Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Marit Lie-Nordsjø Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/1318-16 Økonomi- og virksomhetsrapportering 1.tertial 2016 Direktørens sakssammendrag: Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial 2016 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene, kap. 411 Domstoladministrasjonen. På kap. 410 Domstolene innebærer forslaget en styrking av Innstillingsrådet med 200 000 kroner, samt 100 000 kroner til arbeid med Lovisa-maler for den nye jordskifteløsningen i saksbehandlingssystemet. Det vil ikke påløpe kostnader til arbeid med "Gevinstrealiseringsplan" i 2016, og det foreslås å redusere dette budsjettet med 100 000 kroner. Det foreslås å disponere reserven til ulike tiltak i pkt. 2.2.5. Den budsjettmessige inndekningen fra tilsettingsstoppen er i samsvar med planene. I forbindelse med fremleggelse av revidert nasjonalbudsjett 2016 foreslås kap. 410 økt med 2,5 mill. kroner til sikkerhetstiltak i Oslo tinghus. Kap. 410 reduseres samtidig med 1,3 mill. kroner som følge av at tilkjente saksomkostninger jf. 43 i finnmarksloven foreslås dekket over de regelstyrte postene. Rapporteringen på virksomhetsplanen for første tertial 2016 viser ingen vesentlige avvik. Forslag til budsjettendringer på kap. 410 er lagt frem for Samarbeidsrådet for domstolene. På kap. 411 Domstoladministrasjonen vil reserven etter de foreslåtte endringene være på 1,0 mill. kroner. 1. Bakgrunn I saksfremlegget forelegges styret regnskapsrapporter for første tertial 2016 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Innføring av periodisert regnskap fra 1.1.2014 har medført endrede regnskapsrutiner for blant annet forskuddsbetaling av kostnader. I det fullstendige periodiserte regnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) vil investeringer i anleggsmidler synligjøres i balansen, og verdiforringelsen fremkommer som avskrivninger i det periodiserte resultatregnskapet, se vedlegg 4. Det rapporteres på virksomhetsplan pr 1. tertial 2016.
2. Vurderinger 2.1. Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 1 viser budsjett og forbruk for Høyesterett. Regnskapstallene etter første tertial 2016 viser et noe lavere forbruk sammenlignet med tildelt budsjett. Refusjoner fra NAV går til fratrekk i regnskapet og er hensyntatt i rapporteringen. I revidert budsjett er overført mindreforbruk fra 2015 og forslag til endringer i Prop. 122 S (2015-2016) Tilleggsbevilgninger og omprioriteringer i statsbudsjettet 2016 (RNB 2016) hensyntatt. Endringene i RNB 2016 inkluderer 0,3 mill. kroner i lønnsøkning for Høyesteretts dommere i perioden 1.10.2015 til 31.12.2016. I tillegg er det lagt inn helårsvirkning for lønnsoppgjøret per 1.10.2013, som ved en inkurie ikke var inkludert i tildelt bevilgning for 2016. Helårsvirkningen i 2016 er anslått til 1,5 mill. kroner. Samlet foreslås det å øke bevilgningen på kap. 61, post 01 med 1,8 mill. kroner. 2.2. Kap. 410 Domstolene Forbruket til domstolene etter 1. tertial 2016 ligger på 34 pst. av revidert budsjett, jf. vedlegg 2. Saksfremlegget er inndelt i prosjekter, AMA og Tjenester/driftsoppgaver. 2.2.1. Prosjekter Et prosjekt er en definert tidsavgrenset oppgave. Vanligvis vil prosjektene være av et omfang som krever dedikerte ressurser (økonomi/bemanning). Forslag til prosjekt (mandatutkast) fremmes for direktøren som beslutter om prosjektet skal iverksettes. Prosjekt etableres vanligvis for å løse aktiviteter direkte knyttet til DAs strategier. Revidert Regnskap %-vis Forslag Nytt revidert 1 Prosjekter budsjett 2016 1.tertial 2016 forbruk revidering budsjett 2016 1-1 Nye saksbehandlersystemer 29 950 000 9 262 819 31 % - 29 950 000 Sum prosjekter 29 950 000 9 262 819 31 % - 29 950 000 Prosjektet "Nye saksbehandlingssystemer" rapporterer ingen vesentlige avvik etter første tertial 2016. Nye saksbehandlingssystemer Prosjektet skal: Realisere felles plattform for saksbehandlingssystemer. Realisere nytt saksbehandlingssystem for jordskiftedomstolene på ny plattform. Realisere nytt saksbehandlingssystem for Høyesterett på ny plattform. Videreutvikle saksbehandlingssystemet for tingrettene og lagmannsrettene på ny plattform. 2
