Saksframlegg Oppfølging av bystyresak 94/08 vedrørende effektivisering av interne tjenester. Utviklingstjenesten Arkivsaksnr.: 08/34464 Forslag til vedtak: 1. Utviklingstjenesten legges ned som egen enhet. 2. For å ivareta kjerneoppgavene slik de er beskrevet prioritet 1 i saksframlegget overføres 6 årsverk til faglig relevante interne tjenester. Rådmannen vurderer hensiktsmessig organisering for å ivareta oppgavene og kompetansen på best mulig måte. 3. De økonomiske effektene av avviklingen innarbeides i budsjett og økonomiplan 2009-2012 i henhold til bystyresak 94/08 vedrørende effektivisering av interne tjenester. Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 1
Saksutredning: Bakgrunn I ifbm. sak 94/08 Regnskapsrapport etter 1.tertial 2008 og revidering av driftsbudsjettet for 2008 12. juni 2008 ba bystyret rådmannen om å gjennomgå hvordan oppgavene kan organiseres ved Vikartjenesten, Utviklingstjenesten og Kommunikasjonsenheten med tanke på innstramminger for budsjettåret 2009. Gjennomgangen skal se på hvilke oppgaver som gjøres i dag, hvilke oppgaver som må videreføres, hva som kan gjøres av andre og eventuelt avvikles. Det er bedt om at det er et helhetlig perspektiv på kommunens interne tjenester. Det er et mål med gjennomgangen at rådmannen foreslår en innsparing på minimum 10 mill. i 2009. Denne saken omhandler Utviklingstjenesten. Utviklingstjenesten Utviklingstjenesten ble etablert 01.12.2000 som en del av omorganiseringen fra distriktsmodellen til tjenestemodellen. Opprinnelig var navnet Enhet for virksomhetsvurdering, som senere ble Vurderingstjenesten. Utviklingstjenesten ble i sin nåværende form og med nåværende navn formelt opprettet 01.10.2004 (jfr. sak 04/30742). Målet med endringen var å legge om virksomheten mot økt bistand til utviklingsarbeid, særlig på enhetsnivå. Gjennom en slik dreining var det også et uttalt mål at en ønsket at dette skulle erstatte kjøp av eksterne konsulenttjenester innen utviklingsarbeid. Utviklingstjenesten er en del av interne tjenester, som har som mål å levere tjenester på høyt nasjonalt nivå. Enheten legger vekt på kompetanse-, metode- og verktøyutvikling, både innen vurderings- og utviklingsområdet, og dette har vært et satsningsområde over tid. Utviklingstjenestens virksomhetside er å være Trondheim kommunes kompetansesenter for virksomhetsvurdering og utvikling. Enheten skal være en støttefunksjon for de to ledelsesnivåene og bidra til å utvikle kommunen som en effektiv tjenesteyter og forbedre tjenestekvaliteten. Utviklingstjenestens faglige plattform er å bidra til hjelp-til-selvhjelp, være medvirkningsbasert og innta et helhetsperspektiv på virksomheten. Med unntak av eksternt rekruttert enhetsleder er Utviklingstjenestens bemanning basert på interne ressurser med lang erfaring fra ulike tjenesteområder. Bemanningen har over tid vært stabil på 13 personer og i underkant av 12 årsverk. Enheten er organisert i to team: - Et helse og velferdsteam, inkl. kultur 5,1 årsverk (6 personer) - Et oppvekstteam, inkl. byutvikling 4,8 årsverk (5 personer) (en medarbeider i oppvekstteamet sluttet 31.05.2008 og er ikke erstattet pga. den oppståtte situasjonen) Oppdrag bestilt fra interne tjenester utføres på tvers av teamene. Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 2
