Felles Studieadministrativt Tjenestesenter (FSAT) Organisasjonsprosjekt Utkast til prosjektplan Til behandling i styringsgruppen 15. september
Informasjon om prosjektet Prosjektnavn: Organisasjonsprosjekt FSAT Prosjekteier (PE) Styreleder Christen Soleim Ansvarlig Prosjektleder (PL) Konstituert daglig leder Grete Christina Lingjærde Planen er vedtatt av styringsgruppen (dato) 1 BAKGRUNN OG MÅLSETNINGER Det er vedtatt at Samarbeidstiltaket FS, Samordna opptak og USITs seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer (SUN) skal samorganiseres som et 1.4.4-tiltak under Kunnskapsdepartementet. KD har oppnevnt et styre og fastsatt vedtekter for den nye organisasjonen. Universitetet i Oslo vil være vertsinstitusjon, og skal levere administrative tjenester til den nye organisasjonen som har fått navnet Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). De ansatte vil formelt være tilsatt ved Universitetet i Oslo, men med tjenestested i FSAT. Styret har vedtatt å initiere et organisasjonsprosjekt der målet er å etablere den nye organisasjonen slik at man oppnår best mulig effekt av sammenslåingen. Prosjektet skal gi følgende leveranser: a) Prosjektet skal foreslå inntil 5 overordnede mål for tjenestesenteret med bakgrunn i vedtektene 8 Oppgaver og tjenester. b) Anbefale forslag til organisering av FSAT i form av et nytt organisasjonskart med en tydelig funksjonsinndeling og lederstruktur, med klare roller og ansvarsforhold. Prosjektet skal også foreslå navn på den nye enheten. Disse forslagene og anbefalingene må fremme de målene man har satt i punkt a. c) Identifisere og utvikle andre forbedringstiltak/aktiviteter som må gjennomføres for å skape en mest mulig velfungerende organisasjon. Eksempelvis vil dette kunne handle om møtestruktur, sentrale samhandlingsarenaer og felles kultur. d) Bidra til en mer sammensveiset organisasjon som har større kjennskap til og økt forståelse for den enkelte grupperings oppgaver, kompetanse og arbeidsmåter og som samtidig ser nye muligheter ved sammenslåingen. e) Arbeidet skal munne ut i et konkret forslag til organisering av FSAT, som kan benyttes som et grunnlag for å utarbeide en funksjons- og bemanningsplan. 2 ORGANISERING OG STYRING AV PROSJEKTET FSAT sitt styre utgjør styringsgruppen for prosjektet og Styreleder er prosjektets eier. Denne prosjektplanen er vedtatt av styringsgruppen og gir de viktigste føringer for prosjektet, inkludert prosjektgruppens mandat. Eventuelle nye relevante føringer og betingelser for prosjektet bør innlemmes i denne prosjektplanen så snart som mulig. Styringsgruppens hovedfunksjoner er å
overvåke prosjektets fremdrift og ta beslutninger på de leveranser som legges frem fra prosjektet. Styringsgruppen skal derfor involveres ved prosjektets milepæler for å motta informasjon, diskutere veivalg og gi signaler til prosjektet. Styringsgruppen er formelt sett mottaker av de endringsforslagene som kommer ut av prosjektet og har ansvar for å sikre at beslutninger finner sted på riktig nivå underveis og i etterkant av prosjektet. Styringsgruppen har nedsatt en prosjektgruppe bestående av ledere og ansatte i FSAT. Prosjektgruppen skal ha det løpende ansvar for å bringe prosjektet fremover, sørge for at nødvendige aktiviteter/utredninger finner sted, at tilstrekkelig informasjon om og fra prosjektet spres ut i organisasjonen, at relevante aktører involveres på en god måte og til slutt sikre at prosessen gir fra seg et beslutningsgrunnlag til styringsgruppen. Prosjektgruppen består av følgende personer: Rolle Prosjektleder Navn og fagområde Tina Lingjærde, konstituert daglig leder for FSAT Bente Ringlund Bunæs, daglig leder SO Ole Ronny Tveite-Strand, seniorkonsulent SO Agnethe Sidselrud, nestleder samarbeidstiltaket FS Royne Skaarer Kreutz, prosjektleder SO 3.0, gruppeleder SUN Richard Borge, ansattrepresentant, senioringeniør SUN Anne Kathrine F Haugen, ansattrepresentant, gruppeleder SUN Prosjektleder er bindeleddet mellom styringsgruppe og prosjektgruppe. Slik vil prosjektet sikre en god dialog rundt styring og utvikling av prosjektet. 3 INVOLVERING, MEDBESTEMMELSE OG INFORMASJON Det er en entydig erfaring at vellykkede OU-prosesser bygger på forankring i ledelsen og bred medvirkning blant medarbeidere. Resultatene fra prosjektet vil i større eller mindre grad berøre alle ansatte i FSAT. Det er derfor viktig med bred involvering fra hele organisasjonen. Dette vil skje på følgende måter: Prosjektgruppen er satt sammen av representanter for ledelse og medarbeidere i FSAT. Prosjektgruppen styrkes med enkelte nøkkelpersoner i forbindelse med utvikling av forslag til organisering av FSAT i uke 44-46. Alle som ønsker det inviteres til gjennomføring av fokusgruppeintervjuer for å gi innspill til målbilde. Samtlige ansatte i FSAT inviteres i tillegg til å delta på de tre fellessamlingene som er tenkt gjennomført i prosjektet.
