Versjon 1.2 Dato: 30.08.2011
INNHOLD 1 INFORMASJON... 4 1.1 Innledning... 4 1.2 Informasjon om oppdragsgiver... 4 1.3 Nåværende avtaleforhold... 4 2 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 2.1 Beskrivelse av oppdraget... 4 2.2 Kontraktsvarighet... 5 2.3 Kravspesifikasjon... 5 3 KONTAKTOPPLYSNINGER... 6 3.1 Oppdragsgiver... 6 3.2 Kontaktpersoner... 6 4 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 4.1 Konkurranseform... 6 4.2 Tilgang til konkurransegrunnlaget... 6 4.3 Tidsplan... 6 4.4 Dokumenter... 7 4.5 Definisjoner... 7 4.6 Tilbudskonferanse... 8 4.7 Spørsmål, tillegg og rettelser... 8 4.8 Omkostninger... 8 5 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING... 8 5.1 Tilbudets oppbygning... 8 5.2 Tilbudsbrev... 9 5.3 Svarbilag i forhold til konkurransevedleggene (Vedlegg 1-8)... 9 5.4 Prisskjema... 10 5.5 Vognskjema... 11 5.6 Forsikring... 11 5.7 Påkravsgaranti... 11 5.8 Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget... 11 5.9 Milepælsplan... 11 6 TILDELING AV KONTRAKT... 11 6.1 Generelt... 11 6.2 Tildelingskriterier... 12 6.2.1 Pris og godtgjørelser 60 %... 12 6.2.2 Kvalitet og gjennomføringsevne 20 %... 12 6.2.3 Miljø 20 %... 13 7 INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUDET... 13 7.1 Generelt... 13 7.2 Innleveringstid og sted... 13 7.3 Merking av tilbud... 13 8 BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD... 14 8.1 Generelt... 14 8.2 Tilbudsåpning... 14 8.3 Tilbakekalling... 14 8.4 Avklaring... 14 Side 2 av 16
8.5 Forhandlinger... 14 8.6 Vedståelsesfrist... 15 8.7 Offentliggjøring... 15 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 15 9.1 Avvising... 15 9.2 Tildeling og begrunnelse... 15 9.3 Klagefrist... 16 9.4 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 16 9.5 Inngåelse av kontrakt... 16 Side 3 av 16
1 INFORMASJON 1.1. Innledning Hedmark Trafikk FKF (HET) gjennomfører anbudskonkurranse om rutetransport med buss i Hamar-regionen. Oppdraget er delt i to geografisk definerte rutepakker. Som egne delpakker er det konkurranse om oppdrag som kjøres med minibuss. Oppdragene omfatter både rutetransport og anropsstyrte oppdrag. Hedmark Trafikk omtales heretter som Oppdragsgiver. Oppdragsgiver inviterer herved leverandører som på forhånd er prekvalifisert til å gi tilbud på de ulike deloppdrag slik det er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Det vil bli inngått separate kontrakter for de respektive tilbudspakker. Konkurransen er avledet av en forutgående prekvalifiseringsrunde som var utlyst i DOFFIN-databasen og, for i EØS-området, i TED-databasen (Tenders Electronic Daily) 18.04.2011. Doffin-id 229052. 1.2. Informasjon om oppdragsgiver Hedmark Trafikk FKF er et offentlig selskap som har ansvaret for planlegging, kjøp av transporttjenester, koordinering og markedsføring av kollektivtrafikken i Hedmark fylke. Hedmark Trafikk FKF er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige transporten. For ytterligere informasjon om Hedmark Trafikk vises det hjemmesidene www.hedmark-trafikk.no. Kjørekontoret Innlandet AS (KKI) er et selskap som er heleid av Hedmark fylkeskommune. Kjørekontoret koordinerer, planlegger og formidler anropstyrt transport for Hedmark Trafikk. 1.3. Nåværende avtaleforhold Nåværende operatør er Nobina Norge AS. Selskapet har utført oppdragene basert på en anbudskontrakt som har løpt siden 2004. De anropsstyrte oppdragene blir i dag utført gjennom en Rammeavtale med Taxi Hedmark AS som har løpt siden 2010. Anropsstyrte oppdrag omfatter bl.a. individuelt tilrettelagt skolebarntransport, transporttjenesten for forflytningshemmede, bestillingsruter og serviceruter. Avtalene har en samlet verdi på ca. 125 mill. kroner årlig, fordelt med 90 mill. kroner på bussvirksomhet og 35 millioner på anropsstyre oppdrag. Det gjøres oppmerksom på at det parallelt pågår en anbudskonkurranse som omfatter ytterligere anropsstyrt transport i samme område. 2. ANSKAFFELSES OMFANG 2.1. Beskrivelse av oppdraget Oppdragene med rutebuss omfatter drift av Oppdragsgivers busslinjer innen fire kommuner; Ringsaker, Hamar, Løten og Stange, samt strekningene Elverum - Hamar- Gjøvik og Hamar - Moelv Lillehammer. Ruteproduksjonen er inndelt i to anbudsområder, og omfatter regionruter, byruter, lokalruter og skoleruter. Oppdraget skal betales med priser for nødvendig antall vogner og kilometerpris for utkjørt rutedistanse. Side 4 av 16