Enhetsleder og merkantil funksjon kommer i tillegg. Enhetsleder jobber inn i aktuelle oppdrag på tvers av team. Pr dato er det 12 ansatte med følgende aldersfordeling; tre personer under 50 år, fire mellom 50 og 60 år og fem er 60 år eller mer. Utviklingstjenesten utfører oppgaver for alle kommunens enheter og rådmannen, ofte som et resultat av politiske bestillinger eller vedtak. Oppgaver som utføres av enheten Utviklingstjenestens mest sentrale oppgave er å bidra med informasjon som kan danne grunnlag for forbedring av tjenestetilbudet og kvaliteten på tjenestene, primært på enhetsnivå. Kommunen er i mange sammenhenger avhengig av vurderings- og utviklingstjenester av ulikt slag for å oppfylle statlige krav, sørge for utvikling i tjenestetilbudet og -kvalitet og intern organisasjonsutvikling. Utviklingstjenesten utfører oppgaver innen tre hovedområder; (1) vurderings- og (2) utviklingsoppgaver og (3) evalueringer og ulike kartlegginger. I tillegg har de noen oppgaver som ikke dekkes av de tre kategoriene. 1. Vurderingsoppgaver De største og viktigste vurderingsoppgavene har sin bakgrunn i rådmannens styringssystemer og lederavtalene. Sett i ut fra begrunnelsen for opprettelsen av enheten og målsettingen om å bidra til bedre tjenester, mer fornøyde brukere og fornøyde medarbeider står vurderingsoppgavene sentralt. Trondheim kommune har utformet egne brukerundersøkelser og en egen medarbeiderundersøkelse. Slike skreddersydde undersøkelser kan betraktes som en styrke, fordi det gir mulighet for tilpasninger blant annet ihht lokale målsettinger. Brukerundersøkelsene kom i gang i 2001, mens den første medarbeiderundersøkelsen kom i 2002. Dette gir et grunnlag for sammenlikninger over tid. Brukerundersøkelser o Brukerundersøkelsene er grunnlaget for forbedring av tjenestene, på tjenestenivå og på kommunalt nivå. Kan også inngå som ledd i saksforberedelse til bystyret. I tillegg benyttes resultatene i vurderingen av lederne. o Gjennomføres hvert annet år for alle enheter innen respektive tjenesteområde o Blir fulgt opp med utviklingsstøtte BOT (se utviklingsoppgaver) o Bestilles av rådmannen, og enhetsledere, jfr. lederavtalen. Politisk initiert Medarbeiderundersøkelser o Hovedhensikten er forbedring på enhetene, både mht. lederrollen og organisasjonen generelt. I tillegg benyttes resultatene i vurderingen av lederne. o Spørreundersøkelse til alle ansatte, med vurdering av enhetslederen mht. personalledelse. o Gjennomføres hvert annet år o Bestilles av rådmannen, er ledd i oppfølgingen av lederavtalen Statlig pålagte undersøkelser o Prøver i barne- og ungdomskoler; Elevundersøkelsen og nasjonale prøver i lesing, engelsk og matematikk o Kvalitetsvurdering og grunnlag for forbedring Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 3
o Utviklingstjenesten foretar databehandling, kvalitetssikring av data og analyse. Spørreskjema/ datagrunnlag utarbeides av Utdanningsdirektoratet og administrering av gjennomføringen gjøres av den enkelte skole o Gjennomføres årlig o Bestilles av rådmannen. Oppgave som er pålagt kommunen Løpende vurderinger av enheter o Innen Oppvekst (ekstern skolevurdering) og Helse og velferd (kvalitetsforskrift og internkontroll) o Rapportering til kommunaldirektørene og grunnlag for forbedring o Gjennomføres i team på tre personer, hvorav Utviklingstjenesten deltar med en representant i hvert team. Utviklingstjenesten har overordnet ansvar o Løpende aktivitet med seks enheter pr år o Bestilles av rådmannen. 