I perioden 01.01.2016-30.04.2016 har prosjektet fokusert på stabilisering av løsningen samt opplæring av brukere etter leveranse av ny løsning for jordskifterettene ved årsskiftet 2016. I tillegg er det arbeidet med leveranser av endringer i funksjonalitet samt feilrettinger for tingrettene og lagmannsrettene (Lovisa 5.3 og 5.4). Det arbeides også med ny løsning for forkynning, der første leveranse er planlagt i fjerde kvartal 2016. I tillegg arbeides det med krav til ny løsning for Høyesterett (HR) i Lovisa. Utvikling av løsningen for HR igangsettes i mai 2016, og er planlagt ferdigstilt 31.12.2017. 2.2.2. AMA Revidert Regnskap %-vis Forslag Nytt revidert 2 Andre midlertidige aktiviteter (AMA) budsjett 2016 1.tertial 2016 forbruk revidering budsjett 2016 2-1 Utredere i lagmannsrettene 50 000-0 % - 50 000 2-2 Oppfølging sannhetens øyeblikk 200 000 31 983 16 % - 200 000 2-3 Barn i domstolene 200 000 31 905 16 % - 200 000 2-4 Oppfølging utredning ny straffeprosesslov 100 000-0 % - 100 000 2-5 Rekruttering alminnelige domstolene 290 000-0 % - 290 000 2-6 Teknologinøytralt regelverk 50 000-0 % - 50 000 2-7 Lokalprosjekter/teknisk utstyr 7 000 000 351 724 5 % -262 000 6 738 000 2-8 Ekstern bistand lokalprosjekter/anskaffelser 2 500 000 849 791 34 % - 2 500 000 2-9 Videreutvikling fordelingsmodeller/statistikk og analyse 200 000-0 % - 200 000 2-10 Gevinstrealiseringplan 100 000-0 % -100 000-2-11 KVU i Bergen og Stavanger 9 000 000 91 418 1 % - 9 000 000 2-12 Høyrett leveranser 500 000 25 273 5 % - 500 000 2-13 Samhandlingsportaler (Aktørportal) 4 850 000 758 906 16 % - 4 850 000 2-14 Inter- og Intranettportal 1 100 000 59 825 5 % - 1 100 000 2-15 Integrasjonsløsninger leveranser 2 200 000 544 274 25 % - 2 200 000 2-16 Kommunikasjonsplattform 930 000 372 093 40 % - 930 000 2-17 Nytt Helpdesksystem 450 000-0 % - 450 000 2-18 Etablering ny driftsavtale 3 200 000 263 571 8 % - 3 200 000 2-19 Prøveprosjekt lyd og bilde i domstolene 2 000 000-0 % - 2 000 000 2-20 Teknisk utstyr i domstolene 4 000 000 157 819 4 % - 4 000 000 2-21 Utvikle og implementere e-læring og basisprogram 750 000 126 880 17 % - 750 000 Sum andre midlertidige aktiviteter (AMA) 39 670 000 3 665 462 9 % -362 000 39 308 000 Flere av de opplistede aktivitetene viser lave regnskapsførte utgifter pr 1.tertial. Aktivitetene planlegges gjennomført, og det forventes at utgiftene i hovedsak vil påløpe i andre halvår 2016. 2-7 Lokalprosjekter/teknisk utstyr På AMA 2-7 Lokalprosjekter/teknisk utstyr er det i løpet av første tertial anvendt 262 000 kroner som tilleggsbevilgninger til domstolene. Disse midlene blir tildelt domstolene og utgiftene regnskapsføres lokalt. Budsjettet til Lokalprosjekter nedjusteres tilsvarende. 2-10 Gevinstrealiseringsplan Tiltaket er utsatt og budsjettmidlene vil ikke komme til anvendelse i 2016. Det foreslås å redusere budsjettet med 0,1 mill. kroner. 3
2-11 KVU Bergen og Stavanger Regnskap pr 1.tertial 2016 viser et forbruk på kun 1% av tildelt budsjett. Det er imidlertid utført arbeid som ikke er fakturert, og avsatte midler vil derfor bli benyttet i 2016. Det foreslås å holde budsjettet uendret. 2.2.3. Drift 3-4-1 Innstillingsrådet for dommere Innstillingsrådet opplevde en nedgang i søkermassen i 2015 og besluttet å gå tilbake til papirbasert kunngjøring i Advokatbladet og Juristkontakt, samt i Teknas medlemsblad. Det ble også besluttet at ledige dommerembeter skulle kunngjøres i lokale papirbaserte aviser. Dette har medført økte annonseringskostnader. Det foreslås å øke Innstillingsrådets budsjett med kr 200 000. 