Til hvert ruteområde er det definert egen delpakke som skal kjøres med minibuss. Minibussene skal utføre anropstyrt persontransport, slik det er spesifisert i konkurranse-grunnlaget. Kjøretøyer, med nødvendig personell, skal betales med timepriser for den tid de er bestilt til å holdes tilgjengelig for tjeneste for Oppdragsgiver. Anropsstyrte oppdrag omfatter bl.a. følgende typer kjøreoppdrag; Ordinær skoleskyss Spesielt tilrettelagt skoleskyss Spesialtransport TT-transport Rutetransport - avganger med lavt passasjergrunnlag Bestillingsruter og serviceruter Annen transport (bl.a. for kommunene i Hedmark) Bestilling, samordning og tildeling av anropsstyrte oppdrag administreres gjennom Oppdragsgivers kjørekontor. Slik det fremkommer nedenfor, er det mulig å vinne delpakkene for minibusser uavhengig av rutebussproduksjonen. Det kan potensielt bli tildelt fire kontrakter av denne konkurranse. Tildeling av Kontrakt for et deloppdrag gir ikke enerett til kontraktskjøring for Oppdragsgiver i det geografiske området. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdrag til andre operatører som har kontrakt eller rammeavtale, ut i fra vurdering om totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid, herunder å hente inn transportressurser fra andre områder. 2.2. Kontraktsvarighet Busskontraktene får varighet fra 01.07.2012 og løper i 8 år frem til 30.6.2020. Kontraktene for minibusser løper over 4 år til 30.6.2016. 2.3. Kravspesifikasjon Tilbudet skal omfatte komplette tjenester, i henhold til konkurransegrunnlagets intensjoner, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det er utarbeidet detaljert kravspesifikasjon som bl.a. omfatter utøvelsen av virksomheten, krav til materiellets funksjonalitet, og utrustning og vilkår som gjelder for vinnende Utøver. For øvrig er det Tilbyders eget ansvar å gjøre seg kjent med lokale og konstaterbare forhold for oppdraget, ved egne befaringer og registreringer. Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til kontraktsendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av tilbudet. Side 5 av 16
3. KONTAKTOPPLYSNINGER 3.1. Oppdragsgiver Kontaktopplysninger for Oppdragsgivernes virksomhet er: Navn... Hedmark Trafikk FKF Adresse... Disenstrandveien 4 Poststed... 2321 Hamar Telefon... 62 54 45 10 Telefaks... 62 53 44 12 E-post... innkjop@hedmark-trafikk.no Internett... www.hedmark-trafikk.no Org.nr... 981 522 427 3.2. Kontaktpersoner Kontaktpersoner under anbudskonkurransen er; Prosjektansvarlig... Gunnar Jacobsen Kontaktperson... Per Christer Konterud Felles e-post..... innkjop@hedmark-trafikk.no 4. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1. Konkurranseform Konkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr. 403. For denne anskaffelsen er det valgt kjøpsformen konkurranse med forhandling. Anbudskonkurransen legger til rette for at tildelingen av Kontrakt skjer etter reell konkurranse, basert på forretningsmessighet og likebehandling av Tilbyderne. 4.2. Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget blir kunngjort og er allment tilgjengelig på adgangsbeskyttet område på Oppdragsgivers hjemmesider. Prekvalifiserte Tilbydere får tildelt brukernavn og passord til lukket område på Oppdragsgivers hjemmesider. All kommunikasjon under anbudsprosessen vil foregå via internett og/eller e-post. Alle kunngjøringer underveis i prosessen blir kunngjort på samme nettadresse. Det sendes ut e-postvarsel når det eventuelt legges ut ny informasjon på internettsidene. Interessentene må påse at de får lastet ned alle deler av konkurransegrunnlaget og tilhørende vedlegg. 4.3. Tidsplan Hedmark Trafikk har satt opp følgende foreløpige tidsplan for konkurransen: Side 6 av 16
