SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anne Åshild Solberg Arkiv: 400 &40 Arkivsaksnr.: 06/25-55 Dato: 30.01.2007 STRATEGISK ARBEIDSGIVERPOLITIKK INNSTILLING TIL: Bystyret Administrasjonens innstilling: Bystyret slutter seg til ny arbeidsgiverpolitikk for Drammen kommune. Nils Fr. Wisløff Rådmann Kirsti Aas Olsen Personaldirektør
Saksutredning: Sammendrag I denne saken peker rådmannen på hvilke viktige strategiske utfordringer Drammen kommune som arbeidsgiver vil stå overfor de neste årene. Rådmannen skisserer hvilken retning en ny arbeidsgiverpolitisk plattform bør ha for å imøtekomme fremtidens trender og utviklingstrekk. Handlingsplan for 2007, som bygger på strategiske målsettinger og virkemidler i en ny arbeidsgiverpolitikk, er vedlagt. En god arbeidsgiverpolitikk utgjør et felles verdifundament for folkevalgte, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte. Arbeidsgiverpolitikken skal utvikle og sikre at ledere og ansatte er i stand til å realisere kommunens mål, og den skal sikre en brukerorientert kultur med kompetente og stolte medarbeidere. Arbeidsgiverpolitikken skal være fremtidsrettet og har en utviklingsorientert profil. En ny arbeidsgiverpolitikk skal være kommunens fremste fortrinn i konkurransen om arbeidskraften. God arbeidsgiverpolitikk handler om et godt omdømme. I kampen om arbeidskraften blir det svært viktig at Drammen kommune fremstår som en attraktiv arbeidsgiver for det mangfold av arbeidstakere kommunen skal rekruttere, nyttiggjøre seg og beholde i tiden som kommer. Rådmannen ønsker å sikre et godt kompetansemiljø der kulturell bakgrunn, kjønns -og alderssammensetning i større grad enn i dag speiler samfunnet for øvrig. En ny arbeidsgiverpolitikk skal fremtone lederperspektivet. Det er av største betydning at våre ledere mestrer sitt lederskap. De skal motivere, inspirere og lede mennesker for å få organisasjonen til å fungere og derigjennom oppnå resultater. Verdigrunnlag Ny arbeidsgiverpolitikk bygger på Drammen kommunes verdigrunnlag: Drammen kommune skal være en organisasjon som alle stoler på. Vi skal ha: fokus på resultater åpen kommunikasjon lagånd Ledelsesprinsipper: Fremsynt og helhetlig ledelse skal sikres gjennom kommunens ledelsesprinsipper. Prosess Arbeidet med ny arbeidsgiverpolitikk startet i februar 2006 og ble organisert som et prosjekt.
Prosessen har vært godt forankret på alle nivåer i kommunen, og det har vært samhandling med arbeidstakerorganisasjonene gjennom hele prosessen. Prosjektet har gjennom delprosjektgrupper hatt fokus på ledelse, rekruttering, kompetanse, mangfold, livsfasepolitikk, seniorpolitikk, lønnspolitikk, medbestemmelse og HMS (Helse, miljø og sikkerhet). Virksomhetsledere og representanter fra arbeidstakerorganisasjonene, hovedverneombud og HR/personalseksjonen har vært representert i delprosjektene. Ulike problemstillinger fra delprosjektene har vært gjenstand for diskusjon i Partsammensatt samarbeidsutvalg våren 2006. Delprosjektene har fått mange innspill fra bedriftsbesøk både i private og offentlige organisasjoner. Det er utarbeidet Prosjektrapport med tiltaksplan og fyldige rapporter fra alle delprosjektene. Disse understøtter og operasjonaliserer de strategiske målsettinger og virkemidler som legges fram i denne saken. Prosjektrapporten og tiltaksplanene blir viktige verktøy i arbeidet med å realisere de strategiske virkemidlene i ny arbeidsgiverpolitikk. Prosessen fra ord til handling vil bli gjort i tett samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene. Rammeverket for ny arbeidsgiverpolitikk i Drammen