Konkurransegrunnlag Kjøp av planleggings- og prosjekteringstjenester K114 Detaljprosjektering av offentlig friområde OF1 Grilstad Marina AS Grilstadfjæra Dokumentets dato: 05.12.2012 Side 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNBYDELSE TIL KONKURRANSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Kontraktsbestemmelser... 3 1.4 Kunngjøring... 3 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Anbudsbefaring/Anbudskonferanse... 4 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Regler for konkurransen... 4 2.2 Offentlig innsyn i konkurransen... 4 2.3 Kostnader ved å delta i konkurransen... 4 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 4 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 4. KRAV TIL ANBUDET... 5 4.1 Anbudets utforming og levering... 5 4.2 Anbudsfrist, innlevering... 5 4.3 Vedståelsesfrist... 6 4.4 Innleveringssted... 6 4.5 Anbudsskjema... 6 4.6 Forbehold... 6 4.7 Oppdragets varighet / frist for gjennomføring... 6 4.8 Endring og tilbakekallelse av anbud... 6 4.9 Komplett anbud... 7 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV ANBUDENE... 7 5.1 Anbudsåpning... 7 5.2 Retting av åpenbare feil... 7 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 7 5.4 Behandling av mottatt anbud... 7 5.5 Tildeling... 7 6 GENERELLE BETINGELSER... 8 6.1 Honorar... 8 6.2 Krav til faktura... 8 6.3 Rutiner ved endringer og tillegg... 8 6.4 Forsikring... 9 7 KRAVSPESIFIKASJON... 9 7.1 Oppdragsbeskrivelse... 9 7.2 Krav til leverandør... 9 7.3 Leveranse... 9 7.4 Konkurransegrunnlag for entreprenørkonkurranser...10 8. Vedlegg...10 Side 2
1. INNBYDELSE TIL KONKURRANSE 1.1 Oppdragsgiver Trondheim kommune deltar sammen med Grilstad Marina AS i utvikling av Grilstadfjæra nordøst for Trondheim sentrum. Man ønsker å legge til rette for realisering av planene for en ny småbåthavn i Trondheim med 1000 båtplasser. Hensikten er videre å legge til rette for boligbygging og økning i regulert næringsareal i henhold til gjeldene reguleringsplan. Trondheim kommune er eier av all offentlig teknisk infrastruktur i området. I henhold til utbyggingsavtale mellom Grilstad Marina AS og Trondheim kommune skal Trondheim kommune være tiltakshaver og byggherre for etablering av offentlig infrastruktur og skal dermed være avtalepart ved alle kontrakter i forbindelse med gjennomføring av disse anleggene. Grilstad Marina AS er oppdragsgivers representant i kontraktsforholdet med prosjekterende firma, med byggeleder og med de respektive entreprenører og skal stå for den praktiske gjennomføring av alle byggeprosjekter for offentlig infrastruktur. På vegne av Trondheim kommune innbyr Grilstad Marina AS aktuelle leverandører til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med detaljprosjektering av offentlig friområde OF1. Omfanget fremkommer av beskrivelse i innbydelsens pkt 1.2. og pkt 7. Mer informasjon om Trondheim kommune finnes på www.trondheim.kommune.no, om Grilstad Marina AS på http://grilstadmarina.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Konkurransen omfatter i hovedsak: - Detaljprosjektering av offentlig friområde OF1 - Utarbeide konkurransegrunnlag - Evaluere og innstille på entreprenør Se også pkt. 7. 1.3 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag med de presiseringer som følger av det avtaledokumentet som er utarbeidet av Trondheim kommune. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson Grilstad Marina AS v/frode Reinaas Adresse: Strindfjordvegen 1, 7053 RANHEIM. Telefon: 928 04 347 E-post: fr@grilstadmarina.no eller firmapost@grilstadmarina.no Side 3
1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Tilleggsopplysninger kan etterspørres inntil 7 dager før innleveringsfrist og gis senest 5 dager før innleveringsfrist. Opplysningene sendes samtlige leverandører. 1.7 Anbudsbefaring/Anbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt anbudsbefaring/anbudskonferanse. 