OFFENTLIGE ANSKAFFELSER UIO HØSTEN 2015 Bilde fra byggejuss.no Kristian Jåtog Trygstad, ALT advokatfirma
Plan for de neste kursdagene Overordnet om anskaffelsesregelverket Grunnleggende krav Oppdragsgivers verktøy Krav til leverandørene Avvik og forbehold Tildeling av kontrakt Noen særspørsmål
Hva er et innkjøp? Oppdragsgiver Leverandør
Hva er et godt innkjøp? Intuitivt utgangspunkt Man vil ha best mulig produkt til lavest mulig pris Ofte ønsker man også sikkerhet for at produktet blir levert kontraktsmessig Hvis man skal godta en økning i pris må forbedringer i leveransen mer enn oppveie prisforskjellen Oppdragsgivers hovedutfordring Hva kan markedet levere og til hvilken pris?
Innkjøpsreglenes funksjon Formalisert avtaleinngåelse Skal sikre gode innkjøp Skal gi leverandørene lik tilgang til markedet Reglene er strenge og systemet kan virke tungvint Men mange vanskelige avveininger er gjort i forkant
Grunnleggende krav (loven 5) Anskaffelser skal så langt som mulig baseres på konkurranse Likebehandling Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet De grunnleggende kravene er sentrale Forskriftens regler er langt på vei utslag av de grunnleggende kravene Regler forankres av og til direkte i de grunnleggende kravene De grunnleggende kravene fungerer også som tolkningsfaktorer
Kravet til konkurranse Det overordnede kravet Flere av de andre kravene skal bidra til å sikre god konkurranse Fordeler ved innkjøp basert på konkurranse Utnytte markedets potensial Utvikle et konkurransedyktig næringsliv Leverandørene presser hverandre Mer sannsynlig at man finner best produkt til lavest pris Hovedregel: Alle innkjøp skal baseres på konkurranse
Kravet til likebehandling Leverandørene skal behandles likt med mindre forskjellsbehandling er saklig begrunnet (Ulike situasjoner skal ofte behandles ulikt) Eksempler Gi samme informasjon til leverandørene Og passe på at ikke eksisterende leverandør får mer informasjon enn de andre Unngå at standarder og tekniske spesifikasjoner hindrer konkurranse
Kravet til forutberegnelighet Leverandørene har krav på tydelig og dekkende informasjon om leveransen, slik at leverandørene kan vurdere om de vil inngi tilbud leverandørene kan gi sitt beste tilbud Konkurransebetingelsene skal ligge fast Forskriften 17-2 Leverandørene skal delta i «samme konkurranse» Leverandørene må kunne stole på de opplysningene de får om konkurransen Ofte bruker leverandørene opplysningene for å gi mest mulig skreddersydde tilbud Feil utgangspunkt gir dårligere tilbud
Kravet til gjennomsiktighet Gjennomsiktighet er et grunnleggende krav i offentlige anskaffelser Begrunnelsesplikten Offentlighet og innsyn Leverandørene har ikke partsinnsyn Offentleglova gjelder og gir rett til innsyn (offentleglova 23 tredje ledd) Men ikke innsyn i forretningshemmeligheter (offentleglova 13, jf forvaltningsloven 13 flg)
Kravet til etterprøvbarhet Viktige forhold skal dokumenteres Forskrift om offentlige anskaffelser 3-1 (7) Anskaffelsesprotokoll Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2 Dekkende dokumentasjon viser hvordan kompetansen har vært brukt Skjerper kravene til refleksjon Hjelp i tilfelle konflikt Legger til rette for kontroll
Fasene i en anskaffelse Forberedelser Gjennomføring Kontraktsoppfølging Identifisere behov Velge konk.form Kunngjøring Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Spesifikasjoner Kontrakt Tilbudsåpning Kvalifisering Avvik/forbehold Valg av tilbud Meddelelse Karensperiode Kontraktsinngåelse Endringer/tillegg Sanksjoner mot mislighold
Irregulær utvikling Noen ganger ender ikke konkurransen med inngåelse av kontrakt Avlysning Totalforkastelse Oppdragsgiver har ikke kontraheringsplikt, men avlysning eller totalforkastelse forutsetter saklig grunn forskriften 22-1 Oppdragsgiver kan bli forpliktet til å avlyse kontrakten Feil som ikke kan rettes på annen måte LE-2011-40623
Oppdragsgivers verktøy Oppdragsgiver angir rammene for konkurransen i et konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget er en invitasjon til å gi tilbud Forskriften gir særregel om avtaleinngåelse, 22-3 (6) Konkurransegrunnlaget inneholder (minimum) følgende informasjon Regler for når og hvordan tilbud skal inngis Krav til leverandørenes kvalifikasjoner Krav til leveransen som tilbys (spesifikasjoner) Tildelingskriterier (Hovedtrekkene i en) kontrakt