2. Utviklingsoppgaver Utviklingsoppgavene har kommet gradvis inn i Utviklingstjenestens arbeidsområde. To hendelser har bidratt til dette. Først, gjennom at BOT-metoden (Bruker Orientert Tjenesteutvikling) ble tatt i bruk. BOT er en videreføring og oppføling av brukerundersøkelsene (se over) gjennom dialogmøter med utvalgte brukere og påfølgende tolkningsmøter med ansatte. Dette har bidratt til å gi brukerundersøkelsene større mening og betydning for både enhetene, brukere og dermed også tjenesteutviklingen. Den andre hendelsen var den politisk initierte omleggingen til Utviklingstjenesten i 2004. Dette innbar en dreining av virksomheten mot utviklingsoppgaver. Det bør bemerkes at vurderings- og utviklingsoppgaver ofte går over i hverandre, og at vurdering uten at resultatene følges opp med tiltak kan gi begrenset verdi. Prosessledelse, virksomhetsutvikling, team- og relasjonsutvikling o Bidra til å identifisere muligheter og skape grunnlag for forbedringer innen ulike områder, feks verdigrunnlag, organisasjonskultur, organisering, ledelse, tjenesteproduksjon. o Bistår med faglig utforming og ledelse av prosessarbeid/ utviklingsarbeid. Prosessene er organisert i samlinger og som løpende aktiviteter over lengre perioder. Innebærer bruk av ulike metoder og arbeidsformer. o Omfanget har vært økende de to-tre siste årene, og synes å ha sammenheng med behov, positive rykter, omtale fra enhetsledere som har positive erfaringer. o Bestilles av enhetsledere og i noen tilfeller av prosjektgrupper Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen o Bistå enhetslederne i tolking og oppfølging av resultatene fra undersøkelsen. o For den enkelte enhet kan det variere fra et enkelt møte med enhetsleder med gjennomgang av resultater, via bistand med gjennomgang, utdyping og tolking av resultater, til mer omfattende og langvarig bistand o Bestilles av enhetsleder, men det blir også aktivt oppfordret til enheter med dårlige resultater o Utføres i samarbeid med personaltjenesten o Ved siste undersøkelse, våren 2007, ble det utført bistand til 79 enheter Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 4
BOT kvalitativ oppfølging av brukerundersøkelser o Brukes i enhetenes forbedringsarbeid for å videreutvikle tjenestekvaliteten og få mer fornøyde brukere. Hensikten er å bringe fram brukernes erfaringer og vurderinger. o Oppgaven består i planlegging, gjennomføre dialogmøter med utvalg av brukere i smågrupper, tolkningsmøte ifht. resultatene sammen med ansatte ved enheten og utforming av konkrete forbedringstiltak o Bestilles av enhetsleder o Hvert oppdrag krever 4-6 dagsverk. Så langt i 2008 er det utført 15 oppdrag Arbeidsprosessanalyse og modelleringskonferanser o Er en gjenomgang av konkrete arbeidsprosesser for å identifisere samhandling og forbedringsmuligheter i utførelse av arbeidsoppgaver. Gjøres ved bruk av visuelle arbeidsverktøy, både databasert og på brunpapir o Kan både inngå i evalueringsarbeid, og som et ledd i en virksomhetsvurdering/ -utvikling o Bestilles av enhetsleder, prosjektgrupper og rådmannen o Forholdsvis moderat omfang, men virker å være økende behov Kurs i lederutviklingsprogrammet o Utviklingstjenesten tilbyr to kurs i Program for lederutvikling Basisprogrammet ; (1) BOT-metoden og (2) Lærende møter o Tilbys 2 kurs pr. år på hvert av kursene o Bestilt av rådmannen 3. Evalueringer og ulike kartlegginger I en stor organisasjon som Trondheim kommune pågår det kontinuerlig endrings- og utviklingsarbeid, ofte i form av prosjekter. Mange tiltak er besluttet politisk med tilhørende krav om evaluering. Formålet med evaluering kan være forskjellig. I mange tilfeller er man ute etter å vurdere måloppnåelse, andre ganger er formålet læring og kvalitetssikring av prosjektet (gjennom følgeevaluering).dette innebærer at evalueringsoppgavene dels kan karakteriseres som vurderingsoppgaver og