Melding om hvem som er prekvalifisert 20. juni 2011 Kunngjøring av konkurransegrunnlaget 20. juni 2011 Tilbudskonferanse. 29. juni 2011 10:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 24. august 2011 12:00 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 07. september 2011 12:00 Tilbudsåpning (ikke åpen) 07. september 2011 12:30 Forhandlinger med tilbydere Medio september 2011 Valg av leverandør og melding om kontraktstildeling Medio oktober 2011 Klagefrist Minimum 10 dager Kontraktstildeling Ca. 31. oktober 2011 Vedståelsesfrist 31. januar 2012 Oppstart av oppdrag 01. juli 2012 Tidspunkt for valg av Utøver(er) som det skal inngås Kontrakt med, antas å finne sted i oktober måned, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen. 4.4. Dokumenter Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til oppstart av rutekjøringen. 2. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Utøver med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Kommersielle betingelser Oppdragsbeskrivelse Rutebeskrivelse Materiellbeskrivelse Anleggsbeskrivelse Billetteringsbeskrivelse Designbeskrivelse Opsjoner Følgende vedlegg blir tatt med etter at forhandlinger er sluttført: Vedlegg 9 Referater og korrespondanse fra forhandlingene Vedlegg 10 Utøvers tilbud Ved eventuell motstrid gjelder Kontraktens tekst foran Vedleggenes tekst. Ved eventuell motstrid mellom vedleggene rangeres vedleggene i nummerrekkefølge. Beskrivelse av opsjoner (Vedlegg 9) vil bli kunngjort innen 15.7.2011. 4.5. Definisjoner Definisjoner av sentrale begreper benyttet i konkurransegrunnlaget er tatt inn i Kontrakten. I tillegg gjelder følgende definisjoner for dette dokumentet; Tilbud Tilbyders komplette tilbud (inkl. svarskjemaer, uttømmende opplysninger, nødvendige erklæringer osv.) Side 7 av 16
Tilbyder Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Utøver, betegnes som Tilbyder frem til Kontrakt er inngått. Konkurransegrunnlag Prosedyrereglene, Kontrakten og tilhørende Vedlegg. 4.6. Tilbudskonferanse Det inviteres til en tilbudskonferanse onsdag 29. juni 2011 kl. 10.00 12.00. Konferansen gjennomføres hos Hedmark fylkeskommune, Parkgt. 64, 2325 Hamar. Påmelding med navn på alle deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no innen kl. 12.00 dagen før. På konferansen vil det bli en gjennomgang av konkurransegrunnlaget og anledning til å stille spørsmål. Tilbyderne oppfordres å sende inn skriftlige spørsmål til konkurransegrunnlaget i forkant av tilbudskonferansen. Referat vil bli kunngjort på internettsidene. 4.7. Spørsmål, tillegg og rettelser Frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Tilbyder som har spørsmål til konkurransegrunnlaget, oppfordres å sende skriftlig henvendelse pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no. Spørsmål som måtte komme under tilbudsprosessen vil bli anonymisert, og sammen med svarene bli kunngjort på konkurransesidene. Dersom spørsmål kommer fra tredjepart, herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en Tilbyder, skal det fremgå hvilken Tilbyder denne representerer. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare, eller ikke gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere, dersom Oppdragsgiver vurderer spørsmålene ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. Merk at tidsfristen for å stille spørsmål er onsdag 24.08.2009 kl. 12.00. Dersom spørsmål kommer inn senere enn denne tiden, kan de ikke garanteres besvart innen tilbudsfristens utløp. Spørsmål og svar, rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil fortløpende bli lagt ut på oppdragsgivers konkurransesider. Varsel om kunngjort informasjon vil bli sendt pr. e-post til Tilbyderne. 4.8. Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, bæres av tilbyder. Herunder eventuelle reise- og møtekostnader under evaluerings- og kontraktstildelingsprosessen. 5. TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING 5.1. Tilbudets oppbygning Innlevert tilbud skal følge følgende oppsett: Tilbudsbrev med følgende vedlegg: Side 8 av 16
