FYLKESMANNENS SAMORDNING AV INNSIGELSER SAKSBEHANDLINGSREGLER 1. Innledning... 1 2. Oppstartsfasen... 1 3. Varselfasen... 2 4. Utarbeidingsfasen... 2 5. Høringsfasen... 3 6. Fasen etter høring Mekling... 5 7. Bruk av Planforum... 5 8. Vedlegg... 5 1. Innledning Fylkesmannen i Telemark er valgt ut av Kommunal- og moderniseringsdepartementet til å delta i et forsøk der Fylkesmannen skal samordne innsigelser til kommunale planer. Forsøket skal vare i to år, og det er seks fylkesmenn som er valgt ut i denne runden. Tidligere har ytterligere seks fylkesmenn startet opp tilsvarende forsøk. Det vises til brev fra departementet datert 19.12.2014 som beskriver rammene for forsøket. I brev fra KMD 11.11.14 med utlysning av utvidelsen av forsøket er formålet beskrevet som: «Målet med samordningsforsøket er å få til en mer effektiv og målrettet behandling av plansaker og et bedre samarbeid mellom kommunene og statlige myndigheter. Det er også et mål at forsøket skal bidra til å styrke kvaliteten på og gjennomførbarheten av kommunale planer.» Saksbehandlingsreglene ble lagt fram for diskusjon med regionale statsetater med innsigelsesrett på møte 27.02.2014. 2. Oppstartsfasen I oppstartsfasen er det oppstartsmøte mellom utbygger/forslagsstiller og kommunen. Forsøket med samordning av statlige innsigelser gir ingen praktiske endringer i denne fasen. 1
3. Varselfasen I denne fasen blir det sendt ut varsel om planoppstart. Forslagsstiller kan være både kommunen, et privat konsulentselskap, en utbygger, eller en statsetat som har planmyndighet etter plan- og bygningsloven 3-7. Frist for uttalelse er etter pbl. minimum 4 uker, men 6 uker i saker med planprogram. Det er ingen samordning i denne fasen. Den enkelte statsetat mottar varsel om planoppstart og behandler saken etter egne rutiner. Hver etat oppfordres til å ta kontakt med forslagsstiller for å avklare eventuelle feil eller mangler og opprettholde en tett dialog gjennom varselfasen. Kommunen kan bringe saken inn for regionalt Planforum ved behov. Her skal statlige, regionale og kommunale interesser klarlegges og diskuteres. Den enkelte etat sender egen uttalelse til forslagsstiller innen den fastsatte fristen, med kopi til Fylkesmannen. Dersom planen vil komme i konflikt med nasjonale interesser, skal dette gå klart fram av uttalelsen. Kopi sendes helst pr. e-post til fmtepost@fylkesmannen.no. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt tydelig signal om at begrepet «varsel om innsigelse» ikke skal brukes på dette stadiet av planfasen. I rundskriv H-2/14 om innsigelser står det i punkt 2.3.1 at «ordet innsigelse bør bare brukes i høringsfasen av planen». I samme rundskriv pkt. 2.1.4 står det at «det er viktig å legge opp planprosessen og behandlingen slik at kommunen blir gjort kjent med interesser som kan gi grunnlag for seinere innsigelser så tidlig som mulig i planprosessen, og før planen er klar til offentlig ettersyn». I punkt 2.3.2 står det at «også der det i oppstartsfasen varsles om viktige interesser som kan gi grunnlag for seinere innsigelse, er det viktig å gi en begrunnelse». Fylkesmannen i Telemark vil derfor oppfordre til å benytte begrepet «varsel om nasjonal interesse» i tittelen på uttalelser i varselfasen. Flytskjema for varselfasen: Varsel om oppstart FM sjekker at alle statsetater har fått varsel Uttalelse fra statsetater, med kopi til FM Utarbeiding av plan, og offentlig ettersyn 4. Utarbeidingsfasen De to formelle planfasene etter plan- og bygningsloven, der regionale statsetater har en rolle, er varselfasen og høringsfasen/offentlig ettersyn. Utarbeidingsfasen etter varsel, men før offentlig 2
