1/6 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 20.11.2008 N-99.1 08/24606 08/95196 Saksbehandler: Inger-Marie Nygård Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Eierstyring og eiendom 09.12.2008 045/08 STRATEGI FOR LANGSIKTIG VEDLIKEHOLD VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Bakgrunn I handlingsprogram 2008-2011 står det: Rådmannen vil våren 2008 legge fram oversikt over vedlikeholdsetterslepet og strategi for en helhetlig politisk styring og budsjettering av vedlikehold både vedlikehold som finansieres over driftsbudsjettet og vedlikehold som finansieres over investeringsbudsjettet Bærum kommune deltok i en nasjonal kartlegging av tilstanden på kommunale bygg våren 2008. Våren 2008 ble det rapportert inn tilstand på totalt 590.000m 2, dette utgjør en vesentlig del av Bærum kommunes eiendommer. Rapport ble ferdigstilt i september 2008 og presentert på en nasjonal konferanse i regi av KS. Rapporten er en del av strategi for langsiktig vedlikehold på bakgrunn av dette legges saken frem nå. Turnusvedlikehold Bærum Kommune har tidligere hatt turnusvedlikehold hvor vedlikeholdet ble utført i forhold til tidsbolker. Turnusvedlikehold baserte seg på vedlikehold av ulike bygningsmessig komponenter. Dagens vedlikeholdsbehov er i større grad også rettet mot kompliserte og kostnadskrevende tekniske anlegg, noe som fører til at man må utarbeide nye strategier for vedlikeholdsplanlegging. Bevilgninger etterslep vedlikehold I 2000 bevilget kommunestyret midler som i utgangspunktet var ment å skulle ta igjen et akkumulert etterslep på bygningsmessig vedlikehold. Bevilgningen, til sammen kr 900 mill., ble fordelt over 18 år, dvs. med kr 50 mill. pr år, midlene er hentet fra kommunens egenkapital. Senere er midler for etterslep vedlikehold sett mer i relasjon til lånefinansierte rehabiliteringer. Dette gjelder spesielt for skoler. Det er i fremtiden også naturlig å se etterslep vedlikehold i sammenheng med store rehabiliteringer.
2/6 Etterslep/myndighetskrav Det kommer stadig nye myndighetskrav som utløser kostnadskrevende ombygginger på våre bygg. Behovet for større rehabiliteringer skyldes ikke bare manglende vedlikehold, men også viktige nye myndighetskrav, kvalitetskrav, reformer med mer. Eksempler på dette er: ü Nye brannkrav brannsikring ü Nye krav til innemiljø ü Nye miljøkrav energi med mer ü Nye skolereformer ü Nye krav til universell utforming ü Ett-roms reform i bo- og servicesentra Vi vet at det i den nærmeste fremtid vil komme forskrifter som fører til merkostnader i tillegg til dagens vedlikeholdsutgifter. Pr. i dag det spesielt forskrift om universell utforming, forbud mot oljekjeler, nye energiforskrifter med mere som vil by på utfordringer i forhold til kostnader. I tillegg til dette kommer en rekke selvpålagte krav som for eksempel klimahandlingsplanen. Det er en stor utfordring hvordan disse kravene skal implementeres i eksisterende bygg. Generelt vil stadig nye brukerrelaterte tekniske løsninger stille store krav til oppgradering av bygningstekniske anlegg og installasjoner. Tilstandsvurdering Kort om metode og resultat: KS-rapporten legger til grunn en forenklet tilstandsvurdering basert på Norsk Standard 3424 (NS 3424), hvor man benytter seg av den kunnskapen som eksisterer hos de som kjenner byggene fra sitt daglige arbeid. Multiconsult AS som har høy kompetanse innen dette fagområdet, har anbefalt denne metoden basert på erfaringer med at dette er tilstrekkelig for å få en grov oversikt over tilstanden på bygg. Kunnskapen hos vedlikeholdsplanleggere og forvaltere som kjenner byggene, stemmer ofte godt overens med tilstandsrapporter utført av rådgiverfirmaer. Rapporten er basert på tilstandsgrader fra 0-3 (bygd på NS 3424 vedlegg 1.) Tilstandsgrad Symptomer Innebærer 0 Ingen symptomer Meget god standard uten feil og mangler og kun ubetydelig slit og elde fra nybyggstandard. 1 Svake symptomer God tilfredsstillende standard, hvor alle lover og forskrifter er ivaretatt. Noe slitasje og elde fra nybyggstandard. 2 Middels kraftige symptomer Et visst omfang av feil og mangler som krever teknisk utbedring og/eller avvik fra lover og forskrifter. 3 Kraftige symptomer Omfattende skader, feil og mangler. Mye slitasje. Betydelig behov for teknisk utbedring. Avvik fra lover og forskrifter.
