Vedlegg 1 Prosedyre P-01 Rydding av Byggesaksarkiv Hammerfest kommune Ver 1.0 Under arbeid 17-03-2009
INNLEDNING Dette dokumentet inneholder deler av en prosedyre for tilrettelegging, rydding og registrering av nøkkelinformasjon for Byggesaksarkivet. Dokumentet er en kortversjon, som vedlegges for å gi et lite innblikk i hvordan kommunen tenker rydding og skanning bør gjennomføres. Det som er viktig, er at mappen blir ryddet og skannet på en slik måte at det enkelt kan integreres mot sakssystem. Slik at det ikke er behov for flere ulike programmer for å finne all nødvendig informasjon. Denne prosess skal gjøres samtidig som det ryddes, slik at det endelige resultat etter skanning vil gjøre det mulig å enkelt søke frem eldre opplysninger, samt enkelt benytte disse til en nettbutikk for innsyn. Det bemerkes at dette gjelder for rydding av alle mapper som skal skannes. Innskanning foregår da etter avtale med den leverandør som har denne oppgaven. Det som er viktig er at alle dokumenter har fått en gitt kode, som forteller hvordan denne skal håndteres elektronisk, slik at det uten videre redigering/endringer kan benyttes i en database som et søkbart objekt. Den enkelte leverandør kan ha ulike løsninger for gjennomføring, og er sluttresultatet som er tellende.
Et flytskjema for arbeidet er vist nedenfor for tenkt gjennomføring: P-01.01 Tilrettelegging, verifisere eiendom og bygning P-01.02 Gruppere dokumenter i mappen pr. sak P-01.03 Registrere nøkkelinformasjon for sak P-01.04 P-01.05 P-01.06 P-01.07 Gruppere og registrere nøkkelinfo for dokumenter Fjerne stifter, binders tape etc Sortere ut dokumenter som IKKE skannes Sortere ut ikkearkivverdige dokumenter P-01.08 Merking av mapper og klar til skanning
Tenkt rydde og skanne prosedyre P-01.1 Tilrettelegging, verifisere eiendom og bygning Gårds- og bruksnummer (fra 1992) eller adresse som er påført eiendomsmappen skal verifiseres mot Matrikkel og evt. kart. Oppslag i Matrikkel: Verifiser gårds- og bruksnummer eller adresse (påført mappen) og evt. feste- og seksjonsnr. i Matrikkel. Dersom flere enn xx? bygninger på eiendommen skal en også verifisere BID. /Avklares av kommunen. Hvis ikke BID finnes i Matrikkel må BID i kartet benyttes. Registrèr en eller flere BID fra kartet på eiendomsmappen. Oppslag i kart: Verifiser gårds- og bruksnummer (påført mappen) i kartsystem GISInnsyn. o Ved avvik, verifiser ytterligere. Kontakt fagpersonell hvis nødvendig. o Ved avvik i Matrikkel avklares med Hammerfest Kommune o Hvis flere GBNR er påført byggesakmappen, registreres alle o Hvis det er ett GBNR og flere BID, registreres alle BID fra eiendomsmappen Gruppere dokumenter i mappen pr sak Alle dokumenter i eiendomsmappen tilhører et GBNR. Alle dokumentene i mappen skal registreres etter saker. Saker etter 20.12.2007 er påført saksnr. etter registrering i ephorte. Saker før 20.12.2007 og etter 1.11.1998? er påført saksnr. fra gjeldende saksystem. Dette saksnr. benyttes for å holde sakene samlet. Alle dokumenter skal grupperes og samles i saker. Inndeling av mappen i saker utføres slik: Det lages saksomslag for saker som ikke har saksomslag fra før. Dokumenter fra andre sakstyper plasseres på riktig saktype. Følgende felt skal fylles ut: o GBnr o Saksnummer (der dette finnes) o Saksdato Saker grupperes logisk etter følgende kriterier: o Samme saksnummer (kun etter 1.11.1998)
o Dokumenter innenfor ett eller flere journalnr. som vedgår samme sak skal samles i et saksomslag. o For dokument i saker før 1.11.1998 registreres kun saksdato (og ikke saksnummer). Sakene legges i omvendt kronologisk rekkefølge. Det vil si det nyeste øverst. Gravemeldinger og -tillatelser Gravemeldinger og -tillatelser er arkivert etter adresser i permer. Skjema er påført GBnr. Disse dokumentene skal også registreres som saker på korrekt GBnr. Gravetillatelser eldre enn 3 år skal ikke skannes, men dokumentene skal fortsatt bevares.
Gruppere og registrere nøkkelinfo for dokumenter Det skal registreres nøkkelinformasjon for dokumenter innenfor hver sak. Dokumentene innenfor hver sak skal grupperes i hht. forhåndsdefinerte kategorier Registerer dokumentkategori for dokumentene i hht oversikt fra Hammerfest Kommune. Registerer dokumentdato for dokumentene. Registrer dokumentstatus (Gjeldende eller Utgått) Registrer dokumentstørrelse. Doble eller tredoble skjemaer (ikke tegninger) deles opp og skannes som enkeltsider. Hvis det finnes dokumenter som kan være unntatt offentlighet gis hele mappen videre til fagpersonell. Disse må vurdere om dokumentene kan avgraderes. Sammenbrettede sider beholdes slik de er, men det må forsikres om at det ikke ligger sider inni disse. Lagre registrert nøkkelinformasjon. Da blir det skrevet ut strekkodeetikett som skal klistres på den første siden i dokumentet. Dokumenter > A3 innenfor kategori Tegning eller Kart, Skisse og Foto merkes med strekkode og en plasserer et eget skilleark rundt. Arket BRETTES RUNDT selve tegningen(e). Dokumenter som ikke skal skannes (Beholdes) plasseres i et eget omslag merket Skannes ikke og legges bakerst i saksmappen. Dokumenter innenfor kategoriene legges i omvendt kronologisk rekkefølge. Det vil si det nyeste først. Det lages egne prosedyrer for hver dokumentkategori, slik at Hammerfest Kommune får registrert eldre opplysninger på en slik måte at de kan benyttes fullt ut mot dagens system. Det må avklares om alt skal skannes, også det som ikke er relevant, blir da lagt i en egen mappe i saken ikke relevant. Dette for at hele mappen skal bli full elektronisk og mappen kan settes bort på fjernarkiv.
Det må sorteres ut ikke arkivverdige dokumenter Dokumenttyper som ikke er arkivverdige håndteres på følgende måte: Åpenbart feilarkiverte dokumenter (f.eks for annen eiendom) samles i et omslag, merkes med GBNR og plasseres i riktig mappe. Uvedkommende original dokumenter fra andre sakstyper samles i et omslag, merkes med GBNR og plasseres i riktig mappe. Dokumenter fra 1950 eller tidligere skal IKKE kasseres. Unntak: Utgåtte tegninger eldre enn 1950. Sortere ut ikke arkivverdige dokumenter i hht. Liste etter avtale med Hammerfest Kommune En må løpende vurdere om noen dokumenter skal makuleres i stedet for at de kastes