KRISTIANSUND KOMMUNE

KRISTIANSUND KOMMUNE 1 av 2 MØTE NR.: 04/5 TID: 28.06.2004 13:00 STED: RÅDHUSET Eventuelle forfall meldes til tlf. 71586151 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING FOR Administrasjonsutvalget DET VIL TIL SIST I MØTET BLI GITT OPPLÆRING I KOMMUNENS RETNINGSLINJER VED EN KONFLIKT HERUNDER FOLKEVALGTES ROLLE, DERSOM DET ER TID TIL DETTE. SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL REFERANSE PS 04/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09.06.04 033 PS 04/18 BALANSERINGSPROSJEKTET 2004-2007: RAPPORT OM TILTAK PS 04/19 SENIORPOLITISK PLAN FOR KRISTIANSUND KOMMUNE 400 PS 04/20 SKRIV OG MELDINGER

Side 2 av 12 KRISTIANSUND KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/1410/6662/04 033 Harald Worren 16.06.2004 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Administrasjonsutvalget 28.06.2004 04/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09.06.04 Vedlagt følger protokoll fra Administrasjonsutvalgets møte 09.06.04. Forslag til VEDTAK: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte 09.06.04. Nils T. Walseth -personalsjef- Harald Worren -spesialkonsulent-

Side 3 av 12 KRISTIANSUND KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/1067/6647/04 Harald Worren 16.06.2004 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Administrasjonsutvalget 28.06.2004 04/18 BALANSERINGSPROSJEKTET 2004-2007: RAPPORT OM TILTAK Prosjektgruppen i balanseringsprosjektet har på bakgrunn av arbeidsgruppenes forslag til tiltak utarbeidet en samlet rapport om tiltak: Balanseringsprosjektet 2004 2007 - Rapport om tiltak, jfr. vedlegg. Rapporten fremlegges Administrasjonsutvalget til behandling. Rapporten skal behandles i Driftsutvalget 29.06.04. Administrasjonen vil komme med utfyllende orientering om rapporten i møtet. Forslag til VEDTAK: Administrasjonsutvalget tar rapporten til orientering. Nils T. Walseth -personalsjef- Harald Worren -spesialkonsulent-

KRISTIANSUND KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/572/6680/04 400 Arne Fjellstad 17.06.2004 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Arbeidsmiljøutvalget 04.05.04 04/7 Administrasjonsutvalget 23.06.04 04/19 SENIORPOLITISK PLAN FOR KRISTIANSUND KOMMUNE 1 - BAKGRUNN Det vises til tidligere drøfting av saken i møte 25.02.2004. Arbeidsgruppen har etter dette hatt saken opp på nytt i møte 21.04.04 for eventuelle tilføyelser, og innspill/forslag har vært oversendt ledergruppen for vurdering. Arbeidsgruppen har bestått av: Virksomhetsledere: Gudrun Lagaard, Gunnar Odden, Ellen Thorsø. Arbeidstakerorg.: Monica Aarønes, Asbjørn Dypbukt Medlemmer: Stein Kulø, Terje Bloch, Torgeir Haukebø, Arne Fjellstad. Gruppen har hatt 5 møter. Arbeidsmiljøutvalget behandlet planen på møte 04.05.2004. Utskrift av møtebok følger vedlagt. Planen har vært sendt ut på høring til arbeidstakerorganisasjonene med frist 28.05.04, og innkomne uttalelser er vedlagt denne saken. Uttalelsene påpeker noen generelle problemstillinger som også er tatt opp tidligere i drøfting av planen. Dette gjelder særlig begrensninger i virksomhetenes mulighet for omfordeling av oppgaver, og at man må tenke løsninger over virksomhetsgrensene. Forholdet til seniorbestemmelser nedfelt/framforhandlet i tariffavtaler bør tas inn i planen rent redaksjonelt når det er aktuelt med tilføyelser/endringer, da disse er bestemmelser som vi lokalt må ta til etterretning. Pr. i dag gjelder dette i hovedsak Utdanningsforbundet og pedagogisk personale, slik det blant annet framgår av enkeltpunkt i planen. Kartlegging og oppsummering. Spørreskjema med informasjon/veiledning ble fordelt til i alt 245 ansatte i aldersgruppen 55+ (født i 1948 og før), samt til 39 virksomheter totalt 294 spørreskjema Det er innkommet svar fra 163, det vil si 56%.

