Prosjektmandat Hovedprosjekt Digital Dialog 2016-2018 (Satsningsområde 1 i Regional Digitaliseringsstrategi for 2015-2018)
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital Dialog 2016 2018» Side 2 av 6 Innhold 1 Innledning/bakgrunn...3 2 Nåsituasjon...3 3 Mål...3 4 Omfang og avgrensning...4 5 Organisering...4 6 Ressursbruk...4 7 Beslutningspunkter og oppfølging...5 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring...5 9 Tidsplan og milepæler...5 1 0 Budsjett og finansiering...6
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital Dialog 2016 2018» Side 3 av 6 1 Innledning/bakgrunn Kommunene vedtok våren 2015 ny regional digitaliseringsstrategi for perioden 2016 2018. I strategiens innledning står følgende: «Digitalisering gir mulighet for bedre og mer effektive offentlige tjenester. Innbyggere og næringsliv har høye forventninger til gode kommunale digitale tjenester. Slike digitale tjenester kan være alt fra enkle selvbetjeningsløsninger til mer omfattende og kritiske løsninger innen helse og omsorg som f.eks. trygghetsog overvåkingsteknologi. Ansatte i kommunene har også forventninger til gode digitale verktøy for å kunne jobbe så effektivt og smart som mulig. Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggere og regionens kommuner, og mellom næringsliv og regionens kommuner. Kommunene skal i størst mulig grad benytte digital kommunikasjon i dialog med andre offentlige instanser». Strategien inneholder en rekke målsetninger for 9 ulike satsningsområder hvorav satsningsområde 1 heter «Digital dialog». I strategien står følgende beskrevet for dette området: «For å lykkes med god digital forvaltning skal kommunene etablere digitale selvbetjeningsløsninger som er forståelige og enkle å ta i bruk. Kommunene skal tilby digitale kanaler tilrettelagt for dialog med innbyggere og næringsliv og ha et bevisst forhold til hvilke digitale kanaler som brukes til hvilke formål. Det er sjelden bare en løsning ved valg av digitale kanaler, ofte utfyller de hverandre. I september 2015 vedtok rådmannsutvalget SuksIT's forslag til tiltaksplan for kommunens digitaliseringssamarbeid for perioden 2016 2018. Tiltaksplanen beskriver forslag til årlige tiltak for denne perioden og skal revideres årlig i forbindelse med Kongsbergregionens budsjettarbeid. I tiltaksplanen beskrives følgende knyttet til satsningsområde 1 Digital dialog: «For å sikre at tiltakene som iverksettes på dette området ikke blir spredte og tilfeldige, ønskes det etablert et nytt hovedprosjekt «Digital Dialog» som skal identifisere og realisere tiltak for å å sikre at målene blir nådd i løpet av perioden. Prosjektet må ha en tett kobling til satsningsområde 6. Arkitektur og standardisering». 2 Nåsituasjon Status/kommentar vedr. måloppnåelse pr. September 2015 (ref. kapittel 3 Mål): Kommunene har delvis oppnådd enkelte mål, men har fortsatt behov for å øke antall selvbetjeningsløsninger og etablere bedre digital dialog med innbyggere og næringsliv. Dette innebærer at kommunene i kommende periode må øke sin innsats og sitt samarbeid om dette. Særlig vil mål 3 kreve en betydelig innsats. Det kan nevnes at kommunene gjennom prosjektet KomSam (Felles kommunikasjons- og samhandlingsplattform) i løpet av 2015 vil ha innført felles mail og kalenderløsning for sine ansatte. Plattformen inneholder også muligheter for chat, videomøter, telefoni mm. Implementering av slik funksjonalitet framover vil være viktig med tanke på å kunne realisere bedre dialog med innbyggere og næringsliv.
