Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 12/44 Møtedato/tid: 07.05.2012, kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Deltagere: Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 013/12 014/12 015/12 016/12 017/12 018/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 13.02.2012 Regnskap og revisjonsberetning for 2011 - Kontrollutvalgets uttalelse Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Referatsaker Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 30.04.2012 Oddvar M. Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1
Godkjenning av protokoll fra møte den 13.02.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 013/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/44-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.02.2012 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.02.2012 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2
Regnskap og revisjonsberetning for 2011 - Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 014/12 Eva J. Bekkavik 216 11/155-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Snillfjord kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Årsregnskap 2011 Årsberetning 2011 Negativ revisjonsberetning 2011 Nummerert brev nr 2 E-post fra Revisjon Midt-Norge IKS vedr revisjonsberetning for 2011 Revisjonsberetning 2011 Kontrollutvlagets uttalelse til regnskapet 2011 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er bedt om å orientere om regnskap og årsmelding 2011 på kontrollutvalgets møte 7. mai 2012. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Snillfjord kommune for 2011 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Oppdragsansvarlig revisor har avgitt negativ revisjonsberetning datert 16. april 2012. Denne er tilbakekalt i ny revisjonsberetning datert 18. april 2012. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Kontrollutvalgets sekretariat vil under henvisning til revisjonsberetningene og nummerert brev nr. 2, be kontrollutvalget merke seg at det avlagte årsregnskapet pr. 15.04.2012 ikke var avlagt i tråd med krav til regnskapsavleggelsen, jf. forskrift for årsregnskap og årsberetning 3
for kommuner. Formell frist for avleggelse av regnskap er 15. februar, regnskapet for Snillfjord kommune ble avlagt 2. mars 2012. Fullstendig årsberetning ble første gang avlagt 17.april, formell frist er 31.mars. Fristene for avleggelse av regnskap og årsberetning fremgår av forskrift om årsregnskap og årsberetning som er gitt med hjemmel i kommunelovens 48. Fristene er satt med utgangspunkt i at revisor kan avgi sin beretning innen fristen som er den 15. april. Dette for å sikre en betryggende behandling av årsregnskapet og årsberetningen i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre før sommeren, og ikke minst for at kommunestyret skal ha tilgang til oppdaterte regnskapsdata i sin styring av kommunen. Regnskapet for Snillfjord kommune viser et merforbruk på kroner 630.893. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et merforbruk på i overkant av 3,3 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et merforbruk på i overkant av 1,5 millioner kroner.. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2011. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Snillfjord kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2011og Snillfjord kommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Sekretariatet mener at sen formell avleggelse av regnskap og årsberetning må tas inn i uttalelsen fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2011 som det fremgår av innstillingen i saken. 4
5
6
Fra: Næssvold Kjell Sendt: 18.04.2012 Til: john.geir.stolan@snillfjord.kommune.no Kopi: postmottak@snillfjord.kommune.no;kai.terje.dretvik@snillfjord.kommune.no;may.lian@snillfjord.kom mune.no;eva J Bekkavik Emne: Revisjonsberetning Hei. Vedlagt følger ny revisjonsberetning, som erstatter revisjonsberetning av 16. april. Revisjonsberetning av 16. april er med dette trukket tilbake. Med vennlig hilsen Kjell Næssvold Revisor Mobil: 913 29 475 E-post: kjell.nassvold@revisjonmidtnorge.no <mailto:kjell.nassvold@revisjonmidtnorge.no> Hjemmeside: www.revisjonmidtnorge.no <http://www.revisjonmidtnorge.no/> Statens hus, Postboks 216, 7300 Orkanger 7
