Veiledning i bruk av RefLex For skoleeiere (kommuner og fylkeskommuner) Fotograf Jannecke Sanne Normann
Veiledning i bruk av RefLex for skoleeiere (kommuner og fylkeskommuner) Hensikt med veiledningen Hensikten med dokumentet er å gi veiledning i hvordan dere kan bruke RefLex til å få oversikt over om skolenes praksis er i samsvar med regelverket innenfor utvalgte områder. Veiledningen er delt opp ut fra aktiviteter før, under og etter at dere har bedt skolen gjennomføre en vurdering av egen praksis. Denne veiledningen er ment som et supplement til veiledningen direkte i verktøyet for de som ønsker en mer helhetlig og grundig innføring i bruken av verktøyet for skoleeier. I tillegg har vi utviklet en egen brukermanual som viser hvordan dere manøvrerer og bruker de ulike funksjonene i verktøyet. Innhold Hva er RefLex?... 3 Tilgang... 3 Fase 1: Planlegge gjennomføringen... 3 Fase 2: Oppfølging av skolenes gjennomføring... 4 Fase 3: Analyse av gjennomførte egenvurderinger... 4 Se på ledelsens vurdering... 4 Se på forskjell i vurderingene internt på skolen... 4 En mer grundig vurdering av utvalgte skoler... 5 Fase 4: Oppfølging av funnene... 5 Fase 5: Når Fylkesmannen åpner tilsyn... 6 Fase 6: Videre oppfølging av temaet... 6
Hva er RefLex? RefLex er et verktøy hvor skolene (grupper av lærere og ledelsen) kan vurdere om egen praksis er i samsvar med kravene i lover og forskrifter. Dette kaller vi å gjennomføre en egenvurdering for å vurdere etterlevelsen av regelverket. Verktøyet skal bidra til bedre kunnskap om hvilke krav regelverket setter til skolenes praksis, rutiner og oppfølging. Dere får oversikt over og kan sammenligne egenvurderinger fra ulike grupper på skolen og sammenligne vurderinger fra flere skoler. Verktøyet gir skolene og skoleeier et grunnlag til å sette inn tiltak der skolene har mangler i etterlevelsen av regelverket. Skoleeier har ansvaret for at skolene følger lov og forskrift. Opplæringslovens 13 10 pålegger dere å ha et system som vurderer om kravene i opplæringsloven og forskrift til loven blir oppfylt og å følge opp resultatene fra disse vurderingene. RefLex dekker ved lansering et utvalg av opplæringslovens krav fra temaene i Felles nasjonalt tilsyn 2014 17: Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen. Utdanningsdirektoratet vil fortløpende legge inn flere tema. Verktøyet dekker ikke alle delene av lov og forskrift som skoleeier må kontrollere og følge opp. Tilgang Skolene og skoleeier får tilgang til RefLex gjennom pålogging via UBAS på lik linje med flere andre verktøy fra Utdanningsdirektoratet (tilstandsrapport, ståstedsanalyse mm). Skoleeieres og skolenes bruk er frivillig, og innlagte data er bare tilgjengelig for den aktuelle skole. Skal dere få tilgang, må skoleleder gi tilgang til egenvurderingene i RefLex. Fylkesmannen vil kun få tilgang til besvarelsene dersom dere velger å benytte RefLex ved tilsyn. Fase 1: Planlegge gjennomføringen I RefLex finner dere temaene, egenvurderingsspørsmålene og veiledning til spørsmålene. Om mulig, bør dere knytte valg av tema og tidspunkt for gjennomføring av egenvurderingen til satsinger, utviklingsarbeid eller rapportering som skolene ellers er en del av. Når dere skal velge tema og skoler, bør dere vurdere ut fra hvor det er størst risiko for at praksis ikke er i samsvar med regelverket, og hvor konsekvensene av dette er størst. Dere bør avklare rammene for egenvurderingen skriftlig og samtidig beskrive prosessen og videre oppfølging. Først må dere avklare om skolene skal gjøre egenvurderingene i temaet tilgjengelig for dere, eller om de bare skal arbeide med resultatene på egen skole. I tillegg må dere avklare hvilke grupper på skolen som skal gjennomføre vurderingen og om eventuelt alle vurderinger skal gjøres tilgjengelig for dere. Dersom lærerne skal delta, må det avklares om de skal svare ut fra praksis for skolen samlet, eller ut fra praksis på gjeldende årstrinn, fagseksjon eller lignende. Dere kan eventuelt overlate dette til den enkelte skole å avklare. Rammene må angi hvor omfattende utfylling av egenvurderingen skal være: Skal skolene bare svare ja eller nei, eller også gi en redegjørelse eller legge ved dokumentasjon? Gjelder dette for alle, eller bare utvalgte spørsmål? NB! Tenk gjennom om dere vil at skolene skal gi redegjørelser eller legge ved dokumentasjon, særlig når utvalget av skoler er bredt. Legg eventuelt føringer for hvilke spørsmål som skal ha redegjørelser og lengden på redegjørelsene. 3
