Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /tid: kl. 09:00 12:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, Kommunestyresalen Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Merja Korkman Jostein Selnes Jens Selnes, 1. vara Andre møtende: Kai Terje Dretvik, rådmann (sak 25,26,27) John Geir Stølan, ordfører (sak 25-31) Anne Gråberg, Revisjon Midt-Norge IKS (sak 25,26,27) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær Saker til behandling: 025/12-032/12 Arkivsak: 12/124 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 025/12 Godkjenning av protokoll fra møte den /12 Kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse 027/12 Forvaltningsrevisjonsrapport - Saksbehandling 028/12 Referatsaker 029/12 Budsjettkontroll pr /12 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2013 for kontrollutvalget 031/12 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 032/12 Eventuelt

2 Sak 025/12 - Godkjenning av protokoll fra møte den Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 026/12 - Kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Snillfjord kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for , som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Ordfører, rådmann og kontrollutvalgets medlemmer kom med gode innspill til fokusområder på forvaltningsrevisjon. Følgende fokusområder tas inn i planen: Omdømme og omdømmebygging i Snillfjord kommune Pedagogisk tetthet, generelt innhold, pedagogisk innhold i barnehagene. Fremtidens pleie- og omsorgs-tjenester i Snillfjord kommune Næringsutviklingsarbeidet i Snillfjord Ressursbruk og organisering av FTV-avdeling Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Snillfjord kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for , som legges frem for endelig behandling i kommunestyret.

3 Sak 027/12 - Forvaltningsrevisjonsrapport - Saksbehandling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av mai Anne Gråberg, forvaltningsrevisor Revisjon Midt-Norge IKS, gjennomgikk revisors arbeid og funn i forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisor og rådmann svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende omforent forslag til endring av pkt. 3 Kontrollutvalget ønsker en muntlig tilbakemelding på sitt første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Innstillingen med endring av pkt. 3 ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Sak 028/12 - Referatsaker Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Tilbakemelding etter årsrevisjonen 2011 fra Revisjon Midt-Norge til Snillfjord kommune 2. Melding om politisk vedtak Kommunestyrets sak Plan for selskapskontroll Kommunene har søkt om 180 millioner kroner til å etablere det døgnåpne øyeblikkelig hjelp-tilbudet i samhandlingsreformen. Det er 50 millioner mer enn budsjettert. 4. Vedlikeholdsutgiftene i Kommune-Norge er nå lavere enn i 2008, viser nye tall. 5. Fylkesmannen i Sogn- og Fjordane slår fast at et gruppeledermøte skal være et åpent møte der presse og andre kan være til stede. 6. Bystyreveteran i Tromsø nekter å surfe på den kommunale nettbrettbølgen, og får støtte av jusprofessor

4 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 029/12 - Budsjettkontroll pr Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Sak 030/12 - Forslag til økonomiplan med budsjett for 2013 for kontrollutvalget Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2013 med en netto ramme på kr ,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2013 med en netto ramme på kr ,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas.

5 Sak 031/12 - Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget ønsker orientering om status i følgende saker på sitt møte 3. desember: Kommunestyresak 9/2008 Forvaltningsrevisjon - Vann, avløp og renovasjonstjenesten. Kommunestyresak 72/2010 Eierstrategier Snillfjord kommune - Grunnlagsdokument Formannskapssak 59/2011 Nybygg flytebrygge på Gnr. 55, Bnr. 1 Kamvik Kommunestyresak 53/2011 Forvaltningsrevisjon - Tilpasset opplæring Ordfører informerte om at det var kommet flere henvendelser fra innbyggere vedr. fjerning av støtte til private vannverk jf. kommunestyrets vedtak i sak 98/2011Årsbudsjett for Ordfører orienterte også om at det i formannskapets sak 104/12 Kommunedelplan Fv714 Endring av trasevalg over Åstfjorden Planforslag og behandling 2. gang behandling i Planutvalg, ble utdelt (i møtet) 4 vedlegg som hadde relevans for saken. Formannskapet tok 10 minutters pause for å lese gjennom dokumentene. En innbygger/privatperson har i ettertid reist spørsmål om det er lovlig å dele ut vedlegg til saker i møtet. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Sak 032/12 - Eventuelt Saken legges frem uten forslag til vedtak. Representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS Ordfører informerte om at revisjonshonoraret omtrent er doblet fra 2008 og frem til i dag, og at honoraret har steget med 5% fra 2012 til 2013.

6 Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS Tirsdag 6. november 2012 på Quality Hotel Panorama på Tiller. Invitasjon med tema vil bli sendt ut til alle kontrollutvalgsmedlemmer i IKS-samarbeidet medio oktober. Ingen vedtak. Ingen vedtak.

7