1 KRAVSPESIFIKASJON 2 OMFANG

Transkript

1 1 KRAVSPESIFIKASJON 2 OMFANG 2.1 BYGGEARKIVET Omfanget av arkivet som skal digitaliserast bygger på grove estimater. Arkivet er plassert i arkivskap på Herøy rådhus i Fosnavåg. Papirarkivet utgjør omlag 62 hyllemeter arkiv og inneheld om lag sider. Det er estimert at om lag 2% kan ryddast vekk og kastast. Leverandør står sjølv ansvarleg for å vurdere arkivet sitt omfang, dei aller fleste mappene er det førekomst av både A4, A3 og større formater. For nærings- og offentlege bygg er det høy grad av storformatteikningar. Arkivet vil vere ope for synfaring og tilbydarar kan synfare arkivet og innhald i det dersom ein ønskjer dette. Oppdraget omfattar digitalisering av saksmapper for perioden ca 1950 til 31/ Alt arkivverdig materiale skal digitaliserast. Herøy kommune vil for sin del stille med personell som kan gi råd der leverandøren er usikker på tolkinga av arkivmaterialet. I estimatet inngår også dei historiske målebreva, dei skal og skannast og digitaliserast. For å lette arbeidet med evaluering av tilbydd løysing ber vi om at alle svar rubrikkane blir utfylte og at all informasjon som er nødvendig for å vurdere kjøpet er med. Det skal ikkje være nødvendig å lese vedlagt brosjyremateriell for å finne nødvendig informasjon for kjøpet. Eventuelle avvik frå kravsspesifikasjonen må også gå klart fram av tilbodsbrevet. Det er leverandøren sin rett og plikt å sjå til at det vert sendt med relevant dokumentasjon som gjer oppdragsgjevar i stand til å vurdere tilbodet i forhold til dei oppgjevne tildelingskriteria. 3 KRAV TIL DET NYE SYSTEMET Herøy kommune har sidan nytta sak/arkivsystemet ephorte frå Evry, vår versjon er ein Noark 4 utgåve. Tilbydd programvare må støtte Noark 5, men må og kunne kommunisere med program som operer med Noark 4. Beskriv løysing og legg ved referansar på slik integrasjon som fungerer. Eventuelt kan ein ha ein videopresentasjon eller liknande, som viser løysinga. Eventuelle begrensningar på funksjonsnivå skal tydeleg beskrivast. Vi ynskjer eit arkivsystem som ikkje er programavhengig altså eit open source program som gjer det mogeleg å flytte dokument uavhengig av programvare. 1

2 4 RYDDING AV ARKIV Sidan arkivet ikkje er godt nok sortert må dette ryddast og sorterast som ein del av skanningsprosessen. Fjerne stiftar, binders, tape og liknande Stiftar, binders, tape, plast og anna fjernast. Det må sjekkast at det ikkje er partiklar på storformatdokument. Doble eller tredoble skjema skal skalerast til A4-format og sorterast i riktig rekkefølgje. Sortere ut feilarkiverte dokumenter Dokumenter som ikkje er arkivverdige skal handterast på følgjande måte: Openbart feilarkiverte dokument (t.d. for anna eigedom) samlast i eit omslag, merkast med adresse og gards- og bruksnummer og leverast til oppdragsgjevar sin representant. Tilrettelegging og verifisering av eigedom og bygning Adresse, gards- og bruksnummer og bygningsidentitet frå mappa skal verifiserast mot Matrikkelen. Dersom det finnes fleire mapper for same eigedom skal mappene samlast før rydding. Registrere nøkkelinformasjon Med nøkkelopplysningar meiner vi opplysningar som identifiserer den enkelte saka og som nyttast for å kople saka til andre system. Enkelte store kompliserte saker handsamast spesielt. Oppdragsgjevar sin representant vil hjelpe i desse sakene. Følgjande nøkkelopplysningar knytt til den enkelte sak i byggesaksarkivet skal registrerast ved skanning: 2

