Vedlegg 2: Rydding og digitalisering av arkiv i teknisk sektor

Transkript

1 Vedlegg 2: Rydding og digitalisering av arkiv i teknisk sektor Oversikt over arkiv som skal digitaliseres med informasjon om ordningsmåte, spesielle krav til leveransen og metadata

2 Oppmålingsvesenet 1 - Oppmålingsvesenets eiendomsarkiv Dokumenter fra saksbehandlingen knyttet til eiendomsetablering og oppmåling. ca. 48m Arkivet er sortert etter gårds- og bruksnummer og evt. festenummer. Det er normalt en mappe per eiendom. Hvis det har vært flere saker på en eiendom, er disse vanligvis samlet i ei mappe og sortert per sak. Hvis en sak gjelder flere eiendommer, vil dokumentene ligge i mappen til en av eiendommene, mens det normalt på de andre eiendommene er påført henvisning til eiendommen der dokumentene finnes. Noen mapper er tomme, og kun påført henvisning til andre eiendommer med relevante dokumenter. Omslagsmappene for hver sak har en fane som er beskyttet av plast og stiftet fast. På mappeomslaget er ofte påført nyttig informasjon om hva mappa inneholder og/eller henvisninger til andre mapper. IKAVA ønsker ikke mapper med plast og stifter og derfor må omslagene skiftes. Informasjonen på omslagene må ivaretas. Informasjon fra omslagsmappa skannes og det legges en utskrift i saken. Nytt omslag tydelig merket med gnr./bnr./evt. fnr. skal erstatte omslagsmappene. Dokumentene skal avleveres til IKAVA i syrenøytrale 9,5cm brede arkivbokser. Det kan derfor være tilstrekkelig at omslagsmappene erstattes av brettede A3 ark. Vi ønsker forslag om hvordan dette kan løses fra tilbyderne. - gårds- og bruksnummer og festenummer - sakstype og dato (evt.årstall)

3 Oppmålingsvesenet 2 - Målebrev Målebrev for perioden ca og fram til i dag 12-13m. (ca. 160 innbundne målebrevsprotokoller og ca. 115 ringpermer med målebrev. Det er normalt 100 målebrev per protokoll/ringperm.) Målebrevene er sortert etter målebrevsnummer. Det normale er at hvert målebrev er på to eller fire sider. På noen av målebrevene er det gjort påtegninger og limt inn nytt kart, slik at både utgått og nytt målebrevskart er synlig. Enkelte målebrev over store eiendommer eller veistrekninger har store brettede og innlimte kart. Det er to former for nummerering av målebrev, som har sammenheng med at gamle Kristiansand kommune hadde en annen type nummerering enn nabokommunene som den ble sammenslått med. -Innbundne målebrevsprotokoller, som skal fortsatt bestå som bøker, dvs. at disse må bokskannes. -Målebrevene i ringpermene tas ut av permene, skannes og ordnes i arkivbokser i samme rekkefølge som i permene. -Både gjeldende og utgåtte målebrev og målebrevskart skal skannes -Målebrevsnummer -Gårds- og bruksnummer, evt. festenummer

4 Oppmålingsvesenet 3 - Matrikkelkort Matrikkelkort for eiendommene i gamle Kristiansand kommune 2,4m. (oppbevart i 4 arkivskuffer, kort i format 20x25cm.) Det er normalt ett kort per eiendom. For store eiendommer som har hatt mange fradelinger og tilmålinger, kan det være mer enn ett kort. I gamle Kristiansand kommune besto matrikkelbetegnelsen av gatenavn og nummer +evt. bokstav. Arkivet er ordnet alfabetisk etter gatenavn og stigende adressenummer. - gatenavn og nummer + evt. bokstav(dvs. den gamle matrikkelbetegnelsen) - gnr./bnr

5 Oppmålingsvesenet 4 - Adressekartarkiv Dokumenter knyttet til adresseringsarbeid 2m. Ei mappe per vei. Arkivet er sortert alfabetisk etter veinavn. Inneholder store sammenlimte kart. Se bildet nedenfor. -veinavn og gatekode