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende forskrifter, kfr http://www.lovdata.no/all/hl-19990716-069.html og http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20010615-0616.html. 2.2 Offentlig innsyn i konkurransen I henhold til offentlighetsloven fra 1.1.2009, http://www.lovdata.no/all/nl-20060519-016.html, vil anskaffelsesprotokollen og innkommende anbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse anbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold, også kalt forretningshemmeligheter, er informasjon som har en økonomisk verdi for den som innehar denne informasjonen eller som vil ha en økonomisk verdi for den som får tilgang til denne informasjonen. Der leverandøren mener at noen opplysninger i hans anbud skal være taushetsbelagte, skal han levere to sett anbud der det ene sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, vil oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at man plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom leverandøren ikke anser noen opplysninger i anbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbrevet. Det er i så fall tilstrekkelig å levere ett eksemplar av anbudet sitt. 2.3 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av ham. 3. KVALIFIKASJONSKRAV Vi ønsker anbud fra leverandører med det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten, og med erfaring fra tilsvarende oppdrag i henhold til konkurransegrunnlaget. Side 4
3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold knyttet til skatteinnbetaling og innbetaling av merverdiavgift Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt Skatteattestene må foreligge senest innen anbudsfristens utløp og være vedlagt anbudet. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra anbudsfristens utløp. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers dokumentasjonskrav Det kreves meget god gjennomføringsevne Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Oversikt over foretakets viktigste tilsvarende leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Godkjenning for ansvarsrett Leverandøren skal ha rutiner/prosedyrer og kompetanse knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger ved utførelse av det aktuelle oppdrag. Leverandøren skal ha sentral godkjenning for ansvarsrett innen aktuelle fagområder eller dokumentere at han kan få tilsvarende lokal godkjenning Bedriftens miljøstatus skal bekreftes ved utfylling av vedlagt miljøerklæring eller et tilsvarende dokument. 4. KRAV TIL ANBUDET 4.1 Anbudets utforming og levering Følgende gjelder for anbudets utforming og levering, se også pkt 4.9 nedenfor om oppbygging av selve anbudet: Anbudet skal være komplett, skriftlig og inneholde et anbudsbrev som skal være datert og undertegnet Anbudet skal være merket: K114 Detaljprosjektering av offentlig friområde OF1 Anbudet skal være avgitt i lukket forsendelse Anbudet skal leveres på norsk Anbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, kfr pkt. 4.4 Anbudet skal leveres i ett eksemplar, eventuelt to hvorav ett sladdet, kfr pkt 2.2 foran Anbudet kan ikke avgis med elektronisk middel Eventuelle forbehold må fremgå klart av anbudsbrevet. 4.2 Anbudsfrist, innlevering Siste frist for innlevering av anbud er onsdag 19. desember 2012, kl 13.00 Anbudet skal foreligge på innleveringsstedet innen utløpet av anbudsfristen. For sent innkomne anbud vil bli avvist. Det er leverandørens ansvar at fristen overholdes. Side 5
4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt anbud i 90 dager, regnet fra anbudsfristens utløp. 4.4 Innleveringssted Anbudet bes innlevert eller sendt til: Grilstad Marina AS Strindfjordvegen 1 7053 Ranheim. 4.5 Anbudsskjema Anbudspriser og -sum skal gis i vedlagt skjema, vedlegg 1. Anbudsskjema innleveres i utfylt stand, det skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Dersom leverandøren ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som fremgår av skjemaet, skal dette identifiseres og gis i anbudet eller i eget skjema. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i anbudsskjemaet og i anbudsbrevet, har opplysningene i anbudsskjemaet forrang. 4.6 Forbehold Forbehold skal klart fremgå i anbudsbrevet/anbudet/vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at anbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.7 Oppdragets varighet / frist for gjennomføring Oppdragsgiver ser foreløpig for seg følgende fremdriftsplan for prosjektet: Gjelder Frist Oppstart oppdrag 14.01.2013 Konkurransegrunnlag / utlysning Doffin 25.02.2013 Innleveringsfrist tilbydere 15.03.2013 Frist evaluering og innstilling 22.03.2013 Anleggsstart 15.04.2013 4.8 Endring og tilbakekallelse av anbud Et anbud kan tilbakekalles eller endres inntil anbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av anbudet er å betrakte som ett nytt anbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1. Side 6
