BRUKERVEILEDNING VigoBedrift 2013 Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 1 av 43
Innhold Innloggingsside... 3 Personalia... 5 Bedriftsinfo... 6 Vis søkere... 7 Søkeroversikt... 8 Mappen Registrering... 9 Vis karakter... 10 Status - tilbakemelding til fylkeskommunen... 11 Mappen Kontaktinformasjon... 12 Søkeropplysninger... 13 Karakterutskrift... 15 Mappen Viderefordeling... 16 Viderefordele søkere til medlemsbedrift... 16 Tilbakemeldinger fra medlemsbedriftene... 19 Medlemsbedriftene ser det slik:... 21 Vis ansatte... 23 Medlemsbedrifter... 24 (tilgjengelig kun for ansatte i Opplæringskontor med rettigheter)... 24 Kontrakt... 32 Under behandling... 32 Veiviser... 33 Aktive... 37 Avsluttede... 37 I denne rubrikken vises en oversikt over avsluttede kontrakter i bedriftene.... 37 Ny kontrakt... 37 Tilskudd... 39 Bedrift... 39 Personer... 41 Kursgodkjenninger... 43 Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 2 av 43
Innloggingsside Logg på ved å klikke på «Pålogging». Det kommer da opp en påloggingsboks i bildet. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 3 av 43
Her logger du deg på med fødselsnummer og passord. Den første systemadministratoren i bedriften, må opprettes og få passordet av fylkeskommunen. Du kan velge Bokmål eller Nynorsk, standard er Bokmål om det ikke velges noe. Om du har glemt passordet, kan du her trykke på Glemt passord? Der kommer du til en side hvor du taster inn den registrerte e-postadresse, så sendes en e-post til aktuell adresse med passord. Har du ikke lagt inn e-post, kan du kontakte systemadministrator, slik at systemadministrator kan legge inn et nytt passord. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 4 av 43
Personalia - er den første siden du kommer til etter innlogging. Bedrifter I oversikten i rubrikken for Bedrifter, listes alle bedriftene hvor du har webtilgang. For å komme deg videre klikker du på bedriftsnavnet til den bedriften du ønsker å se nærmere på. Du kan til enhver tid trykke på logg ut øverst i høyre hjørne. For å komme inn på bedriftene du har tilgang til, kreves at e-post adresse under Personalia er registrert. Om dette mangler, legg inn e-post og lagre. Spørreskjema I rubrikken for Spørreskjema ligger oversikt med link til alle brukerens tilgjengelige spørreskjema. Her vises fylkesnr og navn, orgnr og navn til aktuell bedrift, navn på spørreskjema, antall spørsmål i skjema, antall spørsmål besvart, svarfrist og om besvarelsen er bekreftet(ferdig besvart/sendt inn). Personalia Her vises den påloggedes navn, adresse, telefon og e-post. Her kan du også endre opplysningene i feltene for mobil, telefon, e-post. Eget passord kan du også endre her. E-postadressen må fylles ut, da den brukes ved Glemt passord på Innloggingssiden. Trykk på lagre knappen nederst i høyre hjørne for å registrere endringene. Generelt I alle skjermbildene er det mulig å klikke «Ctrl + F» for å få opp en søkeboks i høyre hjørne. Her kan f.eks de første bokstavene i søkers navn skrives inn, om det er mange søkere på listen under Vis Søkere og aktuelt kurs/programområde. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 5 av 43
Bedriftsinfo - er mappekortet du kommer inn på når du klikker på et bedriftsnavn. Bedriftsinfo Her ligger bedriftsinformasjonen til bedriften. Adresseopplysninger tilhørende post- og kontoradresse, samt telefonopplysninger kan her oppdateres av bedriften. Her ser du også dato for når, fylkene som har aktuell bedrift godkjent, åpner for at bedriftene skal få se søkerne på web. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 6 av 43
