Nr. 1-2012 25. årg. Fagblad for Supply Chain Management Kabotasje: fest eller plage? Sykepleierne som laget helsesjekk for kvalitet
IT: Kvalitetssystemer Liv kan reddes, og bortkastede ressurser spares: Sykepleierne som laget helsesjekk for kvalitet Mange liv kunne vært berget, og bortkastede ressurser spart ved bruk av ordentlige risikoanalyser og avviksmålinger, sier de to tidligere sykepleierne, Eli Otterlei og Susanne Helland Flatøy. De forlot helsevesenet i Ålesund for 10 år siden. De ville ta tempen på kvalitetssystemene i kommune-norge og i næringslivet. Diagnosene deres brakte for dagen at omfattende behandling var nødvendig. Og så «brygget» de like godt medisinen selv, et elektronisk kvalitetssystem, ment for profylakse forebygging, for dem som ikke er helt stø i fagtermene så vel som for etablering og utbygging av egne rutiner og systemimplementering. Nils Erik Langva D e to foreskriver som probat middel for tilfriskning av landets kvalitetssystemer- og holdninger, ikke minst, programvaren, Risk Manager. Ubeskjedent nok siden den er en egenprodusert tilpasning av Microsoft SharePoint. Veien fra Hippokrates til Bill Gates, fra trøblete knær, livmødre og andre mødre til ugreie operativsystemer var ikke så vanskelig, påpeker de. Utgangspunktet var at myndighetene la frem kvalitetskrav innen ulike fagområder, for eksempel tilknyttet diagnostisering og behandling, eller personalinformasjon om de ansatte i helsevesenet, for å nevne noe. Vi behøvde ingen omfattende prøvetaking for å spore gründeren i oss. Med et raskt blikk rundt oss, erfarte vi at rutinene ofte var svært mangelfulle, og at tilstandene kunne forverres drastisk fordi verktøyene til analyse og rutineutvikling ble nedprioritert. I denne sammenheng tenker vi ikke utelukkende på 4 De to gründerne og partnerne i Digital Kvalitet, daglig leder, Eli Otterlei (t.v.) og markedssjef Susanne Helland Flatøy forlot helsevesenet for å bidra til «bedre helse» innenfor kvalitetssikring.
En del av staben, fra venstre Eli Otterlei, Alf Kato Brandal, Trond Hanken, Monica Juliebø, Susanne Helland Flatøy og Tor Myklebust. vår egen, tidligere arbeidsplass. Og med stadig stigende krav er vi i dag kommet dit at ingen har muligheter til klare seg uten et eller annet verktøy av den typen vi har utviklet, hevder de to. Flere tusen dør «Doctor s orders» kan vel ikke helt overses. På den annen side skrives vel her resepten med klare næringsinteresser som underlag? Selv i dag dør anslagsvis 5.000 mennesker årlig her i landet på grunn av feilbehandlinger som et direkte resultat av kvalitetssystemer som ikke fungerer. Fakta er rystende nok i seg selv. At vi oppdaget en markedsmulighet endrer verken behov eller nødvendigheten av korrigerende tiltak. Personlig var vi begge kommet dit at vi hadde tatt forholdsvis grundig tilleggsutdannelse innenfor databehandling, fordi vi så at veien videre, for praktisk talt alle fag, ble lettere med ordentlige dataverktøyer. Om igjen og om igjen En omfattende programvarejungel, til tross, i dag ansees den vel ikke som et mørk og farlig landskap der bare de fryktløse våger å sette sin fot, så hvorfor fungerer ikke disse tingene, slik dere oppfatter situasjonen? Kvalitetssystemer som er for dårlige eller mangler er et kjempeproblem, som kanskje ikke ville blitt akseptert av samfunnet om vi så alle konsekvensene helt krystallklart. En veldig deprimerende del av alt sammen er at bedrifter og offentlige virksomheter gjør de samme feilene om igjen og om igjen, rett og slett, fordi kulturen for kvalitet ikke er utviklet slik at organisasjonene har insitamenter for å utvikle kvalitetsholdningene. Mange har vi jo erfaringer for at «vi skulle ha gjort noe med det»-sakene kan ha tilnærmet evig liv, og kan prege kantinepraten i årevis, mens evnen til å bringe diskusjonene over i konkrete tiltak synes å være fraværende. Vi ser i alle fall at veldig mange rammes av denne typen handlingslammelse. Og ikke bare