4.9 Komplett anbud Anbudet skal bygges opp etter følgende system og med innhold som angitt: Gjelder Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Kvalifikasjonskrav 1. Anbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av anbudsbrevet. Det skal også angis om anbyder har firmainterne opplysninger som ikke skal offentliggjøres eller ikke og om han leverer ett eller to anbud i tråd med dette, kfr pkt 2.2 og 4.1 foran 2. Attest for skatt 3. Attest for mva 4. HMS-egenerklæring 5. Bekreftelse på sentral godkjenning 6. Referanseliste fra tilsvarende prosjekt 7. Miljøerklæring Tildelingskriterier 8. Beskrivelse av relevante prosjekter utført av tilbudte medarbeidere 9. CV for tilbudt personell 10. Komplett utfylt prisskjema 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV ANBUDENE 5.1 Anbudsåpning Anbudsåpning vil være lukket, leverandører har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Åpning foretas av to representanter for oppdragsgiveren. 5.2 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i anbudet, blir disse rettet dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle anbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 5.4 Behandling av mottatt anbud Etter anbudsåpning vil oppdragsgiver kontrollere og vurdere hvorvidt anbudene inneholder den dokumentasjon og de erklæringer det er stilt krav om i dette anbudsgrunnlaget, kfr pkt 4.9. Manglende dokumentasjon og erklæringer kan føre til at anbudet blir avvist, kfr pkt 4.1 over. Leverandører som tilfredsstiller kravene blir ansett å være kvalifisert og deltar i prosessen videre. 5.5 Tildeling Anbud fra kvalifiserte leverandører gjennomgås videre. Innstilling av leverandør og tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av hvilket anbud som er det økonomiske mest fordelaktige. Side 7
Følgende kriterier legges til grunn: Vurderingstema 1. Pris Anbudssum, eventuelt korrigert etter kontrollregning. 2. Kompetanse og kvalitet Tilbudte medarbeideres erfaring og kompetanse. Vekt Samlet vekt 70 % Samlet vekt 30 % 6 GENERELLE BETINGELSER 6.1 Honorar Arbeidet godtgjøres med et fast honorar, kfr anbudsskjema. I honoraret skal inngå alt nødvendig arbeid for å fremskaffe offentlig godkjennelse (både teknisk godkjenning hos Trondheim kommune avdeling kommunalteknikk og nødvendige tillatelser fra Byggesakskontoret) og for å utarbeide anbudsdokumenter og komplette arbeidstegninger. Komplett oversikt er gitt i vedlegg 1 Anbudsskjema. For øvrig gjelder: Anbudssum og timepriser for alle tilbudte medarbeidere reguleres som angitt. Alle prosjekteringsmøter skal avholdes i Trondheim. Eventuell reisetid og -utgifter skal innkalkuleres i honoraret. Plotteutgifter som følger med produksjon av original for tegninger som er bestilt skal også innkalkuleres i honoraret. Mangfoldiggjøring av tegninger og anbudsmateriell etc som sendes ut i forbindelse med oppdraget, godtgjøres særskilt etter gjeldende markedspris for kopiering, plotting, bretting, innbinding etc. 6.2 Krav til faktura Faktura sendes til Trondheim kommune med fakturaadresse som følger: Trondheim kommune Sentralt fakturamottak Tkorg kode: 105 500 Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Det skal ikke betales merverdiavgift av omsetning av tjenester i siste omsetningsledd som gjelder planlegging, prosjektering og anlegg av offentlig vei. Som vedlegg til faktura skal det hver gang leveres en statusrapport som viser hvordan påløpte kostnader og anbudssum stiller seg i forhold til utført del av oppdraget. Det vises til eget skjema fra Trondheim kommune for rapportering av status. Den prosjekterende skal foreta månedsvis fakturering for utført arbeid 6.3 Rutiner ved endringer og tillegg Leverandøren skal varsle oppdragsgiveren når han mener at det vil komme tilleggskostnader. Det skal da inngås avtale før tilleggsarbeidene blir satt i gang. Dersom dette ikke blir gjort, vil det ikke bli utbetalt tillegg. Side 8
