Overordnet risikorapport for SØ November 205 Side av 4
OVERORDNET RISIKORAPPORT Dato: 9..5 RAPPORT NOVEMBER 205 MÅL Sikre en kontrollert, forsvarlig og pasientsikker drift i Sykehuset Østfold. SAMLET VURDERING Overordnet risikorapport tar utgangspunkt i de første dagene etter innflytting i nytt sykehus på Kalnes. Områdene med høyest risiko gjelder utfordringer knyttet til stor pasientpågang og økende liggetid i akuttmottaket, utfordringer knyttet til systemintegrasjoner med det pasientadministrative systemet, felles labdatasystem og utrulling av interaktiv henvisning og rekvirering av laboratorieanalyser. 03 - Stor pasientpågang og økende liggetid i akuttmottak. Stor pågang av pasienter har ført til kapasitetsproblemer i akuttmottaket. Det er iverksatt en rekke arealmessige tiltak og endringer i rutinene for å få kontroll på pasienttilstrømningen og opphopningen i akuttmottaket. 08 - Utfordringer knyttet til systemintegrasjoner med det pasientadministrative systemet (DIPS). Ustabil driftssituasjon. 0 - Utfordringer knyttet til felles labdatasystem. Det er forsinkelser og løsningen dekker ikke alle funksjonelle behov. Dette påvirker arbeidsprosessene, men kompenseres med økt bemanning. Det arbeides kontinuerlig med å identifisere og rette opp feil. - IHR-Lab (interaktiv henvisning og rekvisisjon). Det er inngått et nært samarbeid med det regionale prosjektet for å realisere IHR-løsningen mot primærhelsetjenesten. Det er iverksatt en rekke tiltak for manuelle rutiner/prosedyrer inntil IHR-løsningen er på plass. ENDRINGER SISTE PERIODE NYE RISIKOER - 03 stor pasientpågang og økende liggetid i akuttmottaket TATT UT - Får ikke gjennomført planlagt opplæring, samtidighetskonflikter med andre ibruktakelsesaktiviteter ENDRINGER - 02 - Fare for korridorpasienter og økt antall utepasienter. Redusert sannsynlighet og konsekvens. Tidligere risiko D2 er nå delt opp i risikoene 02 og 03 (akuttmottaket). - 06 Utfordringer knyttet til ibruktakelse av elektronisk kurve. Redusert sannsynlighet og konsekvens. - 07 - Nye arbeidsrutiner som følge av nytt konsept tas ikke i bruk. Redusert konsekvens. - 08 - Utfordringer knyttet til systemintegrasjoner med det pasientadministrative systemet (DIPS). Økt sannsynlighet. - 09 - Forsinkelser og restanser knyttet til elektronisk kurve og lukket legemiddelsløyfe. Redusert sannsynlighet og konsekvens. - 0 - Utfordringer knyttet til felles labdatasystem. Økt konsekvens. - - IHR-Lab (elektronisk henvisning og rekvirering av laboratorieanalyser). Økt sannsynlighet. Side 2 av 4
RISIKOMATRISE Stiplet grå sirkel viser risikoplassering ved forrige rapportering og pilen viser endring av risikoen fra en konsekvens eller sannsynlighet til en annen. Heltrukken hvit sirkel viser dagens risiko. Risikomatrisen over presenterer risikoene samlet, som et produkt av sannsynlighet og høyeste konsekvens. Sannsynlighets- og konsekvensskalaer er presentert lenger bak i rapporten. Det er to ulike konsekvensmatriser; en for drift og en for IKT fase 3. Det er fire ulike konsekvensområder for henholdsvis drift og IKT fase 3, og hver enkelt konsekvensvurdering står for seg selv, og kan ikke sees på tvers av konsekvensområdene. Om høyeste konsekvens er 5 innenfor ett konsekvensområde, kan det være 2 for ett annet. Det fremgår ikke av risikomatrisen over, som kun viser høyeste konsekvenstall, men av risikotabellen. Risiko-ID og nærmere