Vedlegg 1: Tilbyders svar på Kontraktens vedlegg 1 8 Vedlegg 2: Prisskjema A og B Vedlegg 3: Vognskjema C Vedlegg 4: Bekreftelse fra forsikringsselskap at de vil stille ansvarsforsikring, ref. Kontraktens punkt 10 Vedlegg 5: Bekreftelse fra finansinstitusjon om at de vil stille påkravsgaranti, ref. Kontraktens punkt 11 Vedlegg 6: Tilbyders uttømmende beskrivelse og prissetting av eventuelle forbehold Vedlegg 7: Milepælsplan 5.2. Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Hvilke(t) ruteområde det gis tilbud på En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i vedlegg 1-8 Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postadresse. Det er ikke anledning til å ta forbehold til kontraktsbestemmelsene. Hvorvidt tilbyder tar forbehold til ett eller flere punkter i kravspesifikasjon (vedlegg 1 8) skal forbehold i tilfelle tilfredsstille kravene i punkt 5.8. Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet, samt hvilke personer som vil være Tilbyders representant(er) i eventuelle forhandlinger. 5.3. Svarbilag i forhold til kontraktsvedleggene (Vedlegg 1-8) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i de øvrige vedleggene. Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som tilbyder vil fremheve, utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Kontraktens vedlegg, skal tydelig beskrives. Dette gjelder særlig forhold som skal vektlegges under tildelingskriteriene. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Vedlegg 1-8 skal angis, og skal tilfredsstille kravene i punkt 5.8. Tilbyder skal i tilfelle kommentere krav og betingelser angitt i Vedleggene i den nummererte rekkefølge av vedleggene, og siden etter samme inndeling/punktoverskrifter som angitt i vedleggene. Side 9 av 16
Kommersielle betingelser: Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Kommersielle betingelser. Eventuelle forbehold eller fordeler skal spesifiseres. Oppdragsbeskrivelsen: Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Kommersielle betingelser. Eventuelle forbehold eller fordeler skal spesifiseres. Rutebeskrivelsen: Tilbyder skal oppgi hvor mange vogner og størrelsen av bemanning som det legges opp til innenfor hvert anbudsområde og delpakke, herunder reservekapasitet. Materiellbeskrivelsen: Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle og operative krav imøtekommes, dette innebærer å beskrive/vedlegge: Utskiftingsplan for bussmateriellet Utøvers rutiner vedrørende renhold og vedlikehold av busser Anleggsbeskrivelsen: Hvis det legges opp til at Tilbyder skal benytte andre stasjoneringssteder i tillegg til det som er nevnt i konkurransegrunnlaget, skal dette angis og beskrives. Personalmessige forhold: Tilbyder skal bekrefte at man er inneforstått med at reglene om virksomhetsoverdragelse medfører avklaringer og et økonomisk oppgjør som Oppdragsgiver ikke er part i. 5.4. Prisskjema Tilbyder skal innlevere utfylt prisskjema, jfr. Bilag A. Det er anledning til å gi Tilbud på rutepakke 1 eller rutepakke 2 enkeltvis eller samlet. Det er anledning å gi tilbud bare på minibusspakken. Tilbyder som velger å inngi tilbud på busspakken(e) (materiellkategori A, B og C), skal også inngi tilbud på minibusspakken(e) (materiellkategori D). Tilbyder skal oppgi priser pr. vogn for de ulike materiellkategoriene, samt å oppgi hvor mange vogner Tilbyderen mener oppdraget nødvendiggjør. Tilbyder