ansatte. Feilmedisineringer og feilbehandlinger, som vi har snakket om, har ofte katastrofale følger med mangelfull eller feilaktig informasjon, også til bekymrede og urolige pårørende. Tragiske eksempler er jo dokumentert i medieoppslag etter medieoppslag, år etter år. Adferdsendringer Noen kvalitetssystemer har et liv kun i bortgjemte datamapper og fjernarkiver. Når får vi programvare som motiverer til bruk, i sterkere grad? La oss først gjøre klart at negative konsekvenser ikke bare gjør seg gjeldende i sykehussektoren, men også i alle andre offentlige og private virksomheter. Tenke på dem som har ansvar for trygg ferdsel langs den farlige kysten vår, og som nesten holder liv i sine hender hver eneste dag, hvert eneste minutt. Kystverket er av dem som bruker avviksmodulen vår. Og de skal jo ha oversikt over hver eneste fyrlykt, hver eneste stake langs farleden og bare rutinemessig vedlikehold er en veldig utfordring, samtidig som ansvaret for alle andre områder også er stort. Med skikkelig dataverktøy har de oversikten over feil og uønskede hendelser på brøkdelen av et sekund. Ellers er vi oppmerksomme på at et par timers innleid innkjøpt konsulenthjelp og en cd i hånden ikke garanterer de adferdsendringer som er nødvendige for at virksomhetene skal få til fungerende kvalitetssikring, med avviksmålinger med nye handlingsplaner og strategier på disse områdene, og at alt sammen blir integrerte deler av drift og styring. Truer arbeidsplasser Otterlei og Helland Flatøy vil gjerne understreke, så kraftig de kan, at i tillegg til lovpålegg, som til syvende og sist krever et kvalitetssystem, så er kvalitet i alle ledd i virksomhetenes egen interesse. Dårlige systemer er en trussel mot arbeidsplassene. Men spørsmålet om å bygge motivasjonsfaktorer inn i programvaren, på en bevisst måte, er også veldig viktig. Vi har faktisk forsøkt å gjøre utformingen slik brukerne har egeninteresse av å bidra. Den som eksempelvis melder et avvik til ledelsen får ikke bare en automatisk, generert bekreftelse, men tilba- 5
IT: Kvalitetssystemer Hovedsakelig til offentlig sektor Kjernevirksomheten til Digital Kvalitet er leveranser og utvikling av kvalitetssystem, i hovedsak til offentlig sektor, men også private virksomheter er blant kundene. I utvikling av programmene er det lagt stor vekt på brukervennlighet med intuitive og praktiske løsninger. RiskManager Kvalitetssystem representerer en felles tilnærming for rutinene og prosedyrene som skal dokumenteres, samt gir god støtte i oppfølgingsarbeidet. kemelding om tidsfrister og ansvarsperson. Den som har ansvar for å behandle saken videre får automatiske påminnelser. Disse går også til den som tok opp saken. På den måten blir den enkelte sett og får følge saken sin i alle detaljer. Den kan ikke gjemmes av uinteresserte ledere fordi alle ansatte har innsyn i behandlingsgang, varsler og vedtak. Så langt vi har brakt i erfaring har ingen andre disse finessene. På våre evalueringer hos kundene får vi vite at denne delen av systemet fungerer både oppdagende og motiverende. Når vi presenterer oss for potensielle kunder er vi minst like opptatt av disse tingene som av produktet vi ønsker å selge. Produktet, RiskManager Kvalitetssystem består av fire hovedmoduler som kan installeres som et komplett kvalitetssystem, eller som enkeltmoduler: Modul for Dokumentstyring Modul for Informasjonssikkerhet Modul for Avvikshåndtering Modul for Risikovurdering RiskManager Kvalitetssystem er utviklet med Windows Sharepoint Services og autentisering gjøres via Active Directory (AD). Pålogget bruker identifiseres automatisk (single sign-on). Kan miste kunder En kjøper som har problemer med å navigere blant alle krav og rutiner i et kvalitetssystem er kanskje ikke interessert i kart og kompass, men en handlekraftig los som kan få skuta i havn? Vi sier alltid fra om at en quick fix ikke er del av vårt tilbud, enkle og smertefri løsninger finnes ikke. De må stå til rors