ettersyn, er imidlertid like viktig for å være i dialog og få gjennomslag for viktige nasjonale interesser i kommunale arealplaner. Ofte er varselet ikke konkret nok til å kunne gi konkrete tilbakemeldinger, og når planen kommer på offentlig ettersyn er mange premisser lagt. Fylkesmannen ønsker å invitere og oppfordre kommunene til en «midtveishøring» før formelt offentlig ettersyn, for om mulig å unngå innsigelser som bunner i uklarheter, manglende utredninger osv. Dette er særlig aktuelt for overordnede planer som kommuneplaner og kommunedelplaner, der varsel ofte er generelt og det kan være vanskelig å gi tydelige tilbakemeldinger tidlig nok om mulige konflikter med nasjonale eller viktige regionale interesser. Også i denne fasen ønsker FM å få kopi av uttalelser fra regionale statsetater. Det vil også i denne fasen være aktuelt å ta en plan opp til diskusjon i regionalt planforum. 5. Høringsfasen Planer har nå blitt bearbeidet på bakgrunn av innkomne merknader i varselfasen, og evt. tilleggsmerknader i utarbeidingsfasen, og kommunen sender ut planforslag på høring/offentlig ettersyn. Uke 1 4: statsetaten behandler saken etter egne rutiner. Etaten oppfordres også i denne fasen til å ha god dialog med forslagsstiller. Kommunen kan bringe saken inn for regionalt planforum. Uke 4: en eventuell innsigelse skal sendes til Fylkesmannen, i brevs form, signert og med tydelig henvisning til hjemmel for innsigelsen, begrunnelse og hvilke nasjonale interesser som er berørt, konkretisert i forhold til den aktuelle planen. Samordningsforsøket fratar ikke den enkelte statsetat myndigheten til å fremme innsigelse. Endringen er at fylkesmannen har fått en mulighet til å samordne og avskjære de innsigelser som fremmes. Ordinære høringsuttalelse/faglige råd kan sendes direkte til kommunen, med kopi til Fylkesmannen. Dersom høringsfristen av kommunen blir satt til lengre enn 6 uker, skal en eventuell innsigelse sendes til Fylkesmannen 2 uker (14 dager) før endelig frist. Uke 5-6: Fylkesmannen tar kontakt med aktuell statsetat, og inviterer til møte. Møtet kan foregå lokalt i Skien, eller gjennomføres pr. videomøte eller ved hjelp av Lync eller som telefonmøte. Det er også mulig å gjennomføre kontakten via e-post, dersom det er hensiktsmessig. Også i denne fasen vil fokus være rettet mot hjemmel, begrunnelse og nasjonale interesser. Dersom det er ønskelig/ nødvendig kan kommunen inviteres til dialog. Ved særskilt behov kan det søkes om fristutsettelse. Uke 6: Fylkesmannen har to alternativer, enten å avskjære innsigelsen (punkt 1), eller videresende innsigelsen (punkt 2): 3
1) Fylkesmannen v/ass. fylkesmann beslutter at innsigelsen skal avskjæres og sender et «avskjæringsbrev» til kommunen. Det er utarbeidet brevmal til bruk i oversendelsen der det gis en kort beskrivelse av sakens fakta og en begrunnelse for hvorfor innsigelsen avskjæres. Avskjæringsbrevet sendes innen utløpet av høringsfristen. Etatens innsigelse skal følge med som vedlegg til avskjæringsbrevet. Innsigelsen vil da ha status som faglig råd. Dersom den aktuelle statsetaten er sterkt uenig med Fylkesmannens beslutning om å avskjære innsigelsen, er det mulig å få planen kalt inn av Kommunal- og moderniseringsdepartementet, jf. Plan- og bygningsloven 11-16 og 12-13. Den aktuelle statsetat må ta dette opp med sitt fagdepartement. Etaten bør selv varsle kommunen om at planen er forsøkt kalt inn, f.eks. gjennom å sende kommunen en kopi av brevet til fagdepartementet. Fylkesmannen bør få kopi samtidig. 