I store trekk bekrefter resultatene det vi har antatt, og stemmer med tilsvarende funn/kartlegginger andre steder. Kartleggingen bekrefter også at dette dreier seg om individuelle behov og opplevelser akkurat nå, men det er også mulig å lese inn mer allmenngyldige hovedtendenser. Seniorpolitikk og forholdet til personalpolitisk plan. Arbeidet med og framlegg av forslag til seniorpolitisk plan har sitt utgangspunkt i den overordnede personalpolitiske plan for Kristiansund kommune. Utgangspunktet i plandokumentet er: Kommunen ser på seniormedarbeiderne som kommunens tradisjonsbærere med solid realkompetanse, erfaring og kunnskap om kommunens tjenester og kultur. I nevnte plan defineres seniorpolitikk som følger: Med seniorpolitikk menes mål og tiltak som skal ivareta ansatte som opplever behov pga sin alder for å få tilrettelagt sin arbeidssituasjon. Overordnet mål for seniorpolitikken: Kommunen skal stimulere seniormedarbeidere til fortsatt faglig og personlig utvikling. Kommunen skal i størst mulig grad hindre at ansatte for tidlig går ut av yrkesaktivitet ved å tilrettelegge arbeidet. Et videre mål: Kommunen skal tilrettelegge arbeidet for seniormedarbeidere ved å gi mulighet for en gradvis overgang til pensjonisttilværelsen. Målgruppe for tiltakene er aldersgruppen 55+. 2 - ØKONOMI Flere av de kommuner og institusjoner som har iverksatt seniorpolitiske tiltak framholder at forlenget yrkesaktivitet vil gi en innsparing av kostnadene knyttet til: - Rekruttering, - Sykefravær, - Erstatte kompetanse, - Pensjonsutgifter ved afp. Enkelte har også lagt inn en økonomisk gevinst ut fra den reduserte arbeidsgiveravgiften ved fylte 62 år. Dette innsparingspotensialet brukes til å finansiere seniorpolitiske tiltak som medfører kostnader. Regnestykket kan diskuteres, men de aller fleste er enige om: Dersom en senior velger å slutte med afp, og det må tas inn en ny i denne stillingen, vil i alle fall deler av pensjonsutbetalingen bli en kostnad som kommer i tillegg til den nyansattes lønn. Buskerud fylkeskommune beregner for eksempel en gjennomsnittlig årlig innsparing på ca. kr.100.000 pr. senior ved å iverksette tiltak som er med på å forlenge yrkesaktiv karriere. Å påvise noen innsparing som har klar sammenheng med seniorpolisiske tiltak vil være vanskelig fordi det er flere påvirkningsfaktorer som ikke alene styres gjennom tiltakene.

De som har valgt å investere i tiltak mener allikevel at det er en sannsynlig sammenheng mellom denne investeringen og gevinsten i form av direkte innsparinger og bedre forvalting av personalressurser. Legger vi inn et anslag med et innsparingspotensial på kr. 50.000 pr. årsverk i forhold til forlenget yrkesaktivitet i stillinger som må erstattes bør det være rom for tiltak som medfører kostnader. Det er viktig å presisere at det ikke er økonomiske innsparinger i seg selv som bør motivere for satsing på seniorpolitikk og forlenget yrkesaktivitet; - det er verdien av å ivareta og forvalte seniorer som arbeidskraft med omfattende og viktig kompetanse. 3 - FORHOLDET TIL IA-AVTALEN Avtalen om Inkluderende Arbeidsliv har stort sett hatt fokus på redusert sykefravær og ansattes behov for oppfølging og tilrettelegging ut fra helsemessige hensyn. Intensjonsavtalen inneholder også en målsetting som sier at den reelle pensjoneringsalderen skal økes (dvs. den gjennomsnittlige avgangsalder fra arbeidslivet) I det videre arbeidet med seniorpolitikk og praktiske tiltak vil det være naturlig å involvere aktuelle medspillere i forhold til IA-avtalen, for eksempel Arbeidslivssenteret. 4 PENSJONSKOMMISJONENS INNSTILLING. Kommisjonens innstilling har også en klar målsetting i å øke yrkesaktiv karriere, og øke den reelle pensjoneringsalder. Innstillingen skal behandles videre og inneholder flere uavklarte samt kontroversielle problemstillinger og forslag. Vi tar derfor ikke i denne omgang opp mulige konsekvenser av innstillingen, men det kan bli nødvendig å komme tilbake på enkelte punkter i framtidig rullering av seniorpolitisk plan. 5 ANDRE FORHOLD Grunnlaget for å arbeide med seniorpolitiske tiltak i virksomhetene. Seniorpolitikken og det praktiske arbeidet med denne vil skje i de enkelte virksomheter/seksjoner, med støtte, veiledning og bistand fra personal- og organisasjonsseksjonen. Samme seksjon vil også ha et hovedansvar for arbeidet med å følge opp og føre tilsyn med gjennomføring av planen. Krav på eller tilbud om? Som nevnt innledningsvis vil det oppstå situasjoner der vurderinger kan gjøres ut fra visse kriterier. En senior skal kunne kreve at virksomheten grundig vurderer mulighetene for tilrettelegging av oppgaver, redusert arbeidstid eller lignende, men det kan oppstå situasjoner der det ikke er praktisk mulig ut fra hensynet til tjenesteproduksjonen å imøtekomme den ansattes ønsker. Det bør derfor være et sett med virkemidler som legges inn i planen, og som må avklares og avtales mellom arbeidstaker og virksomhetsleder i det enkelte tilfelle ut fra en konkret vurdering.