selv, for å bruke ditt bilde. Men vi kan hjelpe til og vi har styringsredskapen. Vi har klart for oss, og har fått bevis for at noen velger andre leverandører, når de blir oppmerksomme på hva som kreves, og at vi ikke ordner alt i løpet av ettermiddagen. Kunder som måtte få et slikt inntrykk, bare for å oppdage en annen virkelighet, etter hvert, blir misfornøyde kunder, som blir dårlige ambassadører for vår løsning. For oss er det viktig at de har eierskap til eget kvalitetssystem. De som skal legge om eller etablere kvalitetssystemer er avhengige av realistiske vurderinger fra oss. Virkeligheten må deretter kommuniseres på en seriøs måte til alle ledd i bedriften eller organisasjonen. Den som har tilstrekkelig informasjon løser oppgaven bedre, selv om den byr på utfordringer. Vi legger også vekt på at prosessen bygges opp slik at bedriften eller virksomheten når noen iøynefallende mål forholdsvis raskt. Hensikten En webløsning sikrer en effektiv distribusjon ut i hele organisasjonen. Systemet har kobling mot stoffkartotek, PPS (Akribe forlag) og arkivplan, og leveres både på bokmål og nynorsk. Bedriftens løsninger kan benyttes for sertifisering etter ISO-standarder. Fra skeptikere til entusiaster De mest skeptiske er gjerne de som utvikler seg til de varmeste ildsjelene, når systemet er implementert og operasjonelt, sier salg- og fagkonsulent i Digital Kvalitet, Trond Hanken. Han reiser land og strand rundt og arbeider mye med støttefunksjoner overfor kundene. Endringen fra skeptiker til entusiast forklarer han slik: Mange har i lang tid arbeidet med kvalitetssystemer som er mangelfulle, eller til og med hel fraværende. Og da er problemer uunngåelige. De skal kanskje forholde seg til mange påbud og forordninger, men er uten funksjonelle ITverktøyer. En del provisorier og ad hoc-løsninger er kanskje prøvd, og da kan man møte enda en konsulent med adskillig skepsis. Og hvordan får man en med stein i skoen til å gå videre? Simpelthen ved å overbevise om at steinen kan 6
Vi ønsker å fjerne unødig risiko, sier Trond Hanken, og viser en av plansjene han bruker i kundemøter, og som dreier seg om nettopp risikoanalysering. SI-Forecasting Prognoseforslag basert på historikk for Microsoft Dynamics NAV. SI-Data kåret til vekstpartner 2010 er å formidle en opplevelse av positive konsekvenser som følge av nytt system og at de gode opplevelsene kan bli flere i takt med utbygging av systemet. Et godt innsalg fra oss, med god beskrivelse av premisser og muligheter. Gode bidrag fra oss til prosessen og innebygd motivasjon i programvaren, gjør at im- fjernes, og at veien fremover etter hvert blir mye enklere. Enkelhet og intuitive løsninger er selve nøkkelbegrepene her på huset. Derfor kan vi love positive endringer, og levere dem. Hvis ikke brukerne sitter igjen med denne opplevelsen får vi egen produkt- og kundestrategi i hodet. Og den plementeringen faktisk kan bli en positiv erfaring, at de nye rutinene preges av ønske om å følge den, samtidig som kunder eller pasienter får et bedre tilbud. Behovet for motivering hele veien ble ikke avskaffet med dataalderen, en erkjennelse som er en nøkkelverdi for all suksess, avslutter Eli Otterlei og Susanne Helland Flatøy. smerten ønsker vi ikke å påføre oss selv. På kundens side er kravet at de forplikter seg til skikkelig opplæring. Og ikke minst at prosjektlederne som velges er interesserte og energiske. Ingen datasystemer har til nå eliminert behovet for ildsjeler. Heldigvis kan vi kanskje si. Generere prognoseforslag. Håndtering av sesongvariasjoner på vare eller varegruppe nivå. Overføringer til produksjonsprognose. Prognoser for valgt periode og lokasjonskode. Opprette bestillingsforslag direkte fra behovsoversikt. Grafisk visning av historisk forbruk. Drilldown for rask justering av prognoseforslag SI-Forecasting leveres som en SI-Data modul med tilhørende vedlikeholdsavtale for fremtidige oppgraderinger. Tlf: 66 77 41 50 www.si-data.no 7