beskrivelse av risikoene gjenfinnes i risikotabellene lenger bak i rapporten. Nummereringen av risikoene er endret i denne rapporten (se tabell under). Ny Gml. Beskrivelse risiko-id risiko-id 0 D Vedvarende kapasitets- og kvalitetsutfordringer i tilbudet til kreftpasienter 02 D2 Fare for korridorpasienter og økt antall utepasienter 03 NY Stor pasientpågang og økende liggetid i akuttmottak 04 D5 Økonomisk usikkerhet vedrørende inndekning av pukkelkostnader, uavklarte kostnader for drift og vedlikehold av systemer og bygg og inndekning av kostnader for utsatt funksjonalitet 05 D6 Medarbeidere og ledere opplever stort arbeidspress knyttet til endring og omstilling etter klinisk ibruktakelse 06 D7 Utfordringer knyttet til ibruktakelse av elektronisk kurve 07 S3 Nye arbeidsrutiner som følge av nytt konsept tas ikke i bruk 08 S5 IKT fase 3: Utfordringer knyttet til systemintegrasjoner med det pasientadministrative systemet (DIPS) 09 S7 IKT fase 3: Forsinkelser og restanser knyttet til elektronisk kurve og lukket legemiddelsløyfe 0 S8 IKT fase 3: Utfordringer knyttet til felles labdatasystem S IKT fase 3: IHR-Lab (elektronisk henvisning og rekvirering av laboratorieanalyser) Side 3 av 4
METODE Det er denne gangen lagt frem en forenklet overordnet risikovurdering basert på erfaringer de første dagene med drift i nytt sykehus på Kalnes. Ambisjonen er å rapportere risikoer som er over toleransenivå, samt de risikoer som truer målbildet om å sikre en kontrollert, forsvarlig og pasientsikkerdrift i Sykehuset Østfold. Tiltak som er under arbeid eller som skal iverksettes beskrives. Gjennomførte tiltak er skrevet i grå skrift, og har en hake bak teksten. Disse tas ut av neste risikorapport. Nye konsekvenser og tiltak står med NY: foran teksten. Effekten av tiltakene fremgår under samme rubrikk. Rapporten er nå delt opp i risikoer fra drift og IKT fase 3. Nummereringen av risikoene er på bakgrunn av dette endret. FORKLARINGER Konsekvensområder Forklaring Drift Pasient / Kvalitet HMS Ressurs Med pasient menes effekt og påvirkning på pasient og pasientsikkerhet. Med kvalitet menes effekt og påvirkning på tjenesten og evne til å tilby kunden tjenesten. HMS inkluderer ) fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, 2) indre og ytre miljø, 3) fysisk sikkerhet og brannvern, 4) personvern og informasjonssikkerhet og 5) beredskap. Med ressurs menes effekt på ressursbruk av mennesker, kompetanse, utstyr og materiell. Økonomi Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. IKT fase 3 Fremdrift Økonomi Kvalitet Gevinst Med fremdrift menes effekt på ferdigstillelse sammenlignet med plan for klinisk ibruktakelse. Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. Økonomi måles her overordnet mot konsekvenser for SØ, og ikke mot prosjektbudsjett. Med kvalitet menes levert funksjonalitet i tjeneste eller produkt sammenlignet med spesifikasjon. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet sammenlignet med spesifikasjon. Med gevinst menes forventet gevinstuttak sammenlignet med gevinstrealiseringsplan. Gevinstuttaket skjer i drift, mens prosjekter legger til rette for at gevinstuttaket skal kunne skje. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet. SSKALA Sannsynlighetsskala Tallverdi Betydning Svært stor Stor Moderat Liten Meget liten 5 4 3 2 Mer enn 90 % sannsynlighet Inntil to ganger per uke (en hendelse for hver 3-4 dager). Hyppig og regelmessig Mellom 65 % og 90 % sannsynlighet Ca. en gang i måneden/regelmessig Mellom 35 % og 65 % sannsynlighet Mellom 0 % og 35 % sannsynlighet Mindre enn 0 % sannsynlighet Omtrent halvårlig/ikke regelmessig, forekommer En gang i året/forekommer av og til, sjeldent Mer sjelden enn hvert år/svært sjelden Side 4 av 4