6 Oppmålingsvesenet 5 - Seksjoneringsarkiv 1. tinglyste seksjoneringsdokumenter fra 1998 og fram til i dag, dvs. fra den perioden kommunen har vært saksbehandler for seksjoneringssaker. 2. kopier fra tingretten av tinglyste seksjoneringsdokumenter fra før 1998, dvs. fra før kommunen ble saksbehandler for seksjoneringssaker Sammenlagt ca. 2m 1. To arkivskuffer 2. To arkivskuffer Mappene er sortert etter gårds- og bruksnummer -Arkivdel 2 (fra før 1998) må merkes spesielt fordi detter er ufullstendige kopier -Dokumentene kan inneholde fullt personnummer (11 siffer) som i skannet versjon skal være sladdet. Gårds- og bruksnummer

7 Oppmålingsvesenet 6 - Registreringsbrev Registreringsbrev 0,1m (oppbevart i 2 ringpermer) Etter stigende registreringsbrevnummer - Registreringsbrevnummer - Gårds- og bruksnummer og evt. festenummer

8 Oppmålingsvesenet 7 - Sammenstillinger Eiendomskart i målestokk 1:500 Ca kartblad i størrelse 92cm x 70cm Kartbladnavnet er avledet av koordinatene i nederste høyre hjørne. Informasjonen i kartet fortsetter utover kartbladramma. Kartbladramma er derfor viktig å ha med, og arkivet er derfor ikke egnet for å sammenstilles til ett kartlag. Det skal leveres en digital fil som viser hele kartbladet med rammen rundt. Til denne skal det leveres referansefil med kartbladinndeling som kan lenkes til den digitale filen. Referansefilen skal være på sosi-format. Kartbladnavn

9 Oppmålingsvesenet 8 - Kommunens tekniske kart Alternativ 1. Tekniske kart i målestokk 1:500 for sentrale bydeler og 1:1000 for områder utenfor sentrum. Alternativ 2. Nedfotograferte tekniske kart i målestokk 1:3000 Omtrent 220 km² av kommunen er kartlagt med tekniske kart, (inkl. vannflater). Alle kart er på folie. Alternativ 1. Ca. 200 kartblad i målestokk 1:500 og ca. 420 kartblad i målestokk 1:1000. Kartbladene har format 70cm x 90cm inkludert kartramma. Alternativ 2. Ca. 450 kartblad i målestokk 1:3000 i format 24cm x 30cm inkludert kartramma. Disse kartene er en nedfotografert versjon av kartbladene i målestokk 1:500 og 1:1000. Kartbladnavn, både det offisielle og to lokale kartbladnavn. Det ene lokale kartbladnavnet er avledet av koordinatene i kartbladets nedre høyre hjørne. Det skal gis pris på alternativ 1 eller alternativ 2. Alternativ 1: Kartbladene er ajourført ved behov i perioden Denne kartserien gjenspeiler derfor ikke et bestemt tidspunkt. Kartbladene har tydelig og klart innhold som skulle gi mulighet for svært god lesbarhet ved skanning. Alternativ 2: Ved hver ajourføring av kartbladene nevnt over, ble det foretatt nedfotografering til målestokk 1:3000. Det er derfor mulig å finne en kartserie som er mer homogen mht. alder blant de nedfotograferte kartene. Andre fordeler med dette alternativet framfor alternativ 1, er at volumet på det fysiske arkivet er mye mindre (se bildet nedenfor) og at alle kartblad er i samme målestokk. Det faktum at kartbladene er nedfotografert vil stille høyere krav til oppløsningen ved skanning for å gi tilfredsstillende lesbarhet ved opptegning i 1:1000. Dersom tilbyder kan dokumentere god nok kvalitet for alternativ 2, vil dette alternativet være å foretrekke. Det skal leveres to digitale filer av hvert kartblad. - En digital fil som viser hele kartbladet med rammen rundt. Til denne skal det leveres referansefil med kartbladinndeling som kan lenkes til den digitale filen. Referansefilen skal være på sosi-format. - Den andre digitale filen skal klippes i kartkanten slik at den kan settes sammen med andre kart uten at rammen vises. Denne filen skal georefereres med minimum fire punkt (et i hvert hjørne). Referansefilen skal være på sosi-format. Kartbladnavn, georefereres