2) Fylkesmannen v/ass. fylkesmann beslutter at innsigelsen ikke skal avskjæres. Innsigelsene blir samordnet, og de blir sendt i sin helhet til kommunen. Det er den aktuelle statsetat som er innsigelsesmyndighet. Det er utarbeidet brevmal for denne oversendelsen. Departementet har understreket at offentlighetslovens regler om innsyn gjelder på vanlig måte gjennom hele prosessen. Det innebærer at en innsigelse som sendes fra en statsetat til Fylkesmannen i uke 4, vil være offentlig tilgjengelig og en kan få innsyn i dokumentet før Fylkesmannen har vurdert om innsigelsen skal avskjæres. Flytskjema høringsfasen: Evt. drøftingsmøte med kommunen Innsigelse statsetat(er) Sendes FM innen 4 uker fra mottatt plan FM kaller inn til drøftingsmøte. Vurderer om innsigelse skal fremmes FM sender felles brev med innsigelsene innen frist Evt. mekling Offentlig ettersyn Ingen innsigelser Statsetatene sender egne brev med faglige merknader 4
6. Fasen etter høring Mekling Samordningsforsøket innebærer ingen endringer i planfasen etter innsigelsen er fremmet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i brev uttalt at det «forutsettes at kommunen og innsigelsesmyndighetene arbeider aktivt for å finne løsninger». Det er den enkelte statsetat som må trekke innsigelsen, dersom det er grunnlag for det. Statsetatene informerer Fylkesmannen dersom innsigelse trekkes, med begrunnelse for dette. Fylkesmannen vil så være formell avsender av brev til kommunen der innsigelsen trekkes. Fylkesmannen vil bidra til dialog, avklaring og samordning hvis partene ønsker det. Fylkesmannens rolle som mekler ved innsigelser er også uendret. Det går fram av innsigelsesrundskrivet punkt 2.6 at «noe inhabilitetsspørsmål i forvaltningslovens forstand ikke oppstår i den forbindelse». For å unngå tvil om habilitet, vil fylkesmann Kari Nordheim-Larsen gjennomføre meklingsmøter, mens ass. fylkesmann Arne Malme vil samordne innsigelsene i høringsfasen. Ved oversendelse av saken til departementet, følges de ordinære rutinene. Det vises til punkt 3 i innsigelsesrundskrivet. 7. Bruk av Planforum Bruken av planforum i Telemark er godt etablert, og er til dels mye brukt. Bruken av planforum varierer noe mellom kommunene. Praksisen opprettholdes gjennom samordningsforsøket. Departementet oppfordrer til utstrakt bruk av forumet. I innsigelsesrundskrivet punkt 2.1.4 står det at «planforum kan og bør der det er hensiktsmessig benyttes både i oppstartsfasen, i fasen med utarbeiding av planforslaget, i høringsfasen og i forbindelse med videre drøfting og oppfølging der det er fremmet innsigelse». Fylkesmannen vil prioritere å være til stede når planforum avholdes. Rollene til saksbehandler vil da være: - Som fagetat for å ivareta nasjonale interesser (som i dag) - Som samordningsmyndighet for å bidra til dialog, samordne statlige myndigheter og få fram nasjonale interesser knyttet til den enkelte plan 8. Vedlegg Saksbehandlingsregler Kortversjon vedlegg 1 Mal for samordnet uttalelse fra Fylkesmannen i Telemark (bokmål) vedlegg 2 Mal for samordnet uttalelse fra Fylkesmannen i Telemark (nynorsk) vedlegg 3 5