SKALAER Det er to konsekvensskalaer; en for drift og en for IKT fase 3. Det er fire ulike konsekvensområder. Konsekvenstall må sammenlignes mellom tilsvarende konsekvensområde i risikoen og i tabellene. F.eks. har en 5-er i konsekvensområde økonomi i risikotabellene ikke noe med pasient/kvalitet eller HMS å gjøre. Konsekvensskala DRIFT Tallverdi Pasient / Kvalitet (liv, helse) HMS (liv, helse, indre & ytre miljø) Ressurser (kapasitet) Økonomi (materielle verdier) Svært alvorlig 5 Tap av liv / Hoved- og avhengige produksjonslinjer settes permanent ut av drift Tap av liv. Omfattende miljøskader av varig karakter Situasjonen kan kreve mobilisering av eksterne ressurser > 0 millioner NOK Alvorlig 4 Betydelig pasientskade. Fare for tap av liv / Produksjonen settes ut av drift for lengre tid. Andre avhengige produksjonslinjer rammes midlertidig Betydelig fysisk / psykisk personskade og fare for tap av liv. Betydelig miljøskader, fare for miljøskader av varig karakter. Situasjonen kan kreve mobilisering av ressurser fra andre enheter < = 0 millioner NOK Moderat 3 Alvorlig pasientskade. Alvorlig endring i pasientens medisinske tilstand / Driftsstans i flere døgn Alvorlig fysisk / psykisk personskade. Alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan kreve ekstraordinær ressursbruk fra egen enhet < = million NOK Lav 2 Mindre alvorlig pasientskade, mindre endringer i pasientens medisinske tilstand /Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kan føre til skader om det ikke finnes alternativer eller reserver Mindre alvorlig fysisk / psykisk personskade. Mindre alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan håndteres med begrenset ekstra ressursbruk < = 00.000 NOK Ubetydelig Ubetydelig pasientskade, ubetydelige endringer i pasientens medisinske tilstand / Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kun mindre forsinkelser, ikke behov for reserver Ubetydelig fysisk / psykisk personskade. Ingen kjente miljøskader Situasjonen kan håndteres med bruk av ordinære ressurser < = 0.000 NOK Konsekvensskala IKT fase 3 Tallverdi Fremdrift Økonomi Kvalitet Gevinst Svært alvorlig 5 Sluttmilepæl ikke nådd > 0 millioner NOK Leveransen blir ikke akseptert Negativ gevinst Alvorlig 4 Forskjøvet kritisk linje. Konsekvens ut over prosjektets rammer. < = 0 millioner NOK Vesentlig dårligere enn avtalt. Konsekvens for drift etter ibruktakelse. Ingen gevinst kan realiseres Moderat 3 Utenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes. < = million NOK Litt dårligere enn avtalt Forventet gevinst er at < 50 % av gevinstplan kan realiseres Lav 2 Innenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes ikke. < = 00.000 NOK Lavere enn ambisjoner i prosjekt Lavere gevinst enn beregnet i prosjekt Ubetydelig Ingen endring i planer. < = 0.000 NOK Ingen endring i planer Ingen endring i gevinstplan Side 5 av 4