dels som utviklingsoppgaver. Over tid har behovet for evalueringsbistand fra Utviklingstjenesten økt betydelig, noe som kan tolkes som at enheten oppfattes å ha relevant kompetanse innen dette området. Evaluering av måloppnåelse o Dokumentasjon av ulike prosjekter mht. resultat-/ måloppnåelse. Dette danner grunnlaget for beslutning om videreføring eller endring av tiltak og aktiviteter o Eksempler på slike oppdrag kan være evaluering av Felles dør, Den kulturelle spaserstokken, skoletilbud til minoritetspråklige elever, Ung i jobb - sommerjobb til ungdommer. o Oppgaven innbefatter datainnhenting, dataanalyse og rapportering o Bestilles av rådmannen, prosjektledere/ prosjektgrupper og enhetsledere, ofte som følge av politiske vedtak o Stor hyppighet på denne typen oppdrag, omfanget på hvert oppdrag varierer. Følgeevaluering o Evaluering av prosjekter i tett samspill med prosjektgruppen. Følger prosjekt med tanke på kvalitetssikring og korrigering under veis o Eksempler på slike oppdrag kan være Flink med folk / STYRK, Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 5
Kvalitetskommuneprosjektet. o Innhente og vurdere data, med tilbakerapportering til prosjektgruppen o Bestilles av rådmannen, prosjektledere/ prosjektgrupper og enhetsledere o Stadig større etterspørsel etter denne typen bistand Ulike kartleggingsoppdrag o Oppdrag for å skaffe kunnskap som grunnlag for beslutninger, tiltak og utviklingsarbeid o Eksempler på slike oppdrag kan være; Ungdomsundersøkelsen 2005, kartlegging av 50+ sine ønsker mht. bolig, heltid/ deltidsprosjektet, kartlegging av tidspress i hjemmetjenesten o Bestilles fra rådmannen ut i fra definerte behov, ofte med utgangspunkt i politiske føringer, politiske vedtak eller krav fra offentlige myndigheter o Etterspørselen varierer, men er som regel av en slik art at de har meget høy prioritet. o Omfanget av den enkelte kartlegging varierer, men flere er forholdsvis arbeids- og ressurskrevende 4. Annet I tillegg til de tre hovedområdene, som er omtalt foran, utfører Utviklingstjenesten også oppgaver som ikke så ikke lar seg plassere i noen av dem. Rådgivning i utviklingsarbeid og lederstøtte o Består i rådgivning ifht. arbeidsformer, hjelp til selvhjelp ifht. utviklingsarbeid på enhet, samt råd og hjelp med verktøy, eksempler eller litteratur o Bestilles av enhetsledere Videobasert kommunikasjonsanalyse o Bistand ifbm. å kvalitetsforbedre kommunikasjon o Består av video-opptak, interaksjonsanalyse, deltakerbasert refleksjon/ forståelse og konkretisering i handlemåte o Bestilles av enhetsledere, team og terapeuter Tidsbruk/ arbeidsomfang Utviklingstjenesten har ikke timeført sine oppdrag, slik feks et konsulentselskap gjør, men alle oppdrag er registrert i antall og type oppdrag. Dette begrunnes ut i fra at utført arbeid er kostnadsfritt for bestiller. Derfor foreligger det ikke noe eksakt oversikt over tidsbruk etter oppdragskategori. I forbindelse med denne saken ble det, med utgangspunkt i bestillinger/ oppdrag for 2008 (pr. 23.06.08), foretatt en opptelling og beregningen (se tabell under). Det må bemerkes at dette kun gir et situasjonsbilde og ikke kan generaliseres. Totalt antall og omfang av oppdrag i 2008 (pr. 23.06.2008) Type oppdrag/ fordeling Bestiller Tidsanslag (antall) Rådmannen Enheter Andre Vurdering 17 14 3 0 27% Utvikling 27 8 19 0 19% Evaluering 36 23 12 1 48% Annet 10 6 0 4 7% Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 6