8
9
SNILLFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Snillfjord KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SNILLFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget har i møte 07.05.2012, sak 14/2012 behandlet Snillfjord kommunes årsregnskap for 2011. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert 18.04.2012, nummerert brev fra revisor og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet ble avlagt 2. mars og fullstendig årsberetning ble første gang avlagt 17.april. Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Under henvisning til revisors opplysning, under avsnittet Andre forhold, i revisjonsberetningen om for sent avlagt årsregnskap og årsberetning, forutsetter kontrollutvalget at det arbeides for at årsregnskapet avlegges rettidig i kommende år. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig merforbruk på kroner 630.893. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2011, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2011 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Snillfjord kommunes virksomhet for 2011 og for kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Snillfjord kommunes årsregnskap for 2011. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011. Krokstadøra den 07.05.2012 Oddvar M. Lian Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 10 1
Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 015/12 Eva J. Bekkavik 033, &58 12/6-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Vedlegg Saker for videre oppfølging Utrykte vedlegg 1. Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden 07.02.2012 30.04.2012. 2. Oversikt over saker behandlet i formannskapet i perioden 07.02.2012 30.04.2012.. 3. Sak KU-4/2006: Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet 07.02.2012 30.04.2012. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ingen nye saker som er satt til oppfølging etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. 11
Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak KS- 16/2012 sak KS- 29/2012. Formannskapet: Sak FS- 7/2012 sak FS- 38/2012. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 12
SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 7. februar 2012 30. april 2012, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 06.02.2012: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på Rutinemessig oppfølging. sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. OK Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret 29.05.2008 (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart 2008. Sak i kommunestyret 26.06.2008 (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte 29.06.2010 Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok 13 Ny tilbakemelding på
Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 06.02.2012: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens lbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i 2011. kontrollutvalgets første møte i 2011 Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Følges opp videre Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul 2012. Enstemmig som innstillingen: Rutine messig Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten oppfølging. om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Kontrollutvalgets møte 21.09.2010 Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken innen sitt første møte i 2011. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt i møtet, orienterte rådmannen i saken. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Følges opp videre Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Kontrollutvalgets møte 03.05.2012 Tiltaksplan for kommunal eiendom er behandlet av formannskapet i sak 100/11, 112/11 og 118/11 Formannskapet gjorde følgende vedtak: Snillfjord kommune vedtar Tiltaksplan for kommunal eiendom 2011 slik den er framlagt fra rådmannen. Midler avsettes ved budsjettbehandlingen. Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og Ny orientering til rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper. Dette kontrollutvalget i innbefatter et grundig arbeid med saken i juni 2011 kommunestyret. 14
Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 06.02.2012: Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av 2012. Til oppfølging Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre Følges opp videre arbeidsprosessen mangler også. FS Nybygg flytebrygge på Gnr. Snillfjord kommune, ved utvalget for plansaker, Rutine messig 59/2011 55, Bnr. 1 Kamvik. avslår søknad om dispensasjon for anlegging av oppfølging. Dispensasjon fra flytebrygge på gnr. 55, bnr. 1 i Kamvika. kommuneplanens arealdel og Begrunnelse: plan- og bygningslovens - Fylkesmannen, med støtte fra Sør-Trøndelag 1-8 fylkeskommune, frarår å gi dispensasjon **** Snillfjord kommune ved utvalget for plansaker ber administrasjonen igangsette rullering av Småbåthavnplanen for vurdering av behovet for småbåthavner /båtplasser i kommunen. Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Ingen plankompetanse i administrasjonen akkurat nå, men mest sannsynlig vil en slik Følges opp videre kompetanse være på plass tidlig i september. Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Kompetanse er på plass. Følges opp videre Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset 15
Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 06.02.2012: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/2012. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren 2012. 16 September 2012
Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 016/12 Eva J. Bekkavik 216 12/52-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtale forvaltningsrevisjon 2012 Avtale finansiellrevisjon 2012 Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD 15.06.2004. Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 92. 17
Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Snillfjord kommune. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert mellom KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere ressursbruk til kontrollutvalgene på prosjektnivå, og at samlet forbruk for Snillfjord kommune rapporteres årlig til Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap. Timetall for 2012 For 2012 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 190 timer, mot 175 i 2011. Ramme til forvaltningsrevisjon for 2012 er satt til 104 timer, mot 118 i 2011. Det legges opp til et revisjonsomfang på nivå med 2011. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 2011, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2012. 18
19
20
21
22
Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 017/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/44-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Engasjementsbrev regnskapsåret 2011 Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjon på høring Rapport fra stedlig kontroll 2011, datert 21.03.2011 Brev fra Snillfjord kommune, datert 11.04.2011til Skatteetaten vedr. kontrollrapport 2011 Rutinebeskrivelser for skatteoppkrever Skatteetatens tilbakemelding på stedig rapport, datert 26.04.2011 Rapport fra stedlig kontroll 2011, datert 21.09.2011 Brev fra Snillfjord kommune, datert 09.11.2011, til Skatteetaten vedr. rapport fra stedlig kontroll 2011 Skatteetatens revisjonsrapport 2-2011, datert 20.12.2011 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 25/2012 (møte 19.04.2012) Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Engasjementsbrev revisjon, brev fra Revisjon Midt-Norge til Snillfjord kommune. 2. Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjons på høring, brev fra Revisjon Midt-Norge IKS til alle kontrollutvalgene i IKSsamarbeidet. 3. Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Snillfjord kommune 2011 4. Brev fra Kemneren i Snillfjord kommune til Skatteetaten vedr. stedlig kontroll 2011 (inkl. rutinebeskrivelser) 5. Skatteetatens tilbakemelding på stedlig rapport 6. Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Snillfjord kommune 2011 (21.09.2011) 7. Brev fra Kemneren i Snillfjord kommune til Skatteetaten vedr. stedlig kontroll 21.09.2011 8. Skatteetatens revisjonsrapport 2-2011 23
9. Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snillfjord kommune 10. Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 25/12 Kontrollutvalgets årsmelding. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