skal også oppgi kilometerpris for rutekilometer pr. kategori. For kategori D (minibusser) skal det oppgis timepriser. Under ovennevnte forutsetninger, har Tilbyder anledning til å gi kombinasjonsrabatter. Hvert tilbud skal imidlertid angi enkeltpriser i kombinasjonene. Ved tilbudsevalueringen vil Oppdragsgiver vurdere ulike kombinasjoner av enkeltstående Tilbud og kombinere Tilbud opp mor hverandre. Til hver rutepakke skal det inngis priser på forskjellige opsjoner iht. prisskjema B. Beskrivelse og betingelser for de ulike opsjoner er spesifisert i Vedlegg 8 Opsjoner. Side 10 av 16
5.5. Vognskjema Tilbyder skal innlevere utfylt vognskjema, jfr. Bilag C. Vognskjema skal gjenspeile Tilbyderens behov for vogner til å dekke maksimal samtidig produksjon innenfor hvert anbudsområde og materiellkategori, samt nødvendig reservemateriell. 5.6. Forsikring Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap om at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontraktens punkt 10. 5.7. Påkravsgaranti Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra norsk bank eller finansinstitusjon på at de vil stille påkravsgaranti slik det fremgår av Kontraktens punkt 11. 5.8. Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå klart av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har forut for anbudskonkurransen tatt stilling til følgende om forbehold: Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold mot kontraktsbestemmelsene. Det er ikke anledning å ta forbehold om valutasvingninger og rentenivå. Det er ikke anledning til å ta finansieringsmessige forbehold. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at andre forbehold også kan gi grunnlag for avvisning av tilbudet, og at Oppdragsgivers adgang til å avvise tilbud på grunn av forbehold ikke er begrenset til disse tre punktene. 5.9. Milepælsplan Tilbyder skal vedlegge en fremdrifts-/milepælsplan som skal beskrive alle vesentlige innsatser og/eller kritiske tidspunkter i perioden fra tilbudsfrist og frem til 3 måneder etter oppstart av oppdraget. 6. TILDELING AV KONTRAKT 6.1. Generelt Hvert anbudsområde avgjøres og tildeles i utgangspunktet separat. Tilbyder som gir tilbud på hovedoppdraget innenfor hvert anbudsområde, skal også gi tilbud på delpakken Minibuss. Tilbyder kan velge å gi tilbud på bare delpakkene for minibuss. Det er mulig å gi et samlet tilbud på begge anbudsområder. Tilbyder har anledning til å gi kombinasjonsrabatter, som skal fremstå som fradrag i prissettingen av de enkeltstående delpakker. Det er ikke anledning til å gi kun et samlet totaltilbud. Side 11 av 16
Oppdragsgiver vil, i forbindelse med evalueringen, se helhetlig på alle deloppdragene og velge den kombinasjonen av tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige sett fra Oppdragsgivers side. Det kan påregnes at flere Tilbydere vil bli tildelt Kontrakt. 6.2. Tildelingskriterier Tildeling av Kontrakt vil bli basert på følgende vektingsforhold; Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris/godtgjørelse 60 % Kvalitet og gjennomføringsevne 20 % Miljø 20 % 6.2.1. Pris og godtgjørelser 60 % Følgende inngår i evalueringen: Tilbudt pris i svarbilag A Pristillegg for eventuelle forbehold Pris for opsjoner Med pris, menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet. Bruk av andre typer priser, istedenfor eller i tillegg til overnevnte priser, vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Gunstigste Tilbyder vil bli gitt 60 poeng. 