Når/hvordan tilbud inngis Krav til levering av tilbudet Forskriften 16-1 og 17-1 (1) b Er ikke kravene oppfylt, er hovedregelen at tilbudet skal avvises (uåpnet) Strenge formalkrav, men de har en funksjon Sikrer rettferdig konkurranse Hindrer juks Beskytter oppdragsgiver
Når/hvordan tilbud inngis (ii) Avvisning av for sent leverte tilbud Forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 (1) a KOFA 2003/81 Avvisning av tilbud som leveres til feil adresse Forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 (1) a KOFA 2006/123 Avvisning ved manglende merking av forsendelsen Forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 (1) b KOFA 2005/151 Avvisning når forsendelsen ikke er lukket Forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 (1) b KOFA 2007/72
Spesifikasjoner Oppdragsgiver skal beskrive leveransen Forskriften 17-3 Formålsbeskrivelse Funksjonsbeskrivelse Teknisk spesifikasjon eller Tekniske minstekrav Hvilken måte som er mest hensiktsmessig, avhenger av forutsetningene Behovet for sammenlignbare tilbud Kravene til leveransen kan ikke hindre eller begrense konkurransen Forskriften 17-3 (10)
Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene bedømmer egnethet tekniske og faglige kvalifikasjoner finansielle og økonomiske stilling Forskrift om offentlige anskaffelser 17-4 (2) Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kvalifikasjonskravene er minstekrav Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene blir avvist
Tildelingskriterier Det «beste» tilbudet tildeles kontrakt Enten lavest pris eller lavest kostnad; eller Den beste kombinasjonen av pris og kvalitet (det økonomisk mest fordelaktige tilbudet) Valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet baseres på tildelingskriterier Feks «pris», «kvalitet», «oppdragsforståelse» Ikke minimumskrav, men en vurdering av hvor godt tilbudene er på bestemte områder Tilbudene graderes ut fra oppfyllelsen
Kvalifikasjons- og tildelingsfasen KOFA 2005/115 (Nødnett) En leverandør som ikke ble kvalifisert, klaget fordi han mente tilbudet hans var så nyskapende og fordelaktig at oppdragsgiver likevel burde latt ham delta Klagenemndas vurdering Regelverket for offentlige anskaffelser legger opp til at leverandørenes skikkethet til deltakelse i konkurransen skal vurderes på grunnlag av deres kvalifikasjoner, og anerkjenner følgelig denne begrensningen av konkurransen. Vurderingen av leverandørenes kvalifikasjoner skal foretas uten at det tas hensyn til leverandørenes tilbud. Tilbudene er på sin side inngitt av kvalifiserte leverandører Utgangspunktet er at kvalifikasjoner vurderes i kvalifikasjonsfasen
Kontrakten Kontrakten regulerer gjennomføringen av leveransen Administrative bestemmelser Regulering av rettigheter, plikter og ansvar for risiko Misligholdssanksjoner Endringsbestemmelser Regelverket stiller få krav til kontrakten (!) Forskriften 17-1 KOFA 2007/109 (84) «Klagenemnda vil i praksis normalt ikke etterprøve om oppdragsgivers kontraktsvilkår er rimelige eller balanserte, og særlig ikke ut fra de føringer som er lagt til grunn i saker om bruk av avtalelovens 36 i nærings- og forretningsmessige kontraktsforhold (Rt. 1999 s. 922, Rt. 2000 s.610, Rt. 2000 s. 806, Rt. 2003 s. 1132, Rt. 2004 s. 1545).»
Særlig om rammeavtaler Forskriften 15-1 til 15-3 Avtale som fastsetter vilkår for kontrakter som skal inngås i en gitt periode Eks. kontorutstyr, konsulenttjenester, renholdsartikler Kontrakt inngås ved bestillinger/avrop etter rammeavtalen Avropet utfyller rammeavtalen Eks. volum, pris, leverandør, tidspunkt Inngås rammeavtalen med flere, skjer avrop ved minikonkurranser eller etter en fordelingsnøkkel
Ulike konkurranseformer Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Andre konkurranseformer Konkurransepreget dialog «veien blir til mens man går» Plan- og designkonkurranse «det kreative element» Valg av konkurranseform i stor grad rettslig styrt Terskelverdier Hva skal kjøpes inn? Andre forhold hastetilfeller