Fase 2: Oppfølging av skolenes gjennomføring En stund før skolenes frist for gjennomføring, kan dere sjekke status på egenvurderingene for å se om skolene har påbegynt vurderingene. Denne informasjonen er tilgjengelig før skolene gir skoleeier tilgang til egenvurderingene. Skolen kan oppdage at de har gjort feil, eller at egenvurderingen er mangelfull etter at den er gjort tilgjengelig for dere. Skolen kan da ikke endre den uten at dere returnerer egenvurderingen i RefLex. NB! RefLex skal ikke inneholde opplysninger som direkte eller indirekte bidrar til å identifisere en person. Dersom dere eller skoler oppdager slike opplysninger, må skolen slette disse. Dere må da returnere egenvurderingene til skolene og eventuelt informere skolen om hva de skal slette/sladde. Fase 3: Analyse av gjennomførte egenvurderinger Se på ledelsens vurdering Dersom det er mange skoler som har gjennomført egenvurderinger, er det viktig først å få en oversikt over svarene/vurderingene. I RefLex vil dere allerede på siden «Gjennomførte egenvurderinger» få en oversikt over hvor mange samlede «nei svar» det er fra ledelsen på skolene (rektor) i de ulike temaene. Det er siste svaret fra ledelsen på hver skole som danner grunnlag for oversikten. Hvert nei svar indikerer én mangel på én skole i etterlevelsen av regelverket. Når ledelsen har svart nei på et spørsmål, bør dere følge dette opp. Bruk denne første oversikten til å vurdere om det er behov for lite eller mye oppfølging av skolene i dette temaet. I oversikten over skolenes egenvurderinger, kan dere velge bare å sammenligne svarene fra ledelsene på flere/alle skolene. Når dere sammenligner, kan dere gå til oppsummeringen og velge for eksempel bare å se på ledelsenes nei svar på spørsmålene. Ut fra dette kan dere notere og gi svar på følgende: Hvilke spørsmål er det ledelsen på skolene særlig rapporterer at praksis ikke er i samsvar med regelverket (nei svar)? Oppgir de spesielle årsaker til dette? (Forutsatt at dere har bedt skolene om en slik redegjørelse)? Er nei svarene spredt eller konsentrert på noen få skoler? Det er mulig å arbeide videre med svarene på egenvurderinger i et eget Excel dokument ved å eksportere egenvurderingene til Excel. Se på forskjell i vurderingene internt på skolen For at regelverket skal være implementert på skolen, må lærerne kjenne til og følge retningslinjer og regelverk. Det kan derfor relevant å se på hvilke områder/spørsmål det er forskjell i vurderingene internt på skolen. I oversikten over alle egenvurderinger fra skolene kan dere se forskjellen mellom ledelsen og lærergruppene i de grafiske fremstillingene over ja og nei svar. Dersom det gjennomgående er flere nei svar fra for eksempel en av lærergruppene enn fra ledelsen på det aktuelle temaet, er dette en indikasjon på ulike vurderinger internt på skolen. 4
Dere kan sammenligne valgte skole og grupper spørsmål for spørsmål, eller velge oppsummering for bare å se på spørsmål med ja eller nei svar. Dere bør ta stilling til om dere skal følge opp alle spørsmålene der det er interne forskjeller i vurderingene på skolene, eller for eksempel bare se på de tilfeller der flertallet av lærergruppene / alle lærergruppene har en annen vurdering enn ledelsen. Noen ganger har dere bedt om en redegjørelse der skolen begrunner hvorfor de har en praksis i samsvar med regelverket for det kravet spørsmålet representerer. Dere kan da ut fra redegjørelsen ta stilling til om det er sannsynlig at skolen følger regelverket, eller om det kan reises tvil om skolens praksis. Ut fra dette bør dere ha notert dere og kunne gi svar på følgende: Hvilke spørsmål om skolens praksis, i tillegg til de ledelsen har svart nei på, bør følges opp? Hvilke skoler gjelder dette (spredt eller konsentrert på noen få skoler)? Oppgir lærergruppene årsak til at de mener skolens praksis ikke er i samsvar med regelverket? (Forutsatt at dere har bedt skolene om en slik redegjørelse) Ved å samle informasjonen i de to analysene se på fordeling av ja og nei svar mellom skolene og internt på skolene har dere et grunnlag for videre oppfølging i neste fase. Dette gjelder både hvilke skoler og hvilke spørsmål (regelverksområder) som trenger videre oppfølging. En mer grundig vurdering av utvalgte skoler Noen ganger vil dere, ut fra en vurdering av hvor det er størst risiko for mangler i etterlevelsen av regelverket, bare gjennomføre egenvurderingen på noen få skoler. Dere har kanskje bedt om en grundigere redegjørelse/dokumentasjon fra disse. Dette kan være en del av oppfølgingen av enkeltskoler etter en første