RISIKOTABELL, DRIFT RAPPORT NOVEMBER 205 Risiko-ID RISIKO PASIENT / HMS RESSURS 0 Vedvarende kapasitets- og kvalitetsutfordringer i tilbudet til kreftpasienter Mangelfullt tilbud og oppfølging til kreftpasienter Redusert kvalitet på pasientbehandlingen Store kostnader knyttet til innleie av leger og sykepleiere grunnet ubesatte stillinger 3 3 2 3 4 Tiltak: Omstrukturere pasientflyten i SØs tilbud til kreftpasienter o Arbeider med samkjøring av kreftpoliklinikk og sengepost o I august startes prøvedrift etter foreslått modell fra kvalitets- og pasientsikkerhetsavdelingen. Pakkeforløp o Innføre 2 nye pakkeforløp fra 0.09.5 Rekruttering o Arbeide videre med rekruttering av lege- og sykepleierspesialister. Ansatt en spesialsykepleier som skal være med på å bygge opp en utprøvende enhet (uttesting av nye medisiner). Vil på sikt styrke pasientbehandling og forskning, og kan få en positiv økonomisk effekt. Ansatt 3 spesialsykepleier i rotasjonsstilling, men har behov for flere. o NY: Ansatt ny overlege fra 0.2.5, inngår kontrakt med enda en overlege i disse dager med planlagt oppstart jan/feb 206. o Utarbeide rekrutteringsplaner i samarbeid med HR og kommunikasjonsavdelingen o Ytterligere sikre et godt fungerende arbeidsmiljø for alle yrkesgrupper, for å beholde medarbeidere Bedre pasientflyt vil øke kvaliteten på pasientbehandlingen, redusere liggetiden og øke DRG-indeksen. Flere kreftpasienter behandles ved kreftavdelingen, noe som vil frigjøre ressurser ellers i sykehuset. Side 6 av 4
Risiko-ID RISIKO PASIENT / HMS RESSURS 02 Fare for korridorpasienter og økt antall utepasienter** ** Pasienter som er registrert med en lokasjon (post) utenfor eget definert fagområde Redusert behandlingskvalitet med fare for uønskede hendelser Vanskelig å ivareta pasientenes rett til personvern og taushetsplikten Fare for infeksjoner Økt belastning på medarbeidere Utepasienter får lengre liggetid grunnet sene visitter 2 Tiltak: Se risiko 03. 03 Stor pasientpågang og økende liggetid i akuttmottak Søyler: antall opphold i akuttmottaket Linje: liggetid i akuttmottaket (timer) Opphopning av pasienter i akuttmottaket Mulige følger for rasjonell drift på sengetunene Kan overse alvorlige tilstander hos pasienter Lengre ventetid og forsinket behandling Vanskelig å ivareta pasientenes rett til personvern og taushetsplikten (ventesone) Økt belastning på medarbeidere 5 5 2 3 2 Tiltak: Jobbe videre med arbeidsprosessene Endre lokale rutiner på mottaksrom organisering av mottaket Gjøre om et legekontor til venterom for pasienter Gjøre om en 6-sengssal fra 2 timer/5 dager til 24/7-bruk Sette opp skillevegger i skrankesonen for å dempe lydnivået Etablere hyppigere samarbeidsmøter mellom ledere i akuttmottaket og ledere for legetjenesten Kontakte kommunehelsetjenesten via administrativt samarbeidsutvalg Tettere kontakt mellom seksjonslederne på akuttmottak og sengeområder Kontroll på pasienttilstrømming og opphopning i akuttmottaket. Side 7 av 4
Risiko-ID RISIKO PASIENT / HMS RESSURS 04 Økonomi knyttet til følgende punkter Inndekning av pukkelkostnader fra HSØ Uavklart kostnadsbilde for drift og vedlikehold av systemer og bygg Inndekning av kostnader for utsatt funksjonalitet (både merkostnad i drift og investering for å nå planlagt funksjonalitet) Mindre rom for investering 3 4 Tiltak: Etablere plan for realisering av restanselisten. Budsjettarbeid for «fase 3» IKT pågår, i samarbeid med HSØ Forsterke arbeidet med gevinstrealiseringen, koblet til strategi for SØ og økonomisk langtidsplan Implementering av opptaksområde for Vestby kommune fra 207 vil øke sykehusets bærekraft betydelig HSØ har bevilget 75 mill. kroner til økt basisramme for 206 til SØ som følge av økte kostnader knyttet til nytt sykehus. NY: Tjenestepris fra Sykehuspartner skal reduseres med 35 mill. kroner i forhold til mottatt ØLP 206-209. Bedret likviditetssituasjon med til sammen 0 mill. kroner for 206 som følge av tilleggsbevilgning og redusert tjenestepris til Sykehuspartner. Side 8 av 4