Vis søkere Kurs/programområde med søkere Her vises alle kursene/fagområdene som denne bedriften har søkere til, fordelt på fylke. Denne siden viser hvor mange søkere hvert kurs/fagområde har og hvordan disse er fordelt pr status. Her ser du hvor mange som er til vurdering, har takket ja, er uaktuelle eller har andre status. Annen status kan være f.eks ikke møtt til intervju eller ikke fått tak i søker m.m. Når det foreligger en intensjonsavtale mellom aktuell bedrift og kurs, vil det være mulig for bedriften å benytte feltet Tilbakemelding til fylkeskommunen for å melde i fra om at de Ønsker fler søkere eller Ønsker ikke søkere i år. Om det ikke foreligger en intensjonsavtale vil feltet ikke kunne benyttes og standardverdien Ingen vil vises. Om bedriften registrerer en tilbakemelding lagres registreringer/endringer med lagreknappen nede til høyre. For å gå videre kan du klikke på Kurs/programområde navnet eller du kan om ønskelig gå tilbake ved å klikke på andre mappekort. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 7 av 43
Søkeroversikt Klikker man på aktuelt Kurs/programområdenavn får man opp følgende oversikt Som standard åpnes bildet for undermappen Registrering. Øverst listes hvilket Kurs/programområde og fylke det gjelder, samt antall søkere oversendt bedriften. Søkere I rubrikken Søkere, listes alle søkerne som er tildelt på valgt kurs/programområde. Rubrikken inneholder 2 mappevalg for bedriftene og 3 mappevalg for opplæringskontorene. Mappen du står i vises med oransje bakgrunn. Mappen Registrering hvor bedriftene kan registrere sine tilbakemeldinger pr søker til fylkeskommunen Mappen Kontaktinformasjon hvor kontaktinformasjon som e-post og telefon m.m pr. søker ligger. Mappen Videreformidling hvor opplæringskontorene kan videresende søkere til medlemsbedriftene. Utskrift av oversiktslistene får du ved å høyreklikke i bildet og velge skriv ut i dialogboksen. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 8 av 43
Mappen Registrering Her listes aktuelle søkere til aktuelt programområde. For hver søker listes følgende opplysninger: Navn, adresse, rett, ønskenr, dato for når koblingen til aktuell bedrift er opprettet og status. Ved status Takket ja til læreplass vises også felter for ønsket oppstartsdato og hvis det er opplæringskontor, felt for aktuell medlemsbedrift. Til venstre for hver søker er det en avhakningsboks i fht utskrift. Ved å sette hake i denne boksen, markeres hvilke søkere det er ønskelig å se på og skrive ut karakteropplysninger for. Detaljert beskrivelse under neste bilde. Etter endt registrering i bildet, klikk på knappen «Lagre». Knappen «Tilbake» tar deg tilbake til «Kurs/Programområde med søkere» Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 9 av 43
Vis karakter Over søkerlisten er det mulig å gjøre utvalg i fht å markere/ hake av for valgte søkergrupper. Valgalternativene her er, Alle, Ingen eller Til Vurdering. Det vil si at det her kan velges å sette hake på alle personene som er listet opp, eller alle med status «Til Vurdering». Utvalget Ingen blanker ut alle markeringer. Eventuelt kan enkelte søkere velges ved manuelt å sette hake i rubrikken til venstre. Når ønskede personer er markert, vil du ved å klikke på knappen «Vis Karakterer», få oversikt over karakteropplysninger for alle markerte søkere. Ønsker du så å skrive ut aktuell dokumentasjon, klikker du på knappen Karakterutskrift. Er det ønskelig å se søkeropplysninger om en bestemt søker, klikker du på aktuelt navn i oversikten (se nærmere beskrivelse under Mappen Kontaktopplysninger/ Søkeropplysninger). Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 10 av 43
Status - tilbakemelding til fylkeskommunen I feltet «Status» kan bedriften registrere tilbakemelding til fylkeskommunen. Dette gjøres ved å endre statusen på aktuelle søkere. Standard status når søkerne oversendes bedriftene er Til vurdering. Statusvalgene er: * Til Vurdering - søkeren er tilgjengelig og statusen kan alltid endres på *Takket ja til læreplass *Møtte ikke til intervju *Fikk ikke tak i søker *Takket nei til læreplass *Tilbys ikke læreplass - søkeren har takket ja til tilbud om læreplass. Når denne velges får man opp nytt felt hvor Ønsket oppstartdato må legges inn for at denne skal kunne lagres. NB! Opplæringskontor vil også få opp felt for å registrere aktuell medlemsbedrift. Når statusen Takket ja til læreplass er valgt og lagret, kan statusen ikke endres på web. - søkeren har vært innkalt til intervju, men ikke møtt. Statusen her kan endres. - bedriften har ikke