10 Oppmålingsvesenet 9 - Historiske kart 1. Kartserie i 1:500 fra ca for Kristiansand sentrum 2. Kartserie i 1:1000 fra ca for øvrige deler av gamle Kristiansand kommune 3. Diverse historiske kart Ett oversiktskart som viser kartbladinndelingen kartblad i format ca. 100cm x 70cm kartblad i format ca. 100cm x 70cm 3. Inntil 90 kartblad i ulike formater og kvaliteter Arkivdel 1. og 2. er nummerert med platenummer. Arkivdel 3. er enkeltstående kart med kartbladnavn. For dette arkivet er georeferering en opsjon. Vi ønsker i utgangspunktet at deler av dette kartmaterialet georefereres. Flere av kartene vi ønsker georeferert mangler koordinater, og innpassingen må derfor skje med utgangspunkt i faste objekter i kartet. Vi ønsker forslag til hvordan dette kan løses, og prising av oppgaven. (Dersom en tilbyder ikke utfører slike oppdrag, vil ikke det medføre at tilbyderen blir ekskludert fra konkurransen.) - Kartbladnavn - Georefering dersom opsjon utløses

11 Oppmålingsvesenet 10 - Fastmerkearkiv Polygonpunktskisser 1-2m (oppbevart i 43 permer) Arkivet er sortert etter stigende polygonpunktnummer innen fire områder. Det skal være ei fil per punkt med egne metadata. Polygonpunktnummer, områdenavn og områdenummer

12 Parkvesenet 11 - Skogs og traktorveier Diverse dokumenter vedr. opparbeiding av skogsveier med og uten tilskudd. Rapport vedlikehold, tilskudd, regnskap i perioden A 4 dokumenter + «grå» kart A3 med noe farge. Også noen tynne fargede kopi er. 0,7 m Dokumentene er ikke journalført. Mye regnskapsdata. Plassering : 1 skuff i arkivskap 3. etg. i Parkvesenets midtsone. Vei nr./navn (Parkvesenets nummerserie) Parkvesenet 12 - Skogbruksplan

13 Skogbruksplaner fra Agder Skogeigarlag dokumenter A4 og fargekart i forskjellig format. Større enn A3. 1,1 m Ikke journalførte dokumenter men i hyppig bruk for skogbrukskonsulenten. Oppbevart i plastmapper i arkivskuffer i 3. etg. Parkvesenets midtsone Kun blå mapper som skannes. Skal ikke arkiveres. Gnr. Bnr. /skogbruksplannummer Eksempel på innhold pr. plan mappe eks. på mappestr. kun blå mapper som skannes Parkvesenet 13 - Skogoversikt Mindre detaljert enn skogbruksplan planer som ikke er betalt for samme innhold som Skogbruksplan som blir laget på grunnlag av disse. 1,5 m Plassert i kassetter hos skogbrukskonsulenten. Hvit plastmappe på hver plan. 1 stk. Fargekart i diverse format A3 + og ca dok A4 sort hvitt. Gnr. Bnr. skogbruksplan nr. Parkvesenet 14 - Miljøplan Miljøplaner /miljøregistrering for skogeiendommer. Miljøregistreringer / fargekart

14 i format A3 + et kart og 3-4- A4 dokumenter på hver eiendom. 0,4 m Oppbevart i permer hos landbrukskonsulenten. gnr/bnr. - Miljøplannummer Eksempel på innhold pr. eiendom Plan- og bygningsetaten 15 - Stadfestede reguleringsplaner saksdokumenter Saksdokumenter/saksgang frem til godkjennelse av reguleringsplan. Godkjente planer (kart) er allerede scannet 25,2 m, hengemapper (10 skap a 4 skuffer) innhold A4 brev opp til karttegning. Mapper/knyttemapper for hver plan. Knyttet til plannummer. Mappene er ikke ryddet for binders, plast osv. Skal knyttes til plannr. (ref. til Planregister i GIS-Line) og plannavn. Plan- og bygningsetaten