Snillfjord Kommune Økonomiavdelingen Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato Skatteetaten Postboks 2060 6402 MOLDE 10/1139-8 203 &58 Reidar Samskott 2011/167465 11.04.2011 Ofl 13 RAPPORT FRA STEDLIG KONTROLL AV SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I SNILLFJORD KOMMUNE 2011 Vi viser til Deres brev/rapport av 21.03.2011. Våre tiltak som følge av Deres ovennevnte rapport beskrives slik: 4.1.1 Utbetalinger. Det er nå etablert en rutine som sikrer at det alltid er to personer involvert i utbetalingen. Det er nå slik at én tar seg av alle anvisninger i Sofie, mens en annen utfører alle godkjenninger i nettbanken. 4.1.2 Rutinebeskrivelse Skatteoppkreveren bekrefter herved at han har til hensikt å utarbeide skriftlige rutiner innen den 1. mai 2011. 4.2.1 Dokumentasjon av manuelle bilag Det er etablert et system med egne mapper for slik dokumentasjon. Kopi av alle manuelle bilag settes nå inn i sin spesifikke mappe. 4.2.2 Forhåndsavregning Når det gjelder skatteoppgjørsblanketten, har skatteoppkrever innskjerpet rutinen om å være nøyaktig i forhold til opplysninger og dokumentasjon fra skattekontoret, samt å besørge god dokumentasjon på eventuelle avvik. Vi takker for et hyggelig kontrollbesøk og konstruktive samtaler. Med vennlig hilsen Reidar Samskott Kemner Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no 37 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309
Snillfjord kommune Rutinebeskrivelse for skatteoppkrever - kemner Område skatt og arbeidsgiveravgift 38
Rutinebeskrivelser for Skatteoppkrever i Snillfjord kemner Side 2 av 6 RUTINEBESKRIVELSER FOR SKATTEOPPKREVER 1. Lov og forskrift Skatteoppkreverfunksjonen bygger på skattebetalingsloven og forskrift og instruks med hjemmel i denne. Skattebetalingsloven av 17. juni 2005 Skattebetalingsforskriften, forskrift i henhold til nevnte lov, av 21. desember 2007 2. Sentrale generelle instrukser Skatteoppkreverinstruksen, fastsatt av skattedirektoratet den 8. januar 2009 Retningslinjer til utfylling av skatteoppkreverinstruksen kapittel 1 til 3, fastsatt av skattedirektoratet den 14.12.2007, sist endret den 30.09.2010, versjon 1.2 Rutinebeskrivelser og intern kontroll, brev fra Skattedirektoratet den 27.03.06. Lokale rutinebeskrivelser og intern kontroll ved skatteoppkreverkontoret, brev fra Skattedirektoratet den 08.10.08. 3. Sentrale spesifikke instrukser og retningslinjer På SKO-nett, under innkreving, er det lagt ut flere instrukser og retningslinjer. Disse er gruppert under flere undermenyer. Skatteoppkrever plikter å holde seg orientert om hva som foreligger der og innrette seg etter disse. 4. Regionale spesifikke instrukser og retningslinjer På SKO-nett, under Skatt Midt-Norge, Maler og rutiner, er det lagt ut flere instrukser og retningslinjer. Skatteoppkrever plikter å holde seg orientert om hva som foreligger der og innrette seg etter disse. 5. Sofie Sofie er skatteoppkrevers saksbehandlingsverktøy for skatteregnskap og innfordring. Sofie er bygd opp funksjonelt i forhold til de oppgaver skatteoppkrever skal utføre. Skatteoppkrever skal sette seg inn i, holde seg oppdatert og følge de rutiner og rutinebeskrivelser som ligger i Sofie og hennes hjelpefunksjoner. 6. Lokale rutinebeskrivelser 6.1. Organisering og arbeidsdeling ved kontoret. Skatteoppkrever har stillingsbenevnelsen; kemner og er plassert i avdeling for økonomi og regnskap, under kommunalsjef økonomi. I tillegg til funksjonen som skatteoppkrever, har kemneren også ansvaret for kommunal fakturering og innfordring. Skatt er anslått til ca 70 % og kommunal innfordring ca 30 %. Kemneren innehar kompetanse som særnamsmann og skal aktivt utøve denne funksjonen. Kemneren er alene på skatteoppkreverkontoret. Behov for hjelp og påkrevd arbeidsdeling løses i samarbeid med de to øvrige på økonomiavdelingen. Dersom fravær utløser behov for mer omfattende hjelp, kan man forsøke å løse dette ved å inngå avtale med skatteoppkreverkontor i en nabokommune; fortrinnsvis Orkdal, Hitra/Frøya eller Hemne. Kemner er ansvarlig for å administrere dette. Ved uforutsett fravær eller andre forhold som forhindrer kemner i å organisere dette selv, skal kommunalsjef økonomi besørge en tilfredsstillende løsning. Gjelder fra 15. april 2011 39 Erstatter innfordringsrutiner fra 20.07.05