klart å få tak i søkeren. Statusen her kan endres. - søkeren har takket nei til tilbud om læreplass. Når denne statusen er valgt og lagret, kan denne ikke endres på web. - søkeren får ikke tilbud om læreplass. Statusen her kan endres. Lagre registreringer/endringer med lagreknappen nede til høyre. I tillegg kan det være søkere som har status Uaktuell. Denne statusen vises om søkeren har fått læreplass i annen bedrift eller har trukket søknaden. Denne status kan ikke endres på. Rett viser hvilken rett søkeren har. Se rettskoder og forklaring til disse nederst i skjermbildet. For å få sett søkerens skolegang og tilhørende karakterer klikker man på navnet til aktuell søker. Alternativt kan man gå tilbake ved å klikke på Tilbake-knappen eller på aktuell mappeflik. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 11 av 43
Mappen Kontaktinformasjon Her vil ytterligere kontaktinformasjon om de aktuelle søkerne listes opp. Søkere med status Uaktuell vil ikke listes opp i dette bildet. Her ligger søkernes navn, adresse, fødselsdato, telefon, mobil og e-post. I tillegg ser dere også her søkerens rett og ønskets ønskenr. Øverst til venstre i bildet ligger muligheten for å velge å vise kun søkere med oppgitt status, f.eks de med status «Til vurdering». Her er det ingen muligheter for å registrere tilbakemeldinger til fylkeskommunen, men ved å klikke på søkerens navn kan du komme videre inn på bildet for søkeropplysninger for den aktuelle søkeren. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 12 av 43
Søkeropplysninger Klikk på aktuelt navn i listen over søkere. Dette bildet viser ytterligere informasjon om en søker. Du får da oversikt over valgte søkers personalia og skolegang. Utover dette vises her søkerens skolehistorikk med karakterer, eventuelle merknader på PFO42xx-fag og fravær. Karakteroversikt er sortert med det nyeste skoleåret først. Søkerinfo I rubrikken her vises kontaktinformasjon som f.dato, navn, adresse, telefon og e-post til valgt søker. Her vises hvilket kurs/programområde vedkommende har søkt og ønskenummer for dette ønsket. I tillegg vises rett og kjønn på vedkommende. I tillegg er det mulig å få sett feltet Melding til bedrift. Om fylkene velger å vise dette feltet, vil eventuell melding som søkeren har lagt inn i søknaden sin, vises her for bedriften. Bedriftene kan også i dette bildet registrere tilbakemelding til fylkeskommunen ved å legge inn aktuell status. Registreringsfeltene er de samme som i forrige bilde, der man så alle søkerne på valgt kurs/programområde. Også her vil feltene for oppstarts dato og eventuelt medlemsbedrift aktiviseres ved registrering av status Takket Ja til plass. Historikk Her ligger en oversikt over registrert skolegang på valgte søker. Her vises aktuelt kurs/programområde, skole og skoleår. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 13 av 43
Karakterer for:.. Her vises fag og karakterer for valgt kurs/programområde. Man bytter visning av karakterene for det enkelte kurs/programområde ved å klikke på aktuelt kurs/programområdenavn i rubrikken for Historikk. Standard er at det nyeste skoleåret er markert og vises i oversikten ved innlogging. Ved å klikke på knappen «Karakterutskrift» i dette bildet kommer du til Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 14 av 43
Karakterutskrift Her vil oversikt over alle registrerte kurs/programområder med fag, karakterer, eventuelle merknader på fagkode PFO42xx, orden og fravær komme opp i skjermbilde. Ved å klikke på knappen «Karakterutskrift» her, vil du kunne skrive ut oversikten. Eventuelt kan man klikke på knappen «Tilbake» for å komme til foregående bilde igjen. Ved markering i oversiktsbilde «Registrering», er det hit man kommer ved å klikke «Vis karakterer». Visningen vil da inneholde flere søkere (alle markerte). Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 15 av 43