3/6 Det er rapportert inn tilstandsgrad for 16 deler av byggene.(fundament, tak, el.anlegg, heis, ventilasjon med mer.) I NS 3424 er det definert tre metoder for tilstandsvurderinger. Det vanlige nivået man benytter når man foretar tilstandsvurderinger er nivå 1. Dette betyr at man foretar tilstandsvurderinger av generell/overordnet art, visuell vurdering kombinert med enkle målinger, samt at man foretar grovt mengdeanslag dersom kostnader skal angis. I tilstandkartleggingen som nå er foretatt er det gjort tilstandsvurderinger av overordnet art av fagpersonell i Eiendom etter opplæring av Multiconsult, mens kostnadsoverslagene er foretatt av Multiconsult basert på deres erfaringsdatabase. En oppsummering av resultatet i KS-rapporten er vedlagt. (Vedlegg 2) Denne formen for tilstandsvurdering ønskes benyttet videre for å få en overordnet oversikt over tilstanden på bygningsmassen til Bærum Kommune. Den overordnede tilstandsvurderingen vil være grunnlag for å foreta for grundigere tilstandsvurderinger for enkeltelementer i, eller for hele bygninger. Løpende vedlikehold Løpende vedlikehold utføres i dag kontinuerlig ut fra faste rutiner og kontroller. I forbindelse med nytt databasert forvaltnings- drift og vedlikeholdssystem (FDVU-system), vil det løpende vedlikeholdet bli samordnet og registrert for alle bygg på et sted noe som vil være en stor fordel da det ofte er en utfordring å få samlet all informasjon om hva som er utført på et bygg. Strategi for langsiktig vedlikehold For å kunne arbeide systematisk med å redusere etterslepet på vedlikehold er det behov for en strategi og et systematisk arbeid med langsiktig vedlikehold. Eiendom er fremdeles i oppbyggingsfasen for dette. Pr. i dag har man fått på plass en årlig vedlikeholdsplan. Følgende er en ønskelig strategi: Tilstandskartlegging på overordnet nivå Oppdateres årlig. Brukermøter med gjennomgang av vedlikeholdsbehov - Årlig Vedlikeholdsplan basert på tilstandskartlegging Årlig. Grundigere analyser av enkelte bygg (nivå 1 NS3424) som framgår av tilstandskartleggingen som svært dårlige Etter behov, og for å få fram kostnader for større utbedringer På bakgrunn av tilstansvurderinger må det lages en langsiktig plan på hvilke bygg som vil ha behov for en rehabilitering i løpet av en 4 års periode. (HP-perioden) Konklusjon: Foreslått strategi som vil ta tid å implementere i organisasjonen. Det vil også være behov for å heve kompetanse til de ansatte i forhold til bl.a. tilstandsanalyser. Denne strategien må med andre ord bygges opp trinnvis. I 2008 ble det innført årlig vedlikeholdsrehabiliteringsplaner. Vedlikeholds- og rehabiliteringsplaner skal kommuniseres godt både opp mot politisk miljø og mot bruker.
4/6 Det er startet en prosess med tilstandskarlegging som må videreutvikles i 2009. I løpet av 2009 vil det gjennomføres kompetansehevingstiltak for ansatte i Eiendom slik at det kan utvikles en god rutine og metode for tilstandskartlegging. Tilstandsvurderingen må også avspeile nye myndighetskrav og føringer lagt av kommunen. Tilstandsvurderinger vil danne grunnlag for prioritering av store og små investeringstiltak. Det bør rapporteres på status årlig til Eiendomsutvalget. Forslag til vedtak: 1. Det arbeides videre med skissert strategi for langsiktig rehabilitering og vedlikehold av kommunens eiendomsmasse. 2. Det rapporteres årlig om status i forhold til dette arbeidet. Marit Langfeldt Ege Tore Justad Vedlegg: Oppsummering i KS - rapporten 550495 Oppsummering - tilstandsvurderinger av de enkelte bygg og 550501 bygningskomponenter Behandlingen i møtet Votering: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. EOE-045/08-09.12.2008 Vedtak: 1. Det arbeides videre med skissert strategi for langsiktig rehabilitering og vedlikehold av kommunens eiendomsmasse. 2. Det rapporteres årlig om status i forhold til dette arbeidet.
5 Vedlegg: Oppsummering av tilstandsrapport Side 5
6 Side 6