3 Desse opplysningane er ei blanding av nøkkelopplysningar og relaterte eigenskapar. Vi forutset at tilbydar ut i frå eiga erfaring gjer ein sjølvstendig vurdering av systemet for nøkkelopplysningar. Hovudsaka er eit velfungerande system for oppslag/attfinning og kopling. er byggesak. Dokumenta kategoriserast, dvs. grupperast på ein måte som gjer det enkelt å finne rett dokument i ein dokumentliste. Kvart dokument skal tilordast ein kategori i samsvar med følgjande oppsett: Kode FER d VED SØK ANKO KORR AVT UTT PSAK KART FOT TEG Ferdigattest Vedtak Søknad Ansvar og kontroll Avtale Uttale Saksframlegg Tegning DOKUMENTTYPAR OG KATEGORIAR Ferdigattest Vedtak Anmodning om ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse Midlertidig brukstillatelse Ferdigmelding Ferdigattest Byggetillatelse Omslag med påskrift/vedtak fra andre enheter i kommunen Igangsettingstillatelse Utskrift av møtebok Særutskrift Samlet saksframstilling Melding om vedtak Avslag på søknad Vedtak tilleggsgodkjenning, dispensasjoner Rammetillatelse Dispensasjoner Endring av tillatelse Godkjenning av ny ansvarshavende Varsel om pålegg om retting Pålegg Tvangsmulkt Forelegg 3

4 Søknad Avslåtte søknader Forhåndshenvendelse Byggeanmeldelse Byggemelding Gjenpart av nabovarsel (inkludert evt tegning med signaturer) Ikke godkjente eller henlagte søknader som er erstattet Melding om tiltak Melding om arbeid (Før 1998) Søknader for ikke realiserte tiltak Opplysninger om tiltakets ytre rammer og bygningsspesifikasjon Søknad om byggetillatelse Søknad om dispensasjon i byggesak Søknad om utvidet bruk av avkjørsel i regulerte strøk Søknad om endring av tillatelse Søknad om tillatelse til tiltak Søknad om tillatelse til tiltak uten ansvarsrett Tilbaketrukne søknader Anmodning om forhåndskonferanse Utsleppsløyve (sanitær) Boligspesifikasjon i Matrikkel Ansvar og kontroll Bygningskontrollskjemaer Statiske beregninger Oppgave over utførelse Søknad om lokal foretaksgodkjenning/ -godkjenning av foretak Kopi av sentral foretaksgodkjenning Kontrollerklæringer Kontrollplaner Kontrolldokumentasjon Søknad om ansvarsrett Godkjenningsbevis (sentral godkjenning) Gjennomføringsplan Tekniske rapporter Vedlegg til søknad om lokal foretaksgodkjenning Ansvar og kontrolldokumenter for vann- og avløp Beregningsrapporter Varsel om tilsyn Tilsynsrapporter Samsvarserklæring Sjølvbyggar ang. svarbrev, klager, protester etc. Foreløpig svar Intern korrespondanse, arbeidsdokument, notat Fylkesmannens vedtak Samtykker/uttalelser/ vedtak fra annen offentlig instans (Arbeidstilsynet, Sivilforsvaret, Næringsmiddeltilsynet, ) Referat fra forhåndskonferanser Oversendelsesbrev til annen myndighet Orientering om klageadgang Utskrift fra SEFRAK register Liste over vedlegg 4

5 Kopi av dokumenter fra andre saker (fradeling, seksjonering, oppmåling, plan) hvis vesentlig for byggesaken Mindre vesentlig utgående korrespondanse Melding om igangsetting Melding om bruk Matrikkel/GAB utskrift, Matrikkel/GAB skjema Avtale Fullmakt Avtale Erklæringer (andre erklæringer enn naboerklæring) Samtykke til. (private) Heftelser (naboerklæring) Uttale Saksframlegg Tegning Fylkesmannens vedtak Samtykker/uttalelser/ vedtak fra annen offentlig instans (Arbeidstilsynet, Sivilforsvaret, Næringsmiddeltilsynet, ) Saksfremlegg (for saker med politisk behandling) Innmålingsskisse m/ koordinatliste (som bygget) Situasjonsplan, situasjonskart utsnitt med påtegning Bygningstegninger plan, snitt, fasade tilhørende søknad, vedtak og ferdigattest (både utgåtte og gjeldende). Illustrasjoner er delesak. Dokumenta kategoriserast, dvs. grupperast på ein måte som gjer det enkelt å finne rett dokument i ein dokumentliste. Kvart dokument skal tilordast ein kategori i samsvar med følgjande oppsett: Kode VED SØK ANKO KORR MBRV AVT UTT SAK er Vedtak Søknad Ansvar og kontroll Målebrev/Matrikkelbrev Avtale Uttale Saksframlegg 5