kommune Kommunens fremste målsetting er å drive en god og tilstrekkelig tjenesteproduksjon overfor innbyggerne i Drammen. Kommunen er en personalintensiv virksomhet, hvor størstedelen av ressursene består av mennesker og deres innsats. Lønnsutgiftene utgjør over halvparten av driftsutgiftene, og det bør være gode muligheter for gevinster i å forvalte de menneskelige ressursene på en best mulig måte. Som arbeidsgiver er kommunen helt avhengig av å ha motiverte og kompetente medarbeidere. Bare på denne måten kan organisasjonen Drammen kommune bli et godt verktøy for den politiske ledelse. Utviklingen i Drammen kommune de siste årene har hatt fokus på kvalitet i tjenestetilbudet og byutvikling. Samtidig har det skjedd en kontinuerlig omstilling og tilpasning til nye organisasjonsformer og nye måter å jobbe på siden 2001. Denne utviklingen er et viktig grunnlag for de strategiske virkemidler og tiltak som foreslås i ny arbeidsgiverpolitikk. Konkurranseutsetting med tilhørende bestiller/utførerorganisering har vært et strategisk virkemiddel for å effektivisere. Sektormodellen er avviklet til fordel for 2-nivåmodellen. Foretaksorganiseringen og fristillingen av virksomheter stiller økt krav til konsern og eierstyring. Arbeidsdelingen mellom rådmannen og politisk nivå er tydeliggjort. Administrasjonsutvalget er omgjort til Partsammensatt samarbeidsutvalg og har fått en rådgivende funksjon i arbeidsgiverspørsmål. Rammestyring er erstattet med målstyring (Balansert Mål Styring). Personalperspektivet er inne i BMS både i medarbeiderfokus og i læring og fornyelse. Resultatledelse, lederkontrakter, kontraktsamtaler og resultatsamtaler er innført. Ledernettverk er etablert. Antall virksomheter har blitt redusert fra 87 til 41. Det har gjort sitt til at mellomledernivået er etablert, at lederteam er blitt en viktig arena i virksomhetene og at fokus på lederskap må fremtones.
Det har skjedd et kvantesprang i forhold til ny teknologi de siste 10 årene. Dette har hatt stor betydning for de ansatte. Eksempelvis er nye tidsregistrerings- og ressursstyringssystemer (Min Tid og Gat Soft) tatt i bruk, noe som blant annet innebærer at ansatte registrerer seg inn og ut fra jobb der de måtte befinne seg (via mobil eller pc). Fleksibilitet og tillitt til ansatte er et viktig prinsipp. Det nye ressursstyringssystemet bidrar til å utnytte de menneskelige ressursene på en bedre måte innen hele organisasjonen (Min Tid). Innen pleie omsorg har det nye systemet Gat Soft gitt nye muligheter for bedre ressursstyring av turnusordningen. Strategiske utfordringer Utfordringene endres og i arbeidet med ny arbeidsgiverpolitikk blir det viktig å se på trender og utviklingstrekk i samfunnet. Et strammere arbeidsmarked, høy gjennomsnittsalder i kommunene, lav gjennomsnittlig avgangsalder, høyt sykefravær og mange som jobber i små stillingsstørrelser er viktige utviklingstrekk kommunen som arbeidsgiver må være oppmerksom på. God arbeidsgiverpolitikk handler om et godt omdømme. Godt omdømme er en type kapital som påvirker trivselen positivt og bidrar til å gjøre medarbeidere stolte av sin arbeidsplass. Det blir avgjørende med en arbeidsgiverpolitikk som fremmer utvikling og måloppnåelse, arbeidsmiljø og trivsel. Drammen kommune skal ha en strategi som sikrer at kommunen framstår som attraktiv for de som allerede er ansatt og for nye medarbeidere. Integritet og etikk, åpenhet og ansvar er sentralt. Utfordringene til ledelse endres. Det er derfor av største betydning at våre ledere mestrer sitt lederskap. De skal motivere, inspirere og lede mennesker