Mappen Viderefordeling Er kun aktuell for Opplæringskontor. Her listes alle søkere som står med status vurdering og som kan videresendes til aktuelle medlemsbedrifter. I oversikten vises søkerne med navn, adresse, postnr/sted. Viderefordele søkere til medlemsbedrift Marker aktuelle søkere ved å hake av i rubrikken til venstrer for søkerens navn. Søkere kan markeres enkeltvis ved å hake manuelt i rubrikken for aktuelle søkere, eller man kan markere alle ved å klikke på «Kryss av for alle». Er markeringene feil og ønskes slettet, vil «Fjern alle kryss» nullstille alle avhakinger som er gjort. Når aktuelle søkere er markert, klikk på knappen «Videresend valgte søkere». Neste skritt vil være å velge hvilke medlemsbedrifter valgte søkere skal videresendes til. Opplæringskontoret vil her få listet opp alle sine medlemsbedrifter som har kursgodkjenning tilknyttet opplæringskontoret på samme kurskode som valgt kurs/programområde. Velg bedrifter ved å hake av i rubrikken til venstre for bedriftens navn. Ønsker du å sende søkerne til alle bedriftene, markeres alle bedriftene enkelt ved å klikke «Kryss av alle». Er det ønskelig å fjerne alle markeringene som er gjort, klikk på «Fjern alle kryss». Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 16 av 43
Når aktuelle bedrifter er valgt og markert, klikk på knappen «Videresend». Oversendelsen av søkere til medlemsbedrifter, bekreftes med følgende melding. Klikk på knappen «Ferdig. Gå tilbake til søkerlisten» og du kommer tilbake til denne oversikten: Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 17 av 43
Om ikke alle søkere er videresendt til alle bedrifter, velges aktuelle søkere til aktuelle medlemsbedrifter inntil ønsket resultat er oppnådd. I kolonnen «Videresendt til», vises antall medlemsbedrifter søkeren er videresendt til. Ved å klikke på aktuell søker i listen, vises oversikt over hvilke medlemsbedrifter søkeren er videresendt til. Om det finnes medlemsbedrifter søkeren ikke er videresendt til, vil det være mulig å videresende søker til en og en bedrift fra dette bildet. Velg aktuell medlemsbedrift i nedtrekksmenyen til feltet «Legg til medlemsbedrift» og klikk på «Legg til». Valgte bedrift vil da vises i lista ovenfor sammen med medlemsbedriftene søkeren allerede er videresendt til, og aktuell søker vil ganske umiddelbart vises i oversikten hos aktuell medlemsbedrift. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 18 av 43
Tilbakemeldinger fra medlemsbedriftene I kolonnen «Antall svar» vises det antall medlemsbedrifter som har gitt tilbakemelding. Klikk på aktuell søker for å få opp flere detaljer på hvilke medlemsbedrifter som har gitt hvilke tilbakemeldinger. Om medlemsbedriften ikke har gitt tilbakemelding, vil status være «Til vurdering». Om medlemsbedriften har sagt de ikke ønsker å ansette personen, vil status være «Bedriften sier Nei», og om medlemsbedriften har sagt de ønsker å ansette personen, vil status være «Bedriften sier Ja». Dersom ansettelse er ok for Opplæringskontoret, klikker de på knappen «Sett formidlet» til høyre for Status på den medlemsbedriften som er aktuell. Når søkeren så er formidlet, blir søkeren borte fra listen over søkerne som skal videresendes...og vises i oversikten for søkere til opplæringskontoret med status Takket Ja til læreplass og aktuell medlemsbedrift. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 19 av 43
Også søkere som får status uaktuell, forsvinner fra listen på mappekortet Viderefordeling, og vises i oversikten for søkere med status Uaktuelt. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 20 av 43
Medlemsbedriftene ser det slik: I mappen «Vis søkere», vil medlemsbedriftene få opp 2 rubrikker med oversikt over aktuelle kurs/program med søkere. Den øverste rubrikken vil liste opp kurs/programområder med søkere direkte til bedriften. Om bedriften ikke er godkjent som selvstendig bedrift, vil denne rubrikken være tom for data. Den nederste rubrikken vil liste opp kurs/programområder med søkere videresendt fra Opplæringskontor. Søkere videresendt fra Opplæringskontor ses ved å klikke på aktuelt kurs/programområde i nederste rubrikk. I et nytt skjermbilde, listes alle søkerne som er videresendt fra Opplæringskontor. Om det er oversendt søkere fra flere Opplæringskontor på samme lærefaget, vil disse listes i forskjellige rubrikker, hvor navn og orgnr til aktuelt Opplæringskontor står skrevet over aktuelle søkere. I skjermbilde listes navn og adresse på søker. Ved å klikke på navn til ønsket søker i listen her, vil ytterligere søkeropplysninger vises. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 21 av 43