kartlegging der skolen bare har svart ja og nei på egenvurderingen. Dere gjør en vurdering av den enkelte skoles redegjørelse og dokumentasjon. Dere vurderer om redegjørelsene og dokumentasjonen er tilfredsstillende til å kunne sannsynliggjøre at skolen har en praksis i samsvar med regelverket. Fylkesmannens vurdering av egenvurderinger ved tilsyn vil bli gjennomført på denne måten. NB! Dere må vurdere om egenvurderingene fra skolen skal arkiveres. Dette må vurderes både ut fra arkivloven og egne ønsker. Alle vurderingene blir automatisk slettet etter ett år i RefLex. RefLex har enkel funksjonalitet for å eksportere / laste ned egenvurderinger og vedlegg. Fase 4: Oppfølging av funnene Analysen i fase 3 skal ha gitt dere svar på hvilke områder/spørsmål som har flest mangler i etterlevelsen av regelverket, og hvilke skoler dette gjelder. På bakgrunn av denne analysen, må dere vurdere hvilke tiltak som er aktuelle, og hvordan de bør gjennomføres. Tiltak på skoleeiernivå er særlig aktuelt dersom det er områder der flere skolers praksis ikke er i samsvar med regelverket. Noen ganger vil utfordringene være slik at dere må initiere en mer langsiktig prosess for å endre praksis, og endringene kan i tillegg kreve stor innsats fra den enkelte skole. Det finnes flere nasjonale utviklingsprogram som dere eventuelt kan initiere at skolen deltar i (for eksempel Vurdering for læring, Veilederkorps, Ungdomstrinn i utvikling). Ved noen skoler kan manglende etterlevelse av regelverket skyldes forhold spesielt på skolen. Da kan det være aktuelt å ha en grundigere oppfølging og veiledning fra dere for å sikre at tiltak blir satt i verk. 5
Fase 5: Når Fylkesmannen åpner tilsyn Når Fylkesmannen åpner tilsyn med en skoleeier, vil undersøkelsene ofte være på skolenivå. Avhengig av hvilken type tilsyn dette er, kan skolen bli bedt om å fylle ut en egenvurdering. Det er dere som velger om RefLex skal brukes til å sende inn egenvurderinger og dokumentasjon. Ved å bruke RefLex, får dere en oversikt over skolens vurdering og innsendt dokumentasjon. Med dokumentasjon menes her både en redegjørelse der skolen begrunner svarene på egenvurderingsspørsmålene og dokumenter som underbygger svar og redegjørelse. NB! Dersom det er aktuelt med endringer i egenvurderingen og dokumentasjonen som er åpnet for Fylkesmannen, må dere kontakte Fylkesmannen slik at de kan returnere vurderingen til skolen for redigering. Fase 6: Videre oppfølging av temaet Når egenvurderingene viser at praksis ikke er i samsvar med regelverket, vil dere og skolene sette inn tiltak for å rette opp situasjonen. Etter at tiltakene har hatt sin virkning, kan dere be skolen om å gjennomføre en egenvurdering der både lærergrupper og ledelsen på nytt svarer på egenvurderingsspørsmålene. Dere kan for eksempel be om at de i svarene redegjør for hva som er endret siden sist vurdering. Eller dere kan be ledelsen redegjøre for effekten av tiltakene på de spørsmålene der de selv / lærerne svarte nei i forrige egenvurdering. I RefLex kan dere innen ett år sammenligne gammel og ny egenvurdering fra skolen. Dere kan ut fra dette ta stilling til om tiltakene har virket slik at dere kan konkludere med om skolene følger regelverket. Forholdene på skolene kan ha endret seg over tid. Dere bør derfor jevnlig følge opp at skolene holder ved like en god etterlevelse av regelverket. Dersom det er foretatt vesentlige endringer i regelverket i et tema, kan dere etter en tid følge opp at endringen er implementert i skolenes praksis og rutiner ved å be skolene foreta en ny egenvurdering. Det er viktig at dere ikke ber om flere egenvurderinger fra skolene enn det dere kan følge opp. Videre er det viktig å samordne kartlegginger og vurderinger internt hos skoleeier, slik at skolene ikke får dobbeltarbeid. En mulig gjennomføringsstrategi, er å planlegge oppfølgingen i faser. Dere kan be skolene selv vurdere situasjonen og iverksette tiltak på områder der de har manglende etterlevelse av regelverket. Dette kan gjennomføres uten at dere i første omgang kontrollerer annet enn at de har gjennomført egenvurderingen i RefLex. Oppfølgingen fra dere blir eventuelt å gi veiledning eller hjelp i de tilfellene der skolene selv ber om det. Etter at skolenes tiltak har virket en stund, kan dere be skolene om en ny egenvurdering i samme tema som deretter blir tilgjengelig for dere. Dere kan da mer intensivt følge opp skoler som har en praksis som fortsatt ikke er i samsvar med regelverket. 6
Telefon 23 30 12 00 www.utdanningsdirektoratet.no