5 Jordskiftedomstolene sentral drift Med sammenslåing av budsjettkapitlene for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene fra 1.1.2016 rapporteres også de sentrale driftsaktivitetene for jordskifte sammen med budsjett for de alminnelige domstolene der det er naturlig. Dette gjelder for driftsaktivitetene yrkesskadepremie, HMS/AKAN personaltiltak og Agresso/SAP/EFB. De øvrige aktivitetene spesifiseres slik: 3 Driftsoppgaver Revidert budsjett 2016 Regnskap 1.tertial 2016 %-vis forbruk Forslag revidering Nytt revidert budsjett 2016 5 Jordskiftedomstolene sentral drift 5-1 Drift GIS/SPS 4 100 000 1 253 561 31 % - 4 100 000 5-2 Teknisk utstyr, PC, maskiner 4 510 000 377 453 8 % - 4 510 000 5-3 Godtgjøring tilkalte dommere 200 000-0 % - 200 000 5-7 Kompetanseutvikling 2 310 000 94 380 4 % - 2 310 000 5-8 Rekruttering (stipend,sommerjobb, nordisk sam m.m)* 500 000 20 000 4 % -325 000 175 000 5-10 Utvalg for fagbok og elektroniske rettskilder 235 000 106 918 45 % - 235 000 5-12 Innføring av ny jordskiftelov 400 000 525 426 131 % 100 000 500 000 Sum tiltak jordskiftedomstolene 12 255 000 2 377 740 19 % -225 000 12 030 000 * Det er tildelt 325 000 kroner til jordskiftedomstoler som har søkt om midler til sommerhjelp. Tiltak 5-8 reduseres tilsvarende 5-8 Rekruttering I 2016 har 13 jordskiftedomstoler fått tilsagn om budsjett til sommerhjelp på 25 0000 kroner hver. Dette har redusert den sentrale budsjettposten med kr 325 000, og jordskiftedomstolenes reviderte budsjett økes tilsvarende. 5-12 Innføring ny jordskiftelov Pr 30.4.2016 har det vært et merforbruk på Innføring av ny jordskiftelov på 125 000 kroner. Dette skyldes i hovedsak etterslep fra 2015 i tillegg til ekstra seminarer som ble avholdt i begynnelsen av 2016. Det foreslås å øke budsjettposten med kr 100 000 til malarbeid i Lovisa for å utvikle hensiktsmessige maler for jordskiftesakene. 4
2.2.4. Tilsettingsstopp Tilsettingsstoppen i domstolene og DA ble iverksatt 16.11.2015. I budsjettet for 2016 er det lagt opp til en innsparing på 18 mill. kroner. Pr mai 2016 har DA har mottatt 65 søknader om unntak fra tilsettingsstoppen. Det er inndratt 4 faste dommerstillinger og 2 konstituerte dommerstillinger, 9 dommerfullmektiger og 10 saksbehandler/administrative stillinger. Noen av de administrative stillingene er deltidsstillinger. Status pr mai 2016 er en samlet innsparing på ca. 14 mill. kroner i domstolene. Selv om flere stillinger er inndratt, har en del av domstolene fått utsatt tilsetting mot at budsjettmidler inndras i den vakante perioden. Dette tilsier at tilsettingsstoppen bør videreføres inntil videre for å ta høyde for ytterligere effektivitetskutt som er varslet i Statsbudsjettet for 2017. Det vil bli en nærmere behandling av tilsettingsstoppen i styret etter at Statsbudsjettet for 2017 er kjent. 2.2.5. Øvrig Utmarksdomstolen for Finnmark I forslag til RNB 2016 er bevilgningen til Domstolene, kap 410, post 01 foreslått redusert med 1,3 mill. kroner. Domstoladministrasjonen har over tid arbeidet for å endre ordningen med at partenes tilkjente saksomkostninger, jf. 43 i finnmarksloven, dekkes over domstolenes driftskapittel kap. 410, post 01. Det foreligger nå et utkast til lovendring som er sendt på høring. Forslaget innebærer at tilkjente saksomkostninger skal dekkes på en regelstyrt post, og det foreslås kap. 470, post 01 Fri rettshjelp. DA forventer ikke at lovendringen trer i kraft i 2016 slik at Utmarksdomstolen får reduserte utgifter i inneværende år. Budsjettreduksjonen på 1,3 mill. kroner må derfor dekkes inn på andre budsjettposter i 2016. Jordskiftedomstolene Regnskapstallene viser at aktiviteten totalt på jordskiftedomstolene er i balanse i forhold til budsjett pr 30.4.2016. Det er mottatt 5,3 mill. kroner i saks- og gebyrinntekter og 0,5 mill. kroner i foreldre- og sykepengerefusjoner pr 30.4.2016. Budsjettkravet på sak- og gebyrinntekter er i RNB 2016 foreslått redusert med 2,5 mill. kroner, og sannsynligheten for mulige merinntekter har derfor økt noe. Pr 1. tertial er inntektene 1,2 mill. kroner lavere enn pr 1. tertial 2015. Reserven Reserven på kap. 410 Domstolene var etter overføring av midler fra 2015 på 9,5 mill. kroner. Det har i løpet av første tertial blitt tildelt tilleggsbevilgninger til domstolene på totalt 4,5 mill. kroner fra reserven. De største tildelingene gjelder tiltak i forbindelse med sammenslåing av domstolene i Bergen, samt felles ledelse. Det har også blitt tildelt ekstra midler til bemanning i forbindelse med rettssaken vedrørende brannen hos sorenskriveren på Hamar. Den resterende reserven etter første tertial er 5,9 mill. kroner. Av dette foreslås det å avsette om lag 1,5 mill. kroner til ytterligere ekstrakostnader som vil påløpe i saken om brannen hos sorenskriveren på Hamar, 5