Risiko-ID RISIKO PASIENT / HMS RESSURS 05 Medarbeidere og ledere opplever stort arbeidspress knyttet til endring og omstilling etter klinisk ibruktakelse. Redusert trivsel og høyere sykefravær Ansatte slutter Nødvendig arbeid blir forsinket Økte kostnader 2 2 2 3 Tiltak: Dialog med/oppfølging av medarbeidere, blant annet gjennom medarbeidersamtale Sikre tilstrekkelig bemanning i flytteperiodene (omdisponere personalressurser, benytte pensjonister og vikarer, redusere planlagt drift) NY: Ledere og verneombud observerer proaktivt og har beredskap på: o «slitenhet og utbrenthet» blant enkeltmedarbeidere og grupper o forebygging av konflikter o fysisk og psykososialt arbeidsmiljø, herunder ergonomi Stabsfunksjonene er proaktive i å fange opp signaler og koordinerer innsatsen gjennom organisering i team NY: Legge til rette for nødvendig kompetanseheving og ha fokus på godt samarbeid Alle avdelinger og seksjoner tilbys HMS aksjonsmøter og HMS minikurs for ledere, verneombud og tillitsvalgte. Tiltakene skjer i regi av HMS-sjef med deltakelse fra HR og bedriftshelsetjenesten (BHT) o Vedtak i AMU om at «HMS sjekkliste og risikovurdering» tas inn i eksisterende «Sjekkliste til bruk for gjennomføring ibruktakelse, SØ Kalnes» fom KIB 2 Ekstra fokus på AML-brudd 06 Utfordringer knyttet til videre utbredelse av elektronisk kurve. Gjenstående utfordringer er lukket legemiddelsløyfe, poliklinikk og dagkirurgi (se risiko 09, IKT fase 3) Driftsforstyrrelser som følge av opplæring 2 2 Side 9 av 4
Risiko-ID RISIKO PASIENT / HMS RESSURS 07 Nye arbeidsrutiner som følge av nytt konsept tas ikke i bruk Man går tilbake til gamle rutiner Potensialet i ny teknologi og nytt bygg utnyttes ikke Oppnår ikke planlagt gevinstrealisering 3 3 3 3 Tiltak: Utarbeide plan for oppfølging og videreutvikling etter innflytting jf. strategi Sykehuset Østfold 206-2020 Etablere stabs-team rundt avdelingssjefene som skal bidra til å sikre at vedtatt konsept følges Avdelingskoordinatorer opprettholdes en viss tid etter innflytting. Besluttet avviklet innen 3.2.5 Etablere system for koordinering av OU og IKT fase 3 Trygg overgang og nytt konsept ivaretas Side 0 av 4
RISIKOTABELL, IKT fase 3 RAPPORT NOVEMBER 205 Risiko-ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST 08 IKT fase 3 Innføring av regionalt vedtatte systemer medfører en utvidelse av til dels komplekse systemintegrasjoner i og rundt DIPS Fare for at den samlede løsningen blir ustabil Utfordrende drifts- og forvaltningssituasjon Manglende helhetsperspektiv og forståelse for den stadig økende kompleksiteten Betydelig tyngre drift og forvaltning Press på organisasjon lokalt og Sykehuspartner Mer kompleks feilretting og videreutvikling Økt ressursbehov for funksjonell brukerstøtte og forvaltning Utfordrer pasientsikkerhet 4 3 4 4 4 Tiltak: Øke lokal funksjonell brukerstøtte, forvaltning, test og feilretting Sykehuspartner må etablere nødvendig kompetanse for å ivareta arkitekturarbeidet som en del av forvaltningen NY: Sikre nødvendig finansiering via HSØ utover de vedtatte midler i fase 3 Mer forutsigbarhet i leveranser Støttefunksjoner dimensjonert ihht operativt behov Forbedret grunnlag for gevinstrealisering Side av 4