6.2.2. Kvalitet og gjennomføringsevne 20 % Følgende inngår i evalueringen: Samarbeidsevne ovenfor Oppdragsgiver og forståelse for Oppdraget Dokumenterte evne til å gjennomføre og tilrettelegge Oppdraget Prosjektorganisasjon, risikovurdering og fremdriftsplan frem til Oppstart Rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser Robusthet i vogndisponering for gjennomføring av ruteproduksjonen Reservemateriell Organisering av trafikklederfunksjonen, herunder åpningstider, arbeidsoppgaver og kompetanse til personalet og lokalisering Rutiner for vedlikehold av trafikantinformasjon på holdeplasser Bussanlegg, bussdepot og oppstillingsplasser Opplæringsprogram Vedlikehold -, service- og reparasjonsrutiner Renholdsprogram Vurderingen under tildelingskriteriet "kvalitet og gjennomføringsevne" gjelder ikke spørsmålet om tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi. Tilbyder vil bli gitt individuelle poeng, hvor maksimalt oppnåelig er 20 poeng. Evaluering av de underliggende kriterier vil bli foretatt samlet. Side 12 av 16
6.2.3. Miljø 20 % Følgende inngår i evalueringen: Oversikt over vognmateriellet innen de ulike vognkategorier og med opplysninger om relevant utstyr som kan tenkes benyttet til oppdraget. Oversikten må minimum inneholde opplysninger som fremkommer av vognskjema, bilag 2. Vurdering av vognenes miljøegenskaper i forhold til komfort, funksjonalitetskrav og egnethet. Vurdering av drivstoffalternativer og miljømessig forurensing (utslipp og støy). Vurdering av vognmateriellets alderssammensetning og miljøegenskaper målt på oppstartstidspunktet, ett år ut i kontraktsperioden og målt gjennom avtaleperiodens videre forløp. Som grunnlag for vurderingene legges Tilbyders vognlister og plan for løpende utskiftingsplan til grunn. Program for miljøvennlig kjørestil og incentivordning for sjåfører for redusert drivstofforbruk Vurderingen under tildelingskriteriet "miljø" gjelder ikke spørsmålet om tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi. Tilbyder vil bli gitt individuelle poeng, hvor maksimalt oppnåelig er 20 poeng. Evaluering av de underliggende kriterier vil bli foretatt samlet. 7. INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUDET 7.1. Generelt Tilbudet skal leveres på norsk, i to eksemplar, på papir. Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i perm. I tillegg skal en elektronisk versjon lagret på en CD-plate eller USB-pinne medfølge. Alle dokumenter lagret elektronisk skal være et speilbilde av papirdokumentasjonen. Alle dokumenter skal være adskilte pdfdokumenter. 7.2. Innleveringstid og -sted Tilbud skal være levert senest onsdag 07.09.2011 kl. 12:00 på følgende adresse: Hedmark Trafikk FKF Disenstrandvegen 4, v/resepsjonen 2. etasje 2321 HAMAR Tilbyderen har selv ansvaret for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp, vil bli avvist som for sent innkommet. Elektronisk oversending aksepteres ikke. 7.3. Merking av tilbud Tilbudet skal være datert og signert, og lagt i lukket og nøytral innpakning som er merket Tilbud. Dersom tilbudet fremsendes med post skal selve tilbudet leveres i egen innerpakning som er merket i henhold til ovennevnte. Side 13 av 16
8. BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD 8.1. Generelt Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Hedmark Trafikk skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Hedmark Trafikk vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Hedmark Trafikk forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er mangelfulle. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. 8.2. Tilbudsåpning Oppdragsgiver holder tilbudsåpning 07.09.2011 kl.12:30. Tilbud vil bli åpnet av minst to personer hos Oppdragsgiver. Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. Mottatt tilbud bekreftes innen 8 dager etter tilbudsåpning. 8.3. Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 8.4. Avklaring Avklaringer av tilbudene, som det vil være nødvendig å ta opp med Tilbyder, vil enten bli sendt ut skriftlig eller bli tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det kan bli nødvendig med avklaringsmøter, og Tilbyder plikter i så fall å stille med personer som kjenner og kan besvare innholdet i det innsendte tilbudet. Tilbyders representant skal ha nødvendig fullmakt til å kunne forplikte Tilbyder i forhold til tilbudet. 