Rutinebeskrivelser for Skatteoppkrever i Snillfjord kemner Side 3 av 6 6.2. Fullmakter og tilganger Kemner er ansvarlig for korrekt tildeling av roller og fullmakter. Dette kontrolleres og følges opp i henhold til skatteoppkrevers rutine for periodeavslutning i Sofie. Ved behov registreres nye brukere/fullmakter/roller. Dette skal utføres uten opphold, slik at den det gjelder blir i stand til å utføre sine oppgaver. Skatteoppkreveren i Snillfjord har søkt om og, på grunn av kontorets størrelse, fått dispensasjon fra hovedregelen i skatteoppkreverinstruksen 3-4 med tilhørende retningslinjer om krav til at fire personer skal være involvert ved utbetalinger. Dette under forutsetning av at det alltid skal være minst to personer involvert. Kommunalsjef økonomi, eller den hun bemyndiger i sitt fravær, skal utføre minst én godkjenning i Sofie, anvise eller godkjenne. Kemner skal besørge den andre i Sofie, når det er påkrevd og nødvendig godkjenning i nettbanken. 6.3. Bankfullmakter Kemner er ansvarlig for korrekt tildeling av fullmakter. Dette kontrolleres og følges opp i henhold til skatteoppkrevers rutine for periodeavslutning i Sofie, tilsvarende som for roller og fullmakter i Sofie. Skjema for innmelding av brukere/fullmakter fylles ut, signeres og sendes til Nordea sammen med kopi av saksbehandlers legitimasjon. Kopi settes inn i en egen mappe, som er merket Nordea 6.4. Skattekasse og kontantbehandling Sentrale bestemmer, jfr. skatteoppkreverinstruksen kap. 3 og rutine i Sofie følges. Nummererte kvitteringsblokker i tre eksemplarer benyttes ved alle innbetalinger i skattekassen. Nye og ubrukte kvitteringsblokker ligger i låst skap og kvitteres ut ved behov. Utskrevne kvitteringsblokker arkiveres i henhold lovbestemte krav. Innbetalinger i skattekassen blir ført i kassabok. Samme dag blir pengene satt inn på bankkonto for skatt. Dette gjøres av ansvarlig for skranketjenesten i servicekontoret. Innbetalingen posteres av saksbehandler/kemner inn i skatteregnskapet (Sofie) samme dag betalingen er skjedd. Dokumentasjon arkiveres i en mappe; kontant innbetaling. 6.5. Bankavstemming Bankavstemming er i utgangspunktet en daglig avstemming. Når det foreligger åpne differanser, eller i perioder hvor slike hyppig oppstår, skal avstemming skje hver dag. Når det ikke foreligger åpne differanser og når man har erfaring for at differanser oppstår meget sjelden, kan avstemmingen foretas én gang pr uke, fortrinnsvis mandag morgen. Avstemming gjøres på et excel regneark det samme som hører til avstemmingsmappen for periodeavslutning i Sofie. Hvis differanse oppstår, skal kemner prioritere å utføre de handlinger som er nødvendig for å oppklare differansen og korrigere. Gjelder fra 15. april 2011 40 Erstatter innfordringsrutiner fra 20.07.05
Rutinebeskrivelser for Skatteoppkrever i Snillfjord kemner Side 4 av 6 Dokumentasjonen kontrolleres, signeres av kommunalsjef økonomi og arkiveres i en egen mappe. Dokumentasjon er excel-arket, utskrift av hovedboken og manuell bankavstemming. 6.6. Inn- og utbetalinger Jfr. Skatteoppkreverinstruksen kap. 3 Inn- og utbetalinger følges opp uten opphold når de dukker opp på arbeidslisten i Sofie, fortrinnsvis samme dag. Retur på betalingsoppdrag fra bank; mottaksretur og avregningsretur skrives ut og arkiveres i en egen mappe, utbetalingspermen. Der arkiveres også manuelle signeringer for attestasjon/godkjenning når dette er påkrevd. Hver mnd. i forbindelse med periodeavslutning i Sofie, gjennomgås liste over uidentifiserte/uplasserte innbetalinger, samt kreditkrav som ikke er utbetalt. Ikke utført arbeid skal gjøres umiddelbart etter gjennomgang av listene. 6.7. Periodisk oppgjør Jfr. Skattebetalingsloven og forskriften kap. 8. Rutine for periodeavslutning i Sofie følges. Dette gjøres etter hvert månedsskifte, så snart listene i Sofie er klar og senest innen den 10. Når periodisk oppgjør er klart, skal utbetaling til skattekreditorene skje uten unødig opphold. 