Risiko-ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST 09 IKT fase 3 Elektronisk kurve -gjenstående utfordringer er lukket legemiddelsløyfe, poliklinikk og dagkirurgi Forsinkelser og restanser i leveranser Forsinkelser knyttet til innføring av lukket legemiddelsløyfe Forsinker gevinstrealisering og optimering av løsning 2 2 2 2 Tiltak: Tett oppfølging av regionalt prosjekt og leverandør mht feilretting og prioritering Presisere ansvaret for opplæring og ibruktakelse i linja Planlegge etablering av lokal forvaltningsorganisasjon i Klinisk IKT samarbeid med linjen Videre arbeid mot SP med tanke på bygging av kapasitet, kompetanse og støtte for SØ iht SLA Videre arbeid mot HSØ for å sikre en regional forvaltning som ivaretar HSØs, SØs og øvrige foretaks behov for videre forvaltning og utvikling av elektronisk kurve NY: Fase 3 sikrer en sterkere og enhetlig styring og kontroll for å realisere lukket legemiddelsløyfe Økt pasientsikkerhet Utvidet eierskap til sentrale kliniske systemer i linjen Grunnlag for en felles regional systemarkitektur Side 2 av 4
Risiko-ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST 0 IKT fase 3 Felles labdatasystem (LVMS) for medisinsk biokjemi, mikrobiologi og patologi er ibruktatt. 5 3 5 4 4 Tiltak:. Lab-løsningen som er i produksjon dekker ikke funksjonelle behov 2. Løsningen er levert med mangelfull kvalitet 3. Manglende kontinuitet for ferdigstilling av løsning etter KIB 2. Behov for økt bemanning, fører til økt overtid. Tilliten til LVMS reduseres 2. Økte svartider Behov for kompenserende arbeidsrutiner med økt bemanning ved senter for laboratoriemedisin Omfattende manuelle rutiner i drift og forvaltning 3. Usikkerhet relatert til kontinuitet på ressurser. Kartlegger fortløpende konsekvenser av feil i systemet og identifiserer tiltak Avdelingen kompenserer med økt bemanning 2. Sikre tilstrekkelig kapasitet til å håndtere feilsituasjoner i produksjon samtidig som leveranse ivaretas. Fortsatt nært samarbeid mellom prosjekt, SØ, linjen og SP. Leverandør, SØ/HSØ utarbeider en omforent og akseptert feil- og videreutviklingsplan. 3. Gjennomføre beslutninger relatert til fase 3 NY: Følge opp leverandøren på avtalte leveranser i 206 Større grad av forutsigbarhet Sikring av nødvendig ressurser Stabilisert drifts- og forvaltningssituasjon Side 3 av 4
Risiko-ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST IKT fase 3 IHR-Lab (interaktiv henvisning og rekvisisjon) Ikke levert ihht til kravspesifikasjon Ineffektivitet ved senter for laboratoriemedisin Fare for feil som følge av manuell håndtering Rekvisisjonene fra fastlegene kommer ikke elektronisk og planlagt tids- og ressursbesparelse innfris ikke Kundefrafall 5 4 5 5 4 Tiltak: Videreføre manuelle rutiner ved senter for laboratoriemedisin Gjennomføre planlagt pilot mot de ulike EPJ-leverandørene til primærhelsetjenester og gjennomføre utrulling Øke bemanning for skanning av innkomne papirrekvisisjoner (samt manuell innleggelse som avvikshåndtering) Fortsette tett oppfølging og høy servicegrad til legekontorene Sikker og effektiv drift ved senter for laboratoriemedisin Opprettholde kundegrunnlaget Side 4 av 4