De ansattes representanter er representert i prosjektgruppen og involveres ellers etter behov der dette er relevant. Det etableres videre en nettside for prosjektet der relevant dokumentasjon og viktig informasjon fra prosjektet gjøres tilgjengelig. Nettsiden skal også legge til rette for at det er enkelt å stille spørsmål og gi innspill til prosjektet. Prosjektgruppen må dessuten sikre at linjelederne i organisasjonen har tilstrekkelig med informasjon til å kunne involvere og informere ansatte og andre berørte ved behov. Det vektlegges å benytte allerede eksisterende kanaler og arenaer med dette for øyet. Endringsforslag som eventuelt krever drøftinger eller forhandlinger i henhold til Hovedavtalen, gjennomføres etter de etablerte spilleregler for håndtering av slike beslutninger. 4 EKSTERN STØTTE TIL GJENNOMGANGEN Agenda Kaupang er hyret inn for å bistå FSAT i organisasjonsprosjektet. Ragnar Kleiven er kontaktperson og prosjektleder fra Agenda Kaupangs side, mens Tom Schjetne og Morten Stenstadvold er prosjektmedarbeidere. Konsulentenes rolle er som følger: 1. Agenda Kaupang skal bidra med sin organisasjonsfaglige kompetanse i arbeidet. Dette vil bl.a. innebære å gi prosjektet en god struktur, tilby metodikk og verktøy som vil sikre en god prosess, bistå med gode analyser og sørge for at prosessen munner ut i et faglig forsvarlig resultat. 2. Agenda Kaupang skal videre bistå prosjektgruppen i selve gjennomføringen av prosjektet. Dette kan skje i form av støtte til prosjektleder og prosjektgruppen og ved å yte prosessbistand i de ulike møter og samlinger i prosjektet. 3. Konsulentene skal i tillegg utføre nødvendig utredningsarbeid, bl.a. ved å skrive forslag til prosjektplan, forslag til kriteriesett, forslag til alternative organisasjonsmodeller samt føre sluttrapport i pennen på vegne av PG. 4. Til slutt vil Agenda Kaupang kunne gi veiledning til, og fungere som en organisasjonsfaglig samtalepartner med styreleder og/eller styret om de konkrete utfordringer som vil måtte dukke opp i løpet av prosjektet. Med mindre noe annet blir eksplisitt avtalt forholder Agenda Kaupangs konsulent seg til prosjektleder for å avklare praktiske spørsmål, innhente informasjon, avtale møter osv. Bistanden fra Agenda Kaupang skal gjennomføres innenfor en ramme på kr 534 000 eks. mva. Det skal utvikles en egen kostnadsplan med oversikt over konsulentenes ressursbruk knyttet til de ulike aktivitetene i prosjektet.
