Møteinnkalling for Formannskapet

Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Formannskapet Møtedato: 22.04.2009 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 13.00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 35 02 80 00, slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, 16.04.09 Olav Tho Ordførar ORIENTERINGSSAK - Konsept prosjektforslag frå Placement AS v/gert Rietman (Vedlegg) Sakliste Sak nr. Saktittel 013/09 GODKJENNING AV MØTEBOK 014/09 REKNESKAPSRAPPORT 1. KVARTAL 2009 015/09 HJARTDAL KOMMUNE - ÅRSMELDING OG REKNESKAP 2008 016/09 YNSKJE OM GJENÅPNING AV SVØMMEBASSENGET VED SAULAND SKULE 017/09 SAULAND SKULE - OPPRUSTING/BYGGETILTAK 018/09 VEDRØRANDE SITUASJONEN INNANFOR PLAN OG BYGGESAK

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet 22.04.2009 013/09 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 09/341 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå F-møte 11.03.09 blir godkjent slik den ligg føre.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet 22.04.2009 014/09 HG Saksansvarleg: Helge Granlund Arkiv: K1-210 Arkivnr.: 09/314 REKNESKAPSRAPPORT 1. KVARTAL 2009 Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 13.04.2009 økonomisjefen REKNESKAPSRAPPORT 1. KVARTAL 2009 2 I 13.04.2009 økonomisjefen REKNESKAPSRAPPORT/BUDSJETTKONTROL L 31.03.09 Vedlagde dokument: Dokument nr. 1 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova Økonomireglementet Saksgang: Kontrollutvalet til orientering Formannskapet Kommunestyret Bakgrunn for saka: Etter økonomireglementet pkt. 12 skal rådmannen rapportere delårsrekneskap til formannskapet. Kvartalsrekneskap skal leggjast fram for kommunestyret. Vurdering: Rådmann viser til vedlagte rekneskapsrapport, kor det er gitt kommentarar til driftsutgifter, driftsinntekter og investeringar. Den viser også til tal for rammeområda. RÅDMANNEN TILRÅR: Saka blir teken til orientering.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet 22.04.2009 015/09 HG Saksansvarleg: Helge Granlund Arkiv: K1-210 Arkivnr.: 09/315 HJARTDAL KOMMUNE - ÅRSMELDING OG REKNESKAP 2008 Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 13.04.2009 økonomisjefen ÅRSMELDING OG REKNESKAP 2008 3 I 13.04.2009 Telemark REVISJONSMELDING FOR 2008 Kommunerevisjon IKS 4 I 13.04.2009 rådmannen UTTALE FRÅ LEIINGA - HJARTDAL KOMMUNNE SIN REKNESKAP FOR 2008 Vedlagde dokument: Dokument nr.1 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova av 25.09.1992 Forskrift for kommunal- og fylkeskommunal rekneskapsføring av 15.12.2000 Saksgang: Uttale/tilråding frå kontrollutvalet Formannskapet tilrår Kommunestyret gjer vedtak Bakgrunn for saka: Etter forskrifter om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsmeldingar, jfr. Kommunelova 48 nr. 3, skal kommunestyret vedta årsrekneskap og årsmelding etter innstilling frå formannskapet. Vedtaket må angi disponering av rekneskapsmessig overskot eller dekning av rekneskapsmessig underskot. I årsberetninga skal det gjevast opplysningar om forhold som er viktig for å vurdere kommunen si økonomiske stilling og resultat av verksemda som ikkje går fram av årsrekneskapen, samt om andre forhold av vesentleg tyding for kommunen. Saksopplysningar: Årsrekneskapen drift for 2008 viser eit mindreforbruk (overskot) på kr. 884.156,12.