for å få organisasjonen til å fungere og derigjennom oppnå resultater. Det blir derfor helt nødvendig at kommunen setter trykk på lederkultur og lederskap. For å rekruttere og beholde de "gode hender og kloke hoder" må vi som arbeidsgiver ha tanke på ulike livsfaser og individuelle løsninger. Kommunen må både jobbe for å rekruttere yngre medarbeidere og samtidig sikre at gjennomsnittlig avgangsalder økes. Kommunen må ha fokus på heltid/deltid problematikken, karriereutvikling og lokal lønnsdannelse. I kampen om arbeidskraften må alle arbeidskraftreserver nyttes. Drammen kommune skal preges av et arbeidsmiljø som verdsetter og gir plass til et økt mangfold. Kommunen vil benytte det potensialet og den arbeidskraftreserven som ligger i befolkningen, spesielt hos personer med en annen etnisk bakgrunn. Det blir viktig å sikre et godt kompetansemiljø der kulturell bakgrunn, kjønns - og alderssammensetning i større grad enn i dag speiler befolkningssammensetningen i Drammen. Rådmannen vil analysere og tallfeste i hvilken grad egne medarbeidere speiler det kulturelle mangfold i befolkningssammensetningen i Drammen. Mål for rekruttering skal tallfestes, markedsføres og forankres i organisasjonen. Kompetanseutviklingsbehovet vil henge nøye sammen med fremtidig rekruttering internt og eksternt. Arbeid med et større personalmessig mangfold, ny teknologi, endringer i arbeidsmåter og endringer av organisasjonsmessig karakter vil ha stor betydning for kompetansebehovet. Kompetanseutvikling vil også måtte tilpasses eksterne forhold som nye lover og regler, nye utdanninger, endret arbeidsmarked og endrede konkurranseforhold. Det må arbeides bevisst med å vedlikeholde og utvikle den samlede kompetanse som finnes i organisasjonen. All erfaring viser at det å sikre arbeidsglede og trivselsfaktorer, skaper et bedre arbeidsmiljø og derved reduksjon i sykefraværet. I tillegg til arbeidet med å redusere sykefraværet, skal systematisk arbeid med å
styrke helsefremmende faktorer, fjerne risiko og forebygge sykdom og skade, være grunnleggende for å skape arbeidsplasser der målet er at ansatte skal oppleve overskudd og helse. En aktiv og systematisk satsning på helse- miljø og sikkerhetstiltak (HMS) blir viktige suksesskriterier for en attraktiv arbeidsgiver. Strategiske virkemidler og tiltak Rådmannen peker her på den retningen ny arbeidsgiverpolitikk bør ha for å imøtekomme de strategiske utfordringene som er beskrevet. De overordnede virkemidler som foreslås, vil i årlige handlingsplaner bli operasjonalisert i konkrete tiltak. Handlingsplan for 2007 følger denne saken. Sikre en konsernstrategi i Drammen kommune Dette innebærer at basisorganisasjonen og de kommunale foretakene i fellesskap utvikler verktøy og legger til rette for implementering av kommunens arbeidsgiverpolitiske strategi. Dette dreier seg blant annet om felles verdigrunnlag, ledelsesprinsipper, lederutvikling, medarbeiderkartlegging, kompetanseutvikling, arbeidsmiljøtiltak og arbeid innen mangfold og inkludering. Det er særlig viktig at informasjon og kommunikasjon ses i sammenheng med hele konsernet. Sikre en bred forståelse for at kommunen er én arbeidsgiver Rådmannen ønsker å legge sterkere vekt på brede felles løsninger i basisorganisasjonen, noe en overordnet arbeidsgiverpolitisk plattform vil bidra til. Kommunen skal videreutvikle samhandling i hele organisasjonen, som er en forutsetning for å nå de mål som er satt. Samhandlingen innebærer at Drammen kommune vil sikre riktig og aktiv medbestemmelse mellom arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiver på alle nivå i kommunen. Helhetlig og strategisk plan for ledelse og ledelsesutvikling Fokus på ledelse og utvikling av nye ledelsesprinsipper vil bli et viktig virkemiddel for å sikre at våre ledere mestrer sitt lederskap. Forbedret lederadferd skal føre til styrket lagånd, god kommunikasjon og gi bedre resultater. Rådmannen vil utvikle en lederskole i Drammen kommune der den enkelte leders utfordringer står sentralt. Begrepet Lederskolen skal være en overbygning som i første rekke skal organisere ledelsesutviklingen i Drammen kommune, men omfatter også andre ledelsesrelaterte tiltak som ledersamlinger, mentorprogram, traineeordning for nye ledere og egnede opplæringstiltak Lederskolen skal representere kontinuitet og helhet i satsingen på ledelse og ledelsesutvikling i Drammen kommune. Rådmannen vil kontinuerlig vurdere tiltak som bedre kan ivareta at kommunen benytter den kompetansen som finnes og rekrutterer den lederkompetansen som mangler. Det blir også viktig å stimulere til mobilitet mellom ulike lederstillinger og andre alternative karriereveier. Rekruttering For å imøtekomme utfordringene knyttet til et strammere arbeidsmarked og målsettingen om at Drammen kommune skal preges av et arbeidsmiljø som verdsetter og gir plass til økt mangfold og inkludering, vil rådmannen ta en aktiv rolle i rekrutteringsarbeidet. En sentralisering av rekrutteringsansvaret knyttet til nøkkelpersoner blir svært viktig med tanke på omdømmebyggingen og forståelsen av at Drammen kommune er én arbeidsgiver. Et overordnet fokus på heltid/deltid problematikken, ulike livsfaser og individuelle løsninger vil lettere kunne ivaretas sentralt.
Sentraliseringen innebærer at rådmannen tar ansvar for utarbeiding av rekrutteringsplaner, bearbeiding av arbeidsmarkedet samt rekruttering av nødvendig kompetanse til utvalgte nøkkelstillinger. Rekrutteringen skreddersys og skjer i samarbeid med de ansvarlige lederne. Styrket kvalitet på Helse, miljø og sikkerhetsarbeidet (HMS) Systematisk, målrettet og helhetlig helse, miljø og sikkerhetsarbeid er den viktigste økonomiske faktoren for å forvalte humankapitalen. En gjennomgående satsning på å identifisere og styrke faktorer som vil fremme helse og overskudd hos ansatte, blir vurdert som grunnlaget for dette arbeidet. Drammen kommune skal fremstå som en arbeidsgiver som ser verdien av å vurdere individuelle tilrettelegginger avhengig av hvilken livsfase og helsesituasjon den ansatte er i. I dette ligger det også et spesielt ansvar i forhold til de sykemeldte hvor oppfølging og involvering er to viktige faktorer for å få de tilbake som aktive ansatte i ordinært arbeide. Rådmannen vil innføre obligatorisk HMS-opplæring som en del av lederskolen for alle ledere i Drammen kommune. Mangfold og inkludering Å sikre mangfold på alle nivåer i kommunen er viktig for kvaliteten på tjenestene til innbyggerne, og for å skape moderne og spennende arbeidsplasser for medarbeiderne. Drammen er en flerkulturell by. Drammen kommune som arbeidsplass skal preges av dette kulturelle mangfoldet. Slikt mangfold gir større bredde i erfaringer og fagmiljø, og er også viktig i forhold til nyskaping og innovasjon. Rådmannen vil se på egen utlysnings-og ansettelsespraksis, tilby flere praksisplasser, etablere en ordning for norskopplæring i jobbsituasjonen, videreføre fagopplæring for ansatte med minioritesbakgrunn og vurdere egne trainee-stillinger for å rekruttere ledere med annen etnisk bakgrunn. Inkluderende arbeidsliv Drammen kommune er en inkluderende arbeidslivsbedrift (IA-bedrift). Nasjonalt er partene i