Vedlegg 2: DREIEBOK Utvikling av Sande kommune 2011-2023 Kommuneplanlegging og intern kultur-og samarbeidsprosess Dreiebok for gjennomføring av en helhetsorientert utviklingsprosess
1 Innledning og formål med dreieboken Denne dreieboken beskriver rammene for den kommende kommuneplanprosessen i Sande kommune. Dreieboken oppstiller de sentrale spillereglene som skal bidra til å skape fremdrift og eierskap i kommuneplanarbeidet i perioden primo 2010 til medio 2011. Dreieboken er dermed fundamentet for en suksessfull prosess, som skal føre til en helhetsorientert, holdbar og realiserbar kommuneplan. I avsnitt 2 beskrives oppgaven samt de mål og verdier, som skal legges til grunn for kommuneplanarbeidet. I avsnitt 3 beskrives den organisasjon som skal styre prosessen. De vesentlige interne og eksterne interessenter nevnes, og rollefordelingen beskrives. Avsnitt 4 inneholder selve prosessbeskrivelsen, dvs. de aktivitetene som skal gjennomføres. 2 Overordnet beskrivelse av oppgaven Mål og formål, som skal forfølges Prosessen skal føre til at det tilveiebringes en revidert kommuneplan for Sande kommune (2011-2023) med alle tilhørende dokumenter og lovpliktige prosedyrer. Utover dette er det et sentralt formål med kommuneplanprosessen: At produktet fremstår som en helhetsorientert, holdbar og realiserbar kommuneplan. Som resultatet av dette kan følgende mål for prosessen utledes: Arbeidet skal foregå i et tett samarbeid med alle relevante interessenter både eksterne og interne For å sikre det interne eierskap, skal det skje en reel medvirkning av de kommunale ansatte - både når det gjelder medinnflytelse i prosessen og når det gjelder produksjon av materiale. Det skal skje en oppbygging av den felles forståelse av hva en kommuneplan er, hvorfor vi planlegger og hvordan det optimale samarbeidet fungerer. Som det fremgår av målene, er det to spor i oppgaven: et innholdsmessig spor (kommuneplanarbeidet) og et internt spor (kultur og samarbeid i den kommunale organisasjon). Det interne fokus er nødvendig for å utforme en helhetsorientert kommuneplan som alle medarbeidere har en felles forståelse av og tar et medansvar for dvs. en forankring. Dette innebærer at det skal jobbes med samarbeidet og med kulturen i avdelinger og mellom avdelinger. Da læring best forankres når man jobber med konkrete oppgaver, skal de to sporene tenkes sammen. Dette betyr bl.a. at prosessen skal være nytenkende og oppleves annerledes i forhold til,hva man pleier. Det har nemlig konsekvenser for de aktivitetene, som skal settes i
verk, på den rekkefølge aktiviteterne kommer i og på omfanget av det tverrorganisatoriske arbeidet. Det siste betyr at det er nødvendig reelt å kunne etablere en prosjektorganisasjon, som på en lett og uformell måte kan gå på tvers av det tradisjonelle kommunale hierarkiet. Når kommuneplanen for Sande Kommune foreligger i ferdig form, vil det derfor være blant medarbeiderne fra projektorganisasjonen, at de, som etterfølgende forvalter/administrerer og driver realiseringsprosessen, skal finnes. Verdier som ligger til grunn for arbeidet For å sikre at målene nås, bør følgende verdier legges til grunn for arbeidet og dermed gjort til felles gods hos deltagerne: Det er oppgavens karakter, som avgjør hvordan vi organiserer og løser oppgaven og ikke omvendt Vi arbeider ute-fra-inn. Det betyr at vi ser på omgivelsene og innbyggernes behov før vi planlegger. Planlegging er et middel til å tegne en utviklingsretning og sikre at rammevilkår bl.a. i form av politiske avtaler og lover