Vurdering: 2008 har vore eit godt økonomisk år for Hjartdal kommune. Netto driftsresultat er på 3,7%, noko ein må seie seg godt nøgd med. Saman med gode økonomiske år i perioden 2005-2007, med positive netto driftsresultat, har kommunen bygd opp eit disposisjonsfond 9,5 mill kr (buffer) som kan nyttast som eigenkapital i komande prosjekt. Det er og viktig å understreke at marginane er små. I tillegg til god budsjettdisiplin innafor alle område, skuldast det gode resultatet i hovudsak lågare pensjonskostnader enn forutsett. Når det gjeld investeringsrekneskapet, er dette fullfinansiert. RÅDMANNEN TILRÅR: Ved å vise til revisjonsmeldinga av 3.4.2009 vert det gjort slikt vedtak: Overskotet på driftsrekneskapet, kr. 884.156,12 blir avsett til disposisjonsfondet.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet 22.04.2009 016/09 BR Saksansvarleg: Olav Tho Arkiv: K2-B03 Arkivnr.: 08/974 YNSKJE OM GJENÅPNING AV SVØMMEBASSENGET VED SAULAND SKULE Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 07.10.2008 Foreldregruppe v/tuddal skule YNSKJE OM GJENÅPNING AV SVØMMEBASSENGET VED SAULAND SKULE 2 U 07.04.2009 Bjørg Sletta Rue/Vibeke Aarbakk YNSKJE OM GJENÅPNING AV SVØMMEBASSENGET VED SAULAND SKULE Vedlagde dokument: Ingen Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova, 39, Innbyggjarinitiativ Opplæringslova Saksgang: Formannskapet vedtek i møte 22.04.09 Bakgrunn for saka: Kommunen mottok 10.10.08 brev frå foreldre i Tuddal der det vart uttrykt ønskje om å få bassenget ved Sauland skule opna att. Bakgrunnen for ønskjet var mellom anna medieoppslag sommaren 2008 om norske barn sine dårlege svømmeferdigheiter, og at reisetida til/frå svømmeundervisning på Notodden tek tid frå viktige fag som norsk og matematikk. Det er 172 underskrifter som vitnar om at saka har skapt engasjement og tilslutning. Jfr. Kommunelova 39a er talet på underskrifter nok til at saka kan takast opp til politisk handsaming. Likevel vil ein peike på at saka ikkje kan fremjast dersom ønskjet uttrykkjer same innhald som ei sak som er handsama av kommunestyret i løpet av valperioden. I kommunestyresak 071/07, 12.12.07 vart følgjande vedtak gjort: 1. Bassenget ved Sauland skule vert ikkje rehabilitert 2. Behovet for svømmeopplæring i grunnskulen dekkjast ved å leige bassengplass hos aktuelle utleigarar. Omfanget av undervisninga skal vere i høve tilkrava i læreplanen for grunnskulen, men aukast i høve til idag.

Vedtaket var med 10 mot 7 røyster Ut frå ordlyden i Kommunelova 39a, pkt 3 b er soleis ikkje kommen pliktig til å ta saka opp på nytt. Kommunelova 39a. Innbyggerinitiativ 1. Innbyggerne i kommunen eller fylket kan fremme forslag som gjelder kommunens eller fylkeskommunenes virksomhet. Kommunestyret eller fylkestinget plikter selv å ta stilling til forslaget dersom minst 2 prosent av innbyggerne står bak forslaget. Likevel er 300 underskrifter i kommunen eller 500 i fylket alltid tilstrekkelig. 2. Kommunestyret eller fylkestinget skal ta stilling til forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet. Tidsfristen gjelder ikke dersom forslaget henvises til behandling i forbindelse med pågående plansak etter plan- og bygningsloven. Initiativtakerne skal informeres om de avgjørelser som treffes og de tiltak som gjennomføres som følge av forslaget. 3. I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag dersom dette har a) samme innhold som et tidligere forslag fremmet etter denne bestemmelse, eller b) samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret eller fylkestinget i løpet av valgperioden. 4. Et forslag som er fremmet etter reglene i denne paragraf og som blir nedstemt i kommunestyret eller fylkestinget, kan ikke påklages med mindre dette følger av andre regler. Tilføyd ved lov 20 juni 2003 nr. 46 (i kraft 1 juli 2003 iflg. res. 20 juni 2003 nr. 715), endret ved lov 8 des 2006 nr. 67 (i kraft 1 jan 2007 iflg. res. 8 des 2006 nr. 1377). Vurdering: Sjølv om ein ikkje gjennom lova er pålagt ny handsaming av spørsmålet om reopning av bassenget, vil det av omsyn til initiativtakarane sitt ønskje og omtanke for barnas svømmeferdigheiter vere rett å avklare kva skulen gjer i høve til dette feltet: Elevane får i dag si svømmeundervisning i grannekommunane, hhv. Notodden og Seljord. Det vert ikkje lagt avgrensingar på ressursbruken i høve til dette, og det er lagt føringar om at alle elevane skal vere svømmedyktige jfr. Opplæringslova. Dei elevane som har behov for ekstra oppfølging får dette. Skulen opplyser at tilbodet elevane får er tilfredsstillande ut frå Opplæringslova. Om ein skulle auke nivået vesentleg, måtte ein hatt heilårsundervisning, eventuelt i eige basseng, men framleis gjennom heile skuleåret. Når det gjeld tidsbruken ved reise til/frå basseng opplyser skulane at det er vanleg å slå saman timar og bruke friminutt -tida til reise, slik at netto tidstap ikkje er stort. Svømmeundervisninga går ikkje på bekostning av basisfaga, men timane som nyttast går av kroppsøvingsressursen. RÅDMANNEN TILRÅR: Med bakgrunn i Kommunelova 39a, pkt 3 b vert ikkje spørsmålet om gjenopning av bassenget teke opp til politisk handsaming.