Tilbakemelding til Opplæringskontoret gis ved å legge inn aktuell verdi i feltet «status». Kun status som ligger i nedtrekksmenyen er mulig å bruke. Har medlemsbedriften snakket med søker og søker takket ja til tilbud om en læreplass, gir de tilbakemelding til Opplæringskontoret om at «Ja, vi vil gjerne ansette denne personen». Takker derimot søkeren nei, eller det av andre grunner ikke er aktuelt å ansette vedkommende, melder medlemsbedriften dette tilbake ved å velge «Nei, vi vil ikke ha denne personen». Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 22 av 43
Vis ansatte Fagopplæringen i Fylkene oppretter en (eller flere) Systemadministrator i hver bedrift/opplæringskontor. Kun de med systemadministrator-rettigheter har tilgang til Vis ansatte. Systemadministratorer er derfor de eneste som kan redigere på øvrige ansatte i bedriften. Systemadministrator kan gi ansatte i egen bedrift tilgang til VigoBedrift, gi nye og/eller eventuelt endre allerede gitte rettigheter der. De kan også endre passord for de andre ansatte hvis behov. Ved å klikke på knappen Rediger på linja til den ønskede ansatte, får de opp følgende bilde: Rettighetene som finnes er: Stengt ingen rettigheter Les - kan kun lese data Les og Skriv - kan lese og endre/opprette data Administrator alle rettigheter og kan også opprette, redigere, gi rettigheter og endre passord til øvrige ansatte i bedriften. NB! Husk at bedriftsrettighetene satt på fylkesnivå i tilfelle overstyrer rettigheter satt på ansatt. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 23 av 43
Medlemsbedrifter (tilgjengelig kun for ansatte i Opplæringskontor med rettigheter) Her listes de medlemsbedriftene som er registrert i VigoOpplæring med bedriftskurs (kursgodkjenning) uten passert passivdato tilknyttet aktuelt Opplæringskontor. Oversikten viser medlemsbedriftenes Org.nr, navn, tilgang til VigoBedrift og e-post adresse. Tilgang til VigoBedrift = Ja hvis noen av bedriftens ansatte har tilganger utover sin egen personalia side, ellers Nei. E-post adressen hentes fra bedriftsinformasjonen til aktuell medlemsbedrift og ikke fra noen av bedriftens ansatte. Oppdatering av e-post må gjøres av medlemsbedriften selv (på VigoBedrift under Bedriftinfo) eller i Vigo lokalt. Er det flere sider med medlemsbedrifter, blar du ved å bruker piltastene nede i skjermbilde Send e-post Ved å markere en eller flere medlemsbedrifter og klikke på knappen «Send e-post til valgt bedrift» vil du automatisk få opprettet e-post hvor aktuell tekst legges inn. E-post må være utfylt for medlemsbedriftene. Opprett medlemsbedrift Opplæringskontoret kan her også opprette nye medlemsbedrifter. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 24 av 43
Ved å klikke på knappen «Opprett medlemsbedrift» kommer dere til et skjermbilde med et felt hvor aktuelt orgnr må legges inn. Klikk så på knappen for «Sjekk org.nr». Om VigoBedrift da finner aktuell bedrift og denne ikke er passiv i fylkets bedriftsregister, vil du få opp navn og adresse på bedriften. Verifiser så at det er rett bedrift og velg med knappene «Lagre og gå til medlemsoversikt» eller «Lagre og gå til kursgodkjenning» hvor du vil videre. Ved å klikke på «Lagre og gå til medlemsoversikt» vil ny medlemsbedrift bli lagret og du kommer tilbake til skjermbildet hvor du har oversikt over medlemsbedriftene. Der vil da også den nye medlemsbedriften vises. Ved å klikke på «Lagre og gå til kursgodkjenning» vil ny medlemsbedrift bli lagret og du kommer til skjermbildet hvor du kan opprette kursgodkjenninger for den nye medlemsbedriften. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 25 av 43
