STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 014 Arkivsaksnr: 2011/822-65 Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011, evaluering, statistikk. Rådmannens forslag til vedtak: Valgstyret tar saken til orientering. Til formannskap, komiteer, nemnder: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Sammendrag: Rådmannen legger med dette fram evaluering av gjennomføring av fylkestings- og kommunestyrevalget 2011. Det er denne gang også tatt inn en del statistikk og økonomiopplysninger, data som forelå først i desember. Valgavviklingen gikk relativt greit, noen dataproblemer oppsto opptellingskvelden og det er forhold i evalueringen som det vil bli jobbet videre med i forbindelse med planlegging av neste valg. Saksopplysninger Fylkestingsvalget: Det ble avgitt 9477 stemmer i Stjørdal kommune. 7853 stemmer ble avgitt på valgtinget og 1624 stemmer på forhåndsstemmegivningen. Antall stemmeberettigede var 16324 dvs. at valgdeltakelsen ble på 58,1 %. Ved fylkestingsvalget fra Stjørdal ble flg feil oppdaget og korrigert i flg. valgstyreprotokollen for fylkevalgstyret: AP - + 2 st. totalt. Vi har 9 flere valgtingsst. Og 7 færre forhåndsst. Totalt 2 st. som vedr AP, jfr 1 setn.
Kommunestyrevalget: Det ble avgitt 10471 stemmer i Stjørdal kommune. 8673 stemmer ble avgitt på valgtinget og 1798 stemmer på forhåndsstemmegivningen. Antall stemmeberettigede var 16324 dvs. at valgdeltakelsen ble på 64,1 %. I brev av 29.09.11 er stemmestyrene anmodet om å evaluere gjennomføringen av fylkestings og kommunestyrevalget 2011 innen eget ansvarsområde og eventuelle synspunkter på gjennomføringen av valget i sin helhet. Stikkordene i evalueringsskjemaet er følgende: Stemmelokalets funksjonalitet Utstyr Gjennomføring generelt Personalsituasjonen Opptelling Utfylling av stemmestyrets protokoll Innlevering av urner, protokoll og materiell Spesielle situasjoner som oppstod under gjennomføring av valget. Disse punktene danner grunnlaget for å konkludere på følgende: Hva fungerte bra under avviklingen av valget? Hva kan gjøres bedre? Rådmannens valgmedarbeidere er også anmodet om å evaluere valggjennomføringen og gi tilbakemelding på hva som fungerte bra og hva kan gjøres bedre. Det er mottatt evaluering fra 9 stemmestyrer. Hovedinnhold i evalueringen fra stemmestyrene er: Fosslia stemmekrets: Nok bemanning og utstyr, opptelling gikk greit, samarbeidet med kirkevalget gikk greit. Bord og stoler måtte bæres ned fra kjøkkenet (burde vært gjort på forhånd av noen fra Stjørdal kommune) måtte også bringes tilbake. Varmen i hallen burde vært skrudd opp allerede på lørdag - kaldt å sitte i hallen hele søndag ettermiddag. Hallen bør låses opp ca kl 13:00, avklares med undertegnede på forhånd hvem som skal utføre dette.
Elvran stemmekrets: I og med at stemmestyrets leder hadde permisjon og nestleder rykket opp, ble vi en mindre. Avviklingen av valget gikk likevel veldig bra. Vi samarbeidet godt med kirkevalget. Denne gangen samordnet vi maten noe vi kan fortsette med. Som uerfaren leder ble det en forglemmelse i utfylling av protokollen noe som ble rettet opp ved innlevering. Det kan gjerne sendes med flere blanke selvklebende lapper, tape og en stor tusj. Halsen stemmekrets: Dyktige og erfarne medlemmer av stemmestyret, stabilt mannskap Godt oppmøte - alle medlemmer ble oppringt av leder i stemmestyret på forhånd Godt samarbeid med valgsekretariatet Godt samarbeid med kirkevalget Veldig grei organisering av mat, - godt samarbeid med kantina biblioteket er veldig godt egnet til valg mottak og innlevering i servicetorget fungerte veldig greit Hva kan gjøres bedre? Alt for få avlukker tilgjengelig en av avlukkene er defekt - dette må gjennomgås og sjekkes før neste gang. måtte hente tilgjengelige avlukker fra servicetorget - disse må bringes til biblioteket av vaktmestertjenesten Halsen er vår største stemmekrets, vi bør ha 8-9 avlukker tilgjengelig, naturlig at vi har flere avlukker enn Fosslia stemmekrets Vi fikk lang kø første valgdag, avlukkene fra servicetorget fikk vi ikke tak i før på mandag. Skrivemateriellet i avlukkene bør gjøres på annen måte, bør ha penner festet med lenke dessuten var det for lite penner tilgjengelig, måtte ut på byen for å handle penner Også i år ble stemmelokalet oppsøkt av ansatt ved biblioteket, som skulle benytte sitt kontor. Etter mitt syn er dette uforenlig med at lokalet benyttes til valg Flormo stemmekrets: Vi har så få velgere at alt gikk bra
Vi får alt for mange stemmesedler. 4 personer i valgstyret er helt OK. Det må gjøres lettere hvor den enkelte ting skal. Noe skal i urna og noe skal i plastposer. Alt utenom stemmesedlene må legges sammen. Skatval stemmekrets: Ingen problemer Avlukke for handicappede er ikke i orden på Skatval og bør ordnes til neste valg. EDB-problemer: Ved den maskinelle opptellingen på kvelden valgdagen oppsto det problemer, disse var ikke spesifikke for Stjørdal men berørte et stort antall kommuner. Leverandøren EDB ErgoGroup har gitt slik orientering: Det har under gjennomføringen av valget oppstått hendelser som har påvirket fremdriften i opptellingen for enkelte kommuner. Vi ønsker med dette notatet å redegjøre for disse hendelsene. Maskinell telling av stemmesedler Det ble sent mandag kveld oppdagete en feil med en databaseindeks ved overføring til det lokale administrasjonssystemet (Eloptel). Feilen påvirket opptellingen der det var avgitt flere stemmesedler med samme unike løpenummer, såkalte dubletter. Dubletter av stemmesedler oppstår når en stemmeseddel med unikt løpenummer blir kopiert opp innen velgerne avgir stemme. Feilen ble rettet ved at konfigurasjonen ble endret på lokale installasjoner. Da dette var et omfattende arbeid som ble foretatt på ca 150 installasjoner, oppsto det forsinkelser i opptellingen for flere kommuner. Feilrettingsarbeidet ble påbegynt valgnatten og ble avsluttet ved 14-tiden tirsdag 13.9. Konsekvensen for den enkelte kommune var å avvente godkjenning av opptellingsresultater i det lokale administrasjonssystemet Eloptel, inntil feilen var rettet. Det var imidlertid fullt mulig å foreta skanning og verifikasjon av alle stemmesedler. Utover den hendelsen var det i perioder på tirsdag treghet i overføring fra Eloptel, inntil feilen var rettet. Det var imidlertid fullt mulig å foreta skanning og verifikasjon av alle stemmesedler. Det har vært ekstraordinær stor pågang på brukerstøtten som følge av de tekniske problemer som er angitt ovenfor. Dette resulterte dessverre i lang responstid på behandling av innmeldte saker i perioden fra valgnatta og frem til tirsdag ettermiddag. ---- --- --- Vi beklager veldig de ulempene og forsinkelsene som dette har medført i valgavviklingen. Vi vil imidlertid presisere at disse hendelsene ikke har gitt feil i opptellingen/valgoppgjøret. Stemmestyrene, oppnevning mv. Nye bestemmelser i forhold til habilitet.
110 stemmestyremedlemmer bisto ved valget og gjorde en god jobb. Det er relativt mye arbeid med oppnevning av medlemmer og supplering etter relativt mange fritakssøknader. 25 valgfunksjonærer sto på valglister og er etter de nye bestemmelsene som kommer fra neste valg ikke valgbare som valgfunksjonærer/stemmestyremedlemmer. I tillegg kommer naturlig avgang slik at det blir relativt mange nye stemmestyremedlemmer som må oppnevnes.enkelte kommuner har valgt å oppnevne administrativt personell til enkelte funksjoner i stemmestyrene, rådmannen vil evt. komme tilbake til dette spørsmålet ved neste oppnevning. Det vil uansett være nødvendig å starte oppnevningsprosessen tidligere neste gang på grunn av de mange nyoppnevningene som må foretas. Valgkort 175 valgkort kom i retur av ulike årsaker som flytting, ufullstendig eller feil adresse mv. Adressekilden er folkeregistret. Antallet er noenlunde det samme som tidligere år. Av kapasitetsmessige årsaker ble det ikke lagt arbeid i å finne riktig adresse og sende de ut på ny. Økonomi: Kostnadene med kommunestyre og fylkestingsvalget ble kr 780.000, med slik fordeling: - Godtgjøringer stemmestyrer, lønn valgmedarbeidere, 297.000 - Andre driftsutgifter, kjøpte tjenester: o Datatjenester Valgkortproduksjon utsending 96.000 Stemmeseddelproduksjon 48.000 Bruk datasystemer, installering mv 165.000 309.000 o Rekvisita, bevertning, annonser, husleie, frakt, frikjøp 186.000 - Sum utgifter 792.000 - Salgsinntekter, stemmesedler 12.000 - Netto utgift kommunestyre og fylkestingsvalget 2011 780.000 Det ble ved valget i 2011 ikke gjort noen nyinvesteringer i utstyr, ved neste valg må det kjøpes inn en del nye valgavlukker, trolig også en ekstra scanner. 2 dagers valg: På landsbasis er det 195 kommuner som hadde valgting over to dagers ved siste valg. I Trøndelag er det 14 kommuner av 48 som har valglokaler åpne også på søndag, disse er i Nord- Trøndelag: Frosta, Leka, Lierne, Meråker, Nærøy, Stjørdal og Verdal. I Sør-Trøndelag er det: Frøya, Hemne, Meldal, Orkdal, Rennebu, Rissa og Røros. Kostnader som relaterer seg til 2 dagers valg er ca kr 85.000 i direkte utgifter. Valgdeltagelse:
Valgdeltagelsen ved kommunestyrevalget i Stjørdal var i 2011 på 64,9 %, for hhv Nord- Trøndelag og Sør-Trøndelag var deltagelsen 63.4 og 66.7 %. Landsgjennomsnittet var 64,5 %. Andre nærliggende/sammenlignbare kommuner: Levanger 62,8 % Namsos 60,3 % Verdal 60,3 % Steinkjer 63,0 % Frosta 68,5 % Malvik 66,7 % Trondheim 67,5 % Hvis en sammenligner valgdeltagelse i forhold til 1 eller 2 dagers valg i fylket er ligger 4 av 7 nordtrønderske kommuner som har 2 dagers valg under fylkesgjennomsnittet mht valgdeltagelse. Det er derfor ikke lett å se sammenheng mellom valgdeltagelse og 1 eller 2 dagers valg, høyeste valgdeltagelse i fylket var i Røyrvik med 82.1% med en dags valg, lavest lå Nærøy med 58.1 % med todagers valg. Stemmesteders størrelse, antall stemmeberettigede: Krets Antall stemmeberettigede Avgitte ord. stemmer ved kommunevalget på valgtinget * Andel søndagsstemmer (av valgtingsstemmer ) Skatval 1760 1023 36 % Kvislabakken 1198 640 36 % Halsen 4602 2239 30 % Haraldreina 1048 572 34 % Lånke 1944 970 32 % Elvran 325 210 0 Hegramo 1217 630 36 % Skjelstadmark 665 370 0 Forradal 135 100 0 Flormo 179 107 0 Fosslia 3121 1638 30 % Uoppgitt 130 Sum Stjørdal kommune 16324 8499 29 % I tillegg kommer 240 stemmer i særskilt omslag.
Av til sammen 9477 avgitte stemmer ved fylkestingsvalget var 1624 stemmer, 17,1 % forhåndsstemmer. Av til sammen 10471 avgitte stemmer ved kommunestyrevalget var 1798 stemmer - 17,2 % forhåndsstemmer. Andel forhåndsstemmer på fylkesbasis var 19.4 % og Stjørdal ligger lavest av byene i fylket. Evaluering fra rådmannens valgmedarbeidere. Samtlige i arbeidsgruppen for valg må dekke sine løpende oppgaver i tillegg til valgarbeidet. Det blir derfor for lite tid til valgarbeidet. Mye går på gammel rutine som blir et sårbart opplegg. De som har sentrale valgoppgaver bør frigjøres fra andre oppgaver i valginnspurten. Ca 50 ansatte var engasjert i valgarbeidet enten som forhåndsstemmemottakere, i den sentrale valgorganisasjonen og/eller ved opptellingsarbeidet. Spesielt i 2011 var personskifte som valgansvarlig etter at mangeårig valgansvarlig gikk av med pensjon og forfall/sykdom og permisjoner i sentrale posisjoner i valgorganisasjonen. Det er skrevet evalueringsrapporter fra sentrale medarbeidere ved valget, dette gjennomgås ikke her men erfaringene blir med i planleggingen av neste valg. Det er utarbeidet en god del skriftlig rutinedokumentasjon, dette skal forbedres til neste valg og skje tidligere enn ved årets valg. Med 160 posisjoner som stemmestyremedlemmer og valgmedarbeidere som må dekkes er det en betydelig organisasjon med en betydelig turnover hvor erstattere må finnes med til dels stort tidspress. I tillegg var det mye arbeid i samband med godkjenning av valglistene med fritakssøknader, foreslåtte kandidater som ikke var i manntallet mv. Rekruttering av nye medlemmer til stemmestyrene må starte tidligere og en bør også i større grad se også utenfor de politiske grupperingene for å finne kandidater. Samtidig bør en av økonomiske årsaker unngå så langt det er mulig å rekruttere der det blir aktuelt med erstatning for tapt arbeidsfortjeneste. Det bør vurderes å styrke stemmestyrene med administrativ kompetanse og kapasitet, problemet her er hvor en skal skaffe dette fra - å få medarbeidere fristilt til valgarbeidet utover valgdag/kveld har ikke vært enkelt. Det må settes av mere tid til opplæring av stemmestyrene. Opplæringsbehovet gjelder spesielt utfylling av skjemaer og stemmestyreprotokoll og gi stemmestyrene bedre innsikt i opptellingsprosessen for å understreke viktigheten med riktig utfylling av skjemaene. Vurdering Gjennomføringen av fylkestings- og kommunestyrevalget gikk bra og valgstyreprotokollen ble godkjent av fylkesvalgstyret. Som det fremgår av evalueringen er det flere forhold som kan forbedres. Rådmannen vil gjennomgå organiseringen og utførelse av de administrative valgoppgavene i god tid før stortingsvalget i 2013. Rådmannen har i dette saksframlegget også tatt inn en del statistikk og sammenligning med andre kommuner. Dette også som grunnlag for seinere beslutninger om en eller todagers valg, organisering av valget, antall stemmesteder mv. Evalueringen av fylkestings og kommunestyrevalget 2011 legges herved fram til behandling.