6 KART FOT TEG Tegning DOKUMENTTYPAR OG KATEGORIAR Søknad Søknad om deling av eiendom Rekvisisjon av kartforretning, - oppmålingsforretning Bestilling av oppmålingsarbeid Krav om sammenføying Gjenpart av nabovarsel Bestilling av matrikkelføring Ansvar og kontroll Beregningsdokumentasjon Observasjoner Kladd til målebrev, - matrikkelbrev, arbeidsdokument Innmåling av byggelinje Innsamling og behandling av rådata Dokumentasjon på måling Dokumentasjon på beregning Protokoll for kartforretning, -oppmålingsforretning Varsel om kartforretning, -oppmålingsforretning Innkalling til kartforretning, -oppmålingsforretning Interne notater Gjenpart av nabovarsel Gebyrdokumenter (kun hvis det gjelder klage på gebyr) Kvittering fra Statens kartverk Kvittering fra tingretten Kvittering fra parter Sjekkliste for utført oppmåling Interne sjekklister Løse små lapper (beregninger) Målebrev/matrikkelbrev Målebrev Matrikkelbrev Registreringsbrev (målebrev) Målebrevskart (uoffisielle) Skylddelingsforretning Midlertidig forretning Målebrevskart som viser råderettsgrenser 6

7 Avtale Uttale Saksframlegg Tegning Avtale mellom partene Fullmakt Underskrevet avtale Erklæringer (andre enn naboerklæringer) Heftelser Naboliste (utskrift usignert) Kopi/Utskrift fra rettsbok Grensebeskrivelser, jordskiftesaker Festekontrakter Skjøte Samtykkeerklæring fra pantehaver Erklæring om vergeansvar Prokurarett Egenerklæring Erklæringer ang. tredjepart(er) Uttalelser fra andre instanser i Herøy kommune Uttalelser/ Vedtak fra andre offentlige instanser Saksfremlegg (for saker med politisk behandling) utsnitt med påtegning Arbeidsdokument/ med påtegning eller stempel inn Innmålingsskisse m/ koordinatliste Situasjonsplan, situasjonskart Skråfoto uten påtegning Bygningstegninger plan, snitt, fasade er seksjonering. Dokumenta kategoriserast, dvs. grupperast på ein måte som gjer det enkelt å finne rett dokument i ein dokumentliste. Kvart dokument skal tilordast ein kategori i samsvar med følgjande oppsett: Kode VED SØK KORR AVT SAK KART FOT TEG er Vedtak Søknad Avtale Saksframlegg Tegning Vedtak Tillatelse til seksjonering Godkjenning av seksjonering (påtegning på begjæringsdokument) Omslag med påskrift/vedtak fra andre enheter i komm. Utskrift av møtebok Avslag på søknad 7

8 Søknad Ansvar og kontroll Avtale Saksframlegg Tegning Søknad om seksjonering eller reseksjonering Firmaattester Beregningsdokumentasjon Observasjoner Kladd til målebrev, arbeidsdokument Innsamling og behandling av rådata Uttalelser Oversendelsesbrev til tinglysning Liste over leietakere Vedtekter for sameie Avtale mellom partene Erklæringer om rettigheter Kopi/Utskrift fra rettsbok Fullmakt Underskrevet avtale Erklæringer (andre enn naboerklæringer) Hjemmelserklæring Heftelser Saksfremlegg (for saker med politisk behandling) utsnitt med påtegning Innmålingsskisse m/ koordinatliste Situasjonsplan, situasjonskart Bygningstegninger plan, snitt, fasade Seksjonsplan GID/R Gnr./bnr. som saka opphavleg er registrert på kan avvike frå faktisk GID i dag pga. seinare endringar i eigedomssituasjonen. Viktig at eigedomar som er slått saman med andre eigedomar vert lenka saman. Beskriv om det er nokon begrensningar i programmet eller arbeidsprosessen som kan gjere det vanskelig å gjennomføre katalogiseringa/sytematiserings metoden som er skissert. Svar: 5 SKANNING Dokument med smuss og støv må skannast slik at det elektroniske dokumentet lagrast utan prikkar/flekkar som kan danne grunnlag for mistydingar. Skjøre dokumenter må handsamast med stor varsemd. Kopiering før skanning må fortløpande vurderast. Leverandør vert bedd om å kome med forslag til korleis sjølve skanneprosessen skal gå føre seg og vise ei skjematisk oversikt over produksjonslinja. 8

