Tolvte gang MODUL-4: Kommunikasjonsprosess: motivasjons og stresshåndtering Hva sier motivasjonsteoriene om arbeid i og med grupper og enkeltindivider? Psykososiale teorier: kort bakgrunn Psykologien som erfaringsvitenskap daterer seg fra det 19. århundre. De første undersøkelsene var om psykofysikk, hukommelse og glemsel (jfr. G. T. Fechners "Elemente der Psychophysik", 1860). Alfred Binet (1857-1911), som var opptatt av "la psychologie physiologique et expérimentale", utformet i 1905 den første intelligensskala og blir grunnleggeren av moderne intelligensmåling. Omtrent samtidig med Binet, utga C. R. Spearman sin 2-faktorteori om oppbyggingen av den intellektuelle begavelse. Evneforskningen fører til utvikling av statistiske metoder og skalaer (Thorndike, Thurstone og Spearman) for måling av intelligens, utvelgelse, opplæring og plassering av rett mann på rett sted. Eksperimenter i små grupper og i laboratoriesituasjoner er fremdeles blant psykologenes viktigste metoder. Studiet av individet i det sosiale miljøet ble tatt opp i sosialpsykologien. Tilpasningen mellom individ, arbeid og miljø, fikk dermed en viktig plass. Thurstone utformet i 1927 en statistisk teori om atferdsmåling. Moreno utformet i 1934 sin "sosiometriske metode" for å studere gruppestrukturer. Opinionsforskeren Gallup analyserte i 1936 presidentvalget i USA og viste til pålitelige resultater. Stikkprøveteknikken fikk dermed aksept og spredning. Lederatferd og ansattes reaksjoner ble studert av bl. a. Kurt Lewin og Ronald Lippitt. De eksperimenterte i 1939 med forskjellige former for lederskap for å finne nøkkelen til fremgangsrikt lederarbeid. Studier av arbeidsgrupper ved Western Electric Company i USA ga opphav til Human Relations bevegelsen i slutten av 1930-årene. Ved universitetet i Michigan startet Rensis Lickert i 1947 et stort prosjektet om lederskapets psykologi ("New Patterns of Management").
Fra og med den andre verdenskrigen ble arbeidet med plassering av rett mann på rett sted intensivert. Psykologien har siden utviklet seg med rivende fart, også pga impulser fra psykiatri, sosiologi og pedagogikk. Mange ledere er opptatt av kjennskap til ansattes interne grupperinger for å sikre seg støtte i det uformelle miljøet. På denne måten blir det også lettere å opptre i en "mentorrolle" eller balansere mellom det oppgavemessige og det psykososiale i kommunikasjon med den enkelte medarbeider. Et medarbeideransvar imøtekommes ikke lenger bare gjennom de "minstekrav" i arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og hovedavtalen. Ansvaret setter også krav til lederens psykososiale forståelse for å kunne avsløre og håndtere konflikter. Disiplinering og kontroll Alle har krav på å få vite hva som blir forventet av dem. Men krav stilles først til seg selv. En leder kan ikke kreve at andre skal være presise til møter, men ikke være det selv, snakke om nødvendigheten av "upopulære" avgjørelser, men aldri ta dem selv, kreve at det skal gjennomføres medarbeidersamtaler, men selv gjøre det på en måte som preges av mistro. Disiplinering og kontroll er "sosialiseringsmekanismer" som kan få ansatte til å handle og uttrykke seg i samsvar med bestemte forventninger. Oppriktig ros gis derfor best for konkrete handlinger. Den gis raskt, spontant og gjerne i andres nærvær. "Ris" bør knyttes til konsekvensene av en handling. Ris gis aldri i andres nærvær. Slike mekanismer kan rettes både mot oppgaven og personen. De som rettes mot oppgaven hører ofte sammen med interne styringssystemer. De som rettes mot person kan ha uante konsekvenser. Her gjelder det å handle i tråd med sine kunnskaper og etiske prinsipper. Grensesetting En arbeidstaker må vite hvilke normer og regler som bør overholdes og hvilke sanksjoner som gjelder mht normbrudd (jfr. arbeidsgiverens styringsrett i juridisk forstand). Både for arbeidstakeren og for arbeidsmiljøet, er det viktig at man verken overvurderer eller undervurderer formelle og uformelle grenser.
Formelle og uformelle grenser på en arbeidsplass virker inn på kommunikasjonsprosessen. I valget mellom flere stillinger f. eks., har eksterne søkere en viss føling med hvilken stilling de kan lykkes med før de sender sin søknad. Når det gjelder interne søkere, vil miljøet ofte vite om en person er "skikket" til jobben eller ei. Her kan personen ha nytte av å rådføre seg med f. eks. en betrodd kollega eller sin direkte overordnede. Her har lederen en informasjonsplikt. Uttrykt teori og bruksteori Argyris og Schön skiller i sin handlingsteori mellom forklaringsmodeller som en person bruker for egen og andres atferd. De sier at mange av våre handlinger er automatiske, uten at vi er spesielt bevisst dem. Handlingsteorien inneholder to teorier. Den først kalles uttrykt teori (espoused theory). Denne forteller hvordan vi oppfatter verden og hvilke verdier vi tror vår atferd er basert på. Denne teorien bruker vi for å forklare våre handlinger. Hvis en person blir spurt om hvordan han eller hun vil reagere i en gitt situasjon, vil svaret være gitt på bakgrunn av vedkommendes uttrykte teori. Denne er personen fortrolig med og kan formidle til andre. Men teorien som faktisk styrer vedkommende handling er bruksteorien. Bruksteori (theory-in-use) er den vi faktisk bruker uten at vi er bevisst at den ligger til grunn for vår handling. Det er denne som faktisk styrer vår adferd i en gitt situasjon. Handlingen er ofte automatisk og kulturbetinget. Når jeg forklarer en handling til en kollega, kan jeg finne på en passende forklaring. Jeg kan for eksempel forklare min plutselig forsvinning fra kontoret ved å si at et problem har oppstått som jeg må håndtere. Min bruksteori kan være helt annerledes. Det er mulig at jeg var trøtt av å sitte på kontoret på grunn forstyrrelser og lignende. Alibiet med å takle et problem, kan virke nedstressende for meg og derfor serverer jeg en hvit løgn. Innenfor samme kulturkrets, kan folks uttrykte teorier variere ganske mye, men ikke deres bruksteorier. En norsk undersøkelser av Sortland og Einarsen (2000) bekrefter dette. Argyris' (1987) nevner følgende eksempel. En konsulent ble spurt om hvordan han ville takle en uenighet med en klient.
Konsulenten svarte med at han først ville presentere sin forståelse av uenigheten, og deretter diskutere med klienten for å komme fram til en felles løsning. Dette tilsvarer konsulentens uttrykt teori, eller teorien som ligger bak det han sier, og som angir en felles løsning. Et opptak av møtet med klienten avslørte konsulentens faktiske oppførsel, dvs. hans bruksteori. Han presenterte sitt syn på saken, men hørte ikke på klientens. I dette tilfellet er det mangel på samsvar mellom uttrykt teori og bruksteori, dvs. mellom det vi sier at vi gjør og det vi faktisk gjør. Argyris og Schön mener at vi ofte er ubevisste våre bruksteorier, og at vi heller ikke oppdager når våre bruksteorier er forskjellige fra våre uttrykte teorier. En leder som snakker om hvor viktig det er å delegere, tyr til sin uttrykte teori. Bruksteorien avslører om det er samsvar mellom det lederen tror på og virkeligheten. Dyadeforhold Dyade = forhold mellom to personer på arbeidsplassen. Teorien om vertikale dyader er en del av sosial utvekslingsteori. Den går ut på at underordnede hjelper til i utførelsen av oppgaver som egentlig tilligger lederen (Fischer & Sortland, 1989). Et dyadeforhold som oppstår som et "naturlig" fenomen, kan skape spekulasjoner og frustrasjoner i forhold til resten av arbeidsgruppen. Slike avhengighetsforhold er ofte kortvarige. Dersom lederen er sitt ansvar bevisst og vet om sine begrensninger, kan han eller hun selv skape dyader med sine underordnede og sørge for at de utfører oppgaver lederen ikke har tid til eller ikke er god på. Gitt at lederen ikke er sitt ansvar bevisst og at forholdene er motiverende for dyadeordninger, kan også medarbeiderne stikke hodene sammen for å hjelpe lederen inn i et dyadeforhold. På denne måten får medarbeiderne selv bedre arbeidsforhold og brukerne bedre tjenester. Et dyadeforhold er både positivt og negativt. Når lederen og gruppen begynner å kommunisere ad underliggende følelser. For eksempel kan løgn, skjulte motiver og urettferdig bruk av makt gjøre at dyadeforholdet bli skadelig for begge. Ledere som kan påvirke verdier og holdninger mot en mer bærekraftig samarbeid ved å 1. være oppmerksom overfor klager 2. respektere erfaringer og kompetanse 3. oppfylle lover, plikter, regler og løfter 4. være utholdende i motgang
5. observere tillatte og ikke tillatte ting 6. tolerere svakheter 7. ha evne til å tilgi feilgrep 8. avvise bedrageri 9. respektere andre Generelt om motivasjon. Marker de viktigste psykososiale atferdstrekk med tanke på motivasjon: hilse ved møtet f. eks. i gangen lytte for å vise medfølelse og sette seg inn i andres opplevelser føre små samtaler ved tilfeldige møter med andre informere andre om gledelige nyheter som gjelder dem være bevisst sendere og mottakere i din egen radius ty til humoristisk sans selv i formelle situasjoner gjengjelde et øyekast med et smil Kryss av for det som kan beskrive vinnerholdning og vinnerkultur: Er alltid en del av svaret Er alltid en del av problemet La meg gjøre det for deg Det er ikke mitt problem Ser mulighet i hvert problem Ser problem i hver mulighet Sier det er vanskelig, men klart mulig Sier det er muligh, men for vanskelig Ser folket som en del av løsningen Ser folket som en del av problemet Har alltid en plan Har alltid en unnskyldning [Punktene ovenfor formidlet av Anne-Marie Tannæs] Ved behovsblokkering omgår individet ofte blokkeringen eller søker å finne seg et erstatningsmål. Hvis dette ikke lykkes, trer forsvarsmekanismene i verk. Blant de vanligste mekanismene for frykt og fluktatferd (forsvarsmekanismene) er følgende (reflekter og finn fram til eksempler!): Rasjonalisering Fiksering
Regresjon Aggresjon Fortrengning Projisering Maslows behovshierarki [5] Selvrealisering: virkeliggjøre ens egenskaper og muligheter, prestere det man er i stand til, forstå mer, skape ting, søke nye utfordringer og utvikle seg selv. Selvrealiseringsbehovet kan dekkes gjennom f. eks. å oppdage at arbeidet man gjør er meningsfylt. [4] Status, prestisje: prestere noe, vinne anerkjennelse og oppnå respekt, være "uavhengig", men også være noe i egne og andres øyne. Statusbehovet kan bli dekken gjennom f. eks. en anerkjennelse av det arbeidet man gjør. [3] Samhørighet: imøtekomme behov for akseptering, kontakt, vennskap og kjærlighet, høre til en gruppe, bli satt pris på. Sosiale behov kan bli dekken gjennom f. eks. kontakten med kolleger. [2] Sikkerhetsbehov: oppnå fysisk og psykisk sikkerhet, trygghet, stabilitet, orden og regelmessighet på kortere og lengre sikt. Trygghetsbehov kan sikres gjennom f. eks. fast ansettelse og arbeidskontinuitet. [1] Fysiologiske behov: sult tørst, kjønn og fysisk aktivitet. Kan bli sikret gjennom f. eks. fast lønn. Utfordringen her er å finne fram til kun to begreper som oppsummere Maslows fem punkter. Trykk her for å få fram et skrivefelt og en metode du kan bruke Kritikk av Maslows behovshierarki * Maslows teori om behovshierarki kritiseres for: * at den er dårlig tilpasset arbeidslivet, * teoriens hierarkiske ordning av behovene, * at det er vanskelig å måle graden av tilfredsstillelse for enkelte av behovene Er det mulig at selvaktualiseringsbehovene (på toppen av behovspyramiden) kan fungere uavhengig av de lavere behovene (nedover i pyramiden)?
Med andre ord, er det mulig å realisere seg selv tross mangel på trygghet og stabilitet, kjærlighet og kontakt, anerkjennelse og respekt? Send dine kommentarer. McCellands motivasjonsteori (1953) er en videreutvikling av Maslows og Alderfers. Den hevder at hvert individ har maktbehov, tilhørighetsbehov og prestasjonsbehov. [Velg i rullefeltene og kontroller svaret ditt ved slutten] Ønsker å gjøre noe bedre enn andre personer eller mer effektivt, løse problemer og mestre vanskelige oppgaver. Ønsker å etablere og opprettholde vennlige og nære forbindelser med andre mennesker. Ønsker å kontrollere andre personer, influere på deres atferd eller å være ansvarlig for andre mennesker og deres atferd. McClelland mener at makt-, tilhørighets- og prestasjonsbehov er spesielt relevante for å forklare atferd i arbeidslivet. Disse er tillærte og kan forandres over relativt kort tid, gjennom f. eks. spesielle treningsprogrammer. Dette mener McClelland. Er du enig med McClelland? Hvorfor/hvorfor ikke? Hvordan ville DU ha tatt hensyn til McClelands motivasjonsteori i en arbeidssituasjon?
Herzbergs tofaktors teori omtaler motivasjonsfaktorer og Vedlikeholdsfaktorer. De første utgjør de vesentligste grunnene til at mennesker er tilfredse i jobbene sine. De andre avspeiler årsakene til manglende tilfredshet i jobben. Motivasjonsfaktorer (påvirker tilfredshet) * Ansvar * Selve arbeidet * Prestere, fullføre arbeidet * Anerkjennelse * Avansement Hygienefaktorer (påvirker utilfredshet) * Lønn * Fysiske arbeidsforhold * Prinsippet om (policy)- utforming * Faglig/teknisk ledelse * Forhold til medarbeidere Herzbergs undersøkelse Herzbergs teori ble utviklet på grunnlag av en undersøkelse gjennomført i 1959. Grunnprinsippet i teorien er at en medarbeidere som trives også vil være en motivert og produktiv medarbeider. Hertzberg intervjuet 200 ingeniører og regnskapsfolk fra et industrimiljø i Pittsburg. Herzbergs undersøkelse var basert på følgende spørsmål: " Tenk på en gang da du hadde spesielt gode og spesielt dårlige følelser for jobben din. Fortell hva som skjedde." Det viste seg at 81% av faktorene som bidro til tilfredshet i jobben var motivasjonsfaktorer. Av de faktorer som bidro til manglende tilfredshet med arbeidet var ca 69% vedlikeholdsfaktorer. Herzbergs motivasjonsteori kritiseres for at: faktorene som gir tilfredshet i jobben ikke nødvendigvis er de motsatte av de som skaper misnøye
en og samme faktor kan frambringe både jobbtilfredshet og misnøye, avhengig av situasjon og person tilfredshet i jobben ikke nødvendigvis er det som øker arbeidsinnsatsen Alderfers teori (1972) inndeler behov i tre kategorier: eksistensbehov (Existence needs) (E), sosiale behov eller relasjonelle behov (Relatedness needs) (R) og vekstbehov (Growth needs) (V).[Velg i rullefeltene og kontroller svaret ditt ved slutten.] Til hvilken kategori hører fysiologiske behov? E (eksistensbehov), R (sosiale behov) eller V (vekstbehov). Til hvilken kategori hører behov for kjærlighet? E (eksistensbehov), R (sosiale behov) eller V (vekstbehov). Til hvilken kategori hører selvaktelsesbehov? E (eksistensbehov), R (sosiale behov) eller V (vekstbehov). Til hvilken kategori hører sikkerhetsbehov? E (eksistensbehov), R (sosiale behov) eller V (vekstbehov). Til hvilken kategori hører behov for tilhørighet? E (eksistensbehov), R (sosiale behov) eller V (vekstbehov).
Til hvilken kategori hører selvrealiseringsbehov? E (eksistensbehov), R (sosiale behov) eller V (vekstbehov). Figurene nedenfor viser Alderfers teori fremstilt gjennom Maslows behovspyramiden. Teorien til Rotter Hva er indre motivasjon? Motiverende tiltak er effektive når de bygger opp tro på egne evner og tillit til egne ressurser. Det som fører til størst personlig vekst er de såkalte "internaler", dvs indre (intern) motivasjon, i motsetning til ytre (ekstern) motivasjon (jf. Rotters teori). Indre motivasjon er den prosessen som finner sted når vi f eks jobber lystbetont og energisk. Det innebærer også at oppgaven engasjerer oss. Spørsmål: Hvordan har (sosial-) psykologi bidratt til utvikling av teorier om ledelse?
Hvor nyttig er det med kontroll og disiplinering fra leders side, og hvilke sanksjoner gjelder i forbindelse med brudd på normer? Hvem skal stå for grensesetting på en arbeidsplass? eksemplifiser ved hjelp av forskjellige saker. Eksemplifiser mangel på samsvar mellom leders bruksteori og uttrykt teori Når kan vertikale dyader ha god innvirkning på lederfunksjonene og når kan de være skadelige? Hvilke av de teoriene du kjenner omtaler engasjement og trivsel på arbeidsplassen? Hva er motivasjon? Forklar Maslows behovspyramide. Forklar McClelands makt-, tilhørighets- og prestasjonsbehov. Forklar Hertzbergs to-faktors teori. Forklar Alderfers eksistens-, relasjons- og vekstbehov. Forklar Rotters indre- og ytremotivasjon. M. Al-Araki (Høgskolen i Oslo, 2008) Kilder: http://home.hio.no/~araki/