Ved endringer (tilleggsarbeid eller andre krav) skal oppdragsgivers standardskjema benyttes, med opplysninger om bl.a. opprinnelig kontraktsbeløp, eventuelt tidligere godkjente endringer, ny kontraktssum, spesifiseringer av nye endringers innhold og omfang, og eventuelt andre konsekvenser for gjennomføring av oppdraget (tid, bemanning, etc). 6.4 Forsikring Den prosjekterende skal tegne ansvarsforsikring. Forsikringen skal dekke ansvar innenfor de beløpsgrenser som er angitt i NS 8401 pkt. 13.3. Den prosjekterende skal fremlegge forsikringsbevis før inngåelse av kontrakt. 7 KRAVSPESIFIKASJON 7.1 Oppdragsbeskrivelse I forbindelse med utbyggingen av Grilstad Marina skal det anlegges et offentlig friområde OF1. Oppdraget består i detaljprosjektering av dette. En nærmere spesifikasjon er gitt i anbudsskjemaet, vedlegg 1. Det er utarbeidet en formingsveileder for offentlige arealer (vedlegg 5) og et forprosjekt for området (vedlegg 6). Disse skal legges til grunn for detaljprosjekteringen. Forprosjektet (vedlegg 6) har anvist planavgrensning som også er avgrensning av det området som skal detaljprosjekteres. 7.2 Krav til leverandør Prosjektleder hos leverandør skal koordinere og lede gjennomføringen av oppdraget. Han skal se til at interessene til oppdraget blir tatt vare på i det løpende arbeidet med prosjekteringen. Foruten det som er beskrevet, skal prosjektansvarlig: Lede arbeidet med prosjektering innen avtalte rammer Formidle nødvendig kommunikasjon mellom oppdragsgiver og prosjekterende, herunder bistand til avklaring av forhold vedrørende offentlige godkjenninger, fremdrift, økonomi, materialbruk, kvalitetsnivå mv Være initiativtaker og pådriver til å foreslå og utarbeide løsninger, materialvalg med mer for vurdering og avgjørelse hos oppdragsgiveren Rapportere til oppdragsgiver om teknisk, økonomisk og fremdriftsmessig utvikling. Samarbeide med oppdragsgiver, andre leverandører og andre etater Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de personene som er navngitt og med grad av deltakelse slik det fremkommer av leverandørens anbud. Dersom en angitt person slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tas ut i permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme faglig kompetanse. Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny person som ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Nødvendig opplæring av ny person, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten eller forsinkelse i henhold til avtalte fremdriftsplaner, bekostes av leverandøren og belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. Oppdraget skal inkludere nødvendige befaringer for å gjøre seg kjent i planområdet og med alle tekniske spesifikasjoner. Det forutsettes at alt nøkkelpersonell har vært på befaring. 7.3 Leveranse De ytelser leverandøren skal bidra med er angitt i anbudsskjema vedlegg 1. Side 9
Bistanden er konsentrert om følgende områder: - Utarbeide nødvendige byggetegninger (dekker, kanter, beplantning, belysning, møblering, lekeplasser, overvannshåndtering m.m). Prosjektering av trekai inngår ikke. - Koordinere planen mot utomhus for område B5. Koordinere planen mot utomhusplan for barnehagen. Koordinere planen mot vestre gangbru over kanalen og gangbru over Grilstadbekken. - Utarbeide teknisk beskrivelse og mengdebeskrivelse i G-PROG. - Sørge for godkjenning av tegninger og beskrivelse fra Trondheim kommune, avdeling kommunalteknikk. - Utarbeide byggesøknad. - Lage prisforespørsel ihht. Trondheim kommunes krav og utlyse konkurranse på Doffin. - Evaluere og innstille på entreprenør. - Oppfølging i anleggsperioden. - Utarbeidelse av FDV-dokumenter, inklusive en intensjonsbeskrivelse (beskrivelse av hvilken intensjon man har med vegetasjonsfeltene på lang sikt). - Utarbeidelse av As-built-tegninger. Det forutsettes tett samarbeid med Trondheim kommune, Kommunalteknikk ved utarbeidelse av anbudsdokumenter og byggetegninger. 7.4 Konkurransegrunnlag for entreprenørkonkurranser Den leverandøren som velges skal utarbeide konkurransegrunnlag for entreprenørkonkurranse for gjennomføringen av de arbeidene leverandøren prosjekterer. Konkurransegrunnlaget som utarbeides skal inneholde: Generell beskrivelse Tegninger og Mengdebeskrivelse SHA-plan Miljøplan Krav om miljøerklæring Eventuelle andre dokumenter som har betydning for gjennomføring av anlegget 8. Vedlegg Vedlegg 1: Anbudsskjema Vedlegg 2: Miljøerklæring Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Vedlegg 4: Oversiktskart (reguleringskart) Vedlegg 5: Formingsveileder for offentlige arealer, Asplan Viak AS, 28.03.2012 Vedlegg 6: Forprosjekttegning for OF1, Asplan Viak AS, 04.12.2012. Side 10