Å legge inn kriterier som at ressurskrevende tiltak kun skal settes inn der det blir en faktisk innsparing i forhold til afp-kostnader, - for eksempel i de stillinger der en senior må erstattes -, vil være problematisk å håndtere og kan medføre en følelse av tilfeldig forskjellsbehandling. Virkemidler Noen av virkemidlene er generelle og gis for alle i den definerte aldersgruppen. Her nevnes for eksempel: Medarbeider-/ milepælsamtale, Samling/kurs vedrørende forberedelse til pensjonsalder og lignende. Andre tiltak er individ- og situasjonsbetingede, og det vil være nødvendig å foreta en vurdering av om slike tiltak skal omfatte alle, - eller om det skal legges inn kriterier/forutsetninger i en eller annen form mot enkelte yrkesgrupper/stillingskategorier. En annen spørsmålstilling som flere peker på er å være bevisst hvorvidt det vi gjør i seniorpolitisk sammenheng bevirker at arbeidstakere: 1. Slutter/trapper ned fordi de selv ønsker det, og arbeidsgiver legger til rette for det. 2. Slutter/trapper ned fordi de føler seg skjøvet ut, og arbeidsgiver legger opp til dét. I situasjoner med nedskjæringer og bemanningsreduksjoner er det viktig å ha med seg de tanker som er skissert i de to punktene. De har betydning så vel i utforming av planen som i informasjon om og praktisk håndtering av tiltak og virkemidler. Utgangspunkt for seniorpolitisk plan er sitert innledningsvis fra personalpolitisk plan. I forhold til de enkelte underpunkt vil det finnes sett av tiltak som kan anvendes, alene eller i kombinasjoner. Ytterligere opplistning av mulige tiltak/metoder/verktøy tas ikke inn i planverket. Seniorer og kompetanse. Så vel spørreundersøkelsen som erfaringer generelt viser at seniorer er opptatt av å dele sin kunnskaps- og erfaringsbaserte kompetanse med andre, og yngre kolleger. Seniorer er også opptatt av å lære og å tilegne seg ny kompetanse i den siste delen av yrkesaktiv karriere, men det er samtidig viktig at slike tiltak tilrettelegges ut fra seniorers situasjon, behov og de ønsker som kommer fram under milepælsamtalene. Kartlegginger og oversikt. Seniorpolitiske tiltak vil i utgangspunktet skje ut fra avdekkede individuelle hensyn, behov og ønsker. For virksomhetene er det viktig å ha en oversikt, både i forhold til det som er nevnt ovenfor og i forhold til eget behov for arbeidskraft, rekruttering, kompetanse og tjenesteproduksjon. Milepælsamtale (utviklings-/medarbeidersamtale) innføres som en fast ordning i virksomhetene, og skal blant annet danne grunnlaget for vurdering av tiltak.