9 Byggteikningar skal skannast med ein kvalitet som gjer at informasjon til nytte for berekning av sidelengder og bygningsareal ikkje reduserast. Sidelengder med liten og/eller svak skrift, aksenummer og/eller akselengder i ytterkant av teikninga, er eksempel på tilfelle som krev kvalitet i skanneprosessen. Der målestokktalet på teikninga er den einaste opplysninga i teikninga som gir grunnlag for arealberekning, må det sikrast at ulike framtidige brukarar kan vite kva målestokk dokumentet på skjermen/ som utskrift har. Til dømes kan dette sikrast ved å skanne teikningar med målestokklinjal. Beskriv metode. 6 OPPSLAGSVERK/SØKJEMOTOR Det ferdige skanna materialet skal leverast i eit web-basert søkesystem. Systemet skal vere tilgjengeleg for alle tilsette via kommunen si intranettside. Gode søk og filtrerings moglegheiter er viktig, beskriv alternativa og begrensningane i systemet. Vi ønskjer til dømes at oppslag i byggesaksarkivet skal kunne skje ved inntasting av nøkkelopplysningar, t.d. gnr/bnr eller saksnr og dokumentkategori. Systemet skal ha to hovudsøkefunksjonar knytt til både saks- og dokument nivå i arkivet. Dette vil si at ein skal kunne søke på berre saker med relevant nøkkel-informasjon. Minivindauge for førhandsvising av dokumenter Vi ønsker at ein skal kunne få ein rask oversikt over dokumenta i ein liste og trur dette kan løysast med ein forhåndsvisning av dokumentet si forside som eit slags tooltip når ein drar musepeikaren over objektet i søkemotoren. Denne funksjonen skal prises separat og takast med som ein opsjon. Ein søkemotor for drift og historisk arkiver Det er ønskeleg at søkemotoren skal handtere både søk i drifts- og historisk arkiv. På denne måten kan ein søke på ein plass og få ut alle relevante opplysningar i dette søket. Dette vil vere med på å lette arbeidet med å søke opp de opplysningane ein er på jakt etter. Denne funksjonen skal prisast separat og takast med som ein opsjon. Vi krev at både saker og enkeltdokument i det historiske arkivet blir kategorisert på ein slik måte at det blant sakene vil vere mogleg å bestemme sakstype innanfor sakene, og at det blant dokumenta innanfor ein sak skal vere enkelt å finne fram til spesifikke dokumenter. Vidare skal det vere mogleg å søke på førehandsdefinerte sakstypar slik at ein kan søke opp alle søknader på symjebasseng, garasjar, einebustader, tomannsbustader etc Overgang frå drift til historisk arkiv Etter kvart som tilveksten av avslutta saker veks vil det vere eit behov for ein overgang mellom drifts- og historisk arkiv. Vi ønsker at ein slik funksjonalitet skal vere ein del av anbodet. Tilbydar må også foreslå ein løysning for korleis dokument skal gå frå driftsarkivet til det historiske arkivet når arkivet periodiserast. 9

10 Kopling mot kart Kravet til integrasjon mellom ulike fagsystem er aukande. Kobling mellom kart og sakssystem er noe som er på full fart inn i det offentleg. ein slik kobling sjåast på som svært relevant for våre sakshandsamarar og vil vere til stor hjelp i det daglege arbeidet. Arkivet må difor i nødvendig grad vere klargjort etter Geointegrasjonsstandarden slik at ein i framtida kan koble det historiske arkivet mot kommunen si kartløysing. Kvalitetssikring I tillegg til leverandøren sin eiga kvalitetssjekk vil Herøy kommune foreta stikkprøver av det digitaliserte materialet. Digitalisert materiale vil bli sjekka mot det fysiske materialet. Sjekk av skanna dokumenter vil bl.a. inkludere orientering av dokumenta, skjeivheit, oppløysning, kontrast og liknande. Det vil også bli foretatt sjekk av eventuelle feilregistrerte nøkkelopplysningar og om dokumenter er knytt til feil sak eller kategori. Feil som blir oppdaga under kvalitetsjekk formidlast til leverandør som retter opp feilen. 7 FORMAT OG OPPLØYSING Dokumenta skal lagrast i pdf/a Noark-5 godkjent lagringsformat og med ein oppløysning på minimum 300 dpi. Fleire oppløysningsversjonar av dokumentet skal beskrivast. Dokument i fargar skal skannast i fargar, S/V skannast i S/V Skanninga av dokument må utførast med oppløysning og eventuell fargegjengiving som sikrar at informasjon i originaldokumentet ikkje går tapt i prosessen fram til elektronisk dokument. Tekstdokument skal skannast i eit OCR format. 8 TILGONG TIL ARKIV For tilsette: Tilsette i Herøy kommune skal fortløpande ha tilgong til saksarkivet under rydde- /skanneprosessen. Det er ein føresetnad at saksmapper som er tatt ut av arkivet raskt kan returnerast i elektronisk format, og seinast innan 24 timer etter meldt behov. Det er eit krav at kommunen har tilgang til web-basert historiske arkiv frå dag ein og at bestilte hastesaker skannast og blir gjort tilgjengelege gjennom denne løysinga. Beskriv løysinga og forventa respons tider. For innbyggarane: Det er ønske om opsjon på ei innsynsløysing mot innbyggarane med pålogging via minid om mogeleg. Beskriv moglegheitene som er i tilbydd systemet. 10