blir overholdt. Planlegging er ikke et mål i seg selv. Formålet med kommuneplanen er først og fremst å gi kommunen en utviklingsplan, hvilket også innebærer en beskrivelse av konkrete aktiviteter og deres innbyrdes prioritering. Kommuneplanen blir kun en suksess, hvis vi utarbeider den i et tverrfaglig og åpent miljø dvs. at alle bidrar med viten og erfaring fra eget daglige arbeidsområde. Den fysiske planlegging er en konsekvens av den strategiske planlegging (samfunnsdel med politiske mål og beslutninger) 3 Organisering av prosessen Det er viktig å finne balansen mellom styring og medvirkning. Med andre ord, så er det nødvendig med en stram styring på visse områder (for å nå mål, fastholde fremdrift i prosessen og holde tiden), samtidig med, at det på andre områder er nødvendig å åpne opp for medvirkning og medbestemmelse på de relevante områdene. Det betyr motsatt også, at det skal være helt klart, hva det forventes mht. medvirkning og medbestemmelse, således at de involverte selv kan vurdere, hva det konkret forventes av dem. Det må ikke bli en pseudomedvirkning, da det gir en dårlig opplevelse og dermed svekker troverdigheten neste gang en medvirkning er aktuell. Helt generelt sett skal det være stor medbestemmelse og medvirkning, når det dreier seg om innholdet av politikken. Det gjelder både for politikere, innbyggere, virksomheter, medarbeidere mv. Når det gjelder tilretteleggelse av rammene og ledelse av den overordnede prosessen, skal denne i mindre grad være utgangspunkt for felles ledelse. Hertil kommer, at de eventuelle uoverensstemmelser, som måtte oppstå i prosessen, også skal kunne løses effektivt og i siste ende avklares av styringsgruppen.
Det foreslås at prosessen organiseres med en Styringsgruppe Arbeidsgruppe Plansjefen er ansvarlig for, at all relevant informasjon mellom styringsgruppen og arbeidsgruppen flyter fritt og rettidig. Det opprettes et hjørne på intranettet eller filserveren, hvor dokumenter, referater mv. gjemmes. Styringsgruppens ansvar, roller og sammensetning Styringsgruppen har ansvaret for, at de avtalte mål nås, og at prosessen følger de verdiene, som er lagt til grunn. Dessuten skal styringsgruppen sikre proaktivitet og fremdrift i prosessen. Følgende personer er medlem av styringsgruppen: Tron Bamrud (rådmann) Marianne Hjorth (plansjef). Leder av styringsgruppen, og overordnet prosjektleder for kommuneplanprosessen. Refererer til rådmannen. Skal sikre at arbeidet i styringsgruppen er tilrettelagt korrekt så prosessen når i mål Tove Halgrimsen (kommunalsjef) Anne Margrethe Lindseth (kommunalsjef) Anne Kristine Teigen (kommunalsjef) Randi Aune-Steinacher (planlegger). Sekretær i styringsgruppen og assisterende prosjektleder for kommuneplanprosjektet. Sekretæren refererer til plansjefen og har som sin sentrale oppgave å bistå med at alle beslutningene omsettes til handling / realiseres til rett tid og i rett kvalitet. Styringsgruppen er dessuten ansvarlig for å drive prosessen opp ad. Dvs. sikre, at det politiske nivå innvolveres og informeres proaktivt og i det rette omfang på de viktige tidspunktene i prosessen. Styringsgruppen refererer til Formannskapet. Styringsgruppen er også ansvarlig for å sikre prosessen ned-ad, og er bl.a. ansvarlig for at de enkelte ledere på virksomhedsledernivå bistår konstruktivt og effektivt i arbeidsgruppens oppgaver (herunder arbeidet i ad hoc grupper). Arbeidsgruppens ansvar, roller og sammensetning Arbeidsgruppen er ansvarlig for å realisere de beslutningene, som styringsgruppen har truffet.