Passiv bedrift (opphørt eller fratatt godkjenning i fylket) Om bedriften av en årsak er satt passiv i bedriftsregisteret til fylket vil dere få melding om at denne bedriften ikke kan benyttes som medlemsbedrift. Legg i så tilfelle inn et nytt org.nr eller klikk på knappen Angre for å komme tilbake Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 26 av 43
Bedriftsinfo Ved å klikke på knappen Bedriftsinfo på raden til aktuell medlemsbedrift vil du få opp følgende skjermbilde: Øverst i skjermbilde vises valgt medlemsbedrift i en gul ramme. Det informeres her om at redigering som foretas i aktuelt bilde, gjelder for valgt medlemsbedrift. Her kan ansatt i opplæringskontoret redigere adresse- og kontaktopplysninger til valgt medlemsbedrift. Ved å klikke på knappen Opplæringskontoret du er innlogget på. vil du komme tilbake til Bedriftsinfo for Ansatte Ved å klikke på knappen Ansatte på raden til aktuell medlemsbedrift vil du, hvis du har administrasjonsrettigheter, få opp følgende skjermbilde: Oversikten her viser ansatte med roller tilknyttet valgt medlemsbedrift. En ansatt med flere roller vil vises tilsvarende mange ganger i listen her. Ved å klikke på knappen Rediger for en valgt ansatt kommer du til følgende skjermbilde: Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 27 av 43
I bildet her, kan ansatt i opplæringskontoret med administrasjonsrettigheter, redigere opplysninger på valgt ansatt i medlemsbedrift. Adresse- og kontaktopplysninger samt rettigheter kan her redigeres. Ansattes roller i bedriften I rubrikken Ansattes roller i bedriften, kan opplysninger om de ansattes roller oppdateres. Alle registrerte roller, bortsett fra rollen Faglig leder, som har betydning for bedriftens godkjenning, kan fjernes. Dette gjøres ved å klikke på knappen bak aktuell rolle og deretter. Dette kan være aktuelt om det er en feilregistrering eller om vedkommende ikke lenger er ansatt i bedriften og man ønsker rydde den ansatte helt vekk. Om faglig leder ikke lenger er ansatt eller aktuell i rollen, registreres dette ved å oppdatere rollens gyldighet. Ny rolle kan opprettes ved å klikke på knappen. Det opprettes da en ny rad i skjermbilde og data må fylles inn Velg aktuell rolle fra nedretrekksmenyen i feltet. Du vil her kunne velge mellom rollene: Annen, uspesifisert rolle, Daglig leder, Instruktør, Kontaktperson, Tilsynsrepresentant, Nestleder eller Søker faglig leder. Etter valgt rolle, må gyldighet (gyldig fra og gyldig til) legges inn før registreringen lagres. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 28 av 43
Ved Søker faglig leder vil gyldighet beregnes automatisk, men her vil du måtte legge inn aktuelt programområde. Gyldigheten kan for de forskjellige rollene oppdateres fritt, med et par unntak. For rollen Faglig leder, kan gyldigheten kun forkortes og ikke forlenges. For rollen Søker faglig leder vil gyldigheten beregnes automatisk. Gyldig fra vil settes til d.d (opprettelsesdato) og gyldig til vil settes til 31.12. to år etter gyldig fra. Kursgodkjenninger Ved å klikke på knappen Kursgodkjenninger på raden til aktuell medlemsbedrift vil du få opp følgende skjermbilde: Her listes alle kurstilknytningene valgt medlemsbedrift har på opplæringskontoret du er pålogget. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 29 av 43
Om det manlger et kurs (lærefag), kan nye kursgodkjenninger opprettes ved å klikke på knappen Du vil da få følgende skjermbilde. og må her velge aktuelt kurs (programområde) i feltets nedrekksmeny. Kursgodkjenning opprettes pr grunnkode, dvs. programområdekodens 6 første tegn, og gjelder alle varianter av aktuell kode. Etter valgt kode, klikk på knappen Opprett kursgodkjenning og du vil se at valgt kurs ligger i oversikten. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 30 av 43
Det er viktig å understreke at for å kunne ta inn lærlinger/lærekandidater må bedriften ha en godkjent faglig leder på aktuelt kurs/programområde. Om faglig leder allerede finnes registrert på bedriften, kan sjekkes ved å klikke på knappen. Er ikke det allerede på plass kan dette søkes om ved å opprette ny rolle Søker faglig leder på allerede registrert ansatt, eller ved opprettelse av ny ansatt med aktuell rolle. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 31 av 43