8.5. Forhandlinger Anskaffelsen gjennomføres som en forhandlet konkurranse. Tilbyderne bes spesielt merke seg den etterfølgende prosessen med forhandlinger og eventuelt oppfølgende tilbudsgivning vil skje med korte tidsfrister. Oppdragsgiver har som intensjon at forhandlingene skal være gjennomført innen utløpet av september måned. Mottatte tilbud anses som bindende og danner grunnlag for Oppdragsgivers vurdering om videre deltakelse i forhandlingskonkurransen. Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklarings- og/eller forhandlingsmøter. Tilbyder må påregne at det vil være nødvendig med avklaringsmøter på Hamar. Tilbyder skal i så fall stille med representant(er) som kjenner alle sider av Oppdragsgivers konkurransegrunnlag, eget tilbud, og som har fullmakt til å avklare alle sider av innholdet i tilbudet. Side 14 av 16
Oppdragsgiver vil velge ut minimum 3 tilbydere, forutsatt at det er 3 eller flere egnede tilbud, som det skal forhandles med. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens 3-1, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Oppdragsgiver kan forhandle om tekniske og kvalitetsmessige endringer eller suppleringer av tilbudene. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder, og som fremsendes innen den frist som Oppdragsgiver fastsetter. Oppdragsgiver har fastsatt at forhandlingene kan forløpe i en eller flere faser, hvor det antall tilbud det skal forhandles om, reduseres. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Reduksjon basert på tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Oppdragsgiver kan når som helst i konkurransen tildele kontrakt, eller avslutte konkurransen for en delpakke, mens konkurransen fortsetter videre for andre områder. I dette ligger også at oppdragsgiver kan tildele kontrakt basert på de innkomne tilbud, uten at det er avholdt forhandlinger. 8.6. Vedståelsesfrist Tilbud er bindende for Tilbyder (vedståelsesfrist) frem til 1.2.2012 kl. 12.00. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig uttrykkelig avvist av Oppdragsgiver. 8.7. Offentliggjøring Informasjon om hvem som er valgt som Utøver vil bli bekjentgjort til alle som har levert tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå Kontrakt med, eventuelt har inngått Kontrakt med, hvilke Tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall tilbudene lå. Krav om innsynsrett, med henvisning til Offentleglova, kan medføre krav om innsyn i tilbud som Oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før tildelingen er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal Tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmelighetene er sladdet. Den sladdede versjon legges på egen mappe på CD eller minnepinne som skal leveres med tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om sladdet informasjon er å anse som forretningshemmeligheter. I tvilstilfeller vil vi ta dette opp med Tilbyder. 9. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1. Avvising Om Oppdragsgiver må vurdere avvisning av en eller flere tilbud, vil avvisningsgrunnlaget bli vurdert på grunnlag av prinsipper som er avledet av Forskrift om offentlige anskaffelser 20-12 og 20-13, eventuelt 20-14. 9.2. Tildeling og begrunnelse Alle Tilbydere som har gitt et tilbud på et deloppdrag vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Bindende avtale er inngått først når Kontrakt er underskrevet av begge parter. Side 15 av 16
9.3. Klagefrist Det vil bli gitt en klagefrist på 14 kalenderdager. Kontrakter vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. 9.4. Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse anbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 9.5. Inngåelse av kontrakt Oppdragsgiver er ikke bundet av forpliktelsene i dette konkurransegrunnlaget før bindende Kontrakt er signert av begge parter. Side 16 av 16