11 9 OM PROSESSEN Den leverandøren som blir vald, skal ha eit totalansvar for oppdraget, dvs. for alle oppgåver knytt til prosessen frå dagens arkiv til arkivet er digitalisert, elektronisk tilgjengeleg via valt løysning og fysisk klart for avlevering. Det skal utpeikast ein prosjektansvarleg frå leverandøren, med nok erfaring og kunnskap til å kunne fungere som kontaktpunkt for Herøy kommune gjennom heile prosessen. Oppgi prosjekt ansvarleg med namn og erfaring både i og utanfor firmaet. Leverandøren skal også stille med alt naudsynt utstyr for gjennomføring av digitaliseringa. Utstyr og programvare for import mot valt løysning skal godkjennast av og skje i samarbeid med IKT avdelinga i Herøy kommune. Beskriv utstyret som er tenkt brukt til gjennomføringa av oppdraget. 10 LAGRING OG OVERFØRING Prosedyre for lagring og overføring gjerast i samråd med IKT-avdelinga i Herøy kommune. Henting, pakking og all frakt av arkiv På grunn av at det ikkje er plass til å drive med skanning i kommunen sine lokale krev vi at alt arkivmateriell må flyttast til tilbydar sine lokale, eller andre lokal eigna for prosessen. Arkivmaterialet må oppbevarast i godkjente lokale jf. Arkivforskrifta 4, under heile prosessen og tilbydar er ansvarleg for sikkerheita. Pakking og levering til depot IKA Etter at mappene er ferdig rydda og skanna skal dei til arkivdepot IKA Møre og Romsdal. Den indre orden og samanheng i arkivet skal oppretthaldast. Det skal nyttast syrefrie mapper og godkjente arkivboksar. Boksane skal nummererast og etiketterast i samsvar med arkivforskrifta 3-14 og IKA Møre og Romsdal sine krav. Det skal i tillegg lages avleveringsliste (jfr IKA Møre og Romsdal sine krav). Leverandør skal sørge for pakking i godkjente mapper/boksar og for sikker og forsvarlig frakt og lagring av arkivmateriale etc. Det understrekes at dersom mapper/omslag kasserast eller byttast ut så må alle påteikningar med meir overførast til ny mappe. Vi forventar at leverandør følgjer arkivlova med tilhøyrande forskrifter i dette arbeidet. Prosessen med pakking, flytting og oppbevaring i tilbydar sine lokale og pakking og sending til deponi skal beskrivast i tilbodet. 11

12 11 SPØRSMÅL TIL REFERANSEKUNDANE Det er viktig for oss som oppdragsgivar å kvalitetssikre val av leverandør gjennom evaluering av samarbeidsevnene, kommunikasjonskvalitet og leveringsevne til leverandøren. Vi vil difor kontakte referansane dykkar, minimum 2 av dei, for å stille desse spørsmåla: Kor godt nøgd er tidlegare kunder med: det leverte produktet. oppslag, søk og gjennfinning. lesbarheit. integrasjon mot andre fagsystem, herunder kart. tilgongen til arkivet under og etter scanningsprosessen. arbeidet knytt til pakking, rydding og arkivering til depot. 12