Informasjon og veiledning. Erfaringer viser at informasjon og holdningsskapende arbeid er viktig dersom man skal lykkes i å opprette og vedlikeholde/videreutvikle en aktiv seniorpolitikk. Vurdering vedrørende tilrettelegging av arbeidsoppgaver/ansvarsområder. I de tilfeller der en senior gjennom utviklings-/milepælsamtale uttykker slikt ønske skal virksomhetsleder vurdere muligheten for en omfordeling av oppgaver og/eller ansvarsområder. Samtidig vurderes på hvilken måte man kan se på ulike løsninger i samarbeid innenfor nettverk og/eller på tvers av nettverksgrenser. Så lenge kommunen er IA-bedrift vil det være naturlig å trekke med de ressurser som ligger i denne tjenesten når slike saker vurderes. Ansatte i skolene Pedagogisk personale har innebygget en tilrettelegging av seniorpolitiske tiltak i sitt avtaleverk. I korte trekk innebærer dette i eksisterende avtaleverk at en ansatt som ønsker det har rett på å få redusert undervisningsplikten: Ved fylte 58 år: Reduseres med inntil 5,8% Ved fylte 60 år: Reduseres med inntil 12,5% Virkning fra skoleårets begynnelse det året de fyller hhv. 58 og 60 år. Dette innebærer ingen generell stillingsreduksjon (årstimetallet opprettholdes), men en omfordeling av arbeidsoppgaver innenfor det ordinære årsverket. 6 TILTAK Generelle tiltak: Tiltakene og arbeidet rettes inn mot målgrupper som alle ansatte, ledere, tillitsvalgte, seniorer og kolleger, og kan bl. a. bestå av: Etablering av kompetansebase for seniorpolitikk ved personal- og organisasjonsseksjonen, med ansvar for oppfølging/rullering av planen, tiltak samt veiledning rådgiving i seniorspørsmål for virksomhetsledere og ansatte. Holdningsskapende tiltak. Generell informasjon og tiltak der vi tar opp myter og forestillinger knyttet til seniorfasen i yrkeslivet. - Alle ansatte - Ledergruppen/virksomhetslederne - Seniorene Seniorsamlinger, med målgruppe 55+, én gang pr. år. Tema: - Planlegging av restkarrieren. - Kombinasjon av arbeid og pensjon. - Seniorer og kompetansetiltak (videreutvikling og overføring). - Tilrettelegging av arbeidsoppgaver i seniorfasen.

Ansvar: Personal- og organisasjonsseksjonen. Kurs, Forberedelse til pensjonsalder, målgruppe 60+ én gang pr. år. Tema: - Pensjon, økonomi og forsikring, rettigheter. - Planlegging av pensjonist-livet. - Aldring og helse, aldring og bolig. - Jus for eldre - testament, arv, skifte, informasjon til familie vedr. rettigheter m.m.. Ansvar: Personal- og organisasjonsseksjonen. Samarbeidspartnere vil for eksempel kunne være pensjons-/forsikringsselskap, trygdekontor etc. Informasjonstjeneste, knyttet til kompetansebasen ved personal- og organisasjonsseksjonen. - Generell informasjon på intranettet og lignende. - Målrettet informasjon til aktuelle grupper ansatte/ledere. Seniorkartlegging. Virksomhetsleder får bistand til å etablere en oversikt hva angår alderssammensetning og kompetanse i sitt personale, med henblikk på konsekvenser i forbindelse med: - Framtidig kompetansebehov, seniorers kompetansebeholdning, samt muligheter for kompetansedeling og overføring i forhold til seniorer. - Seniorer og virksomhetens tiltak i forhold til opplæring/utvikling - Rekruttering/forlenget yrkesaktivitet. - Seniorpolitiske behov og virkemidler/muligheter Utviklings-/milepælsamtale med særlig fokus på seniorfasen i yrkeslivet. Gjennomføres av virksomhetsleder. Samtalen danner grunnlaget for gjennomføring av individuelle tiltak innenfor rammen av seniorpolitisk plan og tilhørende virkemidler. Mentor-ordninger og bruk av seniorer i arbeids-/utviklingsgrupper bør brukes bevisst og systematisk for å få til overføring/deling av verdifull kompetanse. Virksomhetens opplæringsplan skal ivareta de ønsker/behov som er fanget opp fra seniorer i personalet gjennom samtaler og andre typer kartlegginger. Generelt er det slik at seniorer stiller andre krav til opplæring, og læring skjer på en noe annen måte, og de tiltak som iverksettes må ta hensyn til dette. Spesielle tiltak: Statistisk er det slik at man ser en økning i sykefravær og uførepensjonering for personale i aldersgruppen 55+. Det er behov for tilpassing av arbeidsoppgaver, arbeidstidsordninger og kombinasjon pensjon/yrkesaktivitet. I forhold til yrkesaktiv karriere er det også enkelte yrkesgrupper som har en tydelig lavere avgang fra yrkeslivet enn andre. Virksomhetene har et sentralt ansvar i arbeidet med tilrettelegging og tilpassing, men vi innser at det kan komme fram behov for tiltak som krever ressurser ut over de rammer virksomheten har til disposisjon.

