Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid: kl. 10:00 13:20 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, Kommunestyresalen Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Andre møtende: John Geir Stølan, ordfører (sak 35-40) Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS (sak 36) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær Saker til behandling: 035/11-043/11 Arkivsak: 11/255 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 035/11 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle 036/11 Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering 037/11 Godkjenning av protokoll fra møte den /11 Referatsaker 039/11 Budsjettkontroll pr /11 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2012 for kontrollutvalget 041/11 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll 042/11 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 043/11 Eventuelt Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge:

2 Sak 035/11 - Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Oppdragsansvarlig sekretær foretok en kort presentasjon av KonSek Midt-Norge IKS, og foretok deretter en orientering om kontrollutvalgets funksjon, oppgaver og rolle. Taushetserklæring ble delt ut og medlemmene signerte og leverte erklæringen til KonSek igjen. Varamedlemmer vil få tilsendt taushetserklæringen pr. post slik at de kan signere og returnere den til KonSek. Sak 036/11 - Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering Inge Storås, daglig leder, ga en presentasjon av Revisjon Midt-Norge IKS og en orientering om revisjonsoppgavene de utfører for Snillfjord kommune. Sak 037/11 - Godkjenning av protokoll fra møte den Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes.

3 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 038/11 - Referatsaker Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak, kommunestyret og Kommunestyrets behandling av sak 42/2011 Forvaltningsrevisjon - Saksbehandling, sak 43/2011 Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet og gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden , sak 44/2011 Retningslinjer for kontrollutvalget i Snillfjord kommune, sak 53/2011 Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring. 2. Norges Kommunerevisorforbund einfo 5/2011 Kombinasjon av vervet som medlem av kontrollutvalget og medlem av styret for interkommunal revisjon.. 3. Generalforsamlinger og representantskap i kommunalt eide selskaper. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 039/11 - Budsjettkontroll pr Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering.

4 Sak 040/11 - Forslag til økonomiplan med budsjett for 2012 for kontrollutvalget Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2012 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Ledergodtgjørelse settes til kr ,-, møtegodtgjørelse settes til kr ,- og arb.g.avgift til kr ,- (i henhold til revidert godtgjøringsreglement). Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto: Tekst Forslag Budsjett 2012 Vedtatt Budsjett 2011 Vedtatt Budsjett Ledergodtgjørelse Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Aviser, tidsskrifter, håndbøker Forbruksmateriell Servering v/møter og utvalg Kontingent Forum for kontroll og tilsyn Kurs/opplæring Reiseutgifter, møter Bom og parkeringsutgifter Sum kontrollutvalg Kjøp Kontr.utv.sekr. Midt-Norge IKS Kjøp av Revisjon Midt-Norge IKS Sum kontrollutvalg og revisjon Innstillingen med endringer ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2012 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas.

5 Sak 041/11 - Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet ta med seg eventuelle innspill som kom frem i møtet i det videre arbeidet med en plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen, på sitt første møte i 2012, om hvordan kommunen bruker selskapet Svanem AS. Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet ta med seg eventuelle innspill som kom frem i møtet i det videre arbeidet med en plan for selskapskontroll. Sak 042/11 - Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen, på sitt første møte i 2012, vedr. kommunestyrets sak 9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten. Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt Skiltplan Snillfjord kommune. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon.

6 Sak 043/11 - Eventuelt Saken legges frem uten forslag til vedtak. Opplæring kontrollutvalg 15. november 2011 på Quality Hotel Panorama, Tiller Følgende personer melder seg på opplæringsdagen: Oddvar Lian, Anders Krokstad, Merja Korkman, Gerd Fegstad, Jostein Selnes. Kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter avholdes på mandager, møtestart kl. 10:00. Kontrollutvalgets første møte i 2012 Kontrollutvalget berammer sitt første møte i 2012 til mandag 13. februar kl. 10:00. Sakspapirer til kontrollutvalget fra Snillfjord kommune Kontrollutvalgets leder og nestleder ønsker alle sakspapirer tilsendt. Kontrollutvalgets øvrige faste medlemmer ønsker sakliste og protokoller tilsendt. Kommunal rapport Kontrollutvalgets leder ønsker å videreføre abonnementet på Kommunal Rapport. Opplæring kontrollutvalg 15. november 2011 på Quality Hotel Panorama, Tiller Følgende personer melder seg på opplæringsdagen: Oddvar Lian, Anders Krokstad, Merja Korkman, Gerd Fegstad, Jostein Selnes. Kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter avholdes på mandager, møtestart kl. 10:00. Kontrollutvalgets første møte i 2012 Kontrollutvalget berammer sitt første møte i 2012 til mandag 13. februar kl. 10:00. Sakspapirer til kontrollutvalget fra Snillfjord kommune Kontrollutvalgets leder og nestleder ønsker alle sakspapirer tilsendt. Kontrollutvalgets øvrige faste medlemmer ønsker sakliste og protokoller tilsendt. Kommunal rapport Kontrollutvalgets leder ønsker å videreføre abonnementet på Kommunal Rapport.

7