og tvistesaken mot staten om soningsforhold som ble avholdt i Skien fengsel. Det foreslås også å avsette ca. 0,9 mill. kroner til arbeidsgrupper som skal se på organiseringen av regnskapsfunksjonen i domstolene, og tvangs- og gjeldssaker i tingrettene. DA er i dialog med Statsbygg om en nedbetalingsplan vedrørende inngått garanti for tinghus i Molde. Det bør tas høyde for en nedbetaling på ca. 2 mill. kroner i 2016. I oppfølgingen av tiltaket 2-2 "Sannhetens øyeblikk" foreslås det en budsjettøkning på 400 000 kr til film for meddommere og oppdatering av informasjonsmateriale. Den foreslåtte disponeringen av reserven vil gi en resterende reserve på 1,1 mill. kroner. 2.3. Kap. 411 Domstoladministrasjonen Kap. 411 Domstoladministrasjonen ligger totalt innenfor forventet forbruk per 30.4.2016. Forslag til revidering Kontogruppen Annen oppgavepliktig godtgjørelse foreslås økt med 200 000 kroner og kontogruppen Arbeidsgiveravgift og pensjonspremie med kr 30 000. Dette som følge av økt styregodtgjørelse på ca. 30% som ble gjennomført etter vedtak fra Justis- og beredskapsdepartementet. Budsjettet til styremøter er noe høyt, og det foreslås derfor at kontogruppen Annen kostnad reduseres med 60 000 kroner. I desember 2015 ble det bestilt HMS-inventar for 200 000 kr som dekkes av reserven i 2016. Det vil påløpe kostnader knyttet til samling for DA, og det foreslås derfor en økning på 80 000 kroner til kontogruppe Kontorrekvisita, bøker, møter og kurs. Forbruket på kontogruppen Reparasjon og vedlikehold har til nå vært høyt, dette kommer av at avregningene for oppussing i 2015 som ble gjort i 4. etasje kom i 2016. Forslagene som er beskrevet ovenfor vil totalt føre til en økning av driftsbudsjettet på 0,5 mill. kroner. Dette vil redusere reserven på kap. 411 tilsvarende, og den vil pr 30.4.2016 være på 1,0 mill. kroner. 6
3. Avviksrapportering virksomhetsplan første tertial 2016 Virksomhetsplanen (VP) er et viktig plandokument for realisering av Strategisk plan (2014-2020). VP skal gi en helhetlig oversikt over prioriterte aktiviteter som DA skal gjennomføres i 2016. Til styret rapporteres det tertialvis på prosjekter og andre aktiviteter med budsjett, samt på andre vesentlige avvik i øvrige deler av virksomhetsplanen. 3.1. Prosjekter Tabellen oppsummerer status per 1.5.2016 på prosjektene angitt ved bruk av lyktene: = OK = Avvik, kan håndteres i prosjektet = Avvik, behov for ekstraordinære tiltak (mer tid og/eller ressurser mv.) Prosjekt Fremdrift Avhengigheter Risiko Økonomi Bemanning Nye saksbehandlingssystemer Rapporteringen viser ingen avvik som ikke kan håndteres av prosjektet. Implementering av Kvalitetsrammeverket (KRUT) ble avsluttet i 2015. Ledergruppen har hatt rammeverket til behandling i vår. Det skal styrebehandles i september 2016. 3.2. Andre midlertidige aktiviteter (AMA) I virksomhetsplanen til DA gjøres følgende endringer: Digital fornying av enhet for organisasjonsutvikling og personals ansvarsområde på intranett slettes. Revisjon av strategisk plan slettes. Aktiviteten gjennomføres i 2017. ELSAM gevinstrealiseringsplan slettes. Det er ingen planlagte aktiviteter i 2016. Effektivisering av administrative funksjoner i domstolene er avsluttet. Ny aktivitet IKT " Vurdering av løsning for infotavler". 7
Direktørens innstilling: Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen og avviksrapporten for første tertial 2016 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. 20.05.2016 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 8