I tillegg til det personalpolitiske som ligger i en slik ordning er det fra andre som har arbeidet aktivt med dette anført at det virker forebyggende i forhold til blant annet sykefravær, og dermed mulig reduksjon i utbetaling av sykepenger. Det foreslås derfor en avsetning på kr. 100.000 for iverksetting av tiltak for tilpassing av arbeidsoppgaver, arbeidstidsordninger og kombinasjon pensjon/yrkesaktivitet. Dette gjelder særlig for de yrkesgrupper/-kategorier der det er registrert tidlig avslutning av yrkesaktiv karriere. Tiltak i forhold til å komme tilbake i vanlig stilling I sammenheng med gjennomføring av kompetansetiltak eller fysisk opptrening/behandling med sikte på å fortsette/komme tilbake i full stilling kan det gis 10% redusert arbeidstid over en periode på 6 mnd. med opprettholdelse av full lønn. Uttak av arbeidsfrie perioder sees i sammenheng med den ansattes behov og hensynet til virksomhetens drift. Arbeidet med de tiltak som er nevnt ovenfor organiseres som et eget prosjekt som gjennomføres i 2005. Dersom erfaringene er positive tas tiltakene inn i videreføring av planen ved rullering for 2006. Redusert arbeidstid/lønnstiltak En generell reduksjon av arbeidstiden med opprettholdelse av lønn har vist seg å fungere bedre enn rent økonomiske virkemidler i form av for eksempel lønnstilskudd. Ordningene innebærer en rettighet, som den ansatte får innvilget dersom vedkommende framsetter ønske om det. Bedrifter som har gjort erfaringer på dette området foretrekker at fritiden tas ut fortløpende, noe som også får tilslutning fra arbeidstakerne. Redusert stilling med lønnskompensasjon fra fylte 62 år som alternativ til afp. Fra fylte 62 år gis ansatte som vurderer overgang til afp rett til en stillingsreduksjon på 10%, med opprettholdelse av full lønn. Avvikling av fritiden skjer etter avtale innenfor virksomheten/med nærmeste overordnede. Som hovedregel tas fritiden ut fortløpende (i en 100% stilling vil det si én dag pr. 14 dager), men det kan avtales annen avvikling dersom dette er en bedre ordning for tjenesteproduksjonen. Redusert stilling med lønnskompensasjon fra fylte 65 år som alternativ til afp. Fra fylte 65 år gis ansatte som vurderer overgang til afp rett til en stillingsreduksjon på 20%, med opprettholdelse av full lønn. Avvikling av fritiden skjer på samme måte som ved 62 år. Redusert stilling kombinert med afp. Ut fra en individuell vurdering gjennom milepælsamtale skal virksomhetsleder vurdere muligheten for og eventuelt gi tilbud om redusert stilling for seniorer som ønsker en kombinasjon av yrkesaktivitet og pensjon.

Alternative løsninger er: - Kortere arbeidsår, dvs. vanlig stillingsstørrelse, men over færre antall uker. - Kortere arbeidsuke, dvs. vanlig stillingsstørrelse, men færre arbeidsdager pr. uke. - Kortere daglig arbeidstid. Lønnstilskudd. Selv om det viser seg at de fleste seniorer foretrekker økt fritid gis en åpning for lønnstilskudd der redusert arbeidstid ikke er ønsket av arbeidstaker. Ved fylte 62 år tilbys et lønnstilskudd på kr. 5.000 pr. år som alternativ til afp-ordning. Ved fylte 65 år, fram til 67 år, tilbys et lønnstilskudd på kr. 10.000 pr. år som alternativ til afp-ordning. Beløpet kommer ikke i tillegg til de 5.000 ved 62 år. Forslag til VEDTAK: Administrasjonsutvalget tilrår overfor driftsutvalget at Kristiansund kommune vedtar en seniorpolitisk plan med de tiltak som framgår av utredningen. Nils T Walseth Personalsjef Arne Fjellstad

KRISTIANSUND KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/1422/6710/04 Harald Worren 17.06.2004 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Administrasjonsutvalget 28.06.2004 04/20 SKRIV OG MELDINGER 1. 2. 3. Evaluering av Lønnspolitisk plan 2002-2004 og Personalpolitisk plan 2001 2004, notat fra personalsjefen som fremlegges i møtet. Orientering vedrørende endringer i Folketrygdloven pr. 01.07.04. Orientering vedrørende tarifforhandlingene pr. 01.05.04.