VENNESLA KOMMUNE MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget. Dato: kl. 9:00 Sted: Ordførers kontor Arkivsak: 11/00014 Arkivkode: 033 _ &17

Transkript

1 VENNESLA KOMMUNE MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Dato: kl. 9:00 Sted: Ordførers kontor Arkivsak: 11/00014 Arkivkode: 033 _ &17 Mulige forfall meldes snarest til forfall@vennesla.kommune.no eller til Hilde Grundetjern tlf / Saksdokumentene sendes også til varamedlemmer, men disse møter bare etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 11/1 08/ Orientering om seniorprosjektet 3 Vennesla, Torhild Bransdal ordfører

2 2

3 Saker til behandling 11/1 Orientering om seniorprosjektet Arkivsak-dok. 08/ Arkivkode. 440 &40 Saksbehandler Torfinn Steinsland Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalget /1 SAMMENDRAG Målsettingen med seniorprosjektet er å: o Utsette avgangsalder. o Få færre arbeidstakere til å ta ut AFP pensjon. o Beholde erfaren arbeidskraft o Beholde viktig erfaringskompetanse Et viktig tema har vært å utvikle et system der det skilles mellom generelle og individuelle virkemidler. Målsetningen med dette er å utvikle en seniorpolitisk handlingsplan som kan benyttes strategisk og målrettet i forhold til arbeidskraft- og kompetansebehovet. Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering Vedlegg: Veileder til seniorsamtale 3

4 SAKSFRAMSTILLING: Bakgrunn for saken: Målsettingen med seniorprosjektet er å: o Utsette avgangsalder. o Få færre arbeidstakere til å ta ut AFP pensjon. (AFP mellom 62 og 65 år er kostbart for arbeidsgiver) o Beholde erfaren arbeidskraft o Beholde viktig erfaringskompetanse Prosjektgruppa består nå av rådgiver Harald Føreland, hovedtillitsvalgt Solveig Nordvold, personalrådgiver Torfinn Steinsland (prosjektkoordinator) og organisasjonssjef Heidi Engestøl (prosjektleder) Seniorprosjektet i Vennesla ble tatt inn som pilot i DC-NOISE gjennom Knutepunkt Sørlandet. DC-NOISE er forkortelse for Demografiske endringer Nye muligheter for et krympende Europa. De fem landene som deltar i prosjektet har alle sine utfordringer mht endringene i samfunnet, men da med ulikt fokus. For vår del handler det om fremtidig arbeidskraftbehov. Prosjektet går over 3 år. Dette medfører at vi vil benytte tiden til å utveksle erfaringer med de øvrige partnere slik at den endelige seniorpolitiske handlingsplanen blir best mulig. Handlingsplan Prosjektgruppa jobber med utvikling av en seniorpolitisk handlingsplan. Et viktig tema har vært å utvikle et system der det skilles mellom generelle og individuelle virkemidler. Målsetningen med dette er å utvikle en seniorpolitisk handlingsplan som kan benyttes strategisk og målrettet i forhold til arbeidskraft- og kompetansebehovet. Holdning/bedriftskultur Holdningskapende arbeid er kanskje et av det viktigste tiltak i dette arbeidet. Opplevelse av å bli sett og at erfaring blir verdsatt av ledere og kollega vektlegges av flere av de vi har hatt samtale med. Tilbakemeldinger tyder også på at det fokus som er skapt i prosjektperioden, og de tiltak som allerede er iverksatt har endret holdninger hos ansatte og ledere. Senter for seniorpolitikk (SSP) gjennomførte en undersøkelse blant norske ledere i Her fremgår det at ledere regner i gjennomsnitt en arbeidstaker som eldre ved fylte 55,6 år. Dette er en økning på 3,5 år fra tilsvarende undersøkelse i Dette kan tolkes som at holdning og syn på eldre arbeidstakere er i endring. De yrkesaktive selv opplever seg som eldre når de er 56,7 år. Kompetanse Ny teknologi og nye arbeidsmetoder kan for enkelte senioransatte oppleves som en utfordring. Det er da viktig å gi senioransatte mulighet til kompetanseutvikling slik at dette ikke er en hindring for forlenget avgangsalder. Mentorordning Det er gjennomført et delprosjekt for å utvikle system og retningslinjer for en mentorordning. Hensikten med dette er: o Synliggjøre og verdsette senioransattes erfaringskompetanse o Gi senioransatte mulighet til å utøve en annen rolle 4

