskningsutvalg. Sakspapirer Notatet Finansiering av forskning (lagt ved som egen fil-vedlegg) Saksopplysninger: På møte i Forskningsutvalget 23.05.06 ble drøftet utvalget problemstillingen om at bidragsforskning ikke fullt ut tar høyde for indirekte kostnader knyttet til forskningen. Særlig i eksperimentelle fag er de reelle kostnader betydelig større enn hva de eksterne bidragene dekker. Administrasjonsutvalget sitter på apparatet som kan kartlegge disse kostnadene. Her er det naturlig med en kobling ml de to utvalgene og forskningsutvalget ønsket at det nedsettes en arbeidsgruppe som kan arbeide med saken; UHRs forskningsutvalg nedsetter i samarbeid med administrasjonsutvalget en arbeidsgruppe som får i oppdrag å kartlegge omfanget av egeninnsats i eksternt finansierte prosjekter ved et uvalg universiteter og høyskoler. Forslag til mandat og sammensetning av gruppen godkjennes av utvalgslederne. UHR A 09/07 Effektiv organisering av fellestiltak i UH-sektoren Daglig leder Alf Hansen, UNINETT, deltok under denne saken. Det vises til tidligere behandling i administrasjonsutvalget i møte 6.10.06 der utvalget fattet følgende vedtak: Administrasjonsutvalget vil behandle spørsmålet om behov for koordinering av fellestiltak i sektoren på neste møte i utvalget. Utvalgets leder vil da legge frem forslag til hvordan UHRs administrasjonsutvalg kan foreslå at det opprettes et underutvalg for organisering av fellestiltak. Et slikt underutvalg vil da inkorporere de eksisterende underutvalgene for økonomi, innkjøp osv. På UH-sektorens direktørmøte 12. oktober 2006, ble spørsmålet om effektivisering av organisering av fellestiltak lagt frem for sektoren og administrasjonsutvalget ble bedt om å arbeide videre med saken. UNINETT gjennomførte høsten 2006 flere møter med UH-institusjoner hvor bl.a disse spørsmålene ble drøftet. Administrasjonsutvalget har invitert daglig leder ved UNINETT FAS, Alf Hansen, for å drøfte spørsmål om organisering av behovet for fellestiltak. 5
Spørsmål om samarbeid med UNINETT i forbindelse med innkjøp ble også tatt opp av innkjøpsutvalget i møte 23.11.06 hvor også UNINETT deltok og konklusjonen var også da at det er behov for samordning på innkjøpsområdet. Sakspapir Se referat fra møtet 6.10.06 på http://www.uhr.no/documents/referat_6_oktober06.pdf Saksnotat fra Tor A. Aagedal, vedlagt Notat fra Alf Hansen, UNINETT, vedlagt som separat pdf-fil UNINETT FAS gjennomførte samtaler med representanter for UHinstitusjonene høsten 2006 med tanke på å forbedre kontakt og kommunikasjon. UNINETT vil invitere disse institusjonene sammen med Administrasjonsutvlaget til en work-shop på Gardermoen i løpet av våren 2007 for å drøfte konkrete oppfølgingstiltak. Administrasjonsutvalget ser at det er behov for videre utredning av spørsmålet om en ny undergruppe for fellestjenester i UH-sektoren, bla med tanke på rolleavklaring i forhold til UNINETT, spørsmål om ressurser-hva vil et slikt underutvalg koste osv. Administrasjonsutvalget utreder saken videre og legger saken frem for UHRs generalsekretær. Utvalget et positiv til oppfølgingen fra UNINETT og møter gjerne på et oppfølgingsmøte på Gardermoen etter 15. mars.. UHR A 10/07 Direktørforum På direktørmøtet 12.10.06 ble det foreslått å organisere et direktørforum for UH-direktørene. Et interims-arbeidsutvalg for et mer permanent direktørforum ble oppnevnt bestående av Ann Elisabeth Wedøe, HiST, Torunn Austheim, HiNT og Per Ivar Maudal, NTNU. Arbeidsutvalget har følgende forslag til dato og foreløpig program for direktørforum. Tid:19. og 20.mars fra lunch til lunch (styringsdialogmøtene starter 26.3.) Sted: Stjørdal (praktisk og effektivt for alle) Tema: - Hvordan kan administrasjonen bidra for å lykkes med etter- og videreutdanningsaktiviteten (organisering av EVU/FoU) - Hvordan utøve ledelse gjennom mål- og resultatstyring (inkl erfaringene med rapportering og datakvalitet) - Formidling og kommunikasjon - administrasjonens rolle Andre forslag? Administrasjonsutvalget støtter at det opprettes et direktørforum. Administrasjonsutvalget forutsetter at forumet selv organiserer sin 6
møtevirksomhet. UHR A 11/07 Særavtalen - Oppfølging I møte 30.10.06 mellom Kunnskapsdepartementet og berørte organisasjoner om praktisering av særavtalen om lønns- og arbeidsvilkår, ble partene enig om av særavtalen skal gjøres gjeldende i de tilfeller hvor særavtalen har bestemmelser som ikke er dekket av Hovedtariffavtalen, det samme gjelder der særavtalen har andre bestemmelser som lovlig fraviker annet lov- og regelverk. Den avtalen gjelder til 1. august 2007. Det har vært noe diskusjon rundt denne saken i UH-sektoren og UHR fikk 8. 01.07 en henvendelse på telefon fra KD der departementet melder at de gjerne vil møte et utvalg fra sektoren dersom det er ønskelig. Administrasjonsutvalget bes ta stilling til om det er nødvendig med et møte mellom KD og sektoren i denne saken. Sakspapir Ingen Administrasjonsutvalget anbefaler at UHR følger opp saken på vegne av sektoren og at det oppnevnes en delegasjon som vil representere sektoren i møtet. Sekretariatet får i oppdrag å avtale tid for møtet. UHR A 12/07 Årsrapport 2006 og arbeidsplan 2007 UHR A 13/07 Møteplan 2007 Sakspapirer Årsrapport 2006 og arbeidsplan 2007 ettersendes /legges frem på møtet Årsrapport 2006 godkjennes og legges ut på UHRs websider. Arbeidsplan 2007 oppdateres iht kommentarene til Administrasjonsutvalget. Det legges opp til fellesmøte med beregningsutvalget etter ordinært utvalgsmøte om konsekvensene av statsbudsjettet for UH-sektoren. Administrasjonsutvalget vedtok følgende møteplan for 2007 Fredag 20. april 2007 Fredag 22.juni 2007 i Kristiansand, HiA Fredag 5 oktober 2007 (= dato for fremleggelse av statsbudsjettet for 2008) Evt. møte i desember avgjøres på oktobermøtet. 7
UHR A 14/07 Eventuelt Innkalling og sakspapirer sendes kun som e-post til utvalgets medlemmer med kopi til varamedlemmene. Vi ønsker vel møtt! Oslo 19.01.07 Tor Aagedal leder Sigrid Tollefsen sekretær 8