Prosjektets arbeidsform og aktiviteter Strategiske føringer 5 AKTIVITETER OG FREMDRIFT På bakgrunn av de innledende diskusjoner med styret samt innspill fra første allmøte legges det opp til en prosess bestående av fem faser som vist og beskrevet nedenfor. Prosjektet startet opp med fellesmøte for styret og ansatte i FSAT den 26. august og skal være ferdigstilt i uke 51 i form av et beslutningsgrunnlag til styret. En mer detaljert fremdriftsplan, med oversikt over hvilke aktiviteter som skal gjennomføres når, er vedlagt denne prosjektplanen. FSAT: Organisasjonsprosjektet - Faser, aktiviteter og fremdrift Oppdrag og Vedtekter Styrets ambisjoner og føringer Uio sin omtsillingsavtale Prosjektoppstart og planlegging Utvikle målbilde for ny organisasjon Utvikle forslag Vurdering og rapportering Beslutning og implementering Felles Oppstartsmøte Prosjektorganisasjon etableres Etablere prosjektplan og fremdriftsplan Praktisk tilrettelegging Dokumentstudier intervjuer/fokusgrupper/ WS Få frem et bilde av en ønsket fremtid Kartlegge muligheter, hva skal vi oppnå med sammenslåingen Kartlegge kompetanse, oppgaver og arbeidsmåter Felles allmøte Kompetansetorg, målbilde og mulige løsninger Utvikle alternative forslag til organisering Identifisere og utvikle andre tiltak/løsninger Felles allmøte Diskusjonstorg Videreforedling av endringsforslag og utviklingstiltak Anbefaling av valg av modell(er) Utvikling av sluttrapport August september oktober november desember Beslutning om ny struktur Vedta implementeringsplan Implementering og oppfølging Arbeid i prosjektgruppe/styringsgruppe Kommunikasjon, informasjon og involvering. Interne møter/allmøter Medbestemmelse dialog med tillitsvalgte Fase 1: Prosjektoppstart og planlegging. I denne fasen struktureres og planlegges organisasjonsprosjektet. Arbeidet munner ut i prosjekt- og fremdriftsplan som vedtas av styringsgruppen Fase 2: Utvikle målbilde for ny organisasjon I denne fasen skal prosjektet utvikle et målbilde for FSAT. Et målbilde skal gi svaret på hva vi ønsker å oppnå med prosjektet og kan forstås som beskrivelsen av en ønsket fremtid for FSAT når det gjelder forhold som struktur, kultur, arbeidsmåter, roller, ledelse og styring mm. Målbildet skal utvikles
gjennom fokusgruppeintervjuer, enkeltintervjuer med ressurspersoner i organisasjonen og bearbeiding av informasjonen i prosjektgruppen. Målbildet presenteres (i PPT format) og diskuteres under det andre fellesmøtet, og behandles til slutt av styringsgruppen. Fra målbildet vil prosjektgruppen samtidig utvikle et notat om kriterier eller prinsipper for valg av ny organisasjonsstruktur som også skal til behandling i styringsgruppen. I tillegg vil det i denne fasen finne sted en gruppevis kartlegging av kompetanse, oppgaver og arbeidsmåter. På den andre fellessamlingen vil gruppenes arbeid bli presentert i en såkalt kompetansemesse. Formålet med dette er dels å skape økt kjennskap og forståelse for hva de ulike gruppene i FSAT gjør og hvordan de jobber, og synliggjøre viktige sammenhenger og muligheter som må hensyntas ved organiseringen av FSAT. Fase 3: Utvikle forslag Med utgangspunkt i det etablerte målbildet og de vedtatte kriterier for god organisering, skal prosjektgruppen a) utvikle forslag til alternativ organisering av FSAT og b) identifisere og utvikle forbedringstiltak og aktiviteter som må gjennomføres for å skape en mest mulig velfungerende organisasjon. I denne fasen vil man invitere ressurspersoner inn i prosjektgruppens arbeid i form av en workshop eller arbeidsgruppe. Arbeidet starter allerede under den andre fellessamlingen der deltakerne inviteres til å drodle rundt mulige modeller og tiltak, og avsluttes ved at prosjektgruppen presenterer sine forslag under den tredje fellessamlingen. Fase 4: Vurdering og rapportering Prosjektgruppens forslag vil bli gjort til gjenstand for videreforedling i et såkalt diskusjonstorg under den tredje fellessamlingen. Etter samlingen vil prosjektgruppen justere og ferdigstille sine forslag og oversende disse til styringsgruppen i en avsluttende rapport fra prosjektet. Prosjektgruppens arbeid anses som avsluttet når endelig rapport er overlevert styringsgruppen. Fase 5: Beslutning og implementering Rapporten utgjør et viktig beslutningsgrunnlag for styringsgruppen som skal sikre at nødvendige beslutninger tas i etterkant av prosessen. Det anbefales at styret vedtar en prinsippmodell for organisering av FSAT i uke 51 og at man primo 2015 utvikler og vedtar en implementeringsplan som synliggjør hvilke andre beslutninger/tiltak som skal implementeres når.
6 DOKUMENTASJON OG RAPPORTERING På bakgrunn av arbeidet i fase 2 vil prosjektgruppen utforme et målbilde for å synliggjøre avdelingens styrker og utviklingsområder. Dette målbildet vil bli presentert i Power-Point format. Videre vil det bli produsert et utfyllende notat til styringsgruppen. Før man initierer et arbeid for å utvikle et nytt organisasjonskart, skal det utarbeides et sett med kriterier eller prinsipper som ulike modeller skal vurderes mot. Hensikten er å sikre at den nye organiseringen, i størst mulig grad tilfredsstiller de definerte kriterier for utvikling av FSAT. Det vil bli fremmet et eget notat til styringsgruppen med dette for øyet. Arbeid skal munne ut i en kortfattet rapport som oppsummerer leveransene angitt i kapitel 1.