5 o Beholde viktig erfaringskompetanse i enheten o Systematisere overføring av erfaringskompetanse til nytilsatte slik at disse så fort som mulig kan utføre jobben på en god måte. Mentorordningen ble iverksatt høsten 2010 Seniorsamtale. Det er gjennomført et delprosjekt for å utvikle system for seniorsamtale. Seniorsamtale gjennomføres som en del av medarbeidersamtalen hvert år fra det året ansatt fyller 57 år. Hensikten med dette er: o Ledere får en veileder og samtale-mal for seniorsamtale som tuftes på intensjonen i seniorprosjektet. o Samtalen skal danne grunnlag for å kartlegge og vurdere motivasjon og vilje til å være med videre. o Samtalen skal avklare behov for kompetanseutvikling/vedlikehold samt behov/ønsker i forhold til arbeidsoppgaver. o Det må avdekkes behov for tilrettelegging av arbeidsoppgaver, eventuelt nye oppgaver. o Vurdere om det er aktuelt at den ansatte knyttes opp til mentorordningen. o Vurdere de ulike vedtatte seniorpolitiske virkemidler individuelt i henhold til den ansattes behov. Seniorsamtale ble innført fra og med Den tause kunnskap Det vurderes å etablere et delprosjekt som skal utvikle et system for synliggjøre og ta vare på den tause kunnskapen, det vil si den erfaringskompetansen den enkelte senioransatte har på ulike felter. Gjennom DC-NOISE har vi kontakt med en representant fra Dundee i Skottland. Han har hatt ansvar for et svært omfattende prosjekt i regi av Abertay universitet. Noe av systematikken som er benyttet i dette arbeidet ser vi kan være overførbart til vårt prosjekt. Tilrettelegging av arbeidet/arbeidstiden I spørreundersøkelsen fremkom det at enkelte senioransatte opplever at jobben inneholder særlige belastende oppgaver eller belastende vakter. Det hevdes at hvis jeg kunne bli fritatt for denne delen av arbeidet ville motivasjonen til å stå lengre i jobb øke. AML gir blant annet rett til midlertidig redusert arbeidstid for ansatte over 62 år. Seniorpolitiske tiltak er tatt inn i HTA fra og med Tilpasset arbeidstid og tilrettelegging av arbeidsoppgaver er nevnt som alternative tiltak. Tiltaket vurderes individuelt Seniortillegg Pr. tid er det innført et seniortillegg fra fylte 62 år på kr ,-. Dette er et generelt tillegg for alle over 62 år. Øvrige tiltak som vurderes. 5

6 Ekstra ferie/redusert arbeidstid Ekstra ferie/redusert arbeidstid vurderes innført for senioransatte. Dette tiltaket kan være valgfritt, enten ekstra ferie eller redusert arbeidstid. Vurderes individuelt. Tilretteleggingstilskudd til enhetene. Tilrettelegging av arbeid/arbeidstid vil kunne medføre økte kostnader for enhetene. En kompensasjon i form av tilretteleggingstilskudd til enheten vil bli vurdert. DC-NOISE prosjektet avsluttes i september Det legges opp til at det legges frem en seniorpolitisk handlingsplan til sluttbehandling i administrasjonsutvalget i løpet av høsten

7 Vennesla kommune Veileder til Seniorsamtale/avtale Utarbeidet for seksjonssjefer og enhetsledere i Vennesla kommune 7

8 En av framtidas største utfordringer for kommunesektoren er å beholde og rekruttere dyktige medarbeidere til å utføre oppgavene våre. Det er mitt sterke ønske at denne veileder skal være med å bidra til at Vennesla kommune lykkes med dette. I den sammenheng er det også viktig at veilederen blir et levende dokument som er underlagt endring og revisjon i takt med at kommunen og omgivelsene rundt oss er i endring og utvikling. Veileder for Seniorsamtale er en del av de personalpolitiske retningslinjer for Vennesla kommune. Vennesla kommune ønsker med dette og synliggjøre at vi vil legge til rette for at du som senior får tilpassede oppgaver og utfordringer slik at vi kan dra nytte av din erfaringskompetanse og få overført den til andre. Alle kommunens ledere er pålagt å sette seg godt inn i disse retningslinjene og aktivt bruke disse i sitt daglige arbeide med lede å utvikle de ansatte Vennesla Svein Skisland Rådmann 8

9 Innledning Vennesla kommune har som målsetning å beholde erfarne arbeidstakere og utsette avgangsalderen. Gjennom ulike generelle og individuelle virkemidler vil arbeidsgiver legge til rette for at senioransatte opprettholder ønske og motivasjon til å fortsette i jobb etter fylte 62 år. Et av virkemidlene er en systematisk seniorsamtale fra fylte 57 år. Det kan da planlegges alternative tiltak som kan iverksettes ved 62 år. For å føre en god samtale er det viktig at lederen er klar og tydelig på hva som er formål og innhold i kommunens seniorpolitikk. Samtalen skal danne grunnlag for en kartlegging og vurdering av motivasjon og vilje til og være med videre. Det må avklares behov for kompetanseutvikling/-vedlikehold samt behov/ønsker i forhold til arbeidsoppgaver. Det må avdekkes behov for tilrettelegging av arbeidsoppgaver, eventuelt nye oppgaver. Vurdere om det er aktuelt at den ansatte knyttes opp til mentorordningen. Vurdere de ulike vedtatte seniorpolitiske virkemidler individuelt i henhold til den ansattes behov. 1. Ansvar og oppgaver: Enhetsleder/seksjonssjef: Den enkelte ansatte kalles inn til seniorsamtale fra det året ansatte fyller 57 år. Før samtalen med den enkelte bør leder ha tenkt nøye igjennom hva en ønsker å oppnå med samtalen. Det er viktig for leder er å påvirke og tilrettelegge med tiltak for å stimulere motivasjonen til å stå videre. Det er leders ansvar å sette seg inn i kommunens seniorpolitiske retningslinjer, virkemidler og muligheter for å inngå individuelle senioravtaler. Leder må kjenne til lov- og avtaleverkets bestemmelser om tilrettelegging for senioransatte. Det er viktig at leder legger strategiske planer for utvikling og ivaretakelse av kompetansen hos sine ansatte. Det er viktig at leder følger med og ser på utviklingstrekk for enheten, både når det gjelder mengde tjeneste, nye tjenestetilbud og utfordringer i forhold til kompetansenivå. Ha fokus på overføring av erfaringskompetanse Ved eventuelle behov for annet arbeid i en annen enhet drøftes med organisasjonsseksjonen. Husk at: 9

