EHF-konferansen 23.04.2014 KLPs erfaringer med bruk av EHF Solveig Øien Berg Prosjektleder, PMP 1
Agenda Om KLP Bakgrunn Hvorfor E-faktura Implementering av EHF Erfaringer, utfordringer Veien videre 2
Om Kommunal Landspensjonskasse 3
KLP - Interkommunalt selskap i 1949 KLP ble opprettet for å levere kostnadseffektive pensjonstjenester til sine eiere! 4
Selskaper og ansatte i KLP-konsernet Forvaltningskapital nær 400 milliarder kroner 856 ansatte i KLP-konsernet (pr. 31.12.2013) Konserntjenester og staber Eiendom Liv og Pensjon Inkl. Bedriftspensjon og Forsikringsservice Skadeforsikring IT Kapitalog Fondsforvaltning Bank- og Kommunekreditt 316 ansatte 112 ansatte 115 ansatte 111 ansatte 85 ansatte 62 ansatte 55 ansatte 5
Hvorfor elektronisk faktura i KLP Myndighetenes (DIFIs) krav Innfri Kunder og Leverandørers krav Miljøhensyn Spare tid og ressurser 6
KLPs prosjekter 7
Oversikt 8 Juni Des Høst 2010 Januar Juni 2012 Mai Inngående Prosjekt startet Forstudie Valg av Fakturaformidler Skade Prosjektperiode April-mai Liv Sept 2012 Eiendom 3 pilot kunder Logiq AS Prosjektperiode April-mai EHF 2.0 Juni 2014 Prosjektperiode Jan-juni
Format: ehandel.no Oversikt overordnet arkitektur Skade B2C Bank Liv og pensjon KLP utgående B2G Liv Bedriftsforsikring og pensjon Faktura formidler Eiendom KLP inngående B2B
Oversikt 10 Juni Des Høst 2010 Januar Juni 2012 Mai Inngående Prosjekt startet Forstudie Valg av Fakturaformidler Skade Prosjektperiode April-mai Liv Sept 2012 Eiendom 3 pilot kunder Logiq AS Prosjektperiode April-mai EHF 2.0 Juni 2014 Prosjektperiode Jan-juni
Erfaringer fra inngående Kort prosjektperiode En ny modul implementert i Basware invoice Pilot leverandører ble enkelt funnet med hjelp av valgt formidler Interne rutiner og brosjyre for leverandørene ble lagd Distribuert på internett, e-post og post Siden juni har vi mottatt ca 15.000 inngående 11
Oversikt 12 Juni Des Høst 2010 Januar Juni 2012 Mai Inngående Prosjekt startet Forstudie Valg av Fakturaformidler Skade Prosjektperiode April-mai Liv Sept 2012 Eiendom 3 pilot kunder Logiq AS Prosjektperiode April-mai EHF 2.0 Juni 2014 Prosjektperiode Jan-juni
Teknisk implementasjon i KLP SUTEFA Tjenesten DIFI Eiendom EHF Skade Lager EHF fra e2b Faktura XML Formidler Logiq Liv og Pensjon Validering Av EHFformatet Bedriftspensjon Lager EHF fra DB Visning pdf Jobbstyringsverktøy (Orchestrator)
Erfaringer fra utgående elektronisk faktura Etablert en felles prosess for elektroniske fakturaer fra KLP Gjenbruk av kompetanse Bruke samme prosesser og infrastruktur enkelt å utvide Internt utviklede systemer vs kjøpe systemer Internt utviklede systemer endringer lettere å implementere underveis Kjøpte systemer God brukerdokumentasjon nødvendig Bruk av EDI spesialister nødvendig for framdriften 14
Erfaringer fra utgående elektronisk faktura Presentasjon av faktura lages i pdfformat Hvert firma sin egen presentasjon Blir sendt med XML-filen Utveksling av Elektroniske faktura Viktig å identifisere informasjonen våre kunder bruker i sine ERP-systemer og den informasjonen KLP vil formidle Oppgraderinger av nyere versjoner av EHF Ja, vi bruker EDI spesialister Mye gjenbruk 15
Valgt arkitektur SMP ELMA- Adresseregister EHF KLP Access punkt Kunder Interconnect/ Peppol infrastruktur 16
Erfaring fra alle prosjekter Pilotkunder og pilotleverandører Hva er en? Ikke en pdf sendt med e- post KLP startet tidlig erfarte umodenhet i fagområdet Mye jobb med å få kunder og leverandører til å motta og sende elektroniske fakturaer Krav og datoene fra DIFI er viktig for implementeringen 17
Utfordringer siden oppstarten Mange henvendelser fra kundene våre på Livsiden Bruk av premiefond «forhåndsbetalt beløp»/«prepaid amount» - et valgfritt felt Kundens formidler/erp-systemene ikke alle håndterer denne informasjonen Medfører feil innbetalinger til KLP og merarbeid for både kunde og KLP KLP sender e-post til nye kunder og ber om bekreftelse på at mottakssystemet håndterer informasjonen i feltet «Prepaid amount» 18
Utfordringer siden oppstarten Obligatorisk felt «Deres ref» Faktura blir avvist hos kunden, da kunden krever referanse fra bestilling KLP fakturerer løpende til avtaler sies opp det ligger ingen bestilling til grunn for den enkelte faktura. Om Kunden er registrert i ELMA er det ingen garanti for at de kan motta EHF fullt ut! 19
Veien videre Løse problemene - forutsetning for å få flere kunder til å motta elektronisk faktura Ta i bruk kreditnota KLP motta EHF? Utvide grensesnittet mot ELMA? Fristene fra DIFI er en god pådriver 20
Solveig Øien Berg Prosjektleder, PMP KLP Email: sob@klp.no Mobil: +4791610879 Tusen takk! 21