Kontrakt I mappekortet her ligger det igjen 4 undermapper. Under behandling Kontrakter klare for utskrift I rubrikken her vises kontrakter som er klare for å skrives ut av bedriftene, som deretter skal underskrive på kontraktene og oversende dem til fylkene. Disse kontraktene er ferdig saksbehandlet i fylkene og har fått satt kontraktstatus Godkjent for utskrift i VIGOopplæring. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 32 av 43
Ved å klikke på aktuelle personer her, får man opp følgende melding: Ved å klikke på knappen «Skriv ut» får man opp en forhåndsvisning av aktuell kontrakt. Skriv ut denne i 3 eksemplarer. Skriv under på alle 3 eksemplarene og send disse til fylket. Kontrakter klare for gjennomsyn/ endring. I rubrikken her vises kontrakter som er klare for gjennomsyn og/eller endring av opplæringskontor/bedrift. F.eks verifisering og/eller korrigering av medlemsbedrift, faglig leder, tidligere yrkespraksis og læretid start. Dette er gjerne kontrakter som er preutfylt av fylkene og som ligger registrert med kontraktstatus «Behandles av bedrift» i VigoOpplæring. Velg aktuell person og opplæringskontor/bedrift får opp veiviser for kontraktsutfylling. Det er her kun gitte felter som er redigerbare. Veiviser Lærling personopplysninger Sjekk opplysningene og korriger hvis behov Klikk så på knappen «Neste» for å komme videre i veiviseren. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 33 av 43
Bedriftinfo bedriftsinformasjon Sjekk opplysningene og legg inn eventuelt manglende data og/eller korriger hvis nødvendig. Kun opplysninger om medlemsbedrift, gyldighet fra og gyldighet til (tidsrommet hvor lærling er i aktuell bedrift), faglig leder, representant for de ansatte og opplæringsring er mulig å legge inn. Klikk så på knappen «Neste» for å komme videre i veiviseren. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 34 av 43
Læretid læretidsopplysninger Se over og legg inn eventuelt manglende data og/eller korriger hvis nødvendig. For å legge inn eventuelle fradrag for tidligere yrkespraksis eller annet, klikk på pilen til høyre i feltet hvor det står «Velg kode». Velg kode for aktuelt fradrag og legg inn en kort beskrivende tekst i feltet i rubrikk 2, og forslag til antall mnd fradrag i rubrikk 3. Eks: Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 35 av 43
Klikk så på knappen «legg til» og registreringen vil vises som i neste bilde. Flere fradrag av typen Annet eller Yrkespraksis kan legges inn. Er registreringen feil, kan den slettes ved å klikke på linken «Fjern». Kontrakter som er til behandling hos fylkeskommunen. I rubrikken her listes kontrakter som er til behandling hos fylkeskommunen. Opplæringskontor/bedrift har kun lesetilgang på disse. Kontraktene som ligger her har status 1 eller 3 «Behandles av fylket» lokalt i VigoOpplæring. Dette kan f.eks være kontrakter som er preutfylte, men ikke gjennomgått av fylkeskommunen, slik at de ikke er klarert for gjennomgang av bedrift, eller det kan være kontrakter som er ferdig behandlet av bedriften (gjennomgått og klikket ferdig på web). Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 36 av 43
Aktive I rubrikken her vises en oversikt over aktive kontrakter i bedriften. Dette er godkjente kontrakter uten avslutningsdato i VigoOpplæring, dvs. at de skal ha status 6 «Godkjent» på kontrakten lokalt. Det er her diverse søkemuligheter: - Programområde, faglig leder, læretid start eller læretid slutt - Utvalg i fht hva som finnes av data på aktive kontrakter Avsluttede I denne rubrikken vises en oversikt over avsluttede kontrakter i bedriftene. Dette er kontrakter med avslutningsdato registrert i VigoOpplæring, dvs. de skal ha status 7 «Avsluttet» liggende som status på kontrakten lokalt. Ny kontrakt Her kan ny kontrakt opprettes fra Opplæringskontor/bedrift. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 37 av 43
