HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Mandag 29.08.2005 kl. 19.00 STED: Formannskapets møterom, Høylandet kommunehus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 013/05 Forslag til budsjett for kontrollutvalget 2006 014/05 Åpne eller lukka møter i kontrollutvalget 015/05 Eventuelt/Referater Grong, 23.11.2005 Karl Flaat (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 E-post: permbj@online.no
SAK 013/05 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALGET 2006 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg 29.08.05 Per Morten Bjørgum 013/05 H 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar følgende forslag til eget budsjett for 2006: Konto Tekst Forslag -06 10803 Møtegodtgjørelse 3.000,- 10804 Godtgjørelse for tapt arbeidsfortj 1.000,- 10990 Arbeidsgiveravgift 500,- 11001 Faglitteratur/tidsskrifter/aviser 1.500,- 13750 Kjøp av sekretariatstjenester 98.000,- 11501 Kurs- og oppholdsutgifter 14.000,- 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor 2.000,- 11601 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor 1.000,- Forslaget oversendes formannskap og kommunestyre for videre behandling. Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal vedta forslag til budsjett for utvalgets arbeid i 2006. Forslaget går videre til formannskap og kommunestyre som del av kommunebudsjettet for 2006. På bakgrunn av tidligere års budsjett- og regnskapstall fremmes følgende forslag til budsjett for kontrollutvalget 2006: Konto Tekst Forslag -06 Budsj -05 Regnsk 04 10803 Møtegodtgjørelse 3.000,- 3.000,- 1.100,- 10804 Godtgjørelse for tapt arbeidsfortj 1.000,- 0,- 500,- 10990 Arbeidsgiveravgift 500,- 0,- 73,- 11001 Faglitteratur/tidsskrifter/aviser 1.500,- 1.000,- 1.120,- 13750 Kjøp av sekretariatstjenester 98.000,- 11501 Kurs- og oppholdsutgifter 14.000,- 14.000,- 1.000,- 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor 2.000,- 0,- 960,-
11601 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor 1.000,- 1.000,- 0,- Saksbehandlers vurdering: Beløpene er basert på regnskaps- og erfaringstall fra Høylandet og sammenlignbare kommuner. Posten faglitteratur gjelder fagbladet Kommunerevisoren. Kjøp av sekretariatstjenester er s betaling til KomSek Trøndelag IKS jfr selskapsavtalen. Saksbehandler mener det også kunne være naturlig å samle utgifter til kjøp av revisjonstjenester under samme ansvar som kontrollutvalgets virksomhet, men da som en egen post: Kjøp av revisjonstjenester.
SAK 014/05 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg 29.08.05 Per Morten Bjørgum 014/05 H 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Kontrollutvalg i e ble opprettet etter innføring av ny kommunelov i 1993. Kontrollutvalgene skal på vegne av kommunestyrene forestå den løpende kontroll med forvaltningen, herunder også at drifta er innenfor forsvarlige økonomiske rammer. Gjennom tilhørende forskrifter til kommuneloven ble det bestemt at kontrollutvalgets møter skulle holdes for lukkede dører. Kommuneloven og tilhørende forskrifter er nå endra, og utvalget kan selv fatte vedtak om hvorvidt møter skal føres for åpne eller lukkede dører. 77. Kontrollutvalget Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Det betyr at om kontrollutvalget ikke fatter et vedtak om at møtene deres i utgangspunktet skal holdes for åpne dører er det bundet av bestemmelsen om at møtene føres for lukkede dører. Dersom utvalget finner det formålstjenlig å åpne møtene kan det fattes vedtak om dette, som gjøres gjeldene for fremtidig praksis. Fra kommuneloven siteres 31: 31. Åpne eller lukkede møter. 1. Møter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter denne paragraf. 2. Møteleder skal på anmodning gi tillatelse til at forhandlingene i åpne møter tas opp på lydbånd, video, e.l., eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet.
3. Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. 4. Kommunestyret og fylkestinget selv kan av hensyn til personvern gi bestemmelser om at møtene i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører. 5. Kommunestyret og fylkestinget selv kan også ellers, når det er nødvendig på grunn av et bestemt angitt forhold ved den særskilte sak eller sakstype, bestemme at møtene i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører, når organet ikke selv skal treffe vedtak i saken. 6. Møte i kommuneråd og fylkesråd holdes for lukkede dører, hvis ikke rådet selv bestemmer noe annet og paragrafen her ikke er til hinder for det. Taushetsbelagte opplysninger- unntatt offentlighet Hensynet til eventuelle taushetsbelagte opplysninger ivaretas av forvaltningsloven, i hovedsak gjennom 13. Denne lyder: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Dokumenter som inneholder opplysninger i nevnte kategorier unntas rutinemessig fra offentlighet jfr. Offentlighetslovens 5, 5a og/eller 6. Dokumenter som er unntatt offentlighet merkes, og det oppgis hjemmel for unntaket. Praktisk virkning av åpne møter: Ved åpne møter vil møteinnkalling med sakspapirer rutinemessig kunngjøres, med unntak for dokumenter unntatt offentlighet som nevnt over. Publikum og media vil, som i dag, på forespørsel få tilsendt møtepapirer. Videre kan publikum og media møte opp og følge møtet fra tilhørerplass, og media kan referere fra behandlingen likedan som fra andre politiske møter. Saksbehandlers vurdering: Prinsipielt er saksbehandler tilhenger av størst mulig offentlighet i forvaltningen. Møter i øvrige kommunale utvalg, styrer og råd er i utgangspunktet åpne, dersom annet ikke er særskilt bestemt. For kontrollutvalget er det motsatte tilfelle, i det møtene er lukket inntil utvalget sjøl eventuelt velger å bestemme noe annet. Hittil har kontrollutvalgets dokumenter vært offentlige (med de vanlige unntakene) mens møtene har vært lukka. En har dermed et skille mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. Taushetsbelagte opplysninger: I forhold til taushetsbelagte opplysninger er saksbehandler av den mening at det får liten praktisk betydning om møtene er åpne eller lukka i utgangspunktet. Dokumenter unntatt offentlighet kan ikke legges fram i åpent møte, det samme gjelder taushetsbelagte opplysninger som ytres muntlig. Dersom slike dokumenter eller utsagn skal fremmes i møtet, vil det uansett måtte lukkes under behandling av den aktuelle saken. Det samme gjelder for orienteringer gitt av rådmannen eller andre i administrasjonen, dersom de inneholder sensitiv informasjon skal møtet uansett lukkes.
Synlighet: Kontrollutvalgenes funksjon og arbeid har vært lite synlig for den jevne innbygger i. Kun spesielt interesserte som kommunestyrepolitikere og ansatte har hatt noe innsikt i hva kontrollutvalget faktisk gjør. Tradisjonelt har den eneste kunngjøring av kontrollutvalgets møte vært et relativt anonymt oppslag på kommunehuset, med saklista referert. Åpne møter skal jfr. Kommunelovens 32..gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Det vil være naturlig å benytte de kunngjøringsmedium vanligvis benytter for å kunngjøre møter, oftest Internett, informasjonsblad og oppslag. Åpne møter i kontrollutvalget kan medføre en noe større oppmerksomhet rundt kontrollutvalgets funksjon og arbeid. Utvalget gjør en viktig men til tider lite synlig jobb som kommunestyrets kontrollorgan i forhold til forvaltningen og fortjener større synlighet. Virkning på den frie debatten Åpne møte med tilhørere/media tilstede kan legge en demper på meningsutvekslingen i møtet, gjennom at opplysninger om den aktuelle saken som utvalget måtte ha ikke kommer på bordet. Likeledes kan åpne møter medføre at utvalgsmedlemmer føler seg noe mindre frie i spørsmål/meningsutveksling med revisjonen/rådmannen/administrasjonen i forbindelse med orienteringer osv.
SAK 015/05 EVENTUELT/REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg 29.08.05 Per Morten Bjørgum 015/05 H 05 Referater: Eventuelt: Orientering om Forum for kontroll og tilsyn