10 - Vi ønsker positive avtaler - Ha fokus på løsning og ikke problem Det er leders ansvar og informere de ansatte om: Seniorsamtalen er obligatorisk Grundig forberedelse, tenke igjennom o Dagens situasjon o Fremtidig situasjon o Ønsker og muligheter for fremtidig arbeidssituasjon o Begrensninger Hva må arbeidsgiver gjøre for at det blir interessant å være med videre. 2. Virkemidler Pr. dato er følgende virkemidler tilgjengelig: Generelle: o Årlig seniorsamtale fra fylte 57 år. o 6 ferieuker fra fylte 60 år. (Lovfestet) o Årlig seniortillegg på kr ,- ved fylte 62 år o.. Individuelle tiltak som kan vurderes i hvert enkelt tilfelle: o Kompetanseutvikling o Tilrettelegging av oppgaver o Tilrettelegging av arbeidstid/turnus o Ergonomiske forhold o Mentorordning o. 3. Avtale (ved fylte 62 år) o Seniorsamtalen skal danne grunnlag for inngåelse av avtale o Avtalen gjøres for et år av gangen. 10

11 4. Fullmakt o Den enkelte enhetsleder/seksjonssjef er ansvarlig for at senioravtalen med den enkelte er i tråd med vedtatte virkemidler i kommunen. 5. Avklaring Det kan under samtalen avdekkes forhold som innebærer at oppfølging i henhold til seniorpolitiske retningslinjer og virkemidler ikke er formålstjenlig. Det kan da være aktuelt å avslutte videre arbeid med seniorpolitiske tiltak. I slike tilfeller må arbeidsgiver følge opp den ansatte etter vanlige personalpolitiske retningslinjer og virkemidler. 11

12 Vennesla kommune Seniorsamtale Arbeidstaker: Stilling: F.nr.: Enhet: Leder: Arbeidsgivers orientering om kommunens generelle seniortiltak og mulighetene for individuelle avtaler. Arbeidsgivers vurdering av fremtidig behov for: Nye oppgaver/bortfall av oppgaver Utvikling Kompetanse Hva betyr dette for vår avdeling: Partenes vurdering av situasjonen nå og framover. Er det behov for endring i avtalte tiltak? Kollegaforhold (utfordringer i generasjons-/aldersforskjell) Målavklaring o Hva tenker du om fremtiden? o Hva er du fornøyd med? o Hva med arbeidsoppgaver/arbeidsfeltet? o Hva kan endres eller gjøres annerledes? o Hva motiverer deg? 12

13 Arbeidstakers vurdering av eksisterende rutiner/arbeidsevne: Arbeidstid Er noe vanskelig? Er noe tungt eller ekstra belastende? Eventuelle ubrukte personlig ressurser/egenskaper? Behov for tilrettelegging/endring av: Arbeidsplan/turnus: Arbeidsoppgaver: Arbeidsmengde: Bruk av Mentor ordning. Ergonomisk/teknisk tilrettelegging i forhold til arbeidsplass og eventuelle belastninger: Arbeidsplassutforming: Utstyr/verktøy/hjelpemidler: Hva kan arbeidsgiver/leder bidra med? (Tilrettelegging i arbeidssituasjonen) Behov for påfyll og fornyelse (internopplæring, kurs/utdanning mv.): Hva er dine ønsker? Spesielle virkemidler? Avtale: ( Endringer i arbeidsavtale eller kompensasjon) Samtalen gjennomført.. Oppfølgingssamtale innen Avtalen gjelder for tidsrommet:.. Vennesla, den. Leder Arbeidstaker 13

14 Vennesla kommune Lokal senior avtale Arbeidstaker: Stilling: Ansattnr: Enhet: Avtalen gjelder for tidsrommet: Dato: Generelle virkemidler (kryss av): Individuelle virkemidler (kryss av): Andre avtalte vilkår. Vennesla.. Leder.. Arbeidstaker 14