arbeidslivet enige om at IA-samarbeidet skal bidra til å forebygge sykefravær, øke fokuset på jobbnærværhet og hindre utstøting fra arbeidslivet. Likeledes skal samarbeidet bidra til å øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold. Partene i Drammen kommune skal operasjonalisere de strategiske valgene til konkrete handlingsplaner. Drammen kommune ønsker en større andel medarbeidere og ledere med annen etnisk bakgrunn. Det kreves derfor økt bevisstgjøring og fokus på mangfold i rekrutteringsprosessen. Titaksplan for seniorpolitikk er iverksatt og må følges opp. Dette konkretiserer målet om at ansatte i Drammen kommune skal være i jobb til pensjonsalder. Videreutvikling av Balansert målstyring (BMS) Balansert målstyring (BMS) er et redskap for kvalitetstyring og utvikling både for politikere, rådmann og virksomhetsledere. I forbindelse med ny arbeidsgiverpolitikk ønsker rådmannen å videreutvikle fokusområdene Medarbeidere og Læring og fornyelse. BMS-måling på lederadferd tas inn i målekartet. En lærende organisasjon / kompetanseheving Å skape kultur for læring er et sentralt mål for Drammen kommune. I En lærende organisasjon foregår mye av læringen i hverdagen og i jobbsituasjonen, gjennom å prøve ut og danne seg erfaringer i forhold til ny kunnskap. Kartlegging av nåværende kompetanse og fremtidige behov på alle nivåer i den enkelte virksomhet, blir viktige tiltak for videre planlegging for å nå de oppsatte mål. Kompetanseutvikling skal skje gjennom en planlagt, kontinuerlig og strategisk prosess.
Trainee-ordning Drammen kommune vil opprette en trainee-ordning som skal bidra til å ivareta følgende behov: Å rekruttere til særskilte stillinger og yrker Å utvikle egne ledere som vet hva lederskap i Drammen kommune innebærer og som kjenner sin organisasjon Å videreutvikle et omdømme som en nyskapende og attraktiv organisasjon Målgruppe for Drammen kommunes trainee-ordning vil være både interne og eksterne kandidater. Kommunens satsing på ledelsesutvikling gjennom lederskolen, vil sørge for å ivareta behovet for utvikling av yngre mennesker med et særskilt potensial for ledelse og forståelse av kommunens strategiske utfordringer og mål. Egne trainee-stillinger for å rekruttere ledere med minioritetsbakgrunn vil være aktuelt. Utvidede åpningstider Drammen kommune skal være en tilgjengelig kommune for den enkelte innbygger. I tillegg til døgnåpen forvaltning via nettet, må utvidede åpningstider vurderes. Dette vil kreve fleksible arbeidstidsordninger i en større utstrekning og for flere ansattgrupper enn det kommunen har i dag. Rådmannens bemerkning Rådmannen er glad for at det nå er bred oppslutning om en felles arbeidsgiverpolitikk som skal omfatte både foretakene og basisorganisasjonen. Nye retningslinjer består delvis av ajourføring av praksis som er utviklet siden 1995. Nye virkemidler iverksettes i årene som kommer. Arbeidstakerorganisasjonene har påpekt utålmodighet i forhold til iverksetting. Rådmannens store utfordring er å få involvert hele organisasjonen gjennom virksomhetsplanlegging og økonomiplanarbeidet og vil særlig peke på: Felles rekrutteringsprogram Bredere satsing på kompetanseutvikling inkludert lederutvikling Videre arbeid med helse, miljø og sikkerhet samt etiske retningslinjer Økt oppmerksomhet på inkludering og mangfold Vedlegg: 1. Arbeidsgiverpolitikk - handlingsplan for 2007 2. Høringsuttalelser strategisk arbeidsgiverpolitikk 3. Høring fra Akademikerne og NITO 4. Høring fra Fagforbundet og FO 5. Høring fra Norsk Sykepleieforbund 6. Høring fra KFO 7. Høring fra Utdanningsforbundet