Nye kontrakter kan f.eks være aktuelt å opprette på personer dere ikke finner i søkerlistene eller oversikten for kontrakter som er under behandling eks. voksne. For at kontrakt skal kunne opprettes her må vedkommende (fnr) finnes på sentralbasen, men kan ikke ligge som søker eller ha aktiv kontrakt. Om kontrakt ikke kan opprettes vil melding gis med beskjed om å ta kontakt med fagopplæringskontoret i fylke. Fylkene må da i tilfelle få registrert aktuelt fnr lokalt, slik at det synkroniseres ut til sentralbasen. Nedtrekksmenyen i feltet for lærefag lister aktuelle lærefag som bedriften er godkjent for og hvor det i VigoOpplæring er registrert gyldig faglig leder. Det er enn så lenge kun mulig å opprette lærekontrakter på ordinær kategori fra VigoBedrift. Fødselsnummer registreres og aktuelt lærefag velges. Klikk deretter på «Lag Kontrakt». Samme veiviser som for kontrakter klare for gjennomsyn/endring vil da aktiviseres. Veiviseren må fullføres for at kontraktopprettelsen skal lagres. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 38 av 43
Tilskudd Viser oversikt over tilskudd utbetalt til aktuell bedrift. Når du klikker på mappen Tilskudd vil du få opp to arkfaner Bedrift som vil vise tilskudd totalt for bedriften Personer som vil vise tilskudd for aktuell person Bedrift Ved å klikke på ønsket telledato vil du få se en oversikt over beregnet tilskudd for denne perioden. Om den er markert med * vil det si at den aktuelle kjøringen enda ikke er godkjent i fylket. Øverst i oversikten vises aktuell telledato, dato for når tilskuddsberegningen ble kjørt, hvilket fylket det er i fra og bedriftens kontonr. Her listes alle lærlinger/lærekandidater som er med i beregningen opp og for hver enkelt av disse listes navn, fødselsnr, programområdekode og totalt tilskuddsbeløp for valgt telledato. Nederst er beløpene summert, slik at du der får det totale beløpet for bedriten for valgt telledato. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 39 av 43
Ved å klikke på en utvalgt person i lista til venstre Vil du få opp en detaljert oversikt over vedkommende. Her vil du se opplysninger som navn og fødselsnr i tillegg til læretid og programområde. Under Transaksjon listes detaljer for det totale tilskuddet beregnet for vedkommende på valgt telledato. Her vises type tilskudd, periode og sum. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 40 av 43
Personer Under personer listes alle lærlinger/lærekandidater i bedriften. I parentes bak lærlingens/lærekandidatens navn vises det totale tilskuddet som er utbetalt (beregnet) for vedkommende så langt. For å se på detaljer til det totale tilskuddet per person klikker du på vedkommende i lista. Oversikten til venstre lister da opp hver telledato vedkommende har vært med i beregningen og i parentes står summen som er utbetalt/beregnet for hver telledato. Dette tilsvarer summen bak navnet til vedkommende som er totalbeløpet så langt. I bildet til høyre, under Oversikt over tilskudd for XX, ser du ytterligere opplysninger som f.eks fylke og bedriftens kontornr i tillegg til navn, fødselsnr og programområde på kontrakten til vedkommende. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 41 av 43
Klikker du så på en aktuell periode under valgte person vil du i oversikten til høyre få ytterligere detaljer i fht hva som ligger i tilskuddet for valgt periode. Her listes detaljer om transaksjon (type tilskudd, eventuelt annulering og/eller etterbetaling), tilskuddsperiode og beløp pr. transaksjon som er meg i det totalt beløpet for valgt telledato. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 42 av 43
Kursgodkjenninger Her listes alle kurstilknytningene registrert på bedriften/ opplæringskontoret du er pålogget. Navn viser bedrift/opplæringskontor for aktuell kursgodkjenning, dvs. medlemsbedrift om du er pålogget via Opplæringskontor og aktuelt Opplæringskontor om du er pålogget medlemsbedrift. «Egen» er kursgodkjenninger hvor bedriften/opplæringskontoret er godkjent som selvstendig bedrift. Nye kursgodkjenninger for pålogget bedrift kan opprettes vha knappen. Brukerveiledning VIGObedrift 19.03.2013 43 av 43