Tabell 2.0 Oversikt over nye saker i aktuelle arkiver pr. fir

Transkript

1 Etablerin2 av digitalt arkiv forprosjektrapport v Gardsarkivet Arkivet har ansvaret for Gardsarkivet. Arkivet er lokalisert i 1. etasje ved Postmottak. Arkivet bestar av Wellerskap med hengemapper, og fremsthr som ryddig og strukturert. Gardsarkivet inneholder dokumenter fra Byggesak, Delingssak, Landbruk og noen saker knyttet til Vann og Avlop (VA). Det er en hengemappe for hver eiendom. Hver sak har eget saksomslag, og det er benyttet fargekoder for de ulike sakstypene. Fargekodene har varied noe over tid. Type sak Antall nye Antall sider Totale antall saker pr fir pr. sak sider Byggesak Delingssak Malebrev Landbrukssak Plansak Totalt Tabell 2.0 Oversikt over nye saker i aktuelle arkiver pr. fir Tilvekst av nye saker utgjor ca sider pr ar. 2.1 Gardsarkivet historisk Det er ca bygninger fordelt pa ca eiendommer i. Kommunen har i overkant av innbyggere. Arkivdeler m Antall Rydd Arkiv <= A3 > A3 Ikke Plassering sider % verdi skann Gardsarkiv PO Arkivrom Tabell 2.1 gir antall historiske dokumenter som skal skannes. Gardsarkivet besthr av totalt ca. 120 m med mapper (arkivrom) og bokser (kjeller). 1 dette tallet er det ogsa inkludert de saksmappene som befant seg pa kontorene. Dette utgjor totalt for rydding ca sider, hvorav folgende er vurdert som arkivverdig: Ca sider A3 og mindre (sort/hvitt og farge) Ca sider A2 AO (sort/hvitt og farge) Totalt ca sider er vurdert som arkivverdige pa elektronisk format Antall arkivverdige sider er beregnet ut i fra telling av antall sider i en "representativ" hyllemeter. Denne tellingen er utfort av og er oppgitt til dokumenter. Erfaringstall tilsier at det er 1,2 tekstsider pr. dokument. Dette gir et nokkeltall pa sider pr. hyllemeter som er benyttet i kalkylene. Det er estimert at ca. 5 % av arki vet kan kastes ifm rydding. Resterende dokumenter forutsettes blir Copyright AS Side

2 Etablering av digitalt arkiv forprosjektrapport v Byggesak nye dokumenter Enheten mottar ca 450 nye saker pr. Ar. De alle fleste byggesaker mottas pa papirformat pr i dag. Kun noen fa av sakene kommer inn elektronisk. Kommunen har provd A benytte ebyggsok, men det fungerer darlig. Kobling til ephorte fungerer ikke som den skal. Det er ikke mulig A hente ut dokumentene via ephorte Web. Tilvekst av nye dokumenter bestar av innkommende post og internt produserte dokumenter som produseres i ephorte. Avgifter og avtaler blir registrert i ephorte av saksbehandler. Tilveksten er estimert til ca sider i Aret. Type sak Antall nye saker Antall sider pr. Totale antall sak sider Byggesak Tabell 2.2 gir oversikt over antall nye saker og sider som skal skannes. Eiendomsmappene eller boksene er merket med gards- og bruksnummer og i noen tilfeller eiendommens navn. I noen tilfeller er det ogsa angitt festenr. og seksjonsnr. i de fysiske mappene, og feste- og seksjonsnr. blir da ogsd registrert i ephorte. Fra november 2006 er alle byggesaker skannet og registrert med GBnr i ephorte. Arkivmappe for eiendommen deles inn i saksomslag med ulike fargekoder for de ulike sakstypene Saksomslagene inneholder noen opplysninger, men det er ikke aktuelt askanne dette Arbeidsprosesser for Byggesaker Arkivet foretar registrering av sakene og journalposter med sine dokumenter og vedlegg. Arkivet fordeler sakene til leder av Tenestetorget. Leder av Tenestetorget fordeler sakene til aktuell saksbehandler. Fordelingen gjores etter at Mottakskontrollen er ferdig. Saken oversendes til saksbehandler nar saken er komplett. Ber lopende om tilleggsdokumentasjon. Eksisterende saker blir registrert pa tidligere saksbehandler. Kopibok blir framdeles benyttet for A sikre at en har kopi av hva som er sendt ut. Saksbehandler skriver svar og tar nødvendige kopier. Saksbehandler gjor registreringen i ephorte, men journalforing (ferdigstilling med status= J) utfores av Arkivet. Behandling av byggesak har folgende bemanning: 3 personer organisert pa Tenestetorget. Det er ingen egen enhet for byggesak. Copyright AS Side

3 Etablering av digitalt arkiv forprosjektrapport v Registrering av byggesaker i ephorte Folgende er notert angaende registrering av byggesaker i ephorte. Saksniva: Mappetype: BS - Byggesak Søknadstype: I henhold til liste i ephorte Sakstittel skrives inn manuelt og standardiseres med folgende informasjon: <Gnr>/<Bnr> - Soknadstype - Hva saken gjelder Fane Klassering: Prinsipp: Ordn. verdi: Emnekode: Arkivdel: GBNR <GB nr> K-kode GBNR Fane Byggesak: /Reg. av saksbehandler Tiltaksadresse: <Gateadresse for tiltaket> Bygn. type: Oppslagsliste Bygn. nr.: (kun ett nr kan registreres) Tiltakets art: Oppslagsliste Soknadstype: Oppslagsliste Bruksareal: <tastes inn> Tomteareal: <tastes inn> Registrering i ephorte for byggesaker pa JOURNALPOSTNIVA: 1 journalpost bestar at 1 hoveddokument og evt. et eller flere vedlegg Feltet Innhold inneholder en fritekst som angir dokumentets tittel. Denne bestar pr i dag av: Gards- og bruksnummer Gateadresse (fra soknaden, rettes evt. ihht adresseendring) "Hva saken gjelder" (Eks. Soknad om rammetillatelse) Feltet Dokumentkategori benyttes for journalposten (Hoveddokument og Vedlegg) Copyright AS Side

4 Etablering av digitalt arkiv forprosjektrapport v Gaon* artivdsi: ast."4": *Medi. se bnimunrenrievat artiv: I ttl -Sarerleavloommdffmtagonen A Standen! Ipmnervenc fewuggpmeg* er.rnan OrdnintillANIPO:.Cords. se Orthwumwer A Sekundtert ordnincisprireirop: r Prmartode: rti Mimeos pl g.p, Movitstus: NOV A sift:wit Saareasto: A &fluty...modulo: Ebtalphi eskramlun adnivsprin*q EaBsidserosk Ovule delannert nedersad: MOW Movetnaill: L -...4e'vt'ain [, _.. isonigampkock. [ * antssainogyinnap: 1 Moine for nya maw Cisearyat ter nye adamant Chukka Skjermbilder fra ephorte er vist i Figur V4.1. C) Copyright AS Side

5 Etablering av digitalt arkiv forprosjektrapport v Dokumentkategorier for byggesaker For dokumenter som skal skannes anbefales folgende dokumentkategorier i ephorte for Byggesaker. Kategoriene er angitt i den rekkefolge de foreslas a opptre i ephorte etter skanning. Ferdigattest Vedtak Soknad Ansvar og kontroll Korrespondanse Avtale Saksfremlegg Kart, skisse Foto Tegning Copyright AS Side