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital Dialog 2016 2018» Side 4 av 6 3 Mål Hovedmålet med å gjennomføre hovedprosjektet vil være å bidra til at vedtatte mål for Satsningsområde 1 «Digital Dialog» i Regional Digitaliseringsstrategi nås i løpet av 2018. Disse målene er: 1. Kommunene har nettbaserte tjenester for kommunikasjon med innbyggere og næringsliv som tilfredsstiller krav til universell utforming 2. Kommunene har løsninger for sikker pålogging for innbyggers tilgang til egne opplysninger via nettsidene 3. Kommunene har automatiserte prosesser der tjenesteområdene henger sammen 4. Kommunene bruker sosiale medier for å fremme dialog, øke informasjonsspredning, krisekommunikasjon og for å styrke lokaldemokratiet 5. Kommunene har en gjennomtenkt språkbruk i de digitale kanalene 6. Kommunene har etablert løsning for mottak og forsendelse av digital post fra/til innbyggere og næringsliv 4 Omfang og avgrensning Hovedprosjektet skal i strategiperioden identifisere og gjennomføre tiltak som sikrer oppnåelse av målene som er beskrevet i kapittel 3. Hovedprosjektet skal også ha ansvar for at kommunene tar i bruk ny funksjonalitet/nye samarbeidsmuligheter som ligger i felles kommunikasjons- og samhandlingsplattform (KomSam fase 2). Hovedprosjektet skal ikke omfatte aktiviteter som krever investeringer det ikke er tatt høyde for i kommunenes budsjetter for 2016. Hovedprosjektet skal levere innspill til rullering av årlig tiltaksplan for 2017 og 2018 for satsningsområde «Digital Dialog». Innspillene skal behandles av SuksIT og vedtas av rådmannsutvalget. 5 Organisering Hovedprosjektet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet ivaretas slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Daglig leder for Kongsbergregionen Styringsgruppe: SuksIT i Kongsbergregionen Prosjektleder (PL): Prosjektansvarlig oppnevner prosjektleder i samråd med styringsgruppa Prosjektgruppe: Bemannes med personressurser fra kommunene
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital Dialog 2016 2018» Side 5 av 6 6 Ressursbruk For å kunne gjennomføre hovedprosjektet må det påregnes egeninnsats fra kommunene og fra sekretariatet i Kongsbergregionen. Aktuelle kostnadsposter i dette arbeidet vil være: Prosjektledelse Egeninnsats fra kommunene Eventuell innleid ekstern kompetanse/eksterne tjenester 7 Beslutningspunkter og oppfølging Det foreslås følgende beslutningspunkter i hovedprosjektet: 1. Beslutning om hovedprosjektets mandat, innhold og finansiering 31.10.15 2. Beslutning om hovedprosjektets tiltaksplan for 2017/18 01.10.16 3. Beslutning om rullering av hovedprosjektets tiltaksplan for 2018 01.10.17 4. Beslutning om hovedprosjektets avslutning 31.12.18 Hvert punkt behandles av Rådmannsutvalget. 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring Det er identifisert følgende kritiske suksessfaktorer: 1. Manglende ressurs knyttet til prosjektledelse i prosjektperioden 2. Kommunene bidrar ikke med tilstrekkelig ressurser/kompetanse 3. Manglende koordinering til kommunenes eget utviklingsarbeid 4. Manglende koordinering med andre digitaliseringsprosjekter i regionen De anbefales at de kritiske suksessfaktorene følges opp slik: 1. Frikjøpe prosjektledelse / innleie av ekstern prosjektleder 2. Forankring og forpliktelse gjennom vedtak i rådmannsutvalget 3. God informasjon om prosjektet til ledere i kommunene 4. Tett kobling mellom prosjektet og Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering» samt SuksIT Nummereringen henviser til de angitte kritiske suksessfaktorene overfor. Uforutsette forhold vil kunne medføre at man må forlenge prosjektperioden eller at angitte mål ikke kan nås.
Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital Dialog 2016 2018» Side 6 av 6 9 Tidsplan og milepæler Det overlates til prosjektgruppe for hovedprosjektet å utarbeide en detaljert prosjektplan for perioden Følgende milepæler skal legges til grunn for planen: 10 Budsjett og finansiering I vedtatte tiltaksplan for digitaliseringssamarbeidet av september 2015 er årlig budsjett for perioden slik: Den regionale tiltaksplanen skal rulleres årlig, og som det beskrives i kapittel 7. Beslutningspunkter og oppfølging, skal hovedprosjektet levere innspill til årlig rullering. Dette kan medføre at budsjett for 2017 og 2018 kan bli noe endret. Hovedprosjektet finansieres gjennom kommunale bidrag. Hovedprosjektet skal likevel i hele perioden ha oversikt over relevante tilskuddsmidler som lyses ut og søke på slike for å finansiere eventuelle investeringstiltak. Denne oppgaven skal koordineres med regional søknadskoordinatorressurs. SuksIT oktober 2015