Rett utskrift Dato: Kopi til: Foreldregruppe v/tuddal skule 3697

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet 22.04.2009 017/09 BR Saksansvarleg: Bjørn Rugaas Arkiv: K1-614 Arkivnr.: 08/434 SAULAND SKULE - OPPRUSTING/BYGGETILTAK Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I 02.05.2008 Fau Sauland skule REHABILITERING - SAULAND SKULE Vedlagde dokument: Dokument nr. 1 Skriv frå arkitektfirma Søndergaard Rickfelt AS: 1. Opprusting av skoleanlegget 2. Faseplan 3. Kostnadsoverslag, fase 1, 2 og 3 4. Kostnadsoverslag - Ønskte, ikkje prioriterte tiltak Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: ENOVA rundskriv om tilskotsordningar vedr. energibruk, tiltak i offentlege bygg 2009 Saksgang: Formannskapet tilrår i møte 23.04.09 Kommunestyret vedtek i møte 06.05.09 Bakgrunn for saka: Det vart i 2008 fremja sak vedrørande rehabilitering av Sauland skule med tanke på opprusting av skulekjøkkenet og bruksendring av symjehallen som avlastingsrom mellom anna grunna auka elevtal hausten 2009. Kfr. kommunestyresak 35/08 vart administrasjonen beden om å utarbeide kostnadsoverslag over opprusting av heimkunnskapsavdelinga og ombyggjing av symjehallen. Kostnadsoverslaget vart meint å skulle gje eit grunnlag for endeleg drøfting av framlegg til tiltak. Samstundes ligg det føre rapport frå Miljøhygienisk Avdeling om inneklimatilhøva ved skulen, samt brannsynsrapport frå brannvesenet. Når det gjeld inneklimaet er konklusjonen at ventilasjonsanlegget i bygget har vesentlege manglar, og at dusjar, garderobar og toalett treng fullstendig renovering. Brannsynet har også peika behov for nokre mindre bygningstekniske tiltak. Inneklimatiltak og tiltak grunna i brannkrav er tidlegare innarbeidd i økonomiplanen, men er ikkje kostnadsrekna for no. Samstundes har ein våren 09 motteke retningsliner for tilskotsordningar til enøk-tiltak frå Enova, noko som også høyrer med i eit totalbilete av situasjonen. Dette er ein del av regjeringa si krisepakke.

Samla plan: For å skaffe eit godt sakleg grunnlag til å vurdere dei ulike tiltaka, og å sjå dei i samanheng, har ein bede om at det vert utarbeidd ein samla plan for full rehabilitering av undervisningsbygget ved Sauland skule, med kostnadsoverslag for dei ulike fasene i arbeidet. Kommunen har motteke kalkyle over nemnde tiltak frå arkitektfirma Søndergaard Rickfelt dagsett 30.03.09. Kalkyla er utarbeidd på bakgrunn av arbeidsmøter med representasjon frå Sauland skule v. leiing og verneombod, kommunen v. driftsansvarlege og arkitektfirmaet v. Mads Rickfelt. Planen er delt i tre faser: 1. skulekjøkken og svømmebasseng oppstart hausten 2009, bruksklart vinteren 2010. 2. garderobar, dusjar, toalett samt ventilasjonskanalar til klasseromsfløy i etasjen over arbeidsperiode 2010/2011 3. ventilasjonsarbeid og følgearbeid knytt til dette for resten av bygget arbeidsperiode 2011/2012. 4. på bakgrunn av utlyste tilskotsmidlar frå ENOVA (krisepakke knytt til enøk-tiltak) har ein rekna over tiltak som rettar seg inn mot denne tilskotsordninga, og som er tiltak både knytt til fase 1 3 og einskildståande, nye tiltak. Når det gjeld tilskotsordninga er denne gjeldande også i ettertid, men da med lågare tilskotssatsar. Kalkyla er utarbeidd på bakgrunn av dei nemnde behov, og så langt råd er har ein spesifisert utgiftspostane i høve til heimkunnskapsfunksjon og svømmehallområdet. Underlagstalmaterialet på dei ulike tiltaksområda er henta inn frå fagleg kompetansehald. Alle kostnader er pr mars 2009. Løns- og prisauke samt rentekostnader er ikkje medrekna. Inventar og utstyr er ikkje teke med, men leggjast inn i framlegg til vedtak. Feilmargin vert oppgjeve til +/- 20 % På bakgrunn av og i tillegg til kalkyle frå Søndergard Rickfelt har ein i saka omarbeidd faseplanen ved å legge inn ENOVA-støtta tiltak i tillegg til opprinneleg planlagte tiltak, jfr. omgrepet Bearbeidd, lagt inn ENOVA-støtta tiltak. Ein gjer merksam på at ein pr dd ikkje kjenner konkret tilskotssum frå ENOVA, men går ut frå at dette vil vere kjend ved kommunestyrehandsaminga 06. mai. Fase 1, Heimkunnskap og svømmehall: Samla budsjettsum inkl. mva 4.821.000 Bearbeidd, lagt inn ENOVA-støtta tiltak: 5.109.000 I kommunestyresak 35/08 vart det uttrykt ønskje om at kostnadene for heimkunnskapen og svømmehallen vart spesifiserte. I den ferdige grovkalkyla er ikkje dette gjort fullt ut, men kostnadsfordelinga av 4,8 millionar fordeler seg om lag slik: Heimkunnskapsavdelinga bygningsmessige, sanitær, ventilasjon, el.installasjonar, kvitevarer m.m utgjer ca. 2,8 millionar inkl. mva. Svømmehallen bygningsmessige, sanitær, ventilasjon, el.installasjonar, m.m. utgjer ca. 2 millionar inkl. mva.. Fase 2, Elevgarderobar, dusjar og toalett: Samla budsjettsum inkl. mva 4.740.000 Bearbeidd, lagt inn ENOVA-støtta tiltak: 5.388.000

Fase 3, Resten av anlegget (i hovudsak utskifting av ventilasjonskanalar, nytt aggregathus og følgearbeider) Samla budsjettsum inkl. mva 8.800.000 Bearbeidd, lagt inn ENOVA-støtta tiltak: 11.043.000 Enøk-tiltak, tilskotsobjekt iht. Enova + andre uprioriterte ønskje: Samla budsjettsum inkl. mva 4.380.000 Andre uprioriterte ønskje ENOVA-støtta tiltak: 1.201.000 Total budsjettsum: 22.741.000 I tillegg er det behov for å setje av 300.000 til prosjektering av fase 2 og 3, og 150.000 til inventar og utstyr, sjå framlegg til vedtak. Skulen si behovsvurdering: Leiinga ved Sauland skule uttaler at plassbehovet hausten 2009 er det mest prekære i saka, men at sluttdato for byggjetiltak er mindre viktig enn at det blir utført. Om ein nyttar svømmehallområdet slik det er tenkt, skal dette arealet fungere som musikkrom og elevkantine samt forsamlingsrom ved ulike mindre arrangement og førestellingar ved skulen. I tillegg er det øsnkjeleg å finne lokalitetar til musikkskulen, korpsøvingar, og lagringsplass av instrument og utstyr knytt til desse aktivitetane. Når det gjeld heimkunnskapsdelen er dette arealet ikkje velfungerande i dag, med omsyn til inneklima, hygiene og funksjonalitet. Tiltaka som er tenkt gjort har da også for ein stor del bakgrunn i rapport vedrørande miljøretta helsevern. Om svømmehallen byggjast om i tråd med planlagte tiltak, vil dette vere tilfredsstillande i høve til skulen sitt plassbehov. Det er akseptabelt for skulen at tiltak i fase 1 ferdigstillast i løpet av skuleåret 09/10, fortrinnsvis snarast råd etter årsskiftet. I tillegg er det eit sterkt ønskje om fleire grupperom, jfr. føreslegne tiltak i lista over Ønskte, uprioriterte tiltak. I arbeid med kostnadskalkyle er teke med at føreslegne tiltak ikkje hindrar og kan koplast saman med ei seinare bygging av storstoge/fleirbrukshall. Vurdering: Det har stor verdi at det er utarbeidd ein plan for rehabilitering av skulebygget ved Sauland skule, der behova vert sett i samanheng. Når arkitektfirmaet Søndergaard Rickfelt AS seier at sluttsummen er relativt stor, seiast det og at bygget er frå 1965, og at vedlikehaldet ikkje har hatt nødvendige ressursar til å halde følgje med slitasje og standardutvikling. Tidspunkt for gjennomføring av ei opprusting er i ei tid da kommunen til ein viss grad har økonomisk handlefridom, samstundes med at kommunen heller aldri har stått føre større investeringsoppgåver. Det er positivt at ein frå regjeringa kjem med tiltakspakker som betrar biletet. ENOVA-tilskotet kan vere eit bidrag som også kan hjelpe oss å redusere driftsutgiftene, om ein etter søknadsfristen 20.04.09 får gjennomslag for dei ønskja som er nemnd. Det opplysast at ordninga skal ha kort attendemeldingsfrist ca to veker etter søknadsfristen. Ein gjer særskild merksam på at faseplanen må endrast for å imøtekome krav iht.enova-tilskotet om at arbeid må starte i 2009, og må vere avslutta innan eitt år etter tilskotsdato. Ut frå dette må arbeid med heimkunnskap/svømmehall utførast som planlagt for å imøtekome plassebehovet ved skulen, samstundes med at Enøkrelaterte tiltak må starte samstundes. I høve til gjennomføring av arbeidet må ein ta høgd for at skulen si ordinære drift i fase 3 må løysast ved bruk av brakker. Kostnader ved dette er ikkje teke med. Ein ser ikkje bort frå at det kan kome ytterlegare krisepakker som bidrag til ekstern finansiering.

Konklusjon: Denne saka har to perspektiv det kortsiktige er behovet for renovering av heimkunnskapsavdelinga, og plassbehov hausten 2009. Det langsiktige er å følgje opp behov for vedlikehald og fornying av anlegget forøvrig. I høve til det kortsiktige og for inneverande år, ønskjer ein ei politisk vurdering av og eventuelt vedtak om å setje i gang tiltak jfr. Fase 1 ut frå budsjetterte midlar med eventuell påplussing av Enova-tiltak. Budsjetterte midlar er for 2009 1,4 mill, eventuelt med tillegg av Krisepakke, totalt ca 2 mill. Eventuelt meirforbruk i 2009 må takast frå disposisjonsfond. Når det gjeld oppfølging av planen vidare er dette noko som må handterast i økonomiplanen. Arbeid med denne startar tidleg hausten 2009. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Opprustingsarbeid ved Sauland skule prosjekterast og startast opp snarast råd jfr. Faseplanen sitt punkt 1. ENOVA-relaterte tiltak leggjast inn i denne fasen med skifte av vindauge og ventilasjonsanlegg for denne bygningsdelen. Samla kostnadssum 5.250.000 (inventar 150.000) dekkjast inn slik: Disposisjonsfond jfr. tidlegare vedtak: 900.000 Mva.kompensasjon: 1.050.000 Krisepakka (avhengig av godkjenning i KoO): 549.000 ENOVA-tilskot: 803.000 Lån, jamfør tidlegare vedtak i 2008, unytta: 500.000 Disposisjonsfond: 1.448.000 2. Kostnader til prosjektering av fase 2 og 3 kr 300.000 - dekkjast av disposisjonsfondet. Detaljer rundt dette vert handsama som del av økonomiplanarbeidet hausten 2009.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet 22.04.2009 018/09 JS Saksansvarleg: Olav Tho Arkiv: K1-030 Arkivnr.: 08/834 VEDRØRANDE SITUASJONEN INNANFOR PLAN OG BYGGESAK Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 22.08.2008 Hjartdal Arbeiderbarti VEDR. SITUASJON FOR PLAN OG BYGGESAKER 2 U 26.11.2008 Notodden kommune v/kst. rådmann Anne Sønstebø PLAN- OG BYGGJESAKER 3 I 05.01.2009 Naturviterne v/harald VEDRØRANDE SITUASJONEN INNANFOR Helliksen PLAN OG BYGGESAK 4 I 18.03.2009 ordførar VEDR. SITUASJON INNANFOR PLAN OG BYGGESAK Vedlagde dokument: Dokument nr. 1-4 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Ingen Saksgang: Formannskapet avgjer Bakgrunn for saka: Med bakgrunn i formannskapet sitt vedtak i i møte 04.09.08 vedk. mogleg samarbeid med Notodden om plan- og byggjesaker og fagområda jord og skog jfr. vedlagte dokument frå Hjartdal Arbeidarparti, sendte rådmannen brev til rådmannen i Notodden 26.11.08. Ein avventar tilbajemelding. I etterkant har ein fått henvending frå Naturvitarane 05.01.09 og Tuddal Utvikling 12.03.09. Dei frarår ei interkommunal løysing slik ho vert foreslått av Hjartdal Arbeidarparti. Politisk leiargruppe i Hjartdal har i brev dagsett 18.03.09 bedt om at saka blir handsama på nytt i Formannskapet.

Vurdering: Brevet frå politisk leiargruppe i Hjartdal kommune leggjast fram for formannskapet utan vidare vurdering og tilråding. FORMANNSKAPET VEDTEK:

Rett utskrift Dato: Kopi til: Hjartdal Arbeiderbarti 3692