15 16 - Plansaker, loft Ikke godkjente plansaker og dokumenter fremkommet etter godkjenning, endring etc. 13 m Bokser, ferdig ryddet. Registrert på : Plannavn, områdenavn, veinavn, Gnr. Bnr. (kan forekomme enkelte stifter) Skal knyttes til et eller flere av følgende data; saksnavn, områdenavn, veinavn, gnr., bnr. (enkelte også til planid, historisk) Plan- og bygningsetaten 17 - Plansaker som skal arkiveres sammen med rest. saker på loft. Plansaker som har vært arkivert feil. Var arkivert sammen med godkjente planer. Dette arkivet utgjør en del av foregående arkiv, men mappene er ikke ryddet. 46 folio-mapper. 0, 5 m Foliomapper for hver plansak. Skal knyttes til et eller flere av følgende data; saksnavn, områdenavn, veinavn, gnr., bnr. (enkelte også til planid, historisk) Plan- og bygningsetaten

16 18 - Godkjente reguleringsplaner opphevet. Er ikke registrert i planregister. Reguleringsplaner og enkelte saksdokumenter. 20 stk Foliomapper. 0,3 m Foliomapper. Planer opphevet av Kvadraturplanen. 0,4m. Totalt 44 mapper. Foliomapper, ikke ryddet. Registrert på plannavn. Har ikke fått tildelt plannr. Foliomapper for planer i Kvadraturen (opphevet) er i tillegg registrert med plannr. Skal knyttes til Plannavn. Enkelte skal i tillegg påføres plannr. (hvis de har). Opphevet av kvadraturplanen Plansaker godkjent - opphevet Kristiansand Eiendom 19 - Nytt eie/leie-arkiv Hjemmelsarkiv plassert i skuffeskap Ca. 11 m (ca mapper. En mappe pr. sak) Gnr./bnr. eller adresse Adresse og gnr./bnr. evt. festenr.

17 Kristiansand Eiendom 20 - FDV-arkiv Dokumenter vedr. forvaltning, drift og vedlikehold. Organisert i permer i dag. Omfanget er redusert til ca. 26 m. 26 m Navn på bygg Dette arkivet skal bygges opp etter bygningsdelstabellen på nivå 1 iht. NS Arkivet skal ikke implementeres i Public 360. Metadata og skannede dokumenter skal overleveres på elektronisk format. Navn på bygg og prosjektnummer Kristiansand Eiendom Prosjektavdelingens tegningsarkiv - UTGÅR Tegninger fra prosjektavdelingens prosjekter Ca. 203 ruller og 20 kartskuffer. Arkivet er under rydding, og det vil bli opplyst om endelig omfang på informasjonsmøtet. Navn på bygg Navn på bygg og prosjektnummer Kristiansand Boligselskap

18 21 - Prosjektarkiv Ringpermer med arkiv knyttet til diverse nybygg. Plastbokser inneholdende tegninger, anbudsbeskrivelser etc. tilhørende ringpermene 4,5 m. med ringpermer. 2,1 m. med plastbokser tilhørende ringpermene. Ventelig vil omfanget bli redusert. Alfabetisk etter adresse Makuleres etter skanning dersom ikke alder tilsier arkivering iht. arkivloven. Skal sorteres iht. listen under. Permene er stort sett oppdelt med slike skilleark i dag: - Div. korrespondanse - Møtereferater - Husbanken - Offentlig behandling - Tegninger - Konsulenter - Leietakere - Div. Adresse Kristiansand Boligselskap 22 - Forsikring/møteprotokoller Ringpermer med div. forsikringspapirer og møtereferater 1,1 m. Etter møtedato Inneholder dokumenter for hhv. Utleiestiftelsen (UT), Boligstiftelsen (ST) og Boligselskapet (BS). Makuleres etter skanning dersom ikke alder tilsier arkivering iht. arkivloven. UT, ST eller BS + permnavn

19 Kristiansand Boligselskap 23 - Opplysning om boliger Arkivskap med hengemapper med diverse boligopplysninger 13 skuffer á 60 cm, tilsvarende 7,8 m. Alfabetisk etter adresse Makuleres etter skanning dersom ikke alder tilsier arkivering iht. arkivloven. Adresse Kristiansand Boligselskap 24 - Opplysningsarkiv UT, ST & BS Arkivskap med hengemapper med generelle opplysninger om UT, ST og BS 3,5 skuffer á 60 cm, tilsvarende 2,1 m. Diverse Skal kodes iht. merkelapper i mappene. Makuleres etter skanning dersom ikke alder tilsier arkivering iht. arkivloven. Iht. merkelapper på mappene