Arbeidsgruppen er som sådan en produksjonsgruppe, som reelt er den, som skaper produktet: Kommuneplan for Sande kommune. Den skal romme fagpersoner fra forskjellige forvaltninger og avdelinger. Medlemmer av arbeidsgruppen er: Marianne Hjorth (prosjektleder og leder for arbeidsgruppen). Leder og fordeler deloppgaver, nedsetter ad hoc grupper, avtaler deadlines for bidrag mv.. Randi Aune-Steinacher (assisterende projektleder og sekretær i arbeidsgruppen). Hendrik Panman (virksomhetsleder kommunalteknikk) Barbara de Haan (virksomhetsleder kultur) Thor Birger Leegaard (kommunal eiendom) Anna Kind (virksomhetsleder Sandetun pleie og rehabilitering) Lynn E. Grimeland (barnerepresentant) Brit Sønsterud (rektor Kjeldås skole) Arbeidsgruppen skal innhente relevant kompetanse (ad hoc grupper), når det skal produseres opplegg, analyser mv. Det forventes at medlemmene både produserer og styrer de tverrfaglige ad hoc gruppene, som løpende nedsettes. Antallet ad hoc grupper skal pga. ønske om effektivitet og minimering av tidsforbruk holdes på et fornuftig nivå. Gruppene avsluttes når arbeidet er utført. Politikerens rolle i prosessen Det er formannskapet som er den øverste politiske enheten i kommuneplanprosjektet. Formannskapet skal løpende orienteres og høres omkring sentrale og prinsipielle spørsmål. Formannskapet er innstillende myndighet til kommunestyret. 4 Prosessbeskrivelse I dette avsnittet beskrives de eksterne og interne initiativene som skal igangsettes for å gjennomføre kommuneplanprosessen. Prosessbeskrivelsen er en guideline for deltakerne i prosessen og er spesielt viktig for plansjef, prosjektleder og styringsgruppen. Prosessbeskrivelsen skal løpende vurderes, utbygges og justeres, og drøftes på alle styringsgruppemøder med hensyn på å sikre fremdrift og nødvendige endringer underveis. Styringsgruppen holder møte ca. én gang pr. måned. I tidsplanen nedenfor er disse møtene ikke konsekvent skrevet inn. Plansjefen innkaller til møtene et halvt år om gangen. For å sikre en høy produksjon holder arbeidsgruppen møte hver 2. uke.
Med hensyn til involvering av eksterne interessenter er det viktig, at det bygger på følgende verdier: Det skal utvelges 3-4 sentrale målgrupper Disse målgruppenr skal velges ut i fra, at de har en direkte interesse i de valgte temaene for kommuneplanen Medvirkning skal skje på målgruppenes premisser (hva etterspørres/forventes av målgruppen/markedet). Dvs. det handler om de behov som målgruppene har og i mindre grad om de behov, kommunen og planleggerne har for å kunne utarbeide kommuneplanen Målgruppenes ideer og overveielser sammenfattes i et separat notat, som utgjør ét blant flere innspill til styringsgruppen; og dermed kan inngå for å avstemme omverdenens forventninger. Det skal holdes 1-3 innbyggermøter i løpet av prosessen for å sikre, at de, som faller utenfor målgruppen får mulighet for å delta. Det legges opp til en relativ tidlig medvirkning av innbyggerne På hjemmesiden etableres et innbyggerforum, hvor innbyggerne har mulighet for å spørre og komme med ideer og konkrete forslag. Det kan også være i form av eksempelbilder eller sms er fra andre lokaliteter til å vise slikt kunne vi godt tenke oss i Sande. Plansjefen er ansvarlig for, at det innen for en rimelig tidsfrist svares på henvendelsene på hjemmesiden. I prosessbeskrivelsen arbeides det i fire faser: 1. Første fase løper frem til, at planprogrammet er godkjent (ca. frem til uke 20, primo mai 2010) 2. Annen fase består i å produsere utkast til kommuneplanen (samfunnsdel og arealdel) (ca. frem til februar 2011) 3. Tredje fase består i å få kommuneplanen politisk behandlet, høringsrunder og justeringer (ca. frem til medio 2011). 4. I fjerde fase evalueres forløpet (ultimo 2011)