6.8. Virksomhetsplan Jfr. SKO-instruksen 2-2, 2. ledd og Retningslinjer til utfylling av SKO-instruksen, del 4. Virksomhetsplan utarbeides som grunnlag for årets aktivitet. Denne oversendes til Skatt Midt-Norge så snart den er klar og senest inn den 1. mars. 6.9. Årsregnskapet / årsrapport Instruks for skatteoppkrevere av 8. januar 2009 (SKO-instruksen) 2-5 Instruks om føring av skatteregnskap av 18 desember 2008. Retningslinjer til utfylling av skatteoppkreverinstruksen kapittel 1 til 3, kap. 6 Frist for avleggelse av årsregnskapet og innsending av årsrapport er 20. januar. 6.10. Arbeidslister Kemner er alene på kontoret og får opp alle aktiviteter på sin arbeidsliste. Arbeidslisten skal gjennomgås daglig og alle aktiviteter skal utføres uten unødig opphold. Gjelder fra 15. april 2011 41 Erstatter innfordringsrutiner fra 20.07.05
Rutinebeskrivelser for Skatteoppkrever i Snillfjord kemner Side 5 av 6 6.11. Forfalte krav Kemner behandler alle krav som kommer opp på arbeidslisten. Hver mnd. når periodisk oppgjør er ferdig, gjennomgår kemner discovery-rapport; Restanseliste detaljer pr forfall. Ikke utførte oppgaver i henhold til denne listen utføres uten unødig opphold. Utførte oppgaver noteres og når listen er gjennomgått, signeres denne og arkiveres som dokumentasjon i en egen mappe. Løpende utleggstrekk og utleggspant kontrolleres mot eventuelle nye krav. 6.12. Arbeidsgiverkontroll Terminoppgaver dateres og signeres når de kommer inn. Registrering i Sofie skjer uten unødig opphold. Aktiviteter som kommer opp på arbeidslisten utføres fortløpende, uten unødig opphold. Årskontroll utføres i henhold til rutinebeskrivelse i Sofie og innen tidsfrister for LTObasen og grunnlagsdatabasen. Kontrollettersyn utføres i henhold til gjeldende retningslinjer, f.t. 5 % av antall arbeidsgivere i kommunen. For tiden gir dette 3 kontrollettersyn pr. år. Kontrollettersyn påbegynnes innen utgangen av mai og alle skal være ferdig innen utløpet av kalenderåret, slik at ferdig rapport kan sendes til regionkontoret før årsskiftet. 6.13. Manuelle endringsavregninger Endringsavregninger utføres i henhold til rutine i Sofie. Opplysninger og dokumentasjon gitt av skattekontoret følges. Eventuelle avvik dokumenteres og arkiveres. Endringsavregninger og all dokumentasjon arkiveres i egen mappe, sortert pr skatteår. 6.14. Dokumentasjon og arkivering av regnskapsbilag Jfr. Skattedirektoratets Instruks for føring av skatteregnskap av 18.12.2008, 5. Nødvendig dokumentasjon produseres og settes i relevante mapper, f.t.: Identifiser aktør Endre/registrere krav m/skilleark for annullere krav Godskriv andre aktører Mottatte data SKD Kontant innbetaling Herreløse, jfr. rutine i Sofie Vedtak utgiftsføring Nedsettelse pensjonsgivende Manuelle endringsavregninger Endring av bankkonti Gjelder fra 15. april 2011 42 Erstatter innfordringsrutiner fra 20.07.05
Rutinebeskrivelser for Skatteoppkrever i Snillfjord kemner Side 6 av 6 6.15. Innfordring saksarkiv Kommunens edb-arkiv; e-sak skal benyttes for alle skriv og notater som skal arkiveres. Journalpostene skal unntas fra offentlighet og gjøres konfidensielle for andre enn kemner. Som et hjelpemiddel i den daglige innfordringen er det etablert mapper for innfordring, sortert alfabetisk. Dere settes arbeidskopier, f.eks av varsel etter 4-18, varsel og fastsatt utleggstrekk, andre signerte skriv og korrespondanse, e-poster m.v. Når den aktuelle saken er avsluttet makuleres arbeidskopiene og man forholder seg til e-sak. 6.16. Utleggspant Etablert utleggspant settes i en egen mappe for løpende utleggspant. Når fordringen er oppgjort, slettes pantet og flyttes over i en mappe for slettet pant. Samtidig med gjennomgang av restanselisten, skal kemner kontrollere etablert utleggspant mot eventuelle nye krav om det må tas nytt utleggspant. Pr 30. juni og 31. desember hvert år skal kemner kontrollere at det ikke foreligger innfridd utleggspant som ikke er slettet. Gjelder fra 15. april 2011 43 Erstatter innfordringsrutiner fra 20.07.05
44
45
46
47
48
Snillfjord Kommune Økonomiavdelingen Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato Skatteetaten Skatt Midt-Norge Postboks 2060 6402 Molde 10/1139-12 203 &58 Reidar Samskott 2011/167465 09.11.2011 RAPPORT FRA STEDLIG KONTROLL AV SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I SNILLFJORD KOMMUNE 2011 Vi viser til Deres brev av 21.09.2011. Innledningsvis vil vi takke for et hyggelig samarbeid og et hyggelig kontrollbesøk. Vi må også beklage at dette svaret kommer vel sent, noe som skyldes en travel periode for undertegnede. Vi kan gi følgende tilbakemeldinger på Deres anmerkninger: 3.1 Oppfølging av tidligere pålegg og anbefalinger Se pkt. 4.1.1 nedenfor 4.1.1 Utbetalinger Vår rutine er ikke fulgt 100 %. Vi har en sterk mistanke om at det reelle avviket er lavere enn 13 tilfeller. Ut fra vår opplevelse vil vi tro at det kan være tale om ett eller to tilfeller, som inneholder flere utbetalinger. Vår utbetalingsrutine må, i tillegg til ordinær intern bemanning, være tilpasset situasjoner hvor skatteoppkrever er alene på kontoret og må søke hjelp hos en annen skatteoppkrever for å få involvert en annen person i utbetalingsprosessen. Vi finner det bedre å legge involveringen til Sofieleddet enn å gi en annen skatteoppkrever tilgang til vår bankkonto. Sofie er dessverre noe uryddig i utbetalingsrutinen. Vi ser at den endelige godkjenningen kan inneholde utbetalinger som Sofie har anvist og/eller attestert, sammen med transer som en involvert 2. person har attestert eller anvist. Dette medfører at hvis man også skal ha andre involvert for det Sofie attesterer/anviser for oss, så må man ta i bruk signering på papir i enkelte tilfeller. Det er slik med alle rutiner at det er en nødvendig forutsetning at de følges. Etter en samlet vurdering finner vi vår rutine god nok, men ser at skatteoppkrever må være mer nøye med å se hvilke transer utbetalingene inneholder og sørge for at det alltid er to personer involvert. Dette gjelder spesielt for de transene hvor Sofie attesterer og/eller anviser. Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no 49 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309
4.1.2 Betalingsavtaler Vi tar anmerkningen og pålegget til etterretning. Vi vil imidlertid be om et initiativ til å gjøre lempning med betalingsavtaler mer nyansert og resultatorientert og ikke unødig ressurskrevende. For vår del opplever vi at flertallet av betalingsavtalene i realiteten er en tilpasning av forfall til skattyters likviditet gjerne en to tre ukers forskyvning, og for relativt små beløp. Altså mer en tale om henstand enn hva vi i alminnelighet legger i en betalingsavtale. Om skattyter er en solid og god betaler, trenger ikke det å bety at han har likviditet til å svelge unna restskatt på strak arm. Når restskatten har forfall den 5. i en mnd. og vi vet at de aller fleste mottar sin lønn mellom den 12. og den 20. så vil man forstå at det vil oppstå behov for en tilpasning til dette. Etter vårt syn vil det være en stor unødig ressursbruk å kreve skriftlig søknad og kompleks saksbehandling for slike små justeringer av forfall, for små beløp. Dette under hensyn til at et krav om skriftlig søknad for slike krav i realiteten vil føre til ett av to: Enten må skatteoppkrever lage søknaden, eller så blir det ikke spurt om henstand og de aktuelle krav blir stående som restanse. Man må ha i tankene at vi som jobber i distriktene har relativt gode kunnskaper om våre skatteytere og vi har gode relasjoner til de aller fleste. En nyansert og fleksibel saksbehandling av mindre betalingsutsettelser er etter vårt syn en fordelaktig ressursbruk og samsvarer godt med en debitortilpasset innfordring. Vi foreslår at det tas et initiativ til å lage et skille mellom henstand innen et par mnd. for små beløp og formelle betalingsavtaler. 4.2.1 Avvik DTI Vi tar anmerkningen til etterretning. Skatteoppkrever er nå mer oppmerksom på å følge med på hva som er avvik i forhold til DTI og avviksmelde disse. Vi håper at dette er konkret nok i forhold til Deres anmerkninger. Vi står gjerne til disposisjon for drøftinger om de spørsmål som tas opp. Vennligst gi en tilbakemelding dersom noe fortsatt er uklart eller ikke avklart. Med vennlig hilsen Reidar Samskott Kemner 50
51
52
53
54
55
56
57
Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/44-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 58 Saksnr 018/12