Ås idrettslag Møtereferat Hovedstyremøte Møtedato: 9. mai 2011 Tilstede fra AU Til stede fra gruppene: Forfall: Referent: John Høsteland, Tore Skovdahl,, Magne Maurset, Kristen Treekrem (ski), Egil Prestløkken (friidrett), Magnhild Moe Krogh (håndball), Sverre Knoph (trim). Dag Kjønniksen (fotball) Aasmund Bunkholt (Svømming )May Bente Brurberg ( orientering) Bente Midthjell(friskis og svettis), Are Larsen (basketball), Ola Øvstedal, Henrik Solbu, Ivar Maalen, John Espen Jakobsen Referatdato: 10. mai 2011 Møtested: Klubbhuset, Ås stadion SAKER TIL BEHANDLING: SAK 14 Godkjenning av referat fra hovedstyremøtet 21. mars 2011. Praksis i idrettslaget har vært at referater kun godkjennes og ikke underskrives. Det foreslås at en innfører som prinsipp at protokollen etter godkjenning underskrives av leder pluss to andre fra styret samt at daglig leder paraferer. Forslag til vedtak: Referat fra hovedstyremøte 21. mars godkjennes og følgende velges til å underskrive protokollen sammen med leder og daglig leder. Referatet fra hovedstyret 21. mars ble godkjent med Tore Skovdahl og Magne Maurset som underskrivere av referatet.
SAK 15 Fakturering av gruppene for bruk av daglig leder Daglig leders oppgaver består av generelle administrative gjøremål som omfatter hele idrettslaget og også spesifikk hjelp til de enkelte grupper. For å få en mest mulig rettferdig fordelig av kostnader knyttet til daglig leder er det praksis at den enkelte gruppe faktureres for bruk av daglig leder til enkelte aktiviteter. Det er viktig at daglig leder fører timelister over sitt engasjement for gruppene slik at kostnadsfordeling blir best mulig dokumentert. Forslag til kriterier for fakturering fra daglig leder til gruppene for utført arbeid. Fakturagrunnlag Fast pris Kroner Timepris Kroner Føring av lister for Norges svømmeskole 25 000,- Oppdatering av hjemmesider for gruppene 300,- Innkreving treningsavgifter 1000,- Arrangementer for enkeltgrupper 300,- Hjelp budsjett og regnskap 300,- Annet arbeid 300,- Forslag til vedtak: De foreslåtte prinsipper og satser for administrativ hjelp til gruppene vedtas. Hovedstyret vedtok de foreslåtte prinsipper og satser for administrativ hjelp fra daglig leder til gruppene. SAK 16 Fullmakt fra hovedstyret til AU. Dagens regelverk gir ikke AU noen annen posisjon enn å forberede saker til hovedstyret. AU har ingen selvstendig beslutningsmyndighet. I flere saker vil det være upraktisk å måtte innkalle til Hovedstyremøte hver gang det skal tas en beslutning. Au foreslår derfor at AU gis en generell fullmakt til å gjennomføre og inngå bindende avtaler innfor de saker som er behandlet i hovedstyret eller årsmøtet. Hovedstyret orienteres om alle inngåtte avtaler og forpliktelser inngått av AU. Forslag til vedtak: Hovedstyret gir fullmakt til AU til å inngå avtaler og forplikte idrettslaget innenfor saker som er behandlet i hovedstyret eller årsmøtet. Alle inngåtte avtaler og forpliktelser forelegges hovedstyret.
Hovedstyret gav fullmakt til AU til å inngå avtaler og forplikte idrettslaget innenfor saker som er behandlet i hovedstyret eller årsmøtet. Alle inngåtte avtaler og forpliktelser forelegges hovedstyret. SAK 17 Godkjenning av Håndballgruppas regnskap for 2010. Håndballgruppas regnskap for 2010 ble godkjent på årsmøtet med følgende forbehold: Regnskapet for håndballen anbefales godkjent, når kvittering for innbetalt kasse eller signatur fra kasserer og formann at kasse er telt opp er forevist. Det er nå forevist innbetaling på konto og det er gjort avtale om full avstemning av kasse ved sesongslutt. Forslag til vedtak: Håndballgruppas regnskap for 2010 godkjennes. Hovedstyret godkjente Håndballgruppas regnskap for 2010. SAK 18 Beramming av hovedstyremøter høsten 2011. Følgende datoer for styremøter foreslås: Hovedstyret: Mandag 29. august kl 19.00 Mandag 17. oktober kl 19.00 Forslag til vedtak: De foreslåtte datoer for hovedstyremøter godkjennes. Hovedstyret godkjente forslaget til dato for hovedstyremøte høsten 2011. SAK 19 Bankforbindelser Det ble på årsmøtet tatt opp spørsmålet om hvordan idrettslaget kunne oppnå bedre forrentning av kapitalen. Renten for 2010 ble samlet på godt under 1 %, noe som bør kunne forbedres. Samlet har gruppene og hovedlaget innestående ca 2 millioner kroner. Renteinntektene var på kun kr 14 000. Med en rente på 3 % ville avkastningen vært kr 60 000. Styreleder har vært i kontakt med DNB Nor, Spydeberg Sparebank og Sparebank 1 Vestby. Se eget notat om tilbudene. Forslag til vedtak: Styreleder gis fullmakt til å fremforhandle avtale med Spydeberg Sparebank.
Styreleder gis fullmakt til å arbeide videre med Sparebanken 1 og Spydeberg Sparebank for å fremforhandle avtale med enten Spydeberg Sparebank eller Sparebanken 1 om bankavtale. SAK 20 IF Klubbforsikring Daglig leder vil orientere om forsikringsordninger og legge frem forslag til forsikringsopplegg. Forslag til vedtak: Styret gir daglig leder fullmakt til å gjennomføre foreslått forsikringsopplegg. Styret gir daglig leder fullmakt til å gjennomføre foreslått forsikringsopplegg. Ås IL fjerner klubbforsikringen som gjelder medlemmer og varig skade som medfører livsvarig medisinsk invaliditet på minst 30%. Andre klubber i nærheten har heller ikke en slik forsikring. SAK 21 Fordeling av LAM-midler for 2011 I budsjettet for 2011 er det avsatt kr: 100 000,- i LAM midler. AU foreslår at 70% av midlene fordeles flatt til de undergruppene som har aktiviteter for barn opp til 18 år. Den resterende potten på 30% settes av til konkrete prosjekter som skal stimulere aktivitet utenom den ordinære idrettstreningen. Disse 30% kan gruppene søke på senest innen 15. september. Kommer det ikke inn søknader blir 30% fordelt flatt mellom gruppene. Forslag til vedtak: Foreslått fordeling av LAM-midler godkjennes. SAK 22 Samling for kasserere i gruppene For å få en bedre og enklere oppfølging av gruppenes regnskap legges det opp til en samling for kasserere i gruppene torsdag 9. juni. Her vil
revisor være til stede og det legges opp til at en representant fra valgt bank vil informere om nytt bankopplegg. I tillegg vil det bli orientert om gjeldende regler og bestemmelser som er aktuelle for gruppene. Det bør være møteplikt for gruppenes kasserere. Forslag til vedtak: Styret vedtar å gjennomføre den foreslåtte samlingen. Styret vedtar å gjennomføre den foreslåtte samlingen torsdag 9. juni.. SAK 23 Brev fra rektor ved Brønnerud skole Vi har fått følgende brev fra Torbjørg Refsnes Jørgensen, rektor ved Brønnerud skole: Fra august skal vi starte et forsøk ved Brønnerud skole som vi kaller Utvidet og helhetlig skoledag. Det betyr at eleven får noe lengre skoleuke med mer tid til fysisk aktivitet, lek, leksearbeid og kulturelle aktiviteter i løpet av skoledag/skoleuka. Det vil være rom for både organiserte aktiviteter og elevenes egne valgte aktiviteter. Vi vil gjerne samarbeide med frivillige organisasjoner som for eksempel idrettslaget, om å lage rom for noe av det tilbudet dere har inn i skoleuka. Det kan være som enkelt arrangement, kurs eller faste aktiviteter. Kan det være av interesse for dere å vurdere hvordan dere kan delta inn i samarbeid med skolens opplegg? Jeg vil gjerne ha respons på om dere tenker at ideen er interessant, så kan vi evt avtale videre for nærmere samtale. MVH Torbjørg Refsnes Jørgensen rektor Spørsmålet er om noen av gruppene har ideer og muligheter til et slik engasjement. Det vil bli avklart om det er mulighet for å få dekket våre kostnader. Forslag til vedtak: Hovedstyret var positive til en dialog med Brønnerud om et samarbeid om enkeltarrangement styret av medlemmer i Ås IL evt. bruk av ungdommer på idrettslinja.
Daglig leder i Ås IL og daglig leder i Ås IL Fotball arbeider avtaler et møte med Brønnerud for å se på mulige aktivitetstilbud som Ås IL samlet kan gi. SAK 24 Orienteringer Referat fra møte i AU 4. april Oppfølging av strategisk plan o Daglig leder orienter om status strategisk plan / handlingsplanen 2011 2013. Aktiv bedrift. o Status så langt ved Tore Skovdahl Hovedstyret gav Tore Skovdahl ros for sitt arbeid og gav han i oppdrag å videeutvikle konseptet til en salgsvare overfor bedriftene i Ås. Pilotprosjekt med Bioforsk? Kan være første trinn. Samarbeid mellom Ås IL og Ås IL Fotball o Status så langt ved Tore Skovdahl Det er avholdt 2 møter og neste møte blir 6.6.2011. Klubbhuset (Email fra kommunen) Det har tidligere vært planlagt rehabilitering av klubbhuset inneværende år. Grunnet bygging av ny fotballhall må denne planen endres. Klubbhuset skal benyttes som rigg for byggevirksomhetene i sommer og rehabiliteringen kan derfor ikke gjennomføres i år. Mvh Terje G. Smestad. Leder Eiendomsavdelingen / Eiendomssjef Ås kommune Anleggsutvalget arbeider videre med å få en mer presis avklaring om hva kommunen har tenkt å gjøre med klubbhuset. Idrettsrådet Ås IL kaller inn leder av idrettsrådet for et dialogmøte på neste hovedstyremøte den 29.august. Registrering i Brønnøysund Ås IL er nå registrert med rett styre for 2011 2012.
SAK 25 Eventuelt - Infobrosjyre om Ås IL. Undergruppene og AU går gjennom eksisterende infobrosjyre for å rette opp feil og mangler for et nytt opptrykk til alle hustander i Ås IL i løpet av juni måned.