Sum 90 51 34 5 100% Tallene over er basert på de bestillingene som er kommet inn pr. 23.06.2008. Et grovt anslag for året totalt vil derfor være å multiplisere tallene med to. Fra utviklingstjenesten blir det kommentert at den siste fordelingen som viser ressurser fordelt på oppgavetype for 2008, er atypisk. Det er særlig omfanget av evalueringsoppdrag som betydelig høyere enn normalt for i år enn tidligere år. Det må poengteres at denne kategorien også omfatter utviklingsorienterte evalueringer, som kunne vært klassifisert under utviklingsoppdrag.. Hvis en hadde vist et tilsvarende tidsbilde fra 2007 ville det vært noe annerledes. Altså varierer fordelingsmønsteret fra år til år. Dette bestemmes av politiske og administrative valg og føringer. Basert på vurderinger fra hver enkelt medarbeider i perspektiv av et helt år får vi følgende fordeling: Tidsanslag etter oppdragstype i løpet av et normalår Vurderingsoppdrag 39% - ca 4 årsverk Utviklingsoppdrag 22% - ca. 2,5 årsverk Kartleggings- og evalueringsoppdrag 32% - ca. 3,5 årsverk Annet 7% - ca. 0,5 årsverk Disse tallene er ikke eksakte, men kvalifiserte anslag. Økonomi/ budsjett Forenklet budsjettoversikt Utviklingstjenesten 2008 Benevnelse Beløp Driftsutgifter kr. 6 994 000,- - Lønn og sosiale utgifter o Lønn og sosiale utg. 11,85 årsverk o Vikarer - kr. 6 514 000,- o kr. 6 299 000,- o kr. 215 000,- - Driftsutgifter ekskl. lønn og sosiale utgifter o Kontormateriell o Annet forbruksmateriell/ råvarer o Forsikringer o Avgifter, lisenser, gebyrer o Serviceavtaler og reparasjoner - kr. 340 000,- o kr. 31 000,- o kr. 120 000,- o kr. 14 000,- o kr. 110 000,- o kr. 65 000,- - Overføringer (momskompensasjon) - kr. 140 000,- Driftsresultat inkl. refusjoner kr. 5 940 000,- Kommentarer til driftsutgifter ekskl. lønn og sosiale utgifter: - Posten Avgifter, lisenser, gebyrer på kr. 110 000,- består bla. av lisenser på programvaren SPSS og QuestBack. Dette er nødvendige verktøy for å drive kvalitativt godt og effektivt vurderingsarbeid. Utviklingstjenestens budsjett består i hovedsak av lønn. En forutsetning for å få til en innsparing på denne enheten er derfor en reduksjon av årsverk. Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 7
Oppgavevurdering/ analyse Oppgavene som Utviklingstjenesten forvalter ivaretar viktige sider ved videreutviklingen av Trondheim kommunes tjenestetilbud, -kvalitet og arbeidsmiljø. I vurderingen av hvilke oppgaver som bør/ må beholdes og hva en eventuelt kan ta bort av oppgaver, er det viktig å, så langt det er mulig, prioriterer oppgaver som kan tolkes som virksomhetskritisk. Samtidig vil oppgaver som tas bort eller tones ned medføre konsekvenser for utvikling av tjenestetilbud, -kvalitet og arbeidsmiljø. Størrelsen av disse konsekvensene kan være vanskelig å forutsi. Rådmannen foreslår at oppgaver knyttet til vurdering prioriteres og at oppgaver knyttet til utvikling og evaluering tones ned, men beholdes der de er en naturlig oppfølging av sentrale vurderingsoppgaver. Dette for å ivareta muligheten til å ta ut den fulle effekten av oppdragene som gjennomføres. Det er ofte en flytende overgang mellom vurderings- og utviklingsoppgaver. Med dette som bakgrunn foreslår rådmannen følgende prioritering av oppgaver: Prioritet 1: - Brukerundersøkelsene (vurdering) med påfølgende oppfølging (utvikling) BOT - Bidra i statlig pålagte undersøkelser (vurdering) - Strengt prioriterte kartleggingsoppdrag - som grunnlag for beslutninger, tiltak og utviklingsarbeid (evaluering/ kartlegging) o Bør kun bestilles av rådmannen, ikke av enheter og prosjekter, som i dag. - Medarbeiderundersøkelsen (vurdering) med påfølgende oppfølging (utvikling) o Medarbeiderundersøkelsen kan teknisk sett utføres av eksterne tilbydere. Dette vil naturlig nok ha en forholdsvis høy kostnad (ca. 2,5 mill. + mva for gjennomføring fram til ferdig rapport. Oppfølgings- og utviklingsarbeidet på den enkelte enhet vil i tillegg koste et tilsvarende beløp, men sannsynligvis en del mer. Summen for å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen slik vi i dag har som praksis vil derfor overstige 5 mill. kr.). o Med en ekstern tilbyder vil omfanget og kompleksiteten uansett være så stor ifht. praktisk gjennomføring at kommunen selv må ha 1-2 personer som støtter opp under dette arbeidet. Når resultatene er klare må disse følges opp på enhet og føre til utvikling. Dette er arbeid som kommunen har stor kompetanse på, bl.a gjennom Utviklingstjenesten, og som eksterne i begrenset grad har ifht. kjennskap til organisasjonen. o Den tekniske gjennomføringen av undersøkelsen (utarbeide skjema, distribusjon (nett og papir), innsamling og framstilling av data på enhetsnivå og samlet) har Utviklingstjenesten god kompetanse på og erfaring med. Oppfølging og utviklingsarbeidet på den enkelte enhet har vært i samarbeid med relevant kompetanse i Personaltjenesten. o Ny medarbeiderundersøkelse var planlagt til januar 2009. Med den oppståtte situasjonen bør denne utsettes til januar 2010. - Følgeevalueringer o Bør kun bestilles og prioriteres av rådmannen, ikke av enheter og prosjekter, som i dag. o Det bør også vurderes mer nøye behovet o Må også vurderes ifht. kapasitet Dette er oppgaver som Trondheim kommune bør prioritere å beholde. Dette sett i forhold til den verdien den gir oss som organisasjon. Noen av oppgavene bør gjøres i mindre omfang enn i dag. Prioritet 2: - Evaluering av måloppnåelse Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 8
- Løpende vurdering av enheter (vurdering) - Prosessledelse, virksomhetsutvikling, team og relasjonsutvikling (utvikling) Oppgaver innen prioritet 2 gjøres kun i den grad det er kapasitet til det. Prioritet 3: - Arbeidsprosessanalyse og modelleringskonferanser - Rådgivning i utviklingsarbeid og lederstøtte - Kurs i lederutviklingsprogrammet - Videobasert kommunikasjonsanalyse Oppgaver innen prioritet 3 foreslås avsluttet. Ved at man skalerer ned på de oppgavene Utviklingstjenesten har både i omfang og frekvens betyr det blant annet: - Begrenset mulighet for evalueringsarbeid. I saker hvor evaluering er en del av vedtaket må mulighet for intern eller ekstern evaluering være vurdert før beslutning. Eksterne tilbydere vil operere med en timepris på mellom 1000 1500 kr. + mva. - Enheter og prosjekter vil ikke kunne bestille evalueringer internt og utviklingsbistand i mer begrenset grad. - Arbeidsmengden i andre interne tjenester og i rådmannens fagstab kan øke for å fortsatt sikre kvalitetsmessig godt underlagsmateriale for beslutninger, råd, enhetsutvikling o.l. Konklusjon 1. Utviklingstjenesten legges ned. 2. For å ivareta kjerneoppgavene (prioritet 1) overføres ca. 6 årsverk til faglig relevante interne tjenester. Rådmannen vil vurdere hensiktsmessig organisering for å ivareta oppgavene og kompetansen på best mulig måte. Dette medfører at Utviklingstjenesten ut i fra dagens organisering reduseres med ca. 6 årsverk. Dette gir en innsparing på anslagsvis 3,15 millioner kr. i forhold til opprinnelig budsjettet for 2008. Rådmannen i Trondheim, 15.